Informationspflichten des WEG-Verwalters: Wann müssen die Eigentümer informiert werden?

Informationspflichten des WEG-Verwalters: Wann müssen die Eigentümer informiert werden?

Zu den zahlreichen Aufgaben und Pflichten des WEG-Verwalters wie etwa die Durchführung von Beschlüssen oder die Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums gehört auch die Verpflichtung, die Wohnungseigentümer zu informieren. Gegenstand der Informationspflicht ist die Mitteilung erforderlicher Nachrichten, die Auskunftserteilung und die Rechenschaftslegung. Verstößt der Verwalter gegen seine Informationspflicht gegenüber den Wohnungseigentümern, kann das gegen zu Schadensersatzansprüchen gegen ihn und zu seiner vorzeitigen Abberufung führen. Wann das der Fall ist und wie weit die Informationspflichten des Verwalters gehen, erfahren Sie in diesem Artikel.

1. Informationspflichten des WEG-Verwalters: Das sind die gesetzlichen Grundlagen

Beim Verwaltervertrag handelt es sich um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen nach § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Damit sind die gesetzlichen Vorschriften des Auftragsrechts anwendbar. Nach § 666 BGB ist der Beauftragte verpflichtet, dem Auftraggeber als Informationen

  • die erforderlichen Nachrichten zu geben
  • auf Verlangen über den Stand des Geschäfts Auskunft zu erteilen
  • nach der Ausführung des Auftrahttp://www.netzis.de/forum/forum.aspx?g=login&ReturnUrl=%2fgs Rechenschaft abzulegen

Auftraggeber ist hier die Wohnungseigentümergemeinschaft. Aber auch gegenüber den einzelnen Wohnungseigentümern bestehen die Informationspflichten, da der Verwaltervertrag für diese ein Vertrag zugunsten dritter Personen ist.

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Wurde mit dem bestellten WEG-Verwalter kein Verwaltervertrag geschlossen, steht er als „Amtswalter“ in einem gesetzlichen Schuldverhältnis zur Wohnungseigentümergemeinschaft, aber auch zu den Wohnungseigentümern. In diesem Fall ergeben sich die Informationspflichten aus dem „Amtswalterverhältnis“.

Darüber hinaus ergeben sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) folgende Informationspflichten:

  • §24 Abs. 6 bis 8 WEG: Niederschrift und Beschluss-Sammlung
  • §27 Abs. 1 Nr. 2 WEG: Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums
  • §27 Abs. 1 Nr. 7 WEG: Unterrichtung über gerichtliche Verfahren
  • §27 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 3 Nr. 1 WEG: Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen
  • §28 Abs. 1, 3, 4 WEG: Wirtschaftsplan, Abrechnung und Rechnungslegung
  • §45 WEG: Zustellungsvertreter der Wohnungseigentümer

Die Informationspflichten des WEG-Verwalters gehen dabei unmittelbar aus dem Gesetz hervor oder beruhen auf den Umständen (etwa keine größere Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums ohne Information der Eigentümer).

2. Erforderliche Nachrichten: WEG-Verwalter muss aktiv werden

Der WEG-Verwalter muss erforderliche Nachrichten von sich aus mitteilen. Das heißt, er hat der Wohnungseigentümergemeinschaft bzw. den Wohnungseigentümern sämtliche diesen unbekannte Informationen so mitzuteilen, dass sie sachgerechte Entscheidungen über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums treffen sowie ihre Rechte und Pflichten wahrnehmen können. Wichtig dabei ist, dass die Informationen so frühzeitig übermittelt werden, dass die Eigentümer problemlos agieren können. 

