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Manchmal fällt aufmerksamen Wohnungseigentümern bei der Überprüfung der Jahresabrechnung auf, dass dort höhere Ausgaben etwa für Erhaltungsmaßnahmen (Instandhaltung- und Instandsetzung) enthalten sind. Beschlüsse über diese Ausgaben oder der diesen Ausgaben zugrundeliegenden Auftragserteilungen wurden in den Eigentümerversammlungen der Wohnungseigentümergemeinschaft allerdings nicht gefasst. Es stellt sich dann die Frage, ob der Verwalter berechtigt war, auf die Rechnungen für diese Ausgaben Zahlungen (Geldzahlungen) zu leisten. Ob und in welchen Fällen der Verwalter Rechnungen ohne Beschluss der Eigentümer zahlen darf und was die Folgen unbefugter Zahlungen sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

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1. Zu Zahlungen muss der Verwalter befugt sein

Leistet der Verwalter Zahlungen für die Wohnungseigentümergemeinschaft, ist dafür eine durch Beschluss, Gesetz oder Verwaltervertrag und sonstigem Beschluss begründete Befugnis erforderlich. Liegt keine solche Befugnis vor, darf der Verwalter nicht über die Gemeinschaftskonten verfügen und keine Zahlungen für die Eigentümergemeinschaft leisten.

• Befugnis durch Beschluss

Ergeben sich Zahlungsverpflichtungen aus von der Wohnungseigentümergemeinschaft beschlossenen Verträgen oder Abrechnungen, muss der Verwalter den Beschluss durchführen und daher die Zahlungen leisten. Das gilt etwa für Aufträge bzw. Verträge über Erhaltungsmaßnahmen oder die Einzelabrechnungen bei der Jahresabrechnung.

• Befugnis nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG: Untergeordnete Bedeutung und unerhebliche Verpflichtungen

Nach dem Inkrafttreten der WEG-Reform am 01.12.2020 ist der Verwalter aufgrund des neu gefassten § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft zu Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung berechtigt und verpflichtet, die

• von untergeordneter Bedeutung sind und
• die Eigentümergemeinschaft nicht erheblich verpflichten

Diese Maßnahmen darf der Verwalter eigenverantwortlich sowie ohne Beschluss der Eigentümer ergreifen und daher auch die Kosten der Maßnahmen zahlen.

Die eigenverantwortlichen und keinen Beschluss erfordernden Maßnahmen erstrecken sich auf die Auftragsvergabe für laufende Reparaturen und gewöhnliche Instandsetzungen geringen Umfangs. Für die Frage, was konkret eine Maßnahme von untergeordneter Bedeutung und ohne erhebliche Verpflichtungen für die Eigentümergemeinschaft ist, stellt der Gesetzgeber auf die Größe der Wohneigentumsanlage ab. Je größerdie Anlage ist, desto umfangreicher sind die Maßnahmen, die der Verwalter treffen kann und muss (Bundestag-Drucksache (BT-Drs.) 19/22634, Seite 47).

Ohne Beschluss der Wohnungseigentümer darf der Verwalter nach der Begründung des Gesetzgebers zu § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG jedenfalls im Bereich des Gemeinschaftseigentums

• die Instandsetzung eines Fensterglases
• die Entfernung von Graffiti
• den Austausch defekter Leuchtelemente

veranlassen. Zudem ist der Verwalter je nach Größe der Wohnanlage ohne Beschluss berechtigt, Versorgungs- oder Dienstleistungsverträge abzuschließen und Hausgeldforderungen (gerichtlich) durchzusetzen (BT-Drs. 19/22634, Seite 46 f).

Für Versorgungsleistungen gilt das aufgrund ihrer kurzen Laufzeiten und geringen Preisunterschiede (Landgericht (LG) Frankfurt am Main, Urteil vom 25.02.2021, Az.: 2-13 S 146/19). Haben die Verträge jedoch eine Laufzeit von mehr als zwei Jahren, benötigt der Verwalter zu deren Abschluss regelmäßig einen Beschluss der Wohnungseigentümer.

Zur Beitreibung von Hausgeldern ist der Verwalter auch ohne Eigentümerbeschluss berechtigt (LG Dortmund, Beschluss vom 19.03.2021, Az.: 1 S 263/20).

• Befugnis nach § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG: Nachteilsabwendung, insbesondere Notmaßnahmen

Im Zuge der WEG-Reform wurde auch § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG neu gefasst. Danach darf der Verwalter ohne Beschluss der Wohnungseigentümer die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen, die „zur Abwendung eines Nachteils“ erforderlich sind. Zahlt der Verwalter die dadurch entstehenden Kosten, ist das ohne Eigentümerbeschluss rechtens.

