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In einer Wohnungseigentümergemeinschaft hat der Verwaltungsbeirat als Bindeglied zwischen dem Verwalter und den Wohnungseigentümern verschiedene Aufgaben. Dazu gehört insbesondere die Vermittlung des Beirats zwischen dem Verwalter und den Eigentümern sowie die Unterstützung und die Überwachung des Verwalters. Bei der Durchführung dieser Aufgaben opfert der Beirat nicht nur seine Zeit. Vielmehr entstehen ihm auch Kosten, so etwa für Porto oder Fahrten. Ob der Verwaltungsbeirat für diese aufgewendete Zeit und / oder ihm insoweit entstandene Kosten einen Anspruch auf Vergütung bzw. Aufwandsentschädigung gegen die Eigentümergemeinschaft hat, erfahren Sie hier.

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1. Rechtliche Beziehung zur Eigentümergemeinschaft maßgeblich

Nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) hat der Verwaltungsbeirat folgende Aufgaben:

• Vertretung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter durch den Beiratsvorsitzenden, § 9b Abs. 2 WEG
• Ladung zur Versammlung, wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert, durch den Beiratsvorsitzenden oder dessen Vertreter, § 24 Abs. 3 WEG
• Unterzeichnung der Niederschrift über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse durch den Beiratsvorsitzenden oder dessen Vertreter, § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG
• Unterstützung und Überwachung des Verwalters bei der Durchführung seiner Aufgaben durch den gesamten Beirat, § 29 Abs. 2 Satz 1 WEG
• Regelmäßig Prüfung und Stellungnahme zum Wirtschaftsplan und der Jahresabrechnung durch den gesamten Beirat, § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG, bevor die Beschlüsse nach § 28 Abs. 1 Satz 1 WEG (Vorschüsse) und § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG (Nachschüsse und Anpassung der Vorschüsse) gefasst werden

Zusätzlich kann der Beirat weitere Aufgaben durch einen Beschluss oder eine Vereinbarung der Wohnungseigentümer erhalten, sofern der Beirat bzw. dessen Mitglieder dem zustimmen. Das kommt etwa in Verbindung mit Erhaltungsmaßnahmen oder für Verfügungen über das gemeinschaftliche Vermögen in Betracht.

Ob der Verwaltungsbeirat für die Durchführung dieser Aufgaben und den damit ihm entstehenden Kosten eine Aufwandsentschädigung beanspruchen kann, hängt von der rechtlichen Beziehung zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ab.

2. Ehrenamtliche Tätigkeit: Beirat erhält Aufwendungsersatz oder Pauschale

Meistens üben die Mitglieder des Verwaltungsbeirats ihre Beiratstätigkeit unentgeltlich als Ehrenamt aus und haben mit der Eigentümergemeinschaft keinen Beiratsvertrag mit einer Vergütungsregelung geschlossen. In diesem Fall hat jedes Beiratsmitglied als Beauftragter nach §§ 662, 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) einen Anspruch auf Aufwendungsersatz für die ihm entstandenen Kosten (Schleswig-Holsteinisches Oberlandesgericht (OLG), Beschluss vom 13.12.2004, Az.: 2 W 124/03). Gerichtet ist der Anspruch gegen die Eigentümergemeinschaft.

2.1. Aufwendungsersatz (Auslagenersatz)

Zu ersetzen sind dem Verwaltungsbeirat die Aufwendungen bzw. Auslagen, die er umständehalber als für erforderlich ansehen konnte, also objektiv betrachtet notwendig waren. Dabei müssen die Aufwendungen angemessen sein und in Relation zum Zweck stehen. Von Bedeutung ist hier auch, ob dem Beirat weitere Aufgaben durch Eigentümerbeschluss oder einer Vereinbarung übertragen wurden.

Erforderliche Aufwendungen sind etwa die Kosten für Porto, Kopien, Fahrten, benötigte Fachliteratur oder Seminarbesuche zur Fort- und Weiterbildung, soweit die Aufwendungen im Zusammenhang mit der Beiratstätigkeit stehen. Der Aufwendungsersatz ist vom Verwalter aus dem Vermögen der Eigentümergemeinschaft zu leisten. Hat der Verwalter Zweifel, ob und in welcher Höhe der Aufwendungsersatz zu gewähren ist, sollte er die Wohnungseigentümer um eine Weisung ersuchen.

