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Findet bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft ein Verwalterwechsel statt, ist die Abwicklung mit einigen Umstellungen verbunden. In diesem Zusammenhang stellt sich häufig die Frage, wer für die Erstellung der jährlichen Hausgeldabrechnung (Jahresabrechnung) zuständig ist, also ob diese vom neuen oder noch vom früheren WEG-Verwalter anzufertigen ist. Hier kann es durchaus passieren, dass der neue Verwalter dies als Aufgabe des ehemaligen Verwalters betrachtet, während dieser den neuen Verwalter für zuständig hält. Wer nun zur Erstellung der Hausgeldabrechnung verpflichtet ist und wie die Rechtslage ist, erfahren Sie hier.

I. Hausgeldabrechnung nach Verwalterwechsel: So ist die Rechtslage

Die Frage, ob der neue oder frühere WEG-Verwalter für die jährliche Hausgeldabrechnung nach einem Verwalterwechsel zuständig ist, wurde vom Oberlandesgericht (OLG) Zweibrücken in einer nach wie vor geltenden Entscheidung ausführlich beantwortet. Danach hat beim Ausscheiden eines Verwalters während oder zum Ende eines Wirtschaftsjahres grundsätzlich der neue Verwalter die Jahresabrechnung zu erstellen, sofern die Abrechnung bis zum Zeitpunkt des Verwalterwechsels nicht bereits fällig war. Der frühere Verwalter bleibt allerdings bis zu seinem Ausscheiden zur Rechnungslegung verpflichtet.

Dazu führt das Gericht aus, dass grundsätzlich derjenige zur Erstellung der Hausgeldabrechnung verpflichtet sei, der in diesem Zeitpunkt das Verwalteramt inne habe. Scheide also ein Verwalter während oder zum Ende eines Wirtschaftsjahres aus, müsse regelmäßig der neue Verwalter die Abrechnung erstellen. Der frühere Verwalter sei aber bis zu seinem Ausscheiden zur Rechnungslegung verpflichtet. War hingegen die Hausgeldabrechnung beim Ausscheiden des früheren Verwalters bereits fällig, habe der ausgeschiedene Verwalter die Jahresabrechnung anzufertigen.

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Dabei betonten die Richter, dass die Hausgeldabrechnung – sofern nichts anderes vereinbart und beschlossen wurde – nicht bereits mit dem Ende des Wirtschaftsjahres fällig sei. Vielmehr trete die Fälligkeit der Jahresabrechnung erst nach Ablauf einer angemessenen Frist nach dem Ende des Wirtschaftsjahres ein. Diese Frist betrage in der Regel drei, höchstens jedoch sechs Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06).

Mit dieser Auffassung steht das OLG Zweibrücken nicht alleine. Ähnlich hatten zuvor bereits andere Gerichte entschieden (so etwa OLG Celle, Beschluss vom 08.06.2005, Az.: 4 W 107/05; OLG Hamm, Beschluss vom 17.03.1993, Az.: 15 W 260/92; OLG Hamburg, Beschluss vom 18.11.1986, Az.: 2 W 61/86; OLG Köln, Beschluss vom 30.10.1985, Az.: 16 Wx 88/85).

II. Verwalterwechsel in der Praxis: Wer in welchem Fall die Hausgeldabrechnung erstellen muss

Ob der neue oder frühere WEG-Verwalter für die Hausgeldabrechnung nach einem Verwalterwechsel erstellen muss, hängt damit entscheidend von dem Zeitpunkt ab, in dem der Verwalter aus seinem Amt ausscheidet. Zudem können vorrangige andere Vereinbarungen bestehen. Für die Praxis ergeben sich daraus folgende Konsequenzen bei der Prüfung, welcher Verwalter für die Jahresabrechnung zuständig ist.

1. Vorrangige Regelungen

Zunächst ist der Verwaltervertrag, die Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung und die Beschluss-Sammlung einzusehen. In Einzelfällen kann sich aus daraus ergeben, dass der zum Ende des Wirtschaftsjahres der ausscheidende Verwalter die Hausgeldabrechnung erstellen muss. Ist das der Fall, ist diese Regelung vorrangig und daher einzuhalten (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 07.10.1999, Az.: 2 Z BR 76/99).