Zur Abwendung eines Nachteils dienen Notmaßnahmen. Diese müssen so eilbedürftig sind, dass die Herbeiführung eines Beschlusses in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung (unter Verkürzung der dreiwöchigen Einladungsfrist wegen besonderer Dringlichkeit) aufgrund des Nachteils zu lange dauert. Typische Fälle sind  Ausfall der Heizungsanlage, Brand, Explosion, schadhafte Gasleitung, Verstopfung bzw. Bruch einer Versorgungs- oder Abwasserleitung sowie Überschwemmung. Das gilt ebenso für Maßnahmen, die nicht unmittelbar das Gemeinschaftseigentums erhalten, wie etwa der Abriss einer einsturzgefährdeten Mauer.

Bei Eilbedürftigkeit muss der Verwalter sofort tätig werden. Er hat alles zur Beseitigung der Gefahr zu unternehmen. Das umfasst auch die Beauftragung von Handwerkern (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 10.02.1997, Az.: 15 W 197/96). Das gilt aber nur für solche Aufträge bzw. Notfallmaßnahmen, die zur Beseitigung der drohenden Gefahr oder zur Verhinderung von Folgeschäden erforderlich erscheinen (LG Frankfurt/Oder, Urteil vom 02.10.2012, Az.: 16 S 11/12). Eilbedürftigkeit kann auch bei einer konkreten Gefährdung des Gemeinschaftseigentums durch einen Schaden in einem Sondereigentum vorliegen, etwa durch einen Wasserrohrbruch in einer Eigentumswohnung. Bei Abwesenheit des Eigentümers ist der Verwalter hier berechtigt, sich zur Schadensabwendung Zutritt zu dieser Wohnung zu verschaffen.

• Befugnis durch Verwaltervertrag und sonstigem Beschluss

Durch die WEG-Reform wird den Wohnungseigentümern nun in § 27 Abs. 2 WEG die Möglichkeit eingeräumt, die Rechte und Pflichten des Verwalter bei Maßnahmen

• von untergeordneter Bedeutung und unerheblichen Verpflichtungen sowie / oder
• der Nachteilsabwendung, insbesondere Notmaßnahmen

durch Beschluss einzuschränken oder zu erweitern. Folge daraus ist, dass der Verwalter in diesem Fall Verträge ohne Beschluss für die Eigentümergemeinschaft schließen kann, sofern er eine ihm im Verwaltervertrag oder in einem gesonderten Beschluss eingeräumte Befugnisausübt. Aufgrund dessen darf der Verwalter für diese Verträge auch Zahlungspflichten für die Eigentümergemeinschaft eingehen, zu deren Erfüllung er berechtigt und verpflichtet ist.

Einschränkungen im Verwaltervertrag bzw. durch Beschluss gemäß § 27 Abs. 2 WEG sind etwa dergestalt möglich, dass der Verwalter auch bei Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung und unerheblichen Verpflichtungen verpflichtet ist, ab einem bestimmten Kostenvolumen vor Durchführung einer Maßnahme (Auftragsvergabe für Erhaltungsmaßnahmen sowie Abschluss von Versorgungs- und Dienstverträgen) die Zustimmung des Verwaltungsbeirats in Textform einzuholen, also beispielsweise per Fax oder E-Mail.

Umgekehrt sind Erweiterungen in der Form denkbar, dass der Verwalter Erhaltungsmaßnahmen sowie Dienstleistungen bis zu einem bestimmten Kostenvolumen eigenverantwortlich und ohne Beschluss für die Eigentümergemeinschaft vergeben darf. Wichtig dabei ist, dass das jährliche Gesamtvolumen auf einen bestimmten Betrag begrenzt wird. Denn es ist nicht rechtens, wenn die Gesamtkosten unüberschaubar sind oder der Verwalter einen größeren, vom Beschluss der Eigentümer abhängigen Auftrag in kleinere Aufträge splitten kann, für die er keine Eigentümerbeschlüsse benötigt.

In der Praxis empfehlen sich folgende Erweiterungen:

• Instandhaltungs-Budget

Wird dem Verwalter ein Instandhaltungs-Budget eingeräumt, kann er bis zu dem darin festgelegten Kostenvolumen eigenverantwortlich und ohneBeschluss Handwerksfirmen mit Erhaltungsmaßnahmen beauftragen. Insoweit ist der Verwalter auch befugt, Zahlungen für die von ihm vergebenen Aufträge zu leisten.