Den Beiratsmitgliedern sind die Aufwendungen regelmäßig gegen Vorlage einer Quittung oder eines sonstigen Nachweises zu ersetzen.

2.2. Pauschale (Aufwandsentschädigung)

Aus Zweckmäßigkeitsgründen kann der Anspruch des Verwaltungsbeirats auf Aufwendungsersatz auch durch eine Pauschale bzw. Aufwandsentschädigung abgegolten werden (Schleswig-Holsteinisches OLG, Beschluss vom 13.12.2004, Az.: 2 W 124/03). Regelmäßig ergeht über die Gewährung einer solchen Pauschale bzw. pauschalisierten Aufwendungsersatz ein Beschluss der Wohnungseigentümer. Durch den Beschluss kann aber nicht der nach § 670 BGB zustehende Aufwendungsersatz geschmälert werden. Daher sind dem einzelnen Beiratsmitglied höhere Aufwendungen als die gewährte Pauschale zu ersetzen, sofern das Mitglied diese nachweisen kann. Ebenso wenig ist es möglich, den Anspruch auf Aufwendungsersatz durch Beschluss auszuschließen.

Gezahlt werden kann die Pauschale pro Beiratsmitglied oder als Gesamtbetrag (etwa am Jahresende) an den Beirat. Einen Gesamtbetrag teilen die Beiratsmitglieder dann einvernehmlich unter sich auf.

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3. Beiratsvertrag: Hier besteht eine Vergütungsregelung

Aufgrund einer Vereinbarung (etwa in der Teilungserklärung) oder durch Beschluss der Wohnungseigentümer kann den einzelnen Mitgliedern des Verwaltungsbeirats auch eine Vergütung gezahlt werden. Ein solcher Beschluss kommt in Betracht, wenn der Beirat über seine üblichen Aufgaben hinaus Geschäftsbesorgungen für die Eigentümergemeinschaft vornehmen und daher nach außen im Rechtsverkehr für die Eigentümergemeinschaft auftreten soll. Ebenso ist eine Vergütungsregelung bei einem besonders hohen Zeitaufwand für die Beiratstätigkeit denkbar, etwa wegen der Größe der Eigentümergemeinschaft oder der Mithilfe bei der Bewältigung größerer Sanierungsmaßnahmen.

In diesen Fällen wird regelmäßig zwischen der Eigentümergemeinschaft und den einzelnen Beiratsmitgliedern ein Beiratsvertrag über entgeltliche Geschäftsbesorgung geschlossen, wobei den Mitgliedern nach §§ 611, 675 BGB ein Vergütungsanspruch zusteht. Neben den zusätzlichen, über das Übliche hinausgehenden Rechten und Pflichten des Beirats wird darin neben der Dauer des Beiratsamts eine Vergütungsregelung aufgenommen, wobei die Eigentümer über den Beiratsvertrag oder zumindest über dessen Eckdaten (Vergütung und Dauer des Beiratsamts) zu beschließen haben. Grundsätzlich sind mit der Vergütungsregelung Ansprüche der Beiratsmitglieder auf Aufwendungsersatz abgegolten. Das einzelne Mitglied kann aber auch vertraglich auf den Ersatz von Aufwendungen verzichten.

4. So hoch dürfen Ehrenamts-Pauschale und vertragliche Vergütungsregelung sein

Wie hoch eine Pauschale beim Ehrenamt oder eine Vergütungsregelung im Beiratsvertrag sein darf, ist gesetzlich nicht bestimmt. Damit ist allein maßgeblich, dass die Höhe bzw. Angemessenheit der Pauschale oder Vergütungsregelung ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen muss.

