Hausverwalter-Wechsel: 10 Fragen und Antworten für Eigentümer

Hausverwalter-Wechsel: 10 Fragen und Antworten für Eigentümer

In der Praxis treten bestimmte Fragen zum Hausverwalter-Wechsel immer wieder auf. Dabei beschäftigt die Eigentümer vor allem, ob sie sich von einer ihr unliebsamen Hausverwaltung trennen können, mit welchen Tricks unseriöse Hausverwaltungen arbeiten und was eine gute Hausverwaltung leistet. Das gilt für alle Verwaltungsbereiche, also der WEG-Verwaltung, der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung. Die Antworten auf diese und andere Fragen finden Sie in Teil 1 dieses Artikels, in dem wir für Sie die häufigsten Fragen und Antworten zum Thema Hausverwalter-Wechsel zusammengestellt haben.

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01. Unzufrieden mit dem Hausverwalter – wie werden Eigentümer den Verwalter los?

In der Praxis sind viele Eigentümer unzufrieden mit der Hausverwaltung. Typische Gründe dafür sind häufig die mangelhafte Leistung oder Untätigkeit dem Hausverwalter, dessen ständige schlechte Erreichbarkeit, deutliche Preiserhöhungen der Verwaltung und häufige Personalwechsel. Daher stellen viele Eigentümer die Frage, wie sie den unliebsamen Verwalter los werden können.

Wie die Eigentümer sich von der Hausverwaltung trennen können, hängt davon ab, ob sie sich vertragsgemäß oder vertragswidrig verhält. So ist es etwa nicht zu beanstanden, wenn die Verwaltung nur zu bestimmten Zeiten erreichbar ist und einen Notdienst anbietet (Hausmeister, Heizungsfirma) oder eine hohe Personalfluktuation hat, im übrigen aber ihren Aufgaben und Pflichten ordnungsgemäß nachkommt.

Handelt der Verwalter vertragsgemäß und sind die Eigentümer trotzdem unzufrieden, kommt eine Trennung vom amtierenden Verwalter als Vorstufe für einen Hausverwalter-Wechsel nur in Betracht, wenn der Verwaltervertrag

  • zu einem bestimmten Zeitpunkt ausläuft
  • eine sogenannte Verlängerungsklausel enthält, wonach sich etwa der Verwaltervertrag um ein weiteres Jahr verlängert, sofern er nicht drei bzw. sechs Monate zuvor gekündigt wird, und die Eigentümer den Vertrag ordentlich (fristgemäß) kündigen
  • den in der Praxis eher seltenen Fall der Möglichkeit zu einer jederzeitigen ordentlichen (fristgemäßen) Kündigung enthält und die Eigentümer den Vertrag fristgemäß kündigen

Demgegenüber brauchen die Eigentümer Vertragswidrigkeiten grundsätzlich nicht hinzunehmen. Dazu gehören insbesondere gegen die Eigentümer gerichtete Straftaten und grobe Pflichtverletzungen, also kurz gesagt solche Vertragsbrüche, die für die Eigentümer eine weitere Zusammenarbeit mit dem Verwalter unzumutbar machen, weil das erforderliche Vertrauensverhältnis nicht mehr gegeben ist.

Sind solche Vertragswidrigkeiten gegeben, liegt ein wichtiger Grund vor, der die Eigentümer zur außerordentlichen (fristlosen) Kündigung des Verwaltervertrags berechtigt, § 626 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Dabei beträgt die Kündigungsfrist – mit Ausnahme bei der WEG-Verwaltung –  zwei Wochen ab Kenntnis des wichtigen Grundes, § 626 Abs. 2 BGB.

Rechtfertigen die Vertragswidrigkeiten keine außerordentliche (fristlosen) Kündigung des Verwaltervertrags, weil es sich nur um kleinere und abstellbare Fehlverhalten handelt, führt das nicht zwingend zu einer Zerstörung des Vertrauensverhältnisses. Der Verwalter muss daher zuerst abgemahnt werden (so für die WEG-Verwaltung: Amtsgericht (AG) Bonn, Urteil vom 07.04.2011, Az.: 27 C 21/10). Erst wenn der Verwalter sein Fehlverhalten wiederholt, ist eine fristlose Kündigung rechtens.