Das Instandhaltungs-Budget muss aber der Höhe nach begrenzt sein. Andernfalls besteht für den einzelnen Eigentümer ein unüberschaubares Kostenrisiko, das einen unangemessener Nachteil darstellt. Ein im Verwaltervertrag durch eine Klausel geregeltes Instandhaltungs-Budget ohne Begrenzung verstößt gegen das Gebot von Treu und Glauben und hat daher nach § 307 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Nr. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) die Unwirksamkeit dieser Klausel zur Folge. Daneben ist ein unbegrenztes Budget nicht mit einer ordnungsmäßigen Verwaltung vereinbar (OLG München, Beschluss vom 20.03.2008; Az.: 34 Wx 46/07).

Die Höhe des Instandhaltungs-Budgets richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, insbesondere der Größe der Wohneigentumsanlage. Dabei gilt ein jährliches Budget für Erhaltungsmaßnahmen in Höhe von 2.000 Euro, über das der Verwalter frei und ohne Eigentümerbeschluss verfügen kann, als ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechend (LG Dortmund, Beschluss vom 22.05.2015, Az.: 1 S 13/15). Bei größeren Wohneigentumsanlagen kommt eine angemessene Erhöhung des Budgets in Betracht.

• Sachverständigen-Budget

Schäden am gemeinschaftlichen Eigentum haben eine Ursache. Das gilt vor allem bei Feuchtigkeitsschäden. Je schneller die Ursache gefundenwird, desto eher können weitere Beeinträchtigungen vermieden werden. Um dem Verwalter hier eine zügige Klärung der Schadensursache zu ermöglichen, sollte ihm ein Sachverständigen-Budget zugestanden werden, über das er frei und ohne Eigentümerbeschluss verfügen kann.

Zwar stellt die Hinzuziehung eines Sachverständigen eine Maßnahme mit untergeordneter Bedeutung und unerheblicher Verpflichtung für die Eigentümergemeinschaft dar, zu die der Verwalter ohne Beschluss der Wohnungseigentümer berechtigt und zu deren Zahlung befugt ist. Um jedoch etwaige Streitigkeiten zu vermeiden, sollte im Verwaltervertrag die Verfügungsmöglichkeit über ein Sachverständigen-Budget geregelt sein. Ein jährlicher Höchstbetrag von 2.500 Euro, mit dem Verwalter frei agieren kann, dürfte ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen.

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2. Das sind die Folgen unbefugter Zahlungen

Leistet der Verwalter Zahlungen für die Wohnungseigentümergemeinschaft, ohne dafür durch Beschluss, Gesetz oder Verwaltervertrag und sonstigem Beschluss befugt zu sein, ist das gegenüber der Eigentümergemeinschaft im Außenverhältnis wirksam (also etwa gegenüber den Vertragspartnern). Im Innenverhältnis gegenüber der Eigentümergemeinschaft muss der Verwalter jedoch für die unbefugt verauslagten Gelder einstehen. Allerdings kann der Verwalter Gegenansprüche haben.

2.1. Typische Fälle unbefugter Zahlungen

Immer wieder kommt es vor, dass ein Verwalter unter Überschreitung seiner Befugnisse Aufträge für die Wohnungseigentümergemeinschaft erteilt sowie diese bezahlt.

So liegt es nicht in der Kompetenz des Verwalters, welche Maßnahmen zu treffen sind, etwa zur ordnungsgemäßen Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums oder der Art und Weise der Energieversorgung. Vielmehr haben die Wohnungseigentümer grundsätzlich die Entscheidungskompetenz über die Ergreifung von und welchen Maßnahmen. Der Verwalter muss dann eine Beschlussfassung der Eigentümer herbeiführen. Daher darf der Verwalter etwa nicht eigenmächtig einen Fernwärmelieferungsvertrag als Ersatz für eine Ölheizung abschließen (Kammergericht (KG) Berlin, Beschluss vom 07.07.2010, Az.: 24 W 25/09).

Auch zur eigenmächtigen Vergabe von Aufträgen mit einem hohen Kostenvolumen ist der Verwalter nicht berechtigt. Er darf also nicht etwa Sanierungsarbeiten in einer Höhe von 100.000 Euro ohne Beschluss der Eigentümer vergeben (LG Flensburg, Urteil vom 020.2.2018, Az.: 2 O 123/159).

Wird eine Maßnahme durchgeführt, kann es sein, dass der beschlossene Umfang nicht ausreicht, die Durchführung also umfangreicher und teurer als beschlossen wird. Mancher Verwalter erteilt dann den Auftrag zu den Folgemaßnahmen und der Überschreitung des Kostenrahmens, obwohl er die zusätzliche Auftragsdurchführung vorher beschließen lassen müsste. Die ohne Beschluss erteilte Auftragsweiterung ist dann ebenso wie die darauf vom Verwalter geleistete Zahlung gegenüber der Eigentümergemeinschaft nicht rechtens. Das ist etwa der Fall, wenn die Sanierung der Kelleraußenwand 18.000 Euro statt der angenommenen 4.000 Euro kostet (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 18.02.2011, Az.: V ZR 197/109).