2. Ausscheiden zum Ende eines Wirtschaftsjahres

Existiert keine vorrangige Vereinbarung und scheidet der Verwalter zum Ende des Wirtschaftsjahres aus der Tätigkeit als Verwalter aus, braucht er die Hausgeldabrechnung für dieses Wirtschaftsjahr nicht mehr zu erstellen. Denn die Jahresabrechnung ist erst im folgenden Wirtschaftsjahr fällig, so dass der neue Verwalter diese erstellen muss.

Auf den ersten Blick mag dieses Ergebnis ungerecht erscheinen, da der frühere Verwalter nicht nur alle Buchungen der Einnahmen und Ausgaben erfasst, sondern auch noch 12 Monate sein Honorar eingestrichen hat.

Nach § 28 Abs. 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) hat der Verwalter jedoch erst

… nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung aufzustellen.

Ist der Verwalter jedoch nicht mehr im Amt, weil er etwa zum 31.12. ausgeschieden ist, braucht er auch keine Abrechnung mehr zu erstellen. Im Übrigen braucht – entgegen der gesetzlichen Formulierung – das Wirtschaftsjahr nicht identisch mit dem Kalenderjahr zu sein.

Darüber hinaus kann der frühere Verwalter nach seinem Ausscheiden auch gar keine Haushaltgeldabrechnung mehr erstellen, da er mit der Beendigung seines Amts zur Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen an die Wohnungseigentümergemeinschaft bzw. den neuen Verwalter verpflichtet ist.

3. Ausscheiden im ersten Halbjahr eines Wirtschaftsjahres

Scheidet der Verwalter in der ersten Hälfte eines Wirtschaftsjahres aus, ist die Hausgeldabrechnung fällig. Endet also das Wirtschaftsjahr am 31.12. und scheidet der Verwalter am 30.06. des Folgejahres aus, gilt die angemessene Frist von in der Regel drei, höchstens jedoch sechs Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, in der die Fälligkeit der Abrechnung eintritt. Der ausscheidende Verwalter muss daher die Abrechnung für das letzte Wirtschaftsjahr erstellen, wenn er im ersten Halbjahr einer Abrechnungsperiode ausscheidet.

Ist der ausscheidende Verwalter dazu nicht bereit und verweigert er trotz Aufforderung mit Fristsetzung die Erstellung der Jahresabrechnung, kann die Eigentümergemeinschaft eine dritte Person mit der Anfertigung der Abrechnung beauftragen. Die dafür entstehenden Kosten sind bei dem ausgeschiedenen Verwalter als Schadensersatz geltend zu machen und von diesem zu erstatten.

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4. Unvollständige oder mangelhafte Verwaltungsunterlagen

Muss der neue Verwalter die Hausgeldabrechnung erstellen, weil deren Fälligkeit mit dem Beginn seiner Verwaltertätigkeit zusammenfällt, hat er zunächst die ihm vom früheren Verwalter überlassenen Verwaltungsunterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

Stellt sich dabei heraus, dass die Unterlagen unvollständig oder mangelhaft sind und wird dadurch die Erstellung der Hausgeldabrechnung für das zurückliegende Wirtschaftsjahr erschwert, kann dies zu Schadensersatzansprüchen der Eigentümergemeinschaft gegen den ausgeschiedenen Verwalter führen. Das gilt erst recht, wenn der neue Verwalter zur Erstellung der Abrechnung aufgrund der fehlenden oder fehlerhaften Unterlagen dritte Personen hinzuziehen muss.

5. Rechnungslegung des früheren Verwalters

Da es sich bei dem Verwaltervertrag um einen Geschäftsbesorgungsvertrag handelt, ist der ausscheidende Verwalter zur Rechnungslegung verpflichtet, § 675 in Verbindung mit § 666 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Diese Verpflichtung gilt unabhängig davon, ob die Eigentümergemeinschaft durch einen Mehrheitsbeschluss nach § 28 Abs. 4 WEG die Rechnungslegung verlangt.

Verweigert der ausscheidende Verwalter die Rechnungslegung, kann gegen ihn – nach einem obsiegenden Urteil – gemäß § 888 Zivilprozessordnung (ZPO) wegen einer unvertretbaren Handlung vollstreckt werden. Unvertretbare Handlung bedeutet, dass der Verwalter die Handlung nur selber erbringen kann, da dritte Personen dazu nicht imstande sind. Daher besteht die Möglichkeit, gegen den Verwalter Zwangsgeld bis zu 25.000 Euro und / oder Zwangshaft festsetzen zu lassen, wenn er seiner Verpflichtung zur Rechnungslegung nicht nachkommt.