Bei der WEG-Verwaltung ist zu beachten, dass für einen Hausverwalter-Wechsel Beschlüsse der Wohnungseigentümerversammlung erforderlich sind. Dabei handelt es sich um die Bestellung und Abberufung des WEG-Verwalters, die nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) vorgesehen ist, sowie bei dem Abschluss und der Kündigung des Verwaltervertrags um jeweils eigenständige Rechtsakte, über die gesondert ein Beschluss gefasst werden sollte. Zudem beträgt die Frist für die außerordentliche Abberufung des Verwalters sowie der fristlosen Kündigung des Verwaltervertrags zwei Monate ab Kenntnis des Kündigungsgrundes (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99).

Soll der Verwalter aus wichtigem Grund abberufen werden, muss das zeitnah erfolgen, also innerhalb der Zeit, die für die Einberufung einer (außerordentlichen) Wohnungseigentümerversammlung nebst entsprechender Beschlussfassung erforderlich ist. Hier ist von maximal zwei Monaten ab Kenntnis des Kündigungsgrundes auszugehen

02. Welche Gründe rechtfertigen einen sofortigen Hausverwalter-Wechsel?

Ein sofortiger Hausverwalter-Wechsel setzt die sofortige Trennung vom amtierenden Verwalter voraus. Dazu ist nach § 626 Abs. 1 BGB ein wichtiger Grund erforderlich. Ein solcher Grund ist gegeben, wenn den Eigentümern unter Berücksichtigung aller – nicht notwendig vom Verwalter verschuldeten – Umstände die weitere Zusammenarbeit nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, insbesondere weil durch die Umstände das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (so für die WEG-Verwaltung: Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01).

Die wichtigsten Gründe für eine sofortige Trennung von der derzeitigen WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung sind:

  • Auftragsvergabe für nicht dringend notwendige Arbeiten ohne Beschluss der Eigentümerversammlung oder Weisung des Eigentümers (so für die WEG-Verwaltung: BayObLG, Beschluss vom 29.01.2004, Az: 2Z BR 181/03)
  • Gerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen gegen einen Eigentümer, die der Verwalter durch eine Abtretung von einem Dritten erlangt hat (so für die WEG-Verwaltung: BayObLG, Beschluss vom 22.07.1993, Az.: 2Z BR 54/93)
  • Insolvenz und Zahlungsunfähigkeit der Verwaltung
  • Nichtausführung oder verspätete Ausführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer bei der WEG-Verwaltung sowie von Weisungen bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung, in beiden Fällen nach ergebnisloser Fristsetzung und nach vorheriger Abmahnung im Wiederholungsfall
  • Nichterstellung oder wiederholt verspätet erstellte Jahresabrechnung (bei erstmalig verspätet erstellter Abrechnung sollte der Verwalter abgemahnt werden)
  • Straftaten gegen die Eigentümer oder deren Vermögen (etwa massive Bedrohung eines Eigentümers, Veruntreuung von Eigentümervermögen)
  • Untätigkeit der Verwaltung nach vorheriger Abmahnung im Wiederholungsfall
  • Verweigerte Einsicht in die Unterlagen des Verwalters bei der WEG-Verwaltung bzw. im Falle eines vertraglich festgelegten Einsichtsrechts bei der der Miet- und Sondereigentumsverwaltung
  • Vorteilsannahme für die Vergabe von Aufträgen an bestimmte Firmen und Handwerker

Bei der WEG-Verwaltung kommen im Wesentlichen folgende wichtige Gründe für eine vorzeitige Trennung vom Verwalter hinzu:

  • Beschluss-Sammlung wird nicht ordnungsgemäß geführt, § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG
  • Eigentümerversammlung wird absichtlich verhindert, um eine Abberufung zu vermeiden
  • Einberufungsverlangen für eine außerordentliche Eigentümerversammlung oder Beschlussanträgen für die Tagesordnung zur Versammlung werden trotz sachlicher Begründung der Eigentümer absichtlich ignoriert
  • Konten der Eigentümergemeinschaft werden nicht als offene Fremdgeldkonten geführt, wobei der Verwalter aber vorher abgemahnt werden sollte
  • Neutralitätspflicht (Pflicht zur Neutralität bei der Ausübung des Verwalteramts) wird nicht eingehalten (etwa durch die Bezeichnung eines schwierigen Wohnungseigentümers als „Querulanten“, der der profitorientierten Wahrnehmung der Interessen von Mitgliedern eines Mietpools ohne Rücksicht auf sachgerechte Lösungen oder einem der Mehrheit bzw. einem Mehrheitseigentümer hörigen Verwalter)
  • Nichterstellung oder wiederholt verspätet erstellter Wirtschaftsplan (bei erstmalig verspätet erstellter Abrechnung sollte der Verwalter abgemahnt werden)
  • Vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Verwaltungsbeirat und Verwalter ist nicht möglich, sofern der Beirat durch sein Verhalten nicht zu dem Zerwürfnis beigetragen hat

