Was darf der Verwalter ohne Beschluss beauftragen? (WEG-Reform 2020)

Was darf der Verwalter ohne Beschluss beauftragen? (WEG-Reform 2020)

Mancher Wohnungseigentümer wundert sich in der Jahresabrechnung über die dort gelisteten hohen Kosten einer Instandsetzungs- oder Sanierungsmaßnahme. Denn er kann sich weder erinnern noch wüsste er davon, dass darüber ein Beschluss in der Eigentümerversammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft gefasst worden wäre. Tatsächlich ist für die Vergabe solcher Maßnahmen grundsätzlich ein Beschluss erforderlich, den der Verwalter herbeiführen muss. Allerdings ist der Verwalter auch berechtigt, bestimmte Aufträge eigenverantwortlich und ohne Beschluss zu vergeben. Was der Verwalter ohne Beschluss beauftragen darf, wann er seine Grenzen überschreitet und wann er haftet, erfahren Sie hier.

 

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1. WEG-Reform 2020: Diese Neuerungen sind hier von Bedeutung

Vor dem Inkrafttreten der WEG-Reform am 01.12.2020 waren in § 27 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) alter Fassung (a. F.) Regelbeispiele aufgeführt, aus denen sich die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters ergaben. Nach dem jetzt geltenden Recht ist der Verwalter nach § 27 Abs. 1 WEG gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft zu Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung berechtigt und verpflichtet, die

  • von untergeordneter Bedeutung sind und die Eigentümergemeinschaft nicht erheblich verpflichten oder
  • zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind

Diese Rechte und Pflichten des Verwalters können die Wohnungseigentümer durch Beschluss einschränken oder erweitern, § 27 Abs. 2 WEG.

Wichtig ist die durch die Reform neu eingeführte Trennung von Innenverhältnis und Außenverhältnis. § 27 Abs. 1 WEG regelt nun allein das Innenverhältnis zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Verwalter. Auch wenn die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters im Innenverhältnis nach § 27 Abs. 2 WEG eingeschränkt sind, berührt das nicht die Vertretungsmacht des Verwalters im Außenverhältnis(etwa für die Vergabe von Aufträgen an Dritte wie Firmen oder Handwerker), die in § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG geregelt ist. Überschreitet der Verwalter die Außenvollmacht im Innenverhältnis zur Eigentümergemeinschaft, muss diese dafür einstehen, zumal Beschränkungen des Umfangs der Vollmacht gegenüber Dritten unwirksam sind, § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG. Tritt ein solcher Fall ein, kann die Eigentümergemeinschaft aber den Verwalter haftbar machen.

2. Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung und ohne erhebliche Verpflichtungen sind rechtens

Geändert hat sich an den Aufgaben und Befugnissen als solchen durch die Neuerung nichts. Der Verwalter ist nach wie vor zuständig für die Durchführung von Beschlüssen und Vereinbarungen sowie der Hausordnung. Zudem greift der Gesetzgeber in seiner Begründung zu § 27 WEG in der jetzt geltenden Fassung die früheren Regelbeispiele auf, und zwar namentlich das Ergreifen von Maßnahmen für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums, die Vereinnahmung und Abführung insbesondere der Lasten- und Kostenbeiträge, die Bewirkung und Entgegennahme aller Zahlungen und Leistungen der laufenden Verwaltung sowie ebenfalls die Verwaltungder eingenommenen Gelder (Bundestag-Drucksache (BT-Drs. 19/22634, Seite 47).

Welche Maßnahmen zu treffen sind, etwa zur ordnungsgemäßen Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums, liegt regelmäßig nicht in der Kompetenz des Verwalters. Vielmehr liegt die Entscheidungskompetenz über die Ergreifung von und welchen Maßnahmen grundsätzlich bei den Wohnungseigentümern. Der Verwalter muss daher über die durchzuführenden Maßnahmen in der Regel eine Beschlussfassung der Wohnungseigentümer herbeiführen.

Eigenverantwortlich und ohne Beschluss der Eigentümer ist der Verwalter nur zur Ergreifung von Maßnahmen berechtigt, die von untergeordneter Bedeutung und ohne erhebliche Verpflichtungen bzw. Kosten für die Eigentümergemeinschaft sind. Das gilt etwa für die Vergabe laufender Reparaturen und gewöhnliche Instandsetzungen geringen Umfangs. Was dabei konkret eine Maßnahme von untergeordneter Bedeutung und ohne erhebliche Verpflichtungen für die Eigentümergemeinschaft ist, hängt nach Ansicht des Gesetzgebers entscheidend von der Größe der Wohneigentumsanlage ab. Je größer die Anlage ist, desto umfangreicher sind die Maßnahmen, die der Verwalter treffen kann und muss (BT-Drs. 19/22634, Seite 47).

