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Nicht nur Eigentümer sind beim Vorliegen bestimmter Voraussetzungen berechtigt, sich von der Hausverwaltung kurzfristig zu trennen. Sondern auch die Verwaltung kann ihr Amt niederlegen. Zu unterscheiden ist auch hier zwischen der WEG-Verwaltung und der Mietverwaltung, da für das Wohnungseigentum die besonderen Vorschriften des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) gelten, während bei der Mietverwaltung in erster Linie der Verwaltervertrag maßgeblich ist. Ob die jeweilige Verwaltung ihr Amt niederlegen darf, welche Konsequenzen dies hat und wie Eigentümer daraufhin verfahren sollten, ist in diesem Artikel für Sie zusammengestellt.

I. Wenn der WEG-Verwalter sein Amt niederlegt: Rechtmäßigkeit, Konsequenzen und weiteres Verfahren

Unter bestimmten Voraussetzungen ist der WEG-Verwalter zu einer Amtsniederlegung berechtigt. Erfolgt diese aus einem wichtigen Grund, können dem Verwalter sogar Resthonoraransprüche bzw. Schadensersatzansprüche gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft zustehen. Ist dagegen die Niederlegung des Verwaltungsamtes unberechtigt, kommen Schadensersatzansprüche der Eigentümergemeinschaft gegen den Verwalter in Betracht.

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1. Wann die Amtsniederlegung des WEG-Verwalters rechtens ist – und wann nicht

Gesetzlich geregelt ist die Amtsniederlegung des WEG-Verwalters nicht. Sie wird allerdings allgemein anerkannt. Berechtigt ist die Amtsniederlegung, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein solcher ist gegeben, wenn es dem Verwalter unter Berücksichtigung aller Umstände des konkreten Einzelfalls sowie deren Abwägung nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, die Zusammenarbeit mit den Wohnungseigentümern bis zum Ende des Bestellungszeitraums fortzusetzen. Eine weitere Zusammenarbeit kommt vor allem dann nicht mehr in Betracht, wenn das Vertrauensverhältnis schwerwiegend oder vollständig gestört ist.

Typische Beispiele hierzu sind schwere Beleidigungen des Verwalters oder Aufforderungen zum Amtsmissbrauch bzw. Verstößen gegen das Wohnungseigentumsgesetz, die durch einzelne Wohnungseigentümer oder Mitglieder des Verwaltungsbeirats an den Verwalter herangetragen werden.

Ist die Amtsniederlegung im Verwaltervertrag auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt, ist sie unberechtigt, wenn tatsächlich kein wichtiger Grund für eine Niederlegung vorhanden ist.

In den meisten Fällen enthält der Verwaltervertrag jedoch keine Regelung über die Amtsniederlegung, so dass diese grundsätzlich rechtens ist. Eine Ausnahme besteht jedoch, wenn die Niederlegung zur Unzeit erfolgt, also zu einem Zeitpunkt, in dem wichtige Verwaltungsaufgaben anstehen (etwa die Vergabe bereits beschlossener und eilbedürftiger Sanierungsmaßnahmen). Auch in diesem Fall ist die Amtsniederlegung nicht berechtigt.

2. Das sind die Konsequenzen der Amtsniederlegung des WEG-Verwalters

Die Amtsniederlegung ist eine abstrakte, einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung des Verwalters, mit der dessen Bestellung beendet wird. Eine Zustimmung der Wohnungseigentümer zur Niederlegung ist daher nicht erforderlich. Weiterhin kann die Amtsniederlegung nicht von einer Bedingung abhängig gemacht werden und auch nicht nachträglich widerrufen werden. Formerfordernisse oder Fristen sind bei der Amtsniederlegung nicht zu beachten. Erklärt also der Verwalter, dass er sein Amt niederlegt, wird dies grundsätzlich sofort wirksam.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Amtsniederlegung rechtens oder nichts rechtens ist. Dies ist in erster Linie lediglich für etwaige Schadensersatzansprüche des Verwalters oder der Eigentümergemeinschaft von Bedeutung.

a. Einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung: Niederlegung muss allen Eigentümern zugehen 

Einseitig empfangsbedürftige Willenserklärung bedeutet, dass die Erklärung dem Empfänger zugehen muss, um wirksam zu werden. Aufgrund der besonderen rechtlichen Gegebenheiten im Wohnungseigentumsrecht ist hier zu unterscheiden:

Gegenüber der teilrechtsfähigen Wohnungseigentümergemeinschaft wird die Amtsniederlegung wirksam, wenn sie einem Mitglied der Eigentümergemeinschaft (also einem Eigentümer) zugeht. Gegenüber den einzelnen Wohnungseigentümern wird die Niederlegung wirksam, wen sie dem jeweiligen Eigentümer zugeht. In der Praxis bedeutet dies, dass die Amtsniederlegung wirksam ist, wenn sie vom Verwalter

• schriftlich gegenüber allen im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümern erklärt wird
• auf der Eigentümerversammlung erklärt wird und alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer an der Versammlung teilnehmen
• auf der Eigentümerversammlung erklärt wird und zwar nicht alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer an der Versammlung teilnehmen, aber die nicht teilnehmenden Eigentümer vom Verwalter über seine Amtsniederlegung schriftlich informiert werden

Im letzten Fall ist es besonders wichtig, dass die Mitteilung über die Amtsniederlegung an die der Versammlung ferngebliebenen Eigentümer vom Verwalter veranlasst wird. Es genügt nicht, dass diese Eigentümer zufällig von der Niederlegung erfahren, etwa durch Versammlungsteilnehmer (Oberlandesgericht (OLG) München, Beschluss vom 06.09.2005, Az.: 32 Wx 60/05).

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b. Amtsniederlegung und Verwaltervertrag sind zu trennen

Nach der sogenannten Trennungstheorie bestehen auf der einen Seite die organschaftlichen Akte der Bestellung und Abberufung des WEG-Verwalters, während auf der anderen Seite die schuldrechtlichen Elemente des Abschlusses und der Kündigung des Verwaltervertrags vorhanden sind. Beide Bereiche sind streng voneinander zu trennen. Dies gilt auch beim organschaftlichen Akt der Amtsniederlegung und beim schuldrechtlichen Element der Kündigung des Verwaltervertrags. Legt also der Verwalter sein Amt nieder, bleibt der Verwaltervertrag regelmäßig weiterhin bestehen. Ebenso ändert eine Kündigung des Vertrags durch den Verwalter nichts an seiner Bestellung.

In der Praxis erfolgen Amtsniederlegung und Kündigung des Verwaltervertrags jedoch zumeist gleichzeitig.

c. Amtsniederlegung aus wichtigem Grund: WEG-Verwalter behält Honoraransprüche

War die Amtsniederlegung berechtigt, weil ein wichtiger Grund vorlag, und ist der Verwaltervertrag nicht gekündigt, behält der Verwalter seine Honoraransprüche, gekürzt um seine ersparten Aufwendungen.

Wird dagegen auch der Verwaltervertrag gekündigt, kann der Verwalter seine gekürzten Honoraransprüche als Schadensersatz verlangen. Dies gilt einerseits gegenüber der teilrechtsfähigen Eigentümergemeinschaft und andererseits gegenüber den einzelnen Wohnungseigentümern, allerdings jeweils nur in Höhe deren Miteigentumsanteile, § 10 Abs. 8 WEG.

d. Unberechtigte Amtsniederlegung: Eigentümergemeinschaft kann Schadensersatz fordern

Es kann sein, dass die die Amtsniederlegung des Verwalters auf einen wichtigen Grund beschränkt ist und der Verwalter sein Amt niederlegt, obwohl tatsächlich kein wichtiger Grund gegeben ist. Hat der Verwalter dabei den Verwaltervertrag nicht gekündigt, ist die Eigentümergemeinschaft berechtigt, ihrerseits den Verwaltervertrag aus wichtigem Grund fristlos außerordentlich zu kündigen. Zugleich kann sich der Verwalter aufgrund seiner unberechtigten Amtsniederlegung gegenüber der Eigentümergemeinschaft schadensersatzpflichtig machen.

Eine Schadensersatzpflicht gegenüber der Eigentümergemeinschaft besteht auch, wenn die Amtsniederlegung zwar rechtens ist, aber zur Unzeit erfolgt. Der Verwalter darf zwar sein Amt niederlegen, wenn die Niederlegung nicht auf einen wichtigen Grund beschränkt ist. Geschieht die Niederlegung jedoch zu einem Zeitpunkt, in dem wichtige Verwaltungsaufgaben anstehen, kann dies eine Schadensersatzpflicht des Verwalters auslösen.

e. Was für die vom WEG-Verwalter zu erstellenden Abrechnungen gilt

Legt der Verwalter sein Amt nieder und kündigt zugleich den Verwaltervertrag, enden auch seine Abrechnungspflichten. Der Verwalter schuldet lediglich noch die Abwicklung (Landgericht (LG) Münster, Beschluss vom 24.08.2001, Az.: 3 T 62/01).

