Wechsel des Mietverwalters: Wer die Betriebskostenabrechnung erstellen muss

Wechsel des Mietverwalters: Wer die Betriebskostenabrechnung erstellen muss

In vielen Mietverwalterverträgen Nicht immer ist im Vertrag mit der Mietverwaltung geregelt, wer bei einem Verwalterwechsel die Betriebskostenabrechnung erstellen muss. Fehlt eine solche Regelung im Mietverwaltervertrag, stellt sich die Frage, ob der ausscheidende oder der neue Verwalter dafür zuständig ist. Zu berücksichtigen ist dabei, dass ein Verwalterwechsel meistens zum Ende des Wirtschaftsjahres stattfindet und damit die Unterlagen für die Betriebskostenabrechnung für dieses Jahr noch nicht vorliegen. Wie die Rechtsprechung diese Fälle behandelt und welcher Verwalter die Abrechnung aufstellen muss, lesen Sie in diesem Artikel.

I. Die Entscheidung des LG Bonn: Wechsel des Mietverwalters zum Ende des Wirtschaftsjahres

Nach Ansicht des Landgerichts (LG) Bonn braucht ein Mietverwalter die der Betriebskostenabrechnung für ein Wirtschaftsjahr nicht zu erstellen, wenn der Mietverwaltervertrag vor der vertraglich festgelegten Zeit für die Erstellung der Abrechnung endet. Der Entscheidung lag folgender Sachverhalt zugrunde:

Ein Mietverwaltervertrag endete durch Kündigung zum Ablauf eines Wirtschaftsjahres. Nach dem Inhalt des dem Verwaltervertrag beigefügten Leistungskatalog gehörte die „Durchführung der Jahresabrechnung“ sowie die „Durchführung der gesamten, im Zusammenhang mit der Verwaltung entstehenden Buchführung im Verwaltungszeitraum“ zu den „Grundleistungen der Verwaltung“, die mit der vereinbarten Verwalterpauschale abgegolten sein sollten. Weiterhin sollte nach dem Verwaltervertrag die „Abrechnung … in der Regel bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahres“ erfolgen, „sofern alle erforderlichen Unterlagen und Daten rechtzeitig zur Verfügung stehen“.

Der Verwalter weigerte sich, für das Wirtschaftsjahr eine Abrechnung zu erstellen, zu dessen Ende er ausschied. Daher wurde der neue Verwalter mit der Erstellung der Betriebskostenabrechnung gegen eine zusätzliche Vergütung beauftragt. Ein Eigentümer von mehreren Wohnungen musste dafür rund 1.500 Euro zahlen, die er als Schadensersatz gegen den früheren Mietverwalter gerichtlich geltend machte.

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Das LG Bonn stellte zunächst fest, dass der Verwalter weder nach dem Leistungskatalog zum Verwaltervertrag noch nach dem Verwaltervertrag selbst zur Erstellung der Abrechnung verpflichtet war. Die maßgebliche Frage lautete daher, ob der Verwalter auch noch über die Betriebskosten abrechnen muss, wenn der Verwaltervertrag bereits zum Ende des Wirtschaftsjahres beendet wurde, also entweder durch Kündigung oder durch einvernehmliche Aufhebung. Da dies dem Verwaltervertrag nicht zu entnehmen war, nahmen die Bonner Richter eine Regelungslücke im Vertrag an, die vom Gericht ergänzend auszulegen sei. Dafür sei auf den hypothetischen (angenommenen) Willen der Vertragsparteien abzustellen. Es müsse ermittelt werden, was die Parteien nach Treu und Glauben unter Berücksichtigung der Verkehrssitte vereinbart hätten, wenn sie den fehlenden Vertragspunkt bedacht hätten. Entscheidend sei dabei der Zeitpunkt des Vertragsschlusses (vgl. dazu Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 20.09.1993, Az.: II ZR 104/92).

Aber auch nach der Vertragsauslegung kam das LG Bonn nicht zu dem Ergebnis, dass der Verwalter die Abrechnung hätte erstellen müssen. Die Aufstellung der Betriebskostenabrechnung für ein Wirtschaftsjahr sei erst im Folgejahr möglich, da erst dann die benötigten Unterlagen wie etwa Rechnungen vorlägen. Würde eine Abrechnungspflicht des Verwalters nach Ablauf des Verwaltervertrags oder dessen Kündigung angenommen, würde ihm eine nachvertragliche Pflicht auferlegt. Dies könne zwar nicht grundsätzlich ausgeschlossen werden, sei aber nach dem mutmaßlichen Parteiwillen nur im Ausnahmefall anzunehmen.

Aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten könne ebenfalls keine Abrechnungspflicht hergeleitet werden. Zwar sei der bisherige Verwalter aufgrund seiner vertieften Kenntnisse über das verwaltete Objekt und den Verwaltungsvorgängen am besten für Abrechnungserstellung geeignet, während ein neuer Verwalter sich erst umfassend einarbeiten müsse. Diese Einarbeitung falle aber bei der Übernahme der Verwaltung ohnehin an.

