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Bei einem Hausverwalter-Wechsel bestehen für den ausscheidenden und den neuen Verwalter bestimmte Pflichten. Für die Eigentümer ist es also nicht allein damit „getan“, sich vom bisherigen Verwalter zu trennen und einen neuen Verwalter einzusetzen. Vielmehr ist zu kontrollieren, ob die Pflichten auch erfüllt werden. Das gilt für die WEG-Verwaltung, die Mietverwaltung und die Sondereigentumsverwaltung. Wie die Pflichten der Verwalter aussehen und was Sie unternehmen können, wenn der amtierende Verwalter den Hausverwalter-Wechsel boykottiert, erfahren Sie in diesem dritten und letzten Teil unseres umfangreichen Ratgebers.

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5. Pflichten des ausscheidenden Verwalters beim Hausverwalter-Wechsel

Der amtierende Verwalter ist nicht nur verpflichtet, bis zur Beendigung der Verwaltervertrags ordnungsgemäß und sorgfältig zu arbeiten. Vielmehr bestehen auch danach noch bestimmte Nachwirkungs- und Abwicklungspflichten, damit der neue Verwalter seine Tätigkeit ordnungsgemäß aufnehmen kann. Im Einzelnen handelt es sich dabei um folgende Pflichten:

5.1. Herausgabe von Unterlagen und Vermögen

Der frühere Verwalter muss bei einem Hausverwalter-Wechsel alle Unterlagen im Original unverzüglich herausgeben, also ohne schuldhaftes Zögern, §§ 675, 667, 260 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Dabei sind die Unterlagen grundsätzlich im Büro der ausgeschiedenen Hausverwaltung geordnet, vollständig und abholfähig auszuhändigen. Es handelt sich also um eine sogenannte Holschuld, wonach sich der neue Verwalter bzw. der Eigentümer die Unterlagen abholen muss.

Bei den herauszugebenden Unterlagen handelt es sich im Wesentlichen um die Buchungs- und Vertragsunterlagen, die Übersicht über alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten, Versicherungspolicen, Wartungsverträge, die geführte Korrespondenz (insbesondere mit Handwerkern wegen Mängeln und Gewährleistungsansprüchen sowie in laufenden Rechtsstreitigkeiten), die Hausordnung sowie die zum Objekt gehörenden (General)Schlüssel, der Schließplan und die Bedienungsanleitungen für technische Einrichtungen. Bei der WEG-Verwaltung sind zusätzlich die Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen einschließlich Gemeinschaftsordnung, die Liste aller Eigentümer mit Namen und Anschriften, alle Jahresabrechnungen einschließlich der Einzelabrechnungen sowie Heiz- und Warmwasserkostenabrechnungen, sämtliche Wirtschaftspläne, die Originale der Protokolle aller bisherigen Eigentümerversammlungen (Versammlungsprotokolle) einschließlich Anwesenheitslisten und etwaiger Vollmachten, die Beschluss-Sammlung und die erloschene Vollmacht des früheren Verwalters (Verwaltervollmacht) zu übergeben.

Dem ausgeschiedenen WEG-Verwalter steht kein Zurückbehaltungsrecht an den Verwaltungsunterlagen zu, etwa wegen noch offenstehender Forderungen gegen die Eigentümergemeinschaft (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 22.07.2007, Az.: 15 W 181/06). Das dürfte ebenso für den Miet- und Sondereigentumsverwalter gelten, sollte aber im Verwaltervertrag geregelt sein.

Bestehen begründete Zweifel an der Vollständigkeit der herausgegebenen Unterlagen, kann der Eigentümer bzw. die Wohnungseigentümergemeinschaft bei Gericht einen Antrag gegen den früheren Verwalter auf eidesstattliche Versicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit der erteilten Unterlagen stellen, § 260 Abs. 2 BGB. Ansonsten kommt bei fehlenden und nicht herausgegebenen Unterlagen eine Herausgabeklage gegen den ausgeschiedenen Verwalter, ggf. im Wege der einstweiligen Verfügung, in Betracht.

Daneben hat der ausgeschiedene Verwalter das Vermögen der Eigentümer herauszugeben, also alle Konten und Gelder. Weigert sich der Verwalter, empfiehlt sich eine Stufenklage, gerichtet in der ersten Stufe auf Auskunft über die Höhe des Vermögens, in der zweiten Stufe auf Rechnungslegung und in der dritten Stufe auf Herausgabe bzw. Zahlung.

5.2. Jahresabrechnung und Rechnungslegung

Ob der ausgeschiedene Verwalter die Jahresabrechnung (Hausgeldabrechnung bei der WEG-Verwaltung, Betriebskostenabrechnung bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung) noch erstellen muss, richtet sich nach dem Zeitpunkt seines Ausscheidens, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart wurde oder sich bei der WEG-Verwaltung nichts anderes aus Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung oder der Beschluss-Sammlung ergibt.