2.1. Erforderliche Nachrichten, die unmittelbar aus dem Gesetz hervorgehen

Unmittelbar aus dem Gesetz hervorgehende Nachrichten, die der WEG-Verwalter mitzuteilen hat, sind:

§27 Abs. 1 Nr. 2 WEG: Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums

Zu den für die vom WEG-Verwalter für die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums zu treffenden Maßnahmen gehört grundsätzlich die Unterrichtung der Wohnungseigentümer über den anfallenden Bedarf. Davon umfasst sind auch sämtliche Informationen im Zusammenhang mit den entstehenden Kosten einschließlich Rückstellung, Sonderumlagen sowie Kreditaufnahmen. Auch zusätzliche Informationen wie etwa über die Bauhandwerkersicherung nach § 648a BGB, wonach der Bauunternehmer eine Sicherheit für seine offene Vergütung verlangen kann, sind den Eigentümern zu übermitteln.

Nicht verlangt werden kann hingegen, dass der WEG-Verwalter auch über die öffentlichen Förderungsmittel informiert (so für die Umstellung einer Heizungsanlage: Amtsgericht (AG) Oberhausen, Urteil vom 07.05.2013, Az.: 34 C 79/12).

Der Begriff der Instandhaltung in § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG beinhaltet auch die Beseitigung einer Störung der öffentlichen Sicherheit oder Ordnung. Der WEG-Verwalter kann daher mittels einer Ordnungsverfügung angehalten werden, im Bereich des Gemeinschaftseigentums den Brandschutz sicherzustellen (so für das Freihalten des Treppenhauses: Oberverwaltungsgericht (OVG) Münster, Beschluss vom 15.04.2009, Az.: 10 B 304/09). Daher liegt es zumindest in seinem Interesse des WEG-Verwalters, dass er die Wohnungseigentümer über die Erfüllung öffentlich-rechtlicher Anforderungen (etwa Verkehrssicherungspflichten, Brandschutz) informiert.

§ 27 Abs. 1 Nr. 7 WEG: Unterrichtung über gerichtliche Verfahren

Der WEG-Verwalter muss unverzüglich alle Wohnungseigentümer über Rechtsstreitigkeiten in wohnungseigentumsrechtlichen Verfahren gemäß § 43 WEG unterrichten. Dazu gehört insbesondere die Information über Zustellungen in den Streitigkeiten, also Klageschrift, Klagebegründung sowie Tag, Ort und Zeit von Verhandlungen. Die Vorschrift ist allerdings dahingehend einzuschränken, dass die Informationspflicht nur bei einem gesteigerten Informationsbedürfnis der Eigentümer besteht. Das ist nur der Fall, wenn sie am Gerichtsverfahren beteiligt sind oder eine Beteiligung möglich wäre. Demgegenüber besteht kein gesteigertes Informationsbedürfnis, wenn mit Hausgeldklagen Wohngeldrückstände gegen einzelne Eigentümer geltend gemacht werden (Landgericht (LG) München, Urteil vom 17.12.2009, Az.: 36 S 4853/09).

Bezweckt wird mit der Unterrichtung über gerichtliche Verfahren, dass einzelne Wohnungseigentümer mit einem bestehenden rechtlichen Interesse sich an den Gerichtsverfahren als Streithelfer (Nebenintervenient) beteiligen können.

§ 27 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 3 Nr. 1 WEG: Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen sowie § 45 WEG: Zustellungsvertreter der Wohnungseigentümer

Da der WEG-Verwalter berechtigt ist, Zustellungen im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft bzw. der Wohnungseigentümer mit Wirkung für und gegen diese entgegenzunehmen, muss er die Betroffenen auch unverzüglich darüber informieren.