Berechtigt ohne Beschluss der Wohnungseigentümer ist der Verwalter nach der Begründung zu § 27 WEG jedenfalls zum Austausch defekterLeuchtelemente im Bereich des Gemeinschaftseigentums, der Instandsetzung eines Fensterglases oder der Graffitientfernung. Je nach Größe der Wohnanlage gehören dazu auch der Abschluss von Versorgungs- oder Dienstleistungsverträgen und die (gerichtliche) Geltendmachung von Hausgeldforderungen (BT-Drs. 19/22634, Seite 46 f). Für Versorgungsleistungen gilt das aufgrund ihrer kurzen Laufzeiten und geringen Preisunterschiede (Landgericht (LG) Frankfurt am Main, Urteil vom 25.02.2021, Az.: 2-13 S 146/19), ebenso ist die Beitreibung von Hausgeldern rechtens (LG Dortmund, Beschluss vom 19.03.2021, Az.: 1 S 262/20). Bei Verträgen mit einer Laufzeit von mehr als zwei Jahren ist aber davon auszugehen, dass der Verwalter zu deren Abschluss ohne Beschluss der Eigentümer nicht berechtigt ist.

3. Nachteilsabwendung, insbesondere Notmaßnahmen: Was der Verwalter darf – und was nicht

Ohne Beschluss der Wohnungseigentümer darf der Verwalter die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen, die „zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind“, § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG. Das betrifft Notfallmaßnahmen, die so eilbedürftig sind, dass darüber nicht erst in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung (unter Verkürzung der dreiwöchigen Einladungsfrist wegen besonderer Dringlichkeit) beschlossen werden kann. Die Eilbedürftigkeit ist gegeben bei Ausfall der Heizungsanlage, Brand, Explosion, schadhafter Gasleitung, Verstopfung bzw. Bruch einer Versorgungs- oder Abwasserleitung sowie Überschwemmung. Berechtigt ist der Verwalter auch zu Maßnahmen, die nicht unmittelbar der Erhaltung des Gemeinschaftseigentums dienen, wie etwa der Abriss einer Mauer wegen Einsturzgefahr.

In eilbedürftigen Fällen muss der Verwalter sofort handeln und alles unternehmen, um die drohende Gefahr zu beseitigen. Dazu ist er auch zur Beauftragung von Handwerkern berechtigt (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 10.02.1997, Az.: 15 W 197/96). Die Berechtigung erstreckt sich aber nur auf solche Beauftragungen bzw. Notfallmaßnahmen, die zur Beseitigung der drohenden Gefahr oder zur Verhinderung von Folgeschäden erforderlich erscheinen (LG Frankfurt/Oder, Urteil vom 02.10.2012, Az.: 16 S 11/12). Dagegen darf der Verwalter Maßnahmen zur dauerhaften Behebung der Gefahren- oder Schadensursache nicht ergreifen (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 25.09.2015, Az.: V ZR 246/14).

Eilbedürftigkeit liegt auch vor, wenn ein Schaden in einem Sondereigentum zu einer konkreten Gefährdung des Gemeinschaftseigentums führen kann, wie etwa ein Wasserrohrbruch in einer Eigentumswohnung. Hier ist es rechtens, wenn sich der Verwalter bei Abwesenheit des Eigentümers Zugang zur Wohnung verschafft, um den Schaden abzuwenden.

4. Verwalterrechte und -pflichten: So erfolgen Einschränkungen und Erweiterungen

Vor allem im von den Wohnungseigentümern beschlossenen Verwaltervertrag ist es möglich, die Rechte des Verwalters einzuschränken oder zu erweitern. Einschränkungen im Verwaltervertrag oder durch Beschluss gemäß § 27 Abs. 2 WEG können etwa so erfolgen, dass der Verwalter – auch bei Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung und ohne erhebliche Verpflichtungen für die Eigentümergemeinschaft – ab einem bestimmten Kostenvolumen vor Durchführung einer Maßnahme die Zustimmung des Verwaltungsbeirats in Textform einholen muss, also etwa in Form eines Faxes oder einer E-Mail. Das gilt ebenso für den Abschluss von Dienstleistungsverträgen. Keinesfalls eingeschränkt werden sollten jedoch Maßnahmen zur Nachteilsabwendung.

