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In Wohnungseigentümergemeinschaften hat der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres bzw. Wirtschaftsjahres die Hausgeldabrechnung (Jahresabrechnung) zu erstellen, § 28 Abs. 2 Satz 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Darin werden alle Einnahmen und alle Ausgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft für das abgelaufene Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr) aufgelistet und daraus die Einzelabrechnungen abgeleitet, aus denen sich die Lasten- und Kostentragung der einzelnen Wohnungseigentümer ergibt. Zudem werden in der Hausgeldabrechnung die Rücklagen, die Kontostände und die Entwicklung der Erhaltungsrücklage dargestellt. Was Sie dazu wissen sollten und welche Frist für den Verwalter zur Erstellung der Hausgeldabrechnung gilt, erfahren Sie hier.

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1. Hausgeldabrechnung: Das ist der notwendige Inhalt und darüber wird beschlossen

Die Hausgeldabrechnung besteht im Wesentlichen aus der Jahres(Gesamt)Abrechnung und den jeweiligen (Jahres)Einzelabrechnungen für die Wohnungseigentümer. Beschlossen wird als Folge der am 01.12.2020 in Kraft getretenen WEG-Reform allein über die Abrechnungsspitzen, also über die Festsetzung der Nachschüsse bzw. der Anpassungsbeträge gegenüber dem Wirtschaftsplan, § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG.

Aufgrund der WEG-Reform ist der Verwalter nur der Wohnungseigentümergemeinschaft zur Erstellung der Hausgeldabrechnung verpflichtet. Die einzelnen Eigentümer haben nun nicht mehr einen eigenen Anspruch auf Abrechnungserteilung gegen den Verwalter. Vielmehr ist der Anspruch auf Erteilung der Hausgeldabrechnung jetzt gegen die Eigentümergemeinschaft geltend zu machen.

1.1 Jahresabrechnung

Die Jahresabrechnung muss als geordnete Einnahmen- und Ausgabenrechnung vollständig, übersichtlich und nachvollziehbar sein. Erforderlich ist, dass der einzelne Wohnungseigentümer erkennen kann, wie und ob die Hausgelder gemäß den Vorgaben des Wirtschaftsplanes verwendet wurden. Dazu müssen in der Jahresabrechnung alle im betreffenden Wirtschaftsjahr tatsächlich erzielten Einnahmen und erfolgten Ausgabenaufgeführt sein.

Darüber hinaus sind in der Jahresabrechnung die Höhe der Rücklagen und die Kontostände der Gemeinschaftskonten am Anfang und Ende des Wirtschaftsjahres wiederzugeben.

Die Entwicklung der Erhaltungsrücklage (vor der WEG-Reform: Instandhaltungsrücklage) soll nun zwar in der Vermögensübersicht nach § 28 Abs. 4 WEG dargestellt werden. Allerdings sollte davon unabhängig die Rücklagenentwicklung auch weiterhin in die Jahresabrechnungaufgenommen werden, da dies einerseits dem Verwalter bei der Eigenkontrolle hilft und andererseits für die Wohnungseigentümer die Nachvollziehbarkeit erhöht.

Im Übrigen gelten die Regelungen der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) unmittelbar auch für die Wohnungseigentümergemeinschaft, so dass deren Anwendung nicht beschlossen oder durch Vereinbarung festgesetzt werden muss.

1.2. Einzelabrechnungen

Aus der Jahresabrechnung werden die Einzelabrechnungen abgeleitet. Im Gegensatz zur Jahresabrechnung, in der die gesamten Einnahmen und Ausgaben des Wirtschaftsjahres aufgelistet werden, enthalten die Einzelabrechnungen jeweils lediglich die Einnahmen und Ausgaben der einzelnen Wohnungseigentumseinheiten. Dabei erfolgt die Verteilung der Einnahmen und Ausgaben der einzelnen Einheiten nach dem vereinbarten oder beschlossenen Verteilerschlüssel. Wurde insoweit kein Verteilerschlüssel festgelegt, richtet sich die Verteilung nach den Miteigentumsanteilen, § 16 Abs. 2 WEG. Eine Ausnahme besteht für die Heiz- und Warmwasserkosten, deren Abrechnung sich nach dem Verbrauch bemisst.