Liegen solche Gründe vor, ist eine sofortige Trennung vom amtierenden Verwalter und damit ein Hausverwalter-wechsel möglich.

03. Mit welchen fiesen Machenschaften arbeiten unseriöse Hausverwalter?

Leider gibt es in der Branche immer noch „schwarze Schafe“, die mit einer Vielzahl fieser Machenschaften zu Lasten der Eigentümer arbeiten. Dazu gehören insbesondere bei der WEG-Verwaltung, der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung:

  • Anfragen der Eigentümer werden nicht beantwortet
  • Einsicht in Abrechnungs- und Vertragsunterlagen wird verweigert
  • Gelder von Eigentümern werden von einem Konto zum anderen verschoben (um Fehlbestände oder Veruntreuungen zu verschleiern)
  • Gerichtsurteile gegen den Verwalter werden von diesem ignoriert (etwa zur Abrechnung)
  • Gewährleistungen gegenüber Bauträger und Handwerkern werden nicht geltend gemacht
  • Hausgeldvorauszahlungen bei der WEG-Verwaltung bzw. Betriebskostenvorauszahlungen bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung sind deutlich zu hoch
  • Jahresabrechnungen werden trotz Fehler nicht insgesamt korrigiert, sondern nur zugunsten des die Abrechnung bemängelnden Eigentümers
  • Kontoverläufe zum 31.12. und 01.01. fehlen (um Unregelmäßigkeiten zu vertuschen)
  • Saldenüberträge des Vorjahres werden in die neue Abrechnung eingestellt
  • Sanierungskosten sind deutlich höher als genehmigt
  • Vergleichsangebote für größere Geldausgaben werden nicht eingeholt

Bei der WEG-Verwaltung arbeiten unseriöse Hausverwaltungen im Wesentlichen zusätzlich mit folgenden unlauteren Mitteln:

  • Anwesenheitsliste der Eigentümerversammlung wird nicht herausgegeben
  • Auszählung der Stimmabgaben für Beschlüsse wird im Sinne des Verwalters manipuliert
  • Beschlusswiedergabe im Protokoll der Eigentümerversammlung und in der Beschluss-Sammlung wird im Sinne des Verwalters falsch wiedergegeben
  • Eigentümerliste mit Postanschriften wird trotz Kostenerstattung nicht herausgegeben
  • Beantragung einer außerordentliche Eigentümerversammlung oder eines Beschlussantrages für die Tagesordnung zur Versammlung wird trotz sachlicher Begründung nicht stattgegeben
  • Mehrheitseigentümer werden bevorzugt
  • Protokoll der Eigentümerversammlung wird erst nach der einmonatigen Anfechtungsfrist für Beschlüsse versandt
  • Rederecht der bzw. einzelner kritischer Eigentümer in der Versammlung wird verweigert
  • Stimmungsmache gegen unbequeme Eigentümer

Speziell dann, wenn sich solche unzulässigen Vorgehensweisen häufen und quasi methodisch erfolgen, sollte schnellstmöglich ein Hausverwalter-Wechsel erfolgen.

04. Können sich die Eigentümer selber verwalten – oder wird ein Hausverwalter benötigt?

Gerade bei schlechten Erfahrungen mit einer Hausverwaltung fragen sich viele Eigentümer, ob sie überhaupt einen Verwalter benötigen, also ein Hausverwalter-Wechsel erforderlich ist.

Bei der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung versteht es sich von selbst, dass die Eigentümer ihre Immobilien in Eigenregie verwalten dürfen.

