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Lässt ein Verwalter seinen Vertrag mit den Eigentümern über die Betreuung eines Objekts auslaufen, ist das für den Eigentümer eines Mietshauses eher unproblematisch. Er sucht sich halt einen neuen Verwalter. Dagegen haben es Wohnungseigentümergemeinschaftenwesentlich schwerer. Sie müssen eine gemeinschaftliche Entscheidung über die Bestellung eines neuen Verwalters treffen, wobei sie den Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts sowie der dazu ergangenen Rechtsprechung unterliegen. Hinzu kommt, dass sich durch die am 01.12.2020 in Kraft getretene WEG-Reform einige Neuerungen ergeben. Wie Eigentümer, speziell Wohnungseigentümer, bei auslaufenden Verwalterverträgen agieren sollten, lesen Sie hier.

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1. Wann mit der Verwaltersuche beginnen?

In der Praxis kündigt ein Verwalter den Eigentümern an, wenn der bestehende Verwaltervertrag nicht fortgesetzt werden soll, sondern der Verwalter den Vertrag bis zum vereinbarten Ende auslaufen lassen möchte. Manche Eigentümer verfallen dann in Aktionismus und beginnen sofort mit der Suche nach einem neuen Verwalter. Das ist aber nicht zweckmäßig. Vielmehr kommt es darauf an, wann der amtierende Verwalter ausscheidet und ein neuer Verwalter eingesetzt werden kann. Denn wenn etwa viel zu früh mit der Suche nach einem neuen Verwalter begonnen und ein Wunschkandidat gefunden wird, springt dieser womöglich nachher ab, weil er es sich inzwischen anders überlegt hat.

Grundsätzlich ist ein Zeitraum von drei bis vier Monaten für die Suche nach einem neuen Verwalter ausreichend und sinnvoll. In dieser Zeit kann recherchiert werden, welche Verwalter in Betracht kommen und zu welchen Preisen diese ihre Leistungen anbieten. Auch reicht dieser Zeitraum regelmäßig dafür aus, eine Vorauswahl unter den Kandidaten zu treffen, persönliche Gespräche zu führen und zu klären, ob der jeweilige Verwalter zum gewünschten Zeitpunkt auch tatsächlich zur Übernahme der Verwaltung bereit ist. Umgekehrt genügt dieser Zeitraum auch für den Verwalter, sich über das Objekt zu informieren und verlässlich zu beurteilen, ob er zu einer Betreuung der Immobilie bereit ist.

In bestimmten Fällen ist aber ausnahmsweise ein längerer Zeitraum von mindestens einem halben Jahr für die erfolgreiche Suche nach einem neuen Verwalter erforderlich. Solche Fälle sind etwa:

• Objekte mit erheblichem Sanierungsstau und sogenannte Schrottimmobilien, also „pinselsanierte“ Objekte
• Mangelnde Liquidität der Wohnungseigentümergemeinschaft bzw. des Eigentümers
• Kleine Wohnungseigentümergemeinschaften mit bis zu 10 bis 12 Einheiten
• Besonders schwierige oder zerstrittene Eigentümergemeinschaften
• Lage des Objekts in sozialen Brennpunkten

Bei der WEG-Verwaltung sollte auch geprüft werden, ob das Ende der Verwalterbestellung und das Ende des Verwaltervertrags zeitlich übereinstimmen. Denn nach der Trennungstheorie sind die Bestellung und der Verwaltervertrag eigenständige Rechtsakte. Das hat Konsequenzen, wenn das Ende der Bestellung und des Vertrags zeitlich auseinanderfallen. Läuft also der Verwaltervertrag länger als die Bestellung, muss der Vertrag seitens der Eigentümergemeinschaft – nach entsprechender Beschlussfassung – gekündigt oder einvernehmlich mit dem Verwalter aufgehoben werden, da der Verwalter ansonsten seinen Vergütungsanspruch behält. Läuft umgekehrt die Bestellung länger als der Vertrag, muss der Verwalter durch Beschluss abberufen oder die Bestellung einvernehmlich aufgehoben werden.

2. Darum ist ein Zusammenschluss von Wohnungseigentümern sinnvoll

Generell ist es bei der Verwaltersuche sinnvoll, wenn sich mehrere Wohnungseigentümer zusammenschließen. Gegebenenfalls kennt jemand einen geeigneten Verwalter. Oder es wird abgesprochen, wer von den Eigentümern Hausverwalterangebote einholt bzw. einem etwaig vorhandenen Beirat Vorschläge unterbreitet. Womöglich ist auch ein Eigentümer erfahren und weiß, worauf es bei der Verwaltersuche ankommt.

Um in solchen Dingen möglichst effektiv voran zu kommen, sind ein Austausch und eine Kommunikation zwischen zumindest einem Teil der Wohnungseigentümer unbedingt zu empfehlen.