4.1. Pauschale beim Ehrenamt

Eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 100 Euro pro Beiratsmitglied und Jahr ist nach Auffassung des Amtsgerichts (AG) München ausreichend. Denn das einzelne Beiratsmitglied werde als Beauftragter im Sinne der §§ 662 ff. BGB unentgeltlich tätig. Ihm stünde daher nur ein Ersatz für seine Aufwendungen zu, nicht aber einen Ersatz für seine aufgewendete Zeit. Der den tatsächlichen Aufwendungen entsprechende pauschalierte Aufwendungsersatz betrage üblicherweise circa 100 Euro jährlich. Ein hoher zeitlicher Aufwand für die Beiratstätigkeit könne bei der Pauschale nicht berücksichtigt werden, da der Zeitaufwand dem Grundsatz der Unentgeltlichkeit unter falle. Solle der zeitliche Aufwand honoriert werden, sei dafür eine vertragliche Vergütungsregelung zu beschließen.

Hintergrund dieser Entscheidung war die Anfechtungsklage eines Eigentümers, der gegen den Beschluss der Eigentümergemeinschaft vorging, jedem Beiratsmitglied eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 500 Euro jährlich zu gewähren. Die Münchener Richter sahen durch eine solch hohe Pauschale die Grenze zwischen Aufwendungsersatz und Vergütung verwischt (AG München, Urteil vom 01.02.2017, Az.: 481 C 15463/16 WEG).

Ebenso beurteilte das Kammergericht (KG) Berlin eine jährliche Pauschale in Höhe von 500 Euro für die Beiratsvorsitzende als nicht mehr angemessen, so dass dies ordnungsgemäßer Verwaltung widerspräche. Auch eine besonders zerstrittene und schwierige Wohnungseigentümergemeinschaft rechtfertige keine andere Bewertung. Das KG sprach zwar von einer Vergütung, meinte aber eine Aufwandsentschädigung, wie aus der unentgeltlichen Tätigkeit der Beiratsmitglieder hervorging (KG Berlin, Urteil vom 29.03.2004, Az.: 24 W 194/02).

Etwas irritierend erscheint eine Entscheidung des AG Hattingen. Danach sei gegen eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 250 Euro pro Beiratsmitglied und Jahr nichts einzuwenden, ebenso nichts gegen einen zusätzlichen Aufwendungsersatz für vom Beirat benötigtes Büromaterial nach Vorlage der Quittung. Irritierend ist, dass die Hattinger Richter neben einer Aufwandsentschädigung auch einen Aufwendungsersatz für rechtens hielten, obwohl der Aufwendungsersatz mit der Aufwandsentschädigung bereits abgegolten ist. Möglicherweise meinte das Gericht eine Vergütung für den Zeitaufwand des Beirats, zu der ausnahmsweise auch ein Aufwendungsersatz für Büromaterial genehmigt wurde (AG Hattingen, Urteil vom 23.01.2014, Az.: 28 C 30/13). 

4.2. Vergütungsregelung im Beiratsvertrag

Die Höhe und damit die Angemessenheit der Vergütung hängt vom Zeitaufwand der Mitglieder des Verwaltungsbeirats für Beiratstätigkeiten ab. Dabei richtet sich der Zeitaufwand etwa nach der Größe der Eigentümergemeinschaft, deren Vertretung im Rechtsverkehr oder den anstehenden Sanierungs- und sonstigen Maßnahmen für die Liegenschaft. Auch kann eine besondere Sachkunde der Beiratsmitglieder von Bedeutung sein.

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Eine Vergütungsregelung für die Beiratsmitglieder einer größeren Wohnungseigentümergemeinschaft (hier 340 Wohneinheiten) ist nach Ansicht des Landgerichts (LG) Hannover nicht zu beanstanden. Das Gericht würdigte dabei auch die Inanspruchnahme der besonderen Fachkunde eines Beiratsmitglieds. Angesichts der Größe der Eigentümergemeinschaft sei eine Vergütung in Höhe von insgesamt 3.579.04 Euro pro Jahr für die drei Beiratsmitglieder angemessen und entspräche noch ordnungsgemäßer Verwaltung (LG Hannover, Beschluss vom 10.01.2006, Az.: 4 T 78/05).