Auch die WEG-Verwaltung kann von den Eigentümern selber übernommen werden. Denn die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums steht den Wohnungseigentümern grundsätzlich gemeinsam zu, § 21 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Daher können die Eigentümer zwar einen Verwalter bestellen, müssen es aber nicht.

Stattfinden kann die Selbstverwaltung durch einen Wohnungseigentümer-Verwalter, allen bzw. mehreren Eigentümern gemeinschaftlich oder als Mischform, in der bestimmte Tätigkeiten (wie etwa die Erstellung der Jahresabrechnung sowie des Wirtschaftsplans) durch einen externen Verwalter und die anderen Aufgaben durch die Eigentümer erledigt werden.

Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft müssen alle Eigentümer mit der Selbstverwaltung einverstanden sein. Fordert nur ein einzelner Eigentümer die Bestellung eines Verwalters, muss die Eigentümergemeinschaft dem nachkommen, § 21 Abs. 4 WEG. Dann ist regelmäßig ein externer Verwalter einzusetzen.

Wollen Eigentümer die WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung selber in die Hand nehmen, stoßen sie die speziell bei größeren Objekten schnell an ihre Grenzen. Denn je höher die Anzahl an Einheiten im Objekt ist, desto größer ist der Arbeitsaufwand für die Selbstverwaltung. Bei bis zu zehn bis 15 Einheiten mag der Aufwand noch tragbar sein. Bei einer darüber hinausgehenden Anzahl von Einheiten, gerade im oberen zweistelligen bis dreistelligen Bereich, ist der Aufwand für eine Selbstverwaltung aber kaum noch zu bändigen, so dass sich auch das Risiko für haftungsträchtige Fehler erhöht. Hier empfiehlt sich die Beauftragung einer professionellen Hausverwaltung.

Darüber hinaus sprechen folgende Gründe für die Einsetzung eines gewerblichen Hausverwalters bei der WEG-Verwaltung, der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung:

  • Hohes Fachwissen im kaufmännischen, technischen und rechtlichen Bereich
  • Beobachtung und Kenntnis von aktuellen Entwicklungen bei der Immobilienverwaltung
  • Sachgerechte Organisation der Verwaltung einschließlich Urlaubsvertretung
  • Vorhandenes Handwerker-Pool mit den „richtigen“ und zügig arbeitenden Fachleuten
  • Erfahrung bei der Durchführung von umfangreichen Sanierungsarbeiten
  • Versicherungsschutz und damit sicherer Ersatz für Schäden durch Fehler oder Versäumnisse der Verwaltung

Bei der WEG-Verwaltung kommen folgende Gründe für die Beauftragung einer Hausverwaltung hinzu:

  • Ausgleich der widerstreitende Interessen von im Objekt wohnenden Eigentümern, die an Investitionen zur Werterhaltung und Wertverbesserung der Liegenschaft interessiert sind, und von auswärts lebenden Kapitalanlegern, die nur an einer möglichst hohen Rendite der Immobilie interessiert sind
  • Professioneller Umgang mit einzelnen kritischen und schwierigen Eigentümern
  • Kompetenz im Wohnungseigentumsrecht

Damit bestehen gewichtige Argumente für die Einschaltung einer professionellen Hausverwaltung.

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05. Außer Spesen nichts gewesen – wofür bezahlen Eigentümer den Hausverwalter?

Der Ärger der Eigentümer über die Verwaltervergütung ist meist groß. „Das Geld aus dem Fenster geworfen“ oder „Für Nichtstun kassieren“ sind nur einige Kommentare schlechtgelaunter Eigentümer. Tatsächlich erledigen die Hausverwaltungen jedoch zahlreiche Arbeiten im Büro, die daher für die Eigentümer nicht sichtbar sind.

Dazu gehört insbesondere der von vielen Eigentümern wenig geliebte „Papierkram“, der mit zu den Haupttätigkeiten einer Verwaltung zählt.