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Dagegen kommen Erweiterungen dergestalt in Betracht, dass der Verwalter Erhaltungsmaßnahmen (also Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen) bis zu einem bestimmten Kostenvolumen eigenverantwortlich und ohne Eigentümerbeschluss für die Eigentümergemeinschaft vergeben darf. Dabei ist das jährliche Gesamtvolumen auf einen bestimmten Betrag zu beschränken, damit die Gesamtkosten nicht uferlos werden oder der Verwalter einen größeren, vom Beschluss der Eigentümer abhängigen Auftrag in kleinere Aufträge splitten kann, für die er keine Eigentümerbeschlüsse benötigt. Alles das ist auch bei Dienstleistungsverträgen möglich.

Empfehlenswert ist es, wenn der Verwaltervertrag jeweils eine Regelung über ein Instandhaltungs-Budget und ein Sachverständigen-Budgetenthält, wobei der Verwalter über die einzelnen Budgets frei verfügen kann.

4.1. Instandhaltungs-Budget: Finanzielles Risiko bleibt überschaubar

Ein Instandhaltungs-Budget für Erhaltungsmaßnahmen ohne jede Beschränkung, Budgetierung oder Begrenzung der Höhe wäre ein unangemessener Nachteil für die Wohnungseigentümer. Denn das hätte ein unüberschaubares Kostenrisiko für den einzelnen Eigentümer zur Folge. Daher würde eine solche Klausel im Verwaltervertrag gegen das Gebot von Treu und Glauben verstoßen, so dass diese nach § 307 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Nr. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) unwirksam wäre. Zudem widerspräche ein unbegrenztes Budget dem Grundsatz ordnungsmäßiger Verwaltung (OLG München, Beschluss vom 20.03.2008; Az.: 34 Wx 46/07).

Wie hoch das Budget sein sollte, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls. Für die Bemessung ist insbesondere die Größe der Wohneigentumsanlage maßgeblich. Als ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechend gilt ein jährliches Budget für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen in Höhe von 2.000 Euro, über das der Verwalter frei und Eigentümerbeschluss verfügen kann (LG Dortmund, Beschluss vom 22.05.2015, Az.: 1 S 13/15). Handelt es sich um größere Wohneigentumsanlagen, ist eine angemessene Erhöhung des Budgets zulässig.

4.2. Sachverständigen-Budget: Schadensursache schnell finden

Entstehen Schäden am gemeinschaftlichen Eigentum, vermeidet ein schnelles Auffinden der Schadensursache häufig weitere Beeinträchtigungen. Insbesondere Feuchtigkeitsschäden können häufig Sondereigentum bzw. Eigentumswohnungen in Mitleidenschaft ziehen. Wird dem Verwalter über ein Sachverständigen-Budget eingeräumt, über das er frei und ohne Beschluss der Eigentümer verfügen darf, kann er die Schadensursache durch Hinzuziehung eines Sachverständigen kurzfristig klären.

An sich kann die Hinzuziehung eines Sachverständigen gegenüber der Eigentümergemeinschaft als Maßnahme mit untergeordneter Bedeutung und unerheblicher Verpflichtung für die Eigentümergemeinschaft beurteilt werden. Dazu ist der Verwalter im Innenverhältnis berechtigt und kann die Maßnahme im Außenverhältnis aufgrund seiner Vertretungsmacht nach § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG ohne weiteres veranlassen. Um eventuelle Streitigkeiten zu vermeiden, sollte jedoch im Verwaltervertrag eine Regelung über ein Sachverständigen-Budget aufgenommen werden. Dabei dürfte ein jährlicher Höchstbetrag von 2.500 Euro ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen.

5. Schadensersatz und Gegenansprüche: Das gilt bei eigenmächtigem Handeln des Verwalters

Vergibt der Verwalter eigenmächtig ohne einen erforderlichen Beschluss der Wohnungseigentümer Aufträge, macht er sich schadensersatzpflichtig. Der Verwalter kann aber Gegenansprüche haben.

5.1. Verwalter muss regelmäßig Ersatz leisten

Mit dem Inkrafttreten der WEG-Reform am 01.12.2020 wurde die Wohnungseigentümergemeinschaft zur Trägerin der gesamten Verwaltung und dadurch aller Rechte und Pflichten. Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums ist nun Sache der Eigentümergemeinschaft, § 18 Abs. 1 WEG, und nicht mehr der Wohnungseigentümer. Für die Eigentümergemeinschaft handeln ihre Organe, und zwar die Eigentümerversammlung als Willensbildungsorgan und der Verwalter als Vertretungsorgan bzw. Ausführungsorgan. Das führt in der Praxis dazu, dass die einzelnen Eigentümer grundsätzlich unmittelbar gegen den Verwalter keine Ansprüche mehr geltend machen können. Vielmehr müssen sich die Eigentümer an die Eigentümergemeinschaft wenden, die ihrerseits an den Verwalter herantritt.