Ob der Verwalter sich wegen der fehlenden Abrechnung schadensersatzpflichtig macht, hängt dann davon ab, ob Amtsniederlegung und Kündigung berechtigt waren oder nicht. War beides berechtigt, besteht keine Regresspflicht. Sind dagegen Niederlegung und Kündigung unberechtigt, muss der Verwalter für die fehlende Abrechnung Schadensersatz leisten.

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3. Wie es nach der Amtsniederlegung des WEG-Verwalters weitergeht

Erklärt der Verwalter auf der Eigentümerversammlung seine Amtsniederlegung und sind alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer anwesend, kann auf derselben Versammlung ein kommissarischer Verwalter aus dem Verwaltungsbeirat oder den sonstigen Eigentümern gewählt werden. Dieser Beschluss ist allerdings anfechtbar, wenn die Wahl des kommissarischen Verwalters nicht auf der Einladung zur Versammlung angegeben war. Erfolgt eine Anfechtung, ist auf einer außerordentlichen Eigentümerversammlung die Wahl des kommissarischen Verwalters zu bestätigen oder ein neuer Verwalter einzusetzen.

Ist dagegen die Amtsniederlegung schriftlich gegenüber allen Eigentümern erklärt worden oder waren auf der Versammlung, in der die Amtsniederlegung erklärt wurde, nicht alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer anwesend, muss ein neuer Verwalter auf einer außerordentlichen Eigentümerversammlung eingesetzt werden.

Zur Einberufung einer außerordentliche Eigentümerversammlung ist es erforderlich, dass

• mindestens mehr als 25% aller Eigentümer
• schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe
• vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter

die Einberufung verlangen, § 24 Abs. 2, 3 WEG. Falls kein Beirat existiert oder dieser nicht tätig wird, kann sich ein Eigentümer durch das Amtsgericht zur Einberufung bevollmächtigen lassen.

Daneben besteht die Möglichkeit, dass alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer die Versammlung gemeinsam einberufen. Auch ist ein sogenannter Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG denkbar, in dem alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer der Bestellung eines Verwalters zustimmen. Diese beiden Alternativen kommen speziell bei kleineren Eigentümergemeinschaften in Betracht.

Da bei der Neubestellung eines Verwalters mindestens drei Angebote erforderlich sind (BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10) und gerade bei kleinen Eigentümergemeinschaften die Suche nach einem Verwalter schwierig sein kann, kann es sinnvoll sein, bei eilbedürftigen Maßnahmen zunächst einen kommissarischer Verwalter einzusetzen. Dessen Aufgaben sollten sich auf Durchführung der eilbedürftigen Maßnahmen sowie der Organisation der (endgültigen) Verwaltersuche und Verwalterbestellung beschränken.

Ist die Einsetzung eines kommissarischen oder neuen Verwalters nicht möglich, kommt die die gerichtliche Einsetzung eines Notverwalters in Betracht. Dies kann jeder Eigentümer verlangen, und zwar auch mittels einer einstweiligen Verfügung. Aussicht auf Erfolg hat ein solcher Antrag aber nur, wenn keine anderen Möglichkeiten bestehen, also etwa keine Einigung auf der außerordentlichen Eigentümerversammlung stattgefunden hat und dringende Maßnahmen sowie erforderliche laufende Zahlungen nicht erledigt werden.

II. So ist die Rechtslage, wenn der Mietverwalter sein Amt niederlegt

Möchte der Mietverwalter sein Amt niederlegen, muss er dazu den Verwaltervertrag kündigen. Liegt ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung vor, etwa weil der Verwalter vom Eigentümer beleidigt wird, ist die Kündigung schriftlich innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis des Kündigungsgrundes zu erklären, § 626 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). In diesem Fall behält der Verwalter grundsätzlich seinen Vergütungsanspruch bis zum regulären Ablauf des Verwaltervertrags, der um die ersparten Aufwendungen zu kürzen ist.

Kündigt der Mietverwalter dagegen fristlos, ohne dass ein wichtiger Grund vorliegt, oder erklärt er seine „Amtsniederlegung“ ohne zu kündigen, kann dies im Einzelfall Schadensersatzansprüche des Eigentümers auslösen.