Hausverwalter ist verschwunden: Das sollten Eigentümer jetzt tun

Hausverwalter ist verschwunden: Das sollten Eigentümer jetzt tun

Ein Schreckensszenario für jeden Eigentümer: Die Hausverwaltung lässt sich bereits seit Tagen telefonisch nicht erreichen, bei einem Besuch vor Ort finden sich nur noch verlassene Büroräume mit überquellenden Briefkästen und aus der Nachbarschaft heißt es: „Die waren von heute auf morgen weg“ – womit nicht nur der Hausverwalter verschwunden ist, sondern auch sämtliche Gelder und Unterlagen der Eigentümer. In der Praxis kommen solche Fälle leider immer wieder vor. Wie Eigentümer reagieren sollten und was jetzt zu tun ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

 

I. WEG-Eigentümer haben es wesentlich schwieriger als Miethaus-Eigentümer

Sollte der Hausverwalter plötzlich weg sein, ist das Vorgehen für WEG-Eigentümer bedeutend schwieriger als für Miethaus-Eigentümer. Während über die Vorgehensweise und die zu ergreifenden Maßnahmen die Miethaus-Eigentümer frei entscheiden können, müssen sich darüber die WEG-Eigentümer erst untereinander verständigen. Dazu ist regelmäßig eine Eigentümerversammlung erforderlich, in der die entsprechenden Beschlüsse gefasst werden. Alles das benötigt Zeit und ist auch sehr umständlich, wenn zeitnahe Maßnahmen erforderlich sind.

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II. WEG-Verwalter verschwunden: So sollten Wohnungseigentümer jetzt handeln

Ist der WEG-Verwalter als vertretungsberechtigtes Organ der Eigentümergemeinschaft spurlos verschwunden, muss diese schnellstmöglich wieder handlungsfähig werden. Das setzt die Abberufung des Verwalters und die Bestellung eines neuen, ggf. einstweilen auch nur kommissarisch tätigen Verwalters voraus. Dabei ist der kommissarische Verwalter regelmäßig ein Miteigentümer, häufig aus den Reihen des Verwaltungsbeirats.

Daneben sind schnellstens der Verbleib der Gelder der Eigentümergemeinschaft zu klären und bei veruntreutem Vermögen die laufenden Zahlungen der Gemeinschaft sicherzustellen. Auch die Durchführung sonstiger dringend erforderlicher Maßnahmen bzw. unaufschiebbarer Notmaßnahmen muss gewährleistet sein.

1. Bestellung eines neuen bzw. kommissarischen WEG-Verwalters

Zur Bestellung eines neuen, ggf. nur kommissarisch tätigen Verwalters einschließlich der zuvor erforderlichen Abberufung des amtierenden Verwalters muss eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden. Da kein Verwalter mehr vorhanden ist, ist es dazu erforderlich, dass

  • mindestens 25% aller Eigentümer
  • schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe
  • die Einberufung vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter verlangen, § 24 Abs. 2, 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG).

Ist kein Beirat vorhanden oder wird dieser nicht aktiv, kann sich ein Eigentümer durch das Amtsgericht zur Einberufung bevollmächtigen lassen.

Möglich ist auch, dass alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer die Versammlung gemeinsam einberufen. Ebenso ist ein sogenannter Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG denkbar, in dem alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer der Abberufung des amtierenden und der Bestellung eines neuen bzw. kommissarischen Verwalters zustimmen. Beide Möglichen kommen insbesondere für kleine Eigentümergemeinschaften in Betracht.

Finden sich nicht mindestens 25% der Eigentümer für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung, ist folgender „Kunstgriff“ möglich: Eine kleine Gruppe von Eigentümern lädt zur Eigentümerversammlung ein. Werden dabei die Formalien (schriftliche Einladung an alle Eigentümer, Bezeichnung des Beschlussgegenstands usw.) weitgehend eingehalten und ist die Versammlung beschlussfähig (mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile), kann der amtierende Verwalter abberufen und ein neuer bzw. kommissarischer Verwalter bestellt werden. Dieser Beschluss ist zwar innerhalb eines Monats anfechtbar. Aber bis zum Gerichtstermin vergehen zwei bis drei Monate. In dieser Zeit kann der neue bzw. kommissarische Verwalter eine erneute Eigentümerversammlung einberufen und sich als bestellten Verwalter bestätigen lassen. Ebenso ist es möglich. auf diese Weise einen anderen, neuen Verwalter einzusetzen. Wurden dabei alle Formalien eingehalten, bleibt der Bestätigungs- bzw. Bestellungsbeschluss auf der erneuten Versammlung wirksam, auch wenn die Verwalterbestellung auf der vorangegangen Versammlung erfolgreich angefochten wird.

In allen Fällen ist daran zu denken, dass aufgrund der Abberufung auch eine fristlose außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrages aus wichtigem Grund erforderlich ist. Soweit diese aufgrund des Untertauchens des Verwalters nicht zugestellt werden kann, ist das dem Verwalter zuzurechnen. Taucht der Verwalter wieder auf, sollte ihm sofort die Kündigung übermittelt werden.