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2.2. Erforderliche Nachrichten, die auf den Umständen beruhen

Auf den Umständen beruhende erforderliche Nachrichten sind im Wesentlichen

  • Beratung zu jeder Beschlussfassung zu Besonderheiten des Wohnungseigentumsrecht (etwa beim Gebrauch die Frage der Ordnungsmäßigkeit oder bei baulichen Veränderungen die Frage nach Art, Weise und Stimmenanzahl beim erforderlichen Beschluss)
  • der Hinweis auf (neue) Gesetze, die sich auf das Gemeinschaftseigentums auswirken können (etwa Verschärfungen gesetzlicher Anforderungen beim Brandschutz oder an den Heizungsanlagen)
  • Berücksichtigung der Interessen von vermietenden Wohnungseigentümern bei bestimmten Modernisierungsmaßnahmen, so dass die betreffenden Eigentümer ihren Mietern mindestens drei Monate vor Maßnahmenbeginn Art, voraussichtlicher Umfang und Beginn sowie voraussichtliche Dauer und die zu erwartende Mieterhöhung schriftlich gemäß § 555c BGB mitteilen können
  • die Vorbereitung einer Nachfinanzierung bei nicht mehr ausreichendem Verwaltungsvermögen nach § 10 Nr. 7 WEG
  • der Hinweis auf die drohende Verjährung von Hausgeldrückständen und Gewährleistungsfristen bei Mängeln am Gemeinschaftseigentum
  • Vorbereitung von Ermessensentscheidungen der Wohnungseigentümer durch ausreichende Informationen, etwa Einholung von mehreren Angeboten oder von Empfehlungen mehrerer Fachleute
  • der vor der jährlichen Wohnungseigentümerversammlung zu versendende Entwurf der Gesamtjahresabrechnung, der Einzeljahresabrechnung, des Gesamtwirtschaftsplans und des Einzelwirtschaftsplans sowie weitere Informationen wie etwa Gutachten
  • der Bericht in der jährlichen Wohnungseigentümerversammlung über beschlossene durchgeführte und / oder begonnene größere Instandsetzungsmaßnahmen im letzten Wirtschaftsjahr, laufende Gerichtsprozesse und sonstige Mitteilungen
  • der Hinweis des Verwalters auf von ihm nicht ausgeführte Beschlüsse wegen Unbestimmtheit oder Nichtigkeit

Dagegen braucht der WEG-Verwalter die Eigentümer nicht über die aktuelle Rechtsprechung informieren, auch wenn er diese umsetzen muss. 

2.3. Art und Weise der Nachrichtenmitteilung ist Sache des Verwalters

Ist im Verwaltervertrag oder in der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung keine bestimmte Art und Weise der Nachrichtenmitteilung an die Wohnungseigentümer vorgeschrieben, bleibt diese dem WEG-Verwalter überlassen. Er kann die Informationen etwa auf einer Wohnungseigentümerversammlung, durch Rundschreiben oder per Email bzw. Fax (sofern ihm die Daten der Eigentümer bekannt sind) übermitteln. Wird auf einer Eigentümerversammlung informiert, muss der Verwalter allerdings dafür sorgen, dass auch die nichtanwesenden Eigentümer die Informationen erhalten.

Dagegen reicht ein Aushang am „schwarzen Brett“ nicht aus. Zum einen kann nicht erwartet werden, dass dieses regelmäßig überwacht wird. Zum anderen ist es möglich, dass der Aushang verloren geht.

3. Auskunftspflicht: WEG-Verwalter hat auf Verlangen zu informieren

Auf Verlangen muss der WEG-Verwalter jedem Wohnungseigentümer Auskunft erteilen. Deren Inhalt und Grenzen richten sich nach dem Verlangen unter Beachtung des Rechtsverhältnisses sowie dem Grundsatz von Treu und Glauben nach § 242 BGB. Daher sind unangemessen häufig gestellte Auskunftsverlangen und solche, die ohne berechtigtes Interesse des Wohnungseigentümers umfangreiche und exakte Feststellungen erfordern, rechtsmissbräuchlich und brauchen vom Verwalter nicht beantwortet zu werden.

3.1. Auskunftspflicht zu Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan

Durch die bloße Erstellung von Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan genügt der WEG-Verwalter nicht seinen Informationspflichten. Daher muss er auf Verlangen der Wohnungseigentümer auch Auskunft über sein zugrunde liegendes Verwalterhandeln erteilen.