Bei der WEG-Verwaltung gilt für die Verpflichtung zur Jahresabrechnung bzw. Hausgeldabrechnung – vorbehaltlich anderer Regelungen – bei einem Ausscheiden des Verwalters zum Ende oder in der zweiten Hälfte des Wirtschaftsjahres, dass er die Abrechnung nicht mehr zu erstellen braucht, da die Abrechnung dann nicht fällig ist. Endet dagegen das Verwalteramt während der ersten sechs Monate eines Wirtschaftsjahres, muss der Verwalter für das Vorjahr die Hausgeldabrechnung erstellen, da diese innerhalb von drei bis höchstens sechs Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres fällig ist (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06).

Bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung braucht der Verwalter bei einem Ausscheiden die Abrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung nicht zu erstellen, wenn seine Tätigkeit zum Ende des Wirtschaftsjahres endet (Landgericht (LG) Bonn, Urteil vom 23.03.2010, Az.: 8 S 286/09). Ungeklärt ist dagegen die Frage, ob der Verwalter die Abrechnung erstellen muss, wenn das Verwalteramt während des laufenden Wirtschaftsjahres endet. Dazu ist der Verwaltervertrag heranzuziehen und dieser notfalls rechtlich auszulegen.

Unbeschadet einer etwaigen Verpflichtung zur Erstellung der Jahresabrechnung schulden der WEG-Verwalter, der Mietverwalter und der Sondereigentumsverwalter bei der Beendigung des Verwalteramts die Rechnungslegung, §§ 675, 666 BGB. Wird diese verweigert, kann der Verwalter auf Rechnungslegung verklagt werden und das obsiegenden Urteil gegen ihnnach § 888 Zivilprozessordnung (ZPO) wegen einer unvertretbaren Handlung vollstreckt werden. Das bedeutet, dass der Verwalter die Rechnungslegung persönlich erbringen muss. Geschieht das nicht, kann gegen ihn Zwangsgeld bis zu 25.000 Euro und / oder Zwangshaft festgesetzt werden.

5.3. Informationspflichten

Im Einzelfall kann der ausscheidende Verwalter besondere Informationspflichten gegenüber dem neuen Verwalter bzw. dem Eigentümer haben. Das ist etwa der Fall bei gerade erst festgestellten Gefahrenherden oder baulichen Mängeln.

6. Pflichten des neuen Verwalters beim Hausverwalter-Wechsel

 Gute Hausverwalter nehmen ihre Pflichten sehr genau wahr. Dazu gehört bei einem neuen Verwalter bei der Amtsübernahme im Einzelnen die Überprüfung

• der erhaltenen Verwaltungsunterlagen auf Vollständigkeit und Inhalt
• des erhaltenen Vermögens des Eigentümers bzw. der Wohnungseigentümer
• der Jahresabrechnung bzw. Rechnungslegung
• der Versicherungspolicen und des aktuell bestehenden Versicherungsschutzes
• der bestehenden Verträge und der delegierten (übertragenen) Verkehrssicherungspflichten (etwa Winterdienst)
• der bestehenden Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche einschließlich der Ergreifung etwaig erforderlicher verjährungshemmender Maßnahmen
• der laufenden Gerichtsverfahren

Daneben sollte der neue Hausverwalter in der ersten Woche, besser noch am ersten Tag der Amtsübernahme eine Begehung des Objekts durchführen. Auf diese Weise kann der Verwalter eine optische und technische Kontrolle und Bestandaufnahme vornehmen sowie mögliche Gefahrenherde und Schäden ermitteln, zu deren Beseitigung er die notwendigen Maßnahmen ergreifen muss.

7. Wenn der amtierende Verwalter den Hausverwalter-Wechsel boykottiert

Mancher Hausverwalter wird sehr erfinderisch, wenn er seines Amtes enthoben werden soll, er aber seine Tätigkeit weiter ausüben möchte. Dabei ist zwischen dem WEG-Verwalter und dem Miet- bzw. Sondereigentumsverwalter zu unterscheiden.

Wie der WEG-Verwalter den Hausverwalter-Wechsel boykottieren kann und wie die Wohnungseigentümer sich verhalten sollten, zeigt die folgende Übersicht:

Verhindert der Verwalter absichtlich eine Eigentümerversammlung, um seine Abberufung zu vermeiden, kann das bereits für sich genommen einen wichtigen Grund für seine vorzeitige Abberufung und außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags bilden.

Ein Boykott des WEG-Verwalters kann von vorneherein vermieden werden, wenn die Wohnungseigentümer dessen Abberufung und die Kündigung seines Verwaltervertrags im sogenannten Umlaufverfahren beschließen (siehe dazu Teil 2 dieses Ratgebers: „2.6. Sonderfall: Umlaufverfahren – Trennung vom WEG-Verwalter durch schriftlichen Beschluss).

Bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung hat der Verwalter dagegen weitaus weniger Möglichkeiten, den Hausverwalter-Wechsel zu boykottieren. Der Eigentümer ist hier auf der sicheren Seite, wenn er die Kündigung des Verwaltervertrags gegen Empfangsbestätigung und / oder durch einen neutralen Zeugen zustellen bzw. in den Hausbriefkasten des Verwalters einwerfen lässt. Der Zeuge kann im Streitfall den Zugang der Kündigung bestätigen.