Wie Sie erfolgreich einen neuen Verwalter finden, können Sie hier nachlesen: https://www.hausverwalter-angebote.de/blog/hausverwalter-suche/

3. Was für die Einholung von Angeboten gilt

Sind Verwalter an der Betreuung des Objekts interessiert, erstellen sie ein schriftliches Angebot. Im Zusammenhang mit der Einholung solcher Angebote für Wohnungseigentümergemeinschaften hat die Rechtsprechung zahlreiche Anforderungen aufgestellt. Hinzu kommt, dass sich die Neuerungen der WEG-Reform darauf stellenweise auswirken.

3.1. Rechtsprechung

Bei der  Einholung von Angeboten für Eigentümergemeinschaften ist darauf zu achten, dass bei einem Verwalterwechsel mindestens drei Angebote von verschiedenen Hausverwaltungen vorliegen (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10).

Zudem müssen die Wohnungseigentümer Gelegenheit haben, sich vor der Beschlussfassung über den neuen Verwalter mit den eingeholten Vergleichsangeboten eingehend zu beschäftigen. Daher sind bei einer Neubestellung den Eigentümern innerhalb der – nach dem Inkrafttreten der WEG-Reform nun – dreiwöchigen Einladungsfrist für die jährliche Eigentümerversammlung folgende Dinge zu übermitteln:

• Angebote der Bewerber für das Verwalteramt oder
• deren Namen und die Eckdaten ihrer Angebote wie Laufzeit und Vergütung

Werden nur die Eckdaten genannt, müssen die Eigentümer auf ihr Verlangen auch über die vollständigen Angebote informiert werden (BGH, Urteil vom 24.01.2020, Az.: V ZR 110/19). Noch weiter geht die Rechtsprechung der Instanzgerichte.  Danach müssen die Vergleichsangebote bereits mit der Einladung zur Eigentümerversammlung an alle Wohnungseigentümer verschickt werden (Oberlandesgericht (OLG) Köln, Beschluss vom 14.04.2005, Az.: 16 Wx 23/05; Amtsgericht (AG) Hamburg-Altona, Urteil vom 16.05.2014, Az.: 303a C 22/13).

Verstöße gegen diese von der Rechtsprechung aufgestellten Anforderungen führen dazu, dass die nachfolgend gefassten Beschlüsse anfechtbar sind.

Jeder Wohnungseigentümer ist dazu berechtigt, Angebote einzuholen. Diese sind an den ggf. vorhandenen Verwaltungsbeirat weiterzuleiten, der unter den verschiedenen Angeboten eine Vorauswahl treffen darf, welche Bewerber zur Vorstellung in die Eigentümerversammlung eingeladen werden.

Auch der ausscheidende Verwalter darf Angebote einholen. Da er jedoch sein Amt aufgeben wird, dürfte er zur Suche nach einem passenden neuen Verwalter wenig motiviert sein.

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3.2. Neuerungen durch die WEG-Reform

In der Praxis bieten immer mehr Hausverwaltungen eine meist sechsmonatige Probezeit an, damit Eigentümer die Verwaltung testen können. Nach dem Inkrafttreten der WEG-Reform kann nun ein Wohnungseigentums-Verwalter jederzeit auch ohne wichtigen Grund von seinem Amt abberufen werden, § 26 Abs. 3 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG), was früher regelmäßig nur beim Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich war. Trotz dieser Neuregelung macht die Vereinbarung einer Probezeit auch weiterhin Sinn. Denn trotz Abberufung könnte der Verwaltervertrag weiterhin laufen, so dass der Verwalter seinen Vergütungsanspruch behält. Bei einer vereinbarten Probezeit enden dagegen Bestellung und Verwaltervertrag zum gleichen Zeitpunkt. Wohnungseigentümer sollten daher darauf achten, dass in den eingeholten Angeboten auch eine Probezeit enthalten ist.

Neu ist auch, dass der Verwalter im Außenverhältnis gegenüber dritten Personen oder Firmen ab sofort grundsätzlich zur gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung der Eigentümergemeinschaft berechtigt ist, § 9b Abs. 1 WEG. Früher wurde speziell die gerichtliche Vertretung im Verwaltervertrag gesondert vereinbart, wobei dies nicht von jeder Eigentümergemeinschaft gewünscht wurde.

4. Wie der weitere Ablauf bis zur Bestellung eines neuen Verwalters aussieht

Der ausscheidende Verwalter wird regelmäßig noch vor dem Ablauf seines Verwaltervertrags eine Eigentümerversammlung anberaumen. In dieser Versammlung wird auf Grundlage der eingeholten Angebote und ggf. nach persönlicher Vorstellung der Kandidaten ein neuer Verwalterbestellt. Zugleich wird der Verwaltervertrag beschlossen.