Dabei steht der gegen den WEG-Verwalter gerichtete Anspruch auf Auskunft zur Jahresabrechnung und zum Wirtschaftsplan allen Wohnungseigentümern gemeinschaftlich als unteilbare Leistung zu. Erst wenn diese trotz des Verlangens eines einzelnen Eigentümers vom Auskunftsanspruch keinen Gebrauch machen, kann der betreffende Eigentümer die Auskunft alleine fordern. Darüber hinaus besteht ein individueller Auskunftsanspruch des einzelnen Wohnungseigentümers dann, wenn sich die Auskunft allein auf ausschließlich ihn betreffende Angelegenheiten bezieht (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 11.02.2011, Az.: V ZR 66/10). 

3.2. Sonstige Auskunftspflichten

Zunächst muss der WEG-Verwalter in der Wohnungseigentümerversammlung auf Verlangen jedem Wohnungseigentümer Auskunft über Angelegenheiten der Wohnungsanlage erteilen,

  • die zur sachgemäßen Beurteilung und Klärung eines Tagesordnungspunktes erforderlich sind
  • die eine Frage von allgemeinem Interesse betrifft

Darüber hinaus hat der Verwalter sowohl im Büro als auch am Telefon angemessen Auskunft in Fragen ordnungsgemäßer Verwaltung zu erteilen, selbst wenn es etwa die Frage nach dem Zeitpunkt des Heckenschneidens betrifft. Das bedeutet allerdings nicht, dass der Verwalter „rund um die Uhr“ zur Verfügung stehen muss.

Schließlich hat der Verwalter einem Wohnungseigentümer auf dessen Verlangen die Vertragsdaten der Gebäudeversicherung mitzuteilen, wenn der Eigentümer die Daten zur Schadensregulierung benötigt.

3.3. Das gilt für das Einsichtsrecht der Wohnungseigentümer

Der Anspruch auf Auskunftserteilung steht mit dem Recht der Wohnungseigentümer auf Einsichtnahme im direkten Zusammenhang. So ist jeder Eigentümer berechtigt, die Niederschriften (Protokolle) über die in der Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse einzusehen, § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG. Ebenso ist jedem Eigentümer oder eine von ihm dazu ermächtigte Person auf Verlangen Einsicht in die vom WEG-Verwalter zu führende Beschluss-Sammlung zu gewähren, § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG. Das Einsichtsrecht besteht jederzeit, also zu den Bürozeiten des WEG-Verwalters.

An bestimmte Voraussetzungen, etwa die Darlegung eines berechtigten Interesses, ist das Einsichtsrecht nicht geknüpft. Es ist allerdings in den Geschäftsräumen des WEG-Verwalters auszuüben, wo der Wohnungseigentümer sich auf seine Kosten Kopien anfertigen bzw. anfertigen lassen kann. Ausnahmsweise besteht eine Versendungspflicht des Verwalters, wenn der betreffende Eigentümer die begehrten Informationen anders nicht rechtzeitig (etwa vor einer Wohnungseigentümerversammlung) erhält (BGH, Urteil vom 11.02.2011, Az.: V ZR 66/10). Außerhalb seiner Geschäftsräume braucht der Verwalter keine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen zu ermöglichen (BGH, Urteil vom 15.07.2011, Az.: V ZR 21/11).

Der WEG-Verwalter ist verpflichtet, eine aktuelle Liste der Wohnungseigentümer zu führen. Diese Eigentümerliste muss er zumindest bei berechtigtem Interesse des Verwaltungsbeirats oder eines Eigentümers diesen zur Einsichtnahme bzw. in Kopie überlassen. Dagegen können auch keine datenschutzrechtlichen Einwände erhoben werden.