Verletzt nun der Verwalter seine Pflichten, in dem er Aufträge ohne einen ihn dazu berechtigenden Beschluss der Eigentümer vergibt, weil

  • es sich um keine Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung und ohne erhebliche Verpflichtungen für die Eigentümergemeinschaft handelt sowie
  • keine Notmaßnahme in einem eilbedürftigen Fall vorliegt,

macht er sich gegenüber der Eigentümergemeinschaft in voller Höhe der vergebenen Aufträge schadensersatzpflichtig. Dazu gehört etwa der Werklohn, den der Verwalter aus Mitteln der Eigentümergemeinschaft gezahlt hat (OLG Hamm, Beschluss vom 19.07.2011, Az.: 15 Wx 120/10). Die Eigentümergemeinschaft muss sich aber das anrechnen lassen, was an Arbeiten erforderlich war und aufgrund einer entsprechenden Beschlussfassung veranlasst worden wäre.

Nach Ansicht des Gesetzgebers ist der mit der Eigentümergemeinschaft geschlossene Verwaltervertrag ein „Vertrag mit Schutzwirkung zugunsten Dritter“, also den Wohnungseigentümern. Diesen sollen daher eigene Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter zustehen (BT-Drs. 19/22634, Seite 47). Diese Rechtslage galt jedoch vor dem Inkrafttreten der WEG-Reform. Nach überwiegender Ansicht besteht nun nur noch ein Schadensersatzanspruch der Eigentümergemeinschaft (LG Hannover, Urteil vom 23.03.2021, Az.: 483 C 13214/20; Wicke in Palandt, § 27 WEG Rn. 1; Skauradszun in Münchener Kommentar zum BGB, § 27 WEG Rn. 56).

5.2. BGH: Verwalter kann Gegenansprüche haben

Nach Ansicht des BGH kann einem Verwalter ein Kostenerstattungsanspruch für eigenmächtig oder beschlusswidrig vergebene Aufträge für Arbeiten am Gemeinschaftseigentum zustehen. Dieser Gegenanspruch komme in Betracht, wenn der Verwalter zu seinem Handeln nicht durch einen Beschluss der Eigentümer oder durch eine Notmaßnahme berechtigt gewesen sei. Die Rechtsgrundlage für den Ersatzanspruch ergäbe sich aus der Geschäftsführung ohne Auftrag oder dem Bereicherungsrecht. Anders als der einzelne Wohnungseigentümer habe der Verwalter aufgrund seines gesetzlichen Aufgabenkreises die Kompetenz, Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum durchzuführen, was auch nach der WEG-Reform gelte. Der Verwalter könne daher Ersatz für die von ihm bei der Geschäftsführung für die Eigentümergemeinschaft entstandenen Aufwendungen verlangen (BGH, Urteil vom 10.12.2021, Az.: V ZR 32/21).

Die Karlsruher Richter führten aus, dass ein Ersatzanspruch den Interessen der Wohnungseigentümer nicht entgegenstehe, da der Verwalter den Anspruch nur nach den Vorschriften der ungerechtfertigten Bereicherung geltend machen könne. Das habe zur Folge, dass die Wohnungseigentümer für keine Maßnahmen aufkommen müssten, die für sie wertlos seien. Denn der Ersatzanspruch des Verwalters gleiche regelmäßig die Werterhöhung der Anlage aus, die durch die von ihm veranlassten Maßnahmen herbeigeführt worden sei. Haben die Maßnahmen der Planung der Wohnungseigentümer entsprochen, seien dagegen die ersparten Aufwendungen der Eigentümer entscheidend.

Besteht die Eigenmächtigkeit des Verwalters darin, eine andere als die von den Wohnungseigentümern beschlossene Firma zu beauftragen, ist nach Meinung des BGH eine Verringerung des Ersatzanspruchs möglich. Das sei der Fall, wenn die künftige Durchsetzung etwaiger Gewährleistungsansprüche gegen die von dem Verwalter beauftragte Firma weniger erfolgversprechend erscheine oder wenn die Eigentümer die Geschäftsbeziehung zu der von ihnen ausgewählten Firma festigen wollten, um etwa künftig bevorzugt behandelt zu werden. Der Abschlag vom Ersatzanspruch des Verwalters zum Ausgleich der wirtschaftlichen Nachteile für die Eigentümergemeinschaft könne je nach den Umständen des Einzelfalls bis zu 20% betragen.

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