Zudem berge die Betriebskostenabrechnung ein hohes Konfliktpotential zwischen Eigentümer und Mieter, so dass bei deren Erstellung höchste Sorgfalt erforderlich sei. Diese sei aber bei einem ausscheidenden Verwalter nicht gewährleistet, insbesondere dann, wenn die Beendigung der Verwaltung nicht einvernehmlich erfolge. Dagegen könne bei einem neuen Verwalter von der Wahrung der Sorgfalt ausgegangen werden.

Schließlich berief sich das Gericht auf die in vergleichbaren Fällen zum Wohnungseigentumsrecht ergangene Rechtsprechung, auch wenn diese nicht unmittelbar anwendbar sei (LG Bonn, Urteil vom 23.03.2010, Az.: 8 S 286/09).

II. Was gilt beim Wechsel des Mietverwalters während des Wirtschaftsjahres?

Nach der Entscheidung des LG Bonn braucht ein zum Ende des Wirtschaftsjahres ausscheidender Mietverwalter für dieses Jahr keine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Damit stellt sich die Frage, wie in den Fällen zu verfahren ist, in denen ein Mietverwalter während des laufenden Wirtschaftsjahrs ausscheidet und der Verwaltervertrag keine Regelung über die Fälligkeit der vom Verwalter zu erstellenden Betriebskostenabrechnung für das vorangegangene Wirtschaftsjahr enthält. Diese Fälle sind zwar eher selten, aber durch denkbar, etwa bei einer außerordentlichen Kündigung gegenüber dem Verwalter aus wichtigem Grund.

Nach der Rechtsprechung zum Wohnungseigentumsrecht muss der WEG-Verwalter die Abrechnung für das letzte Wirtschaftsjahr erstellen, sofern diese bei seinem Ausscheiden fällig ist. Fällig ist die Abrechnung nach drei, spätestens aber nach sechs Monaten nach dem Ende des Wirtschaftsjahres. Scheidet der WEG-Verwalter also sechs Monate nach dem Ablauf des letzten Wirtschaftsjahres aus, muss er noch die Abrechnung erstellen.

Auf den Mietverwalter lässt sich diese Rechtsprechung nicht übertragen. Denn im Wohnungseigentumsrecht ist die Fälligkeit der Abrechnung nicht geregelt, während im Mietrecht die Betriebskostenabrechnung dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein muss, § 556 Abs. 3 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Nach dieser Frist kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderung mehr geltend machen. Je nachdem, wann der Mietverwalter ausscheidet, müsste er die Betriebskostenabrechnung also noch erstellen, damit der Mieteigentümer die 12-monatige Ausschlussfrist gegenüber seinen Mietern einhalten kann. Für den Mieteigentümer ist dies eine äußerst missliche Situation, da ihm das Verschulden des Verwalters wie eigenes zugerechnet wird, § 278 BGB.

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III. Klare Regelungen im Mietverwaltervertrag sind hilfreich

Probleme über die Verpflichtung des ausscheidenden Mietverwalters erübrigen sich, wenn klare Regelungen im Verwaltervertrag vereinbart werden. Eine solche Regelung könnte etwa lauten:

Die Betriebskostenabrechnung für das vorangegangene Wirtschaftsjahr ist bis zum Ende des 2. Quartals nach Abschluss des laufenden Wirtschaftsjahres fällig und bis zu diesem Zeitpunkt vom Verwalter zu erstellen. Dies gilt auch, wenn der Verwalter bis zum Ende des 2. Quartals nach Abschluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres aus dem Verwalteramt ausscheidet. Scheidet der Verwalter zum Ende eines Wirtschaftsjahres aus, besteht keine Verpflichtung zur Erstellung der Abrechnung für dieses Wirtschaftsjahr.

Ist die Erstellung der Betriebskostenabrechnung bis zum Fälligkeitszeitpunkt nicht möglich, hat der Verwalter den Eigentümer zu informieren und mit diesem eine anderweitige schriftliche Vereinbarung zu treffen.

In vielen Mietverwalterverträgen finden sich gar keine Regelungen zur Fälligkeit der Betriebskostenabrechnung. Mieteigentümer sollten daher nachfragen und auf die Aufnahme einer solchen Regelung bestehen.

IV. Der ausscheidende Mietverwalter ist zur Rechnungslegung verpflichtet

Beim Verwaltervertrag handelt es sich um einen Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen, so dass der ausscheidende Verwalter zur Rechnungslegung verpflichtet ist, § 675 in Verbindung mit § 666 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Das gilt insbesondere dann, wenn der Verwalter keine Betriebskostenabrechnung zu erstellen braucht.

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