3.4. Auskunftspflicht des WEG-Verwalters gegenüber Dritten besteht nur selten

Eine Auskunftspflicht des WEG-Verwalters gegenüber dritten Personen kommt nur selten in Betracht. Zum einen ist an die Ermächtigung eines Wohnungseigentümers gegenüber einem Dritten zur Einsicht in die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG zu denken, was auch für die Einsichtnahme in andere Verwaltungsunterlagen gelten muss. Zum anderen können im Einzelfall bestimmte Behörden (etwa Baubehörden) einen gesetzlichen Anspruch auf Auskunft haben.

4. Rechenschaft des WEG-Verwalters: Jahresabrechnung und Rechnungslegung

Die Pflicht zur Rechenschaft des WEG-Verwalters lässt sich wie folgt unterteilen:

  • Jahresabrechnung, §§ 28, Abs. 3, § 29 Abs. 3 WEG

Nach Ablauf des Kalenderjahres (bzw. Wirtschaftsjahres) muss der WEG-Verwalter über die Hausgeldzahlungen und damit quasi über den Wirtschaftsplan abrechnen. Mit dieser Jahresabrechnung legt er periodisch einmal jährlich Rechenschaft ab.

  • Rechnungslegung, § 28 Abs. 4 WEG

Die Wohnungseigentümer können jederzeit durch Beschluss vom WEG-Verwalter Rechnungslegung verlangen, § 28 Abs. 4 WEG. Wird ein solcher Beschluss gefasst, legt der Verwalter aperiodisch Rechenschaft ab.

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5. Schadensersatz und Abberufung: Wenn der WEG-Verwalter seinen Informationspflichten nicht genügt

Kommt der WEG-Verwalter seinen Informationspflichten nicht, nicht ausreichend, verspätet oder fehlerhaft nach, kann er sich

  • schadensersatzpflichtig machen und / oder
  • aus wichtigem Grund vorzeitig von seinem Amt abberufen werden sowie sein Verwaltervertrag außerordentlich (fristlos) gekündigt werden

Ein typischer Fall für einen Schadensersatzanspruch gegen den WEG-Verwalter ist etwa gegeben, wenn er die Einsichtnahme eines Wohnungseigentümers in die Verwaltungsunterlagen verweigert und dadurch eine Anfechtungsklage des betreffenden Eigentümers veranlasst. Der Verwalter muss dann die Prozesskosten tragen (AG Kassel, Beschluss vom 17.06.2010, Az.: 800 C 295/10).

Demgegenüber sind die vorzeitige Abberufung und die außerordentliche (fristlose) Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund rechtens, wenn der WEG-Verwalter die Wohnungseigentümer nicht unverzüglich, sondern erst nach der mündlichen Verhandlung über die Klagezustellung einer dritten Person informiert. In dieser verspäteten Information liegt eine grobe Pflichtverletzung (AG Bonn, Urteil vom 0311.2009, Az.: 27 C 44/09).

Auch die wiederholte, nicht rechtzeitige Erstellung der Hausgeldabrechnung kann ein wichtiger Grund für die vorzeitige Abberufung des WEG-Verwalters sein (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 07.10.1999, Az.: 2 Z BR 76/99). Der Verwalter sollte allerdings zuvor abgemahnt werden. Hat der Verwalter für drei aufeinanderfolgende Perioden keine Jahresabrechnung erstellt, ist seine vorzeitige Abberufung rechtens (Oberlandesgericht (OLG Düsseldorf), Beschluss vom 17.04.2002, Az.: 3 Wx 8/02).

Eine fahrlässige Falschauskunft des WEG-Verwalters über die Einlagensicherung der Instandhaltungsrücklage rechtfertigt allerdings weder eine vorzeitige Abberufung des Verwalters noch eine außerordentliche (fristlose) Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund (OLG München, Beschluss vom 22.02.2006, Az.: 34 Wx 118/05). In solchen und ähnlichen Fällen sollte der Verwalter daher zuerst schriftlich abgemahnt und erst im Wiederholungsfall vorzeitig abberufen bzw. außerordentlich gekündigt werden.

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