Abgezogen werden in den Einzelabrechnungen jeweils von dem Anteil an den Einnahmen und Ausgaben, der auf die einzelne Wohnungseigentumseinheit entfällt, die gemäß dem Wirtschaftsplan erbrachten Hausgeldzahlungen.

Aus der Differenz zwischen dem aufgrund der Hausgeldabrechnung geschuldeten Betrag und den erbrachten Hausgeldzahlungen ergibt sich ein Fehlbetrag oder eine Überzahlung, was als Abrechnungsspitze bezeichnet wird.

1.3. Beschlussfassung

Seit dem Inkrafttreten der WEG-Reform ergeht über die Jahresabrechnung und die Einzelabrechnungen klein Beschluss mehr. Stattdessen werden allein Beschlüsse über die Einforderung von Nachschüssen oder der Anpassung beschlossener Vorschüsse gefasst, § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG. Damit betrifft die Beschlussfassung nur die Zahlungspflichten, die ein Wohnungseigentümer bei einer Nachforderung oder die Eigentümergemeinschaft bei einem Guthaben eines Eigentümers hat. Der Beschluss über die Zahlungspflichten aus der Hausgeldabrechnung führt also lediglich zu einem Anspruch in Höhe der Abrechnungsspitze, wobei die entsprechende Beschlussfassung regelmäßig auf der jährlichen (ordentlichen) Wohnungseigentümerversammlung erfolgt.

Während die Anspruchsgrundlage der Eigentümergemeinschaft für die Hausgeldgeldzahlungen der Wirtschaftsplan ist, beruht eine Nachforderung auf den Anspruch aus der Abrechnungsspitze. Dies führt in der Regel dazu, dass für unterbliebene Hausgeldzahlungen und die Nachforderung unterschiedliche Verjährungsfristen gelten.

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2. Frist zur Erstellung der Hausgeldabrechnung: Drei bis sechs Monate

Nach Ablauf des Kalenderjahres bzw. Wirtschaftsjahres hat der Verwalter die Hausgeldabrechnung zeitnah zu erstellen und an die Wohnungseigentümer zu versenden. Dafür gilt ein Zeitraum von drei bis höchstens sechs Monaten nach Beginn des Folgejahres(Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17; Landgericht (LG) Dresden, Urteil vom 05.07.2019, Az.: 2 S 101/19). Andere Regelungen können jedoch im Verwaltervertrag oder in einer Vereinbarung der Wohnungseigentümer bestimmt sein.

Bei der Erstellung der Hausgeldabrechnung und der zur Beschlussfassung über die Abrechnungsspitzen anzuberaumenden Wohnungseigentümerversammlung sollte der Verwalter, aber auch ein vorhandener Verwaltungsbeirat folgende Umstände berücksichtigen, die zu Verzögerungen führen können:

• Ist eine zentrale Heizungsanlage vorhanden, benötigt der Verwalter die von der Ablesefirma erstellte Heizkostenabrechnung zur Erteilung der Hausgeldabrechnung. Hinderungen ergeben sich hier häufig durch Nachablesungen in einzelnen Eigentumswohnungen und der saisonalen Auslastung der Ablesefirmen
• Hat der Verwalter die Hausgeldabrechnung erstellt, ist diese vom Beirat zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen, § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG. Die dafür benötigte Zeit ist einzuplanen
• Die Ladungsfrist für den Termin zur Durchführung der Eigentümerversammlung von mindestens drei Wochen nach § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG ist zu berücksichtigen. In den Gemeinschaftsordnungen können längere Ladungsfristen vorgegeben sein
• Ferienzeiten und Feiertage wie Ostern und Pfingsten stehen möglichen Terminen im Wege

3. Verspätete Hausgeldabrechnung: Wer haftet?

Grundsätzlich muss der Verwalter für Schäden aufgrund einer verspäteten Hausgeldabrechnung aufkommen. Das gilt aber nicht, wenn der Verwalter an der Verspätung schuldlos ist.