So muss sich die WEG-Verwaltung nach § 21 Abs. 5 WEG um eine ordnungsgemäße Verwaltung kümmern. Darunter fällt unter anderem:

  • Aufstellung einer Hausordnung
  • Ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums
  • Feuerversicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert sowie die angemessene Versicherung der Wohnungseigentümer gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht
  • Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung
  • Aufstellung eines Wirtschaftsplans
  • Duldung aller Maßnahmen, die zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, einer Rundfunkempfangsanlage oder eines Energieversorgungsanschlusses zugunsten eines Wohnungseigentümers erforderlich sind

Weitere typische Tätigkeiten der WEG-Verwaltung sind etwa die Vereinnahmung und Überwachung der Wohngeld- und sonstigen Zahlungen, die dafür erforderlichen Buchungen, die Erstellung der Jahresabrechnung, die Einberufung und Abhaltung der Eigentümerversammlung, das Führen der Beschluss-Sammlung, die regelmäßige Objektbegehung und dergleichen mehr.

Demgegenüber richten sich die Tätigkeiten der Miet- und Sondereigentumsverwaltung allein nach dem Verwaltervertrag. Darin werden etwa folgende Verwaltungsaufgaben festgelegt:

  • Vereinnahmung und Überwachung der Miet- und sonstigen Zahlungen
  • Buchführung
  • Begleichung anfallender Rechnungen
  • Beauftragung und Bezahlung von Versorgungsleistungen
  • Erstellung der Betriebskostenabrechnung
  • Kontrolle von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen
  • Durchführung von Modernisierungsmaßnahmen
  • Vermietung von Wohnungen einschließlich Mietersuche
  • Kautionsabwicklungen
  • Mietpreisanpassungen
  • Abnahme von Wohnungen bei ausziehenden Mietern

Alle diese Tätigkeiten werden von seriösen Verwaltungen ordnungsgemäß ausgeführt, so dass die Verwaltervergütung dafür meist angemessen ist. Bei Unzufriedenheit mit dem amtierenden Verwalter lohnt sich meistens der Hausverwalter-Wechsel zu einem „guten“ Verwaltungsunternehmen.

06. Woran erkennen Eigentümer einen guten Hausverwalter?

Eine gute Hausverwaltung zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

  • Ein professioneller Verwalter übt seine Tätigkeit hauptberuflich aus, verfügt über eine Ausbildung in der Immobilienbranche (etwa zum Immobilienkaufmann), nimmt an Weiterbildungen teil, ist Mitglied in einem Berufs- oder Fachverband und kann Referenzen vorweisen
  • Das Büro und die Organisation der Verwaltung ist optimal aufgestellt durch eine gute Erreichbarkeit des Verwalters zu festen Bürozeiten in einem für Publikum zugänglichen Büro. Eine Vertretung bei Verhinderung des Verwalters, die Qualifikation der Mitarbeiter und die Nähe zum Objekt sind gewährleistet, Zudem passt die „Größe“ der Verwaltung zum Aufwand für das zu betreuende Objekt.
  • Der Verwaltervertrag ist durch Firmierung, Aufgaben, Befugnisse und Haftung des Verwalters sowie Pflichten der Eigentümer klar geregelt. Der Leistungsumfang sowie das Verwalterhonorar in Form der pauschalen Grundvergütung und für Sonderleistungen sind transparent. Ein Muster-Verwaltervertrag steht zur Verfügung.
  • Die finanzielle Betreuung ist zuverlässig und sicher. WEG-Gelder werden auf offenen Fremdkonten und Miet-Gelder auf offenen Treuhandkonten geführt, zudem ist Anlage von Rücklagen tadellos. Rückständige Gelder werden beigetrieben. Die Rechnungsunterlagen und Buchungen sind geordnet. Die Verwaltung prüft Einsparungsmöglichkeiten bei Bank und Versicherungen. Die Einsichtnahme von Unterlagen während des Wirtschaftsjahres ist möglich, eine Muster-Abrechnung und für die WEG-Verwaltung ein Muster-Wirtschaftsplan stehen zur Verfügung.
  • Die bauliche und technische Betreuung ist gewahrt. Es finden regelmäßig Begehungen und Wartungskontrollen unter Verwendung von Checklisten zur Überprüfung des Objektes statt, worüber Protokolle geführt werden. Ein Pool von Handwerkern für den jeweils „richtigen“ Fachmann ist vorhanden.
  • Bei der WEG-Verwaltung sind die Einladung zur Eigentümerversammlung einschließlich deren Durchführung und der Protokollerstellung ordnungsgemäß. Das gilt ebenso für das Führen der Beschluss-Sammlung.
  • Ein ausreichender Versicherungsschutz ist durch eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, Betriebshaftpflichtversicherung und Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung gegeben.