Die Frist zur Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung kann auf drei Tage verkürzt werden, da aufgrund des Verschwindens des amtierenden Verwalters ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, vgl. § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG.

Als letztes Mittel kommt die die gerichtliche Einsetzung eines Notverwalters in Betracht, die von jedem Eigentümer verlangt werden kann. Dies ist auch im Wege einer einstweiligen Verfügung möglich. Aussicht auf Erfolg hat ein solcher Antrag aber nur, wenn keine anderen Möglichkeiten bestehen. Zu diesen Möglichkeiten gehört insbesondere, dass sich ein Eigentümer vom Gericht zur Einberufung einer Eigentümerversammlung bevollmächtigen lässt. Erst wenn keine Einigung auf der Versammlung zustande kommt und kein neuer Verwalter eingesetzt wird, so dass dringende Maßnahmen und erforderliche laufende Zahlungen unerledigt bleiben, wird das Gericht den amtierenden Verwalter abberufen und einen Notverwalter einsetzen.

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2. Warum gerade ein kommissarischer WEG-Verwalter sinnvoll ist

Ist der amtierende Verwalter verschwunden, muss möglichst schnell ein anderer Verwalter eingesetzt werden, damit die Eigentümergemeinschaft wieder handlungsfähig wird. Die Bestellung eines neuen Verwalters erfordert aber die Einholung mehrerer Angebote (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10), die den Eigentümern mit der Versammlungseinladung zu übermitteln sind. Dies lässt sich aufgrund der Eilbedürftigkeit aber kaum verwirklichen. Hinzu kommen die Schwierigkeiten gerade kleinerer Eigentümergemeinschaften, überhaupt einen Verwalter zu finden.

Statt also überstürzt einen neuen Verwalter zu bestellen oder möglicherweise danach ergebnislos zu suchen, bietet sich als Übergangslösung die Einsetzung eines kommissarischen Verwalters an. Dessen Aufgaben sollten bereits wegen der Haftungsrisiken begrenzt sein und sich daher nur auf die wesentlichen Dinge beschränken, das heißt etwa

  • Einrichtung neuer Konten
  • Sicherstellung der laufenden Zahlungen
  • Durchführung dringend erforderlicher Maßnahmen bzw. unaufschiebbarer Notmaßnahmen
  • Organisation der (endgültigen) Verwaltersuche und Verwalterbestellung

Sollte trotzdem ein neuer externer Verwalter eingesetzt werden, empfiehlt sich die Vereinbarung einer üblicherweise sechsmonatigen Probezeit.

3. WEG-Vermögen, insbesondere Sicherstellung laufender Zahlungen

Ist der Verwalter verschwunden, sollte der Verwaltungsbeirat zuerst prüfen, ob er aufgrund der Teilungserklärung, den Beschlüssen der Eigentümerversammlung oder dem Verwaltervertrag besondere Befugnisse hat. Zu den möglichen Befugnissen gehören etwa der direkte Zugriff auf Kontoinformationen oder Rechte bei der Kontoführung, wie beispielsweise die Gegenzeichnung bei bestimmten Kontoverfügungen des Verwalters.

Ist eine Kontoeinsicht nicht möglich, kann kein Zugriff wegen bereits erfolgter Kontosperrungen erfolgen oder sind keine Gelder mehr vorhanden, sollte der Beirat neue Gemeinschaftskonten (offene Fremdkonten) mit der Wohnungseigentümergemeinschaft als Kontoinhaberin eröffnen. Darüber sind die Eigentümer sofort zu informieren, damit die Hausgeldzahlungen auf das neue Konto überwiesen werden und die Eigentümergemeinschaft wieder liquide wird. Das gilt ebenso, wenn ein inzwischen neu bestellter bzw. kommissarischer Verwalter bestellt ist, dieser mit Verwaltervollmacht die Konten eingesehen und festgestellt hat, dass die Gelder weg sind.

Sind auf den Konten noch Gelder vorhanden, ist – je nach Art des Kontos – beim kontoführenden Geldinstitut die Verfügungsberechtigung des verschwunden Verwalters aufzuheben.

Bei den laufenden Zahlungen muss abgeklärt werden, welche Rückstände bei den Versorgungsunternehmen bestehen und wie hoch die monatlich zu leistenden Zahlungen sind. Das gilt ebenso für Versicherungen, da bei offenen Prämien der Versicherungsschutz entfallen kann. Ebenso ist zu prüfen, welche Rückstände beim Hausmeister, den Reinigungskräften für das Treppenhaus, Handwerkern, Dienstleistern und sonstigen Vertragspartnern bestehen. Reichen die vorhandenen Gelder nicht aus, sollten Stundungsvereinbarungen getroffen werden. Notfalls muss zur Abdeckung der offenen Verbindlichkeiten auf einer Eigentümerversammlung eine Sonderumlage beschlossen werden.

Hat der verschwundene Verwalter sämtliche Konten der Eigentümergemeinschaft abgeräumt, kann es durchaus passieren, dass die Wohnungseigentümer zum Ausgleich der offenen Forderungen doppelt zahlen müssen.