3.1. Wann der Verwalter haftet

Befindet sich der Verwalter mit der Erstellung der Hausgeldabrechnung in Verzug, können die Wohnungseigentümer ihren Anspruch auf Abrechnungserteilung gegenüber der Eigentümergemeinschaft geltend machen. Bei einer erfolgreichen Klage der Eigentümer kommt ein Anspruch der Eigentümergemeinschaft gegen den Verwalter auf Ersatz der Kosten des Gerichtsverfahrens in Betracht.

Komplizierter ist es, wenn Eigentümer ihre Eigentumswohnung vermietet haben und aufgrund der verspäteten Hausgeldabrechnung ihre Nachforderung gegen den Mieter nicht mehr durchsetzen können. Hier verhält es sich zunächst so, dass der Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter die Betriebskostenabrechnung erteilen muss, § 556 Abs. 3 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Daran ändert sich nichts, wenn zu diesem Zeitpunkt noch kein Beschluss der Wohnungseigentümer über die Abrechnungsspitzen vorliegt (BGH, Urteil vom 25.01.2017, Az.: VIII ZR 249/15).

Möglich sind aber Fälle, in denen der Verwalter schuldhaft seine Pflichten verletzt und der vermietende Wohnungseigentümer deswegen seine Nachforderung gegen den Mieter nicht mehr fristgemäß geltend machen kann, so dass dem Eigentümer ein Schaden in Höhe der uneinbringlichen Nachforderung entsteht (etwa eine Nachforderung aus der Heizkostenabrechnung, die deswegen verfristet ist, weil der Verwalter verspätet die Ablesefirma mit der Erstellung der Heizkostenabrechnung beauftragt und ihr zudem auch noch falsche Daten übermittelt hat).

In diesem Fall würde der Verwalter dem vermietenden Eigentümer unmittelbar auf Schadensersatz für die uneinbringlichen Nachforderung haften, wenn der Verwaltervertrag auch weiterhin ein Vertrag mit Schutzwirkung für die Wohnungseigentümer ist. Dies ist jedoch umstritten. Die Rechtsprechung hat das abgelehnt (Amtsgericht (AG) Hannover, Urteil vom 23.03.2021, Az.: 483 C 13214/20).

Besteht kein solcher Vertrag mit Schutzwirkung, existiert kein unmittelbarer Schadensersatzanspruch gegen den Verwalter. Die Eigentümer können aber die Wohnungseigentümergemeinschaft in Anspruch nehmen, die nach § 31 BGB für den Verwalter als Ausführungsorgan haftet. Die Eigentümergemeinschaft hat dann wiederum die Möglichkeit, den Verwalter in Regress zu nehmen.

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3.2. Hier ist der Verwalter schuldlos

Keine Haftung des Verwalters kommt in Betracht, wenn ihm die verspätete Abrechnung nicht vorgeworfen werden kann, weil er alles Erforderliche und Zumutbare für eine pünktliche Abrechnungserteilung unternommen hat. Das insbesondere bei Heizungsabrechnungen der Fall, die von Ablesefirmen im Auftrag der Eigentümergemeinschaft erstellt wurden und viel zu spät beim Verwalter eingehen.

Ein Verschulden des Versorgungsunternehmens oder des mit der Ablesung der Messdaten und Herstellung einer verbrauchsorientierten Abrechnung beauftragten anderen Unternehmens fällt dem Verwalter nicht zur Last, wenn es dadurch zu Verzögerungen mit der Erstellung der Jahresabrechnung kommt. Denn das Versorgungs- oder Abrechnungsunternehmen wird nicht als Erfüllungsgehilfe des Verwalters, sondern auf Grundlage eines mit der Wohnungseigentümergemeinschaft bestehenden Vertragsverhältnisses für diese tätig (Brandenburgisches Oberlandesgericht (OLG), Beschluss vom 22.11.2006, Az.: 13 Wx 4/06).