Ist dann noch das „Kleingedruckte“ nicht zu beanstanden und passt die Chemie, haben Eigentümer eine gute Hausverwaltung gefunden.

07. Wo finden Eigentümer einen guten Hausverwalter?

Eine gute Hausverwaltung zu finden, ist manchmal nicht einfach, speziell wenn diese bei einem kurzfristigen Hausverwalter-Wechsel zeitnah benötigt wird. Für die Verwaltersuche haben Eigentümer folgende Möglichkeiten

Internetrecherche

Im Internet lassen sich Hausverwaltungen schnell und einfach finden. Insbesondere auf die Suche von Hausverwaltungen spezialisierte Blogs wie www.Hausverwalter-Angebote.de bieten neben wichtigen Informationen die kostenlose Vermittlung von bis zu 20% günstigeren Angeboten von qualitätsgeprüften Hausverwaltungen aus der jeweiligen Region.

Dabei werden von www.Hausverwalter-Angebote.de bis zu sechs Angebote unterbreitet, die mittels eines übersichtlichen und leicht auszufüllenden Formular per Post oder Email angefordert werden können.

Daneben lassen sich häufig Internet-Auftritte von regionalen Hausverwaltungen finden. Hier ist regelmäßig ein Kontaktformular auszufüllen, über das ein Angebot eingeholt werden kann

Familien-, Freundes- und Bekanntenkreis

Hilfreich sind auch Nachfragen bei Familienmitgliedern, Freunden und Bekannten, die Erfahrungen mit Verwaltern gemacht haben.

Liegenschaften in der Nähe

Häufig befinden sich in der Nachbarschaft oder im näheren Umkreis des zu verwaltenden Objekts gepflegte Liegenschaften. Hier kann sich eine Nachfrage bei den Bewohnern lohnen, ob das Objekt verwaltet wird und wer der Verwalter ist.

Branchenbuch und Anzeigenblätter

Im regionalen Branchenbuch und in örtlichen Anzeigenblättern sind meistens zahlreiche Hausverwaltungen aufgeführt, von denen ein Angebot eingeholt werden kann.

Verwalterverbände

In der Regel gehören seriöse Hausverwaltungen einem der Berufsverbände ihrer Branche an. Das sind insbesondere:

  • Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V. (BVI)
  • Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV), dem zahlreiche rechtlich selbstständige Regionalorganisation der Immobilienverwalter angeschlossen sind (etwa VDIV Berlin-Brandenburg e.V,,

Verband der nordrhein-westfälischen Immobilienverwalter e.V. – VNWI – usw.)

  • Immobilienverband Deutschland (IVD), Bundesverband der Immobilienberater, Makler, Verwalter und Sachverständigen e.V.

Dort können verbandsangehörige Hausverwaltungen in der jeweiligen Region erfragt werden.

08. Wann sollte mit der Suche nach einem neuen Hausverwalter begonnen werden?

Ist es eindeutig, dass ein wichtiger Grund für die sofortige Trennung vom Verwalter vorliegt und dieser seines Amts enthoben werden soll, ist auch sofort mit der Suche nach einem Verwalterwechsel zu beginnen. Das gilt ebenso, wenn der Verwalter sein Amt niederlegt oder mit sofortiger Wirkung kündigt. Ansonsten sollte die Suche drei bis vier Monate vor dem Ausscheiden des amtierenden Verwalters beginnen.

Bei der WEG-Verwaltung ist zu beachten, dass mindestens drei Angebote vor einem Hausverwalter-Wechsel einzuholen sind, die den Wohnungseigentümern mit der Einladung zur Eigentümerversammlung zu übermitteln sind. Ist das nicht der Fall, kann die Einsetzung des neuen Verwalters angefochten werden. Lässt sich aktuell keine gute Hausverwaltung finden, kann aus den Reihen der Wohnungseigentümer ein kommissarischer Verwalter bestellt werden, der die wichtigsten Geschäfte der Eigentümergemeinschaft weiterführt (Sicherstellung laufender Zahlungen und Veranlassung dringender Maßnahmen bzw. Notmaßnahmen). Der kommissarische Verwalter forciert auch die Suche nach einem „passenden“ professionellen Verwalter. Ist dieser gefunden und im Amt, endet die Tätigkeit des kommissarischen Verwalters.