Wird ein neuer Verwalter bestellt, ist es möglich, dass dieser für die Beseitigung des vom abgetauchten Verwalter hinterlassenen Chaos ein Sonderhonorar verlangt. Je nach Arbeitsaufwand kann dies angemessen sein. Das Sonderhonorar sollte aber einschließlich der Bemessungsgrundlage (etwa Stundenlohn) im Verwaltervertrag vereinbart werden.

Sind die eiligsten Sachen erledigt und die Fehlbeträge beziffert, sollten Schadensersatzforderungen gegen den verschwunden Verwalter geltend gemacht werden, sobald dieser wieder greifbar ist. Je nach Vermögenssituation des untergetauchten Verwalters ist dabei allerdings zu klären, inwieweit die Geltendmachung von Regressansprüchen überhaupt wirtschaftlich sinnvoll ist. Denn ist der betreffende Verwalter pleite und bei ihm auf Jahre nichts zu holen (für unerlaubte Handlungen wie etwa der Veruntreuung von fremdem Vermögen gibt es im Insolvenzverfahren keine Restschuldbefreiung), müssen die Schadensersatzansprüche der Eigentümer tituliert werden, damit die Ansprüche nicht verjähren. Titulieren bedeutet, dass ein vollstreckungsfähiger Titel wie etwa ein Urteil oder ein Vollstreckungsbescheid erwirkt wird. Die dafür regelmäßig erforderliche Einschaltung eines Rechtsanwaltes kostet aber ebenso wie die erforderlichen Gerichtskosten viel Geld. Zwar ist der verschwundene Verwalter auch für die Kosten der Rechtsverfolgung schadensersatzpflichtig. Die Eigentümer müssen aber mit diesen Kosten in Vorleistung treten. Wenn nun bei dem betreffenden Verwalter voraussichtlich nie mehr „etwas zu holen“ sein wird, bleiben die Eigentümer auch noch auf den Kosten der Rechtsverfolgung sitzen.

Wird über das Vermögen des verschwunden Verwaltung ein Insolvenzverfahren eröffnet, muss die Eigentümergemeinschaft ihre Forderungen beim Insolvenzverwalter anmelden. Die Gemeinschaft erhält dann zumindest die Insolvenzquote, also einen regelmäßig geringen Prozentsatz ihrer geldwerten Ansprüche gegen den ursprünglichen Verwalter.

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III. Mietverwalter untergetaucht: Wie Eigentümer sofort agieren sollten

Anders als ein Wohnungseigentümer kann der Miet-Eigentümer frei agieren. Dazu gehört zunächst die fristlose außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund.

Beim Vermögen, insbesondere den laufenden Zahlungen, gelten sinngemäß die empfohlenen Vorgehensweisen unter I. 3. WEG-Vermögen, insbesondere Sicherstellung laufender Zahlungen. (bitte evt. verlinken)

IV. Schadensersatz bei Veruntreuung: Besteht eine Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung?

Einige Verwalterverbände haben für ihre Mitglieder eine Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung (Vertrauensschadenversicherung) abgeschlossen oder bieten diese zu besonders günstigen Konditionen an (etwa BVI, DDIV, IVD). Auch aus dem Verwaltervertrag kann sich das Bestehen einer solchen Versicherung ergeben.

Diese Versicherung schützt in erster Linie den Inhaber der Hausverwaltung vor Veruntreuungen von Eigentümer-Vermögen durch seine Mitarbeiter und kommt damit auch den Eigentümern zugute. Ob die Versicherung auch vorsätzliches Handeln des Verwalters und damit seine Veruntreuung abdeckt, ist unterschiedlich. Daher sind folgende Fragen mit dem Verwalterverband bzw. der Versicherung zu klären:

  • Ist der verschwundene Verwalter noch Mitglied des Verwalterverbandes bzw. noch Versicherungsnehmer?
  • Deckt die Versicherung die Veruntreuung des WEG-Vermögens (Hausgelder, Instandhaltungsrücklagen) oder Vermieter-Vermögens (Mieten, Betriebskostenvorauszahlungen, Kautionen) durch den Verwalter ab?
  • Wie hoch ist die Deckungssumme pro Schadensfall?
  • Wird bei mehreren Schadensfällen die zu ersetzende Gesamtsumme begrenzt?
  • Setzt die Inanspruchnahme der Versicherung eine strafrechtliche Verurteilung der Verwalters oder sonstige Erfordernisse voraus?

V. Strafanzeige gegen den verschwundenen Verwalter

Hat der betreffende Verwalter ihm anvertrautes Vermögen der Eigentümergemeinschaft veruntreut, sollte Strafanzeige gestellt werden. Ist dagegen das gesamte Vermögen noch vorhanden, erübrigt sich die Anzeige, da das bloße Verschwinden des Verwalters nicht strafbar ist.

Wird Strafanzeige gestellt, können die von der Staatsanwaltschaft ermittelten Beweise sowie eine gerichtliche Verurteilung des Verwalters zur Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen gegen die Verwaltung hilfreich sein. Es dauert allerdings meistens eine geraume Zeit, bis die Ermittlungen der Staatsanwaltschaft abgeschlossen sind und Anklage gegen den abgetauchten Verwalter erhoben wird.

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