Auch bei der Durchführung von Notmaßnahmen überschreiten Verwalter ihre Befugnisse. Berechtigt ist der Verwalter nur zu solchen Auftragsvergaben bzw. Notfallmaßnahmen, die zur Beseitigung der drohenden Gefahr oder zur Verhinderung von Folgeschäden erforderlich erscheinen. Demgegenüber darf er keine Maßnahmen zur dauerhaften Behebung der Gefahren- oder Schadensursache ergreifen, wie etwa die Sanierung einer Kellersohle bei Feuchtigkeit (BGH, Urteil vom 25.09.2015, Az.: V ZR 246/14) oder die über die Beseitigung des Wasserschadens hinausgehende Isolierung des Kellermauerwerks (OLG Hamm, Beschluss vom 19.07.2011, Az.: 15 Wx 120/10).

2.2. Außenverhältnis: Auftragsvergaben und Zahlungen gegenüber Eigentümergemeinschaft wirksam

Als Folge der WEG-Reform ist nun bei der Tätigkeit des Verwalters zu unterscheiden, wie sich diese

• im Außenverhältnis gegenüber Dritten wie etwa Handwerksfirmen und Versorgern
• im Innenverhältnis gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft

auswirkt.

Während die Befugnisse des Verwalters für Vertragsschlüsse sowie Zahlungen durch Beschluss, Gesetz oder Verwaltervertrag und sonstigem Beschluss nur im Innenverhältnis gegenüber der Eigentümergemeinschaft gelten, wird die Gemeinschaft im Außenverhältnis durch die Vertragsschlüsse des Verwalters wirksam verpflichtet, so dass sie auch Zahlungen leisten muss. Denn der Verwalter ist nach § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG grundsätzlich zur gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung der Eigentümergemeinschaft berechtigt. Beschränkungen des Umfangs der Vollmacht gegenüber Dritten sind dabei unwirksam, § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG.

2.3. Innenverhältnis: Für unbefugte Zahlungen muss der Verwalter einstehen

Hat der Verwalter unbefugt Gelder der Eigentümergemeinschaft verauslagt, ist das eine Pflichtverletzung, aufgrund dessen der Verwalter der Gemeinschaft nach § 280 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Schadensersatz leisten muss (OLG Hamm, Beschluss vom 19.07.2011, Az.:15 Wx 120/10; LG München I, Urteil vom 16.09.2013, Az.: 1 S 21191/12 WEG; AG Dortmund, Urteil vom 03.03.2015, Az.: 512 C 53/14). Zudem ist der Verwalter aus Auftragsrecht zur Herausgabe bzw. Rückzahlung der Gelder an die Eigentümergemeinschaft verpflichtet, § 670 BGB.

2.4. Unbefugt zahlender Verwalter kann Gegenansprüche haben

Für eigenmächtig oder beschlusswidrig vergebene Aufträge für Arbeiten am Gemeinschaftseigentum kann dem Verwalter ein Kostenerstattungsanspruch zustehen. Nach Ansicht des BGH komme dieser Gegenanspruch in Betracht, wenn der Verwalter zu seinem Handeln nicht durch einen Beschluss der Eigentümer oder durch eine Notmaßnahme berechtigt gewesen sei. Die Rechtsgrundlage für den Anspruch beruhe auf der Geschäftsführung ohne Auftrag oder dem Bereicherungsrecht. Da der Verwalter aufgrund seines gesetzlichen Aufgabenkreises berechtigt sei, Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum durchzuführen, könne er Ersatz für die von ihm bei der Geschäftsführung für die Eigentümergemeinschaft entstandenen Aufwendungen fordern (BGH, Urteil vom 10.12.2021, Az.: V ZR 32/21).

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Ein Ersatzanspruch stehe den Interessen der Wohnungseigentümer nicht entgegen. Denn der Verwalter könne den Anspruch – auch über Auftragsrechtrecht – letztlich nur nach den Vorschriften der ungerechtfertigten Bereicherung geltend machen. Folge daraus sei, dass die Wohnungseigentümer nicht für sie wertlose Maßnahmen aufkommen müssten. Der Ersatzanspruch des Verwalters gleiche regelmäßig die Werterhöhung der Wohnanlage aus, die er durch seine veranlassten Maßnahmen herbeigeführt habe. Hätten demgegenüber die Maßnahmen der Planung der Wohnungseigentümer entsprochen, käme es auf die ersparten Aufwendungen der Eigentümer an.