09. Worauf ist im neuen Verwaltervertrag besonders zu achten?

Findet ein Hausverwalter-Wechsel statt, wird mit dem neuen Verwalter ein Verwaltervertrag abgeschlossen. Anders als bei der WEG-Verwaltung ist bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung allein der Vertragsinhalt für die Aufgaben, Pflichten und Rechte des Verwalters entscheidend. Daher sind diese im Vertrag genau festzulegen. Aber auch bei der WEG-Verwaltung sind die zusätzlichen, über die im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) hinausgehenden Aufgaben und Befugnisse des Verwalters vertraglich genau festzulegen.

Ansonsten ist im Wesentlichen auf Folgendes im neuen Verwaltervertrag besonders zu achten:

Probezeit

Viele Hausverwaltungen bieten inzwischen eine meist sechsmonatige Probezeit mit einer bestimmten Kündigungsfrist zum Monatsende an. Die Eigentümer kaufen also „die Katze nicht im Sack“, sondern können sich während der sechsmonatigen Testphase von der Geeignetheit der Hausverwaltung überzeugen. Nachteil der Probezeit ist allerdings, dass auch der Hausverwalter zu dem Ergebnis kommen kann, dass es zwischen ihm und den Eigentümern nicht passt oder die Verwaltung für ihn nur zu einer höheren Vergütung rentabel ist.

Soll von einer Probezeit Gebrauch gemacht werden, ist das im Verwaltervertrag zu regeln.

Verwaltervergütung

Um späteren Streit zu vermeiden, ist im Verwaltervertrag eindeutig und transparent festzulegen, welche Leistungen mit der pauschalen Grundvergütung abgegolten sind und für welche Leistungen ein Sonderhonorar anfällt. Als Faustregel gilt dabei, dass alle Leistungen gesondert zu vergüten sind, die nicht zu den üblichen Verwalteraufgaben gehören, wie etwa die Beitreibung von rückständigen Zahlungen oder die Abwicklung umfangreicher Sanierungen.

Laufzeit und Kündigung

Verwalterverträge haben bestimmte Laufzeiten. Bei der WEG-Verwaltung kann diese Laufzeit bis zu drei Jahren bei der Erstbestellung des Verwalters nach der Begründung des Wohnungseigentums und bei den weiteren Verwalterbestellungen jeweils bis zu fünf Jahren sein. Demgegenüber wird bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung meist eine Laufzeit von einem Jahr vertraglich vereinbart. Die Frage ist hier, wie es nach dem Ende der Laufzeit weitergeht. Bei der WEG-Verwaltung muss nach drei bzw. fünf Jahren in jeden Fall eine erneute Bestellung des (amtierenden oder eines neuen) Verwalters erfolgen, § 26 Abs. 1 Satz 2 WEG, wobei auch ein neuer Verwaltervertrag abzuschließen ist. Aber auch bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung ist Regelung für die Zeit nach dem Ende der Laufzeit sinnvoll.

In der Praxis werden daher in den Verwalterverträgen meistens sogenannte Verlängerungsklauseln aufgenommen. Danach verlängert sich der Verwaltervertrag etwa um ein weiteres Jahr, wenn er nicht drei Monate vor Ablauf eines Jahres gekündigt wird. Bei der WEG-Verwaltung kann durch eine solche Klausel eine zu lange Laufzeit des Verwaltervertrags (und der Verwalterbestellung) vermieden werden. Und auch bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung herrscht Klarheit, ob der Verwalter weiter im Amt bleibt.

Erstreckt sich der Verwaltervertrag über eine bestimmte Laufzeit, ist – außer der Kündigung im Rahmen der Verlängerungsklausel – regelmäßig keine Möglichkeit zu einer ordentlichen (fristgemäßen) Kündigung des Verwaltervertrags vorgesehen. Damit sind die Parteien grundsätzlich an die Laufzeit des Verwaltervertrags gebunden. Wird das nicht gewünscht und soll eine ordentliche Kündigung während der Laufzeit möglich sein, muss das im Verwaltervertrag in der Regel ausdrücklich vereinbart werden.

Jederzeit möglich ist jedoch die außerordentliche (fristlose) Kündigung des Verwaltervertrags aus einem wichtigen Grund, wie etwa eine Straftat gegen die Eigentümer oder bei groben Pflichtverletzungen des Verwalters.

Verfügungsbeschränkung

Die Verfügungsberechtigung des Verwalters über die Mieteinnahmen bzw. Gemeinschaftsgelder sollte der der Höhe nach zu beschränkt werden, also dass etwa der Verwalter Aufträge für Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten

  • bis zu 1.000 Euro freihändig vergeben darf
  • von 1.001 bis 3.000 Euro erst nach Zustimmung des Verwaltungsbeirats bzw. des Eigentümers erteilen kann
  • ab 3.001 Euro erst nach einem Beschluss der Eigentümerversammlung bzw. der schriftlichen Zustimmung des Eigentümers vergaben kann, wobei der Verwalter zuvor Angebote von drei verschieden Firmen oder Handwerkern vorzulegen hat

Versicherungsschutz

Klar bestimmt sollte im Verwaltervertrag sein, dass der Verwalter für seine Tätigkeit über einen ausreichenden Versicherungsschutz verfügt, also eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung, Betriebshaftpflichtversicherung und Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung abgeschlossen hat.

Pflicht zur Jahresabrechnung beim Ausscheiden des Verwalters

Scheidet der Verwalter aus seinem Amt aus, stellt sich in der Praxis häufig die Frage, ob er noch die Jahresabrechnung (Hausgeldabrechnung bei der WEG-Verwaltung, Betriebskostenabrechnung bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung) erstellen muss. Während dies von der Rechtsprechung beim WEG-Verwalter eindeutig geregelt ist (Hausgeldabrechnung muss bei einem Ausscheiden während der ersten sechs Monate nach dem Ende des Wirtschaftsjahres vom scheidenden Verwalter erstellt werden, sofern sich aus der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung oder dem Verwaltervertrag nichts anderes ergibt), bestehen bei einem Ausscheiden des Miet- und Sondereigentumsverwalters keine klaren Regeln. Daher sollte im Verwaltervertrag speziell bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung eine Vereinbarung getroffen werden.

Unberührt von einer etwaigen Verpflichtung zur Erstellung der Jahresabrechnung bleibt die Pflicht des ausscheidenden Verwalters zur Rechnungslegung.

10. Was darf ein guter Hausverwalter kosten?

Regelmäßig stellen Eigentümer die Frage, was ein guter Hausverwalter kosten darf. Das lässt sich pauschal jedoch nicht beantworten. Vielmehr hängt die Vergütung der Hausverwaltung von folgenden Faktoren ab:

  • Art der Verwaltung (WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung)
  • Enthaltene Leistungen in der Grundvergütung (so können in der Grundvergütung Leistungen enthalten sein, für die andere Verwaltungen Sonderhonorare erheben)
  • Anzahl der Einheiten im Objekt (je höher, desto günstiger sind die Kosten; Kleinstverwaltungen mit wenigen Einheiten sind sehr teuer)
  • Lage der Immobilie (so ist es etwa im Süden am teuersten, im Osten am billigsten; ebenso in Städten über 300.000 Einwohner sowie im ländlichen Raum)
  • Klientel der Bewohner (gerade kritische bzw. schwierige Eigentümer sind bei der WEG-Verwaltung ein wichtiger Faktor)
  • Zustand des Objekts (umfangreiche Sanierungsarbeiten oder ein Reparaturstau verursachen für die Verwaltung viel Arbeit und erhöhen daher die Kosten)

Durchschnittlich bewegen sich die Kosten der monatlichen Grundvergütung für eine Einheit bei der

  • WEG-Verwaltung im Bestand bei 19,92 Euro
  • WEG-Neuverwaltung bei 21,22 Euro
  • Mietverwaltung bei 21,66 Euro
  • Sondereigentumsverwaltung ohne gleichzeitige WEG-Verwaltung bei 29,06 Euro
  • Sondereigentumsverwaltung mit gleichzeitiger WEG-Verwaltung bei 22,42 Euro

Die Preisschwankungen sind dabei erheblich, zudem planen viele Hausverwaltungen Preiserhöhungen (Quelle: 5. DDIV Branchenbarometer, Ergebnisse der Jahresumfrage in der Immobilienverwalterwirtschaft 2017, Mail 2017).

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