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Nicht nur die Wohnungseigentümer können sich vom Verwalter trennen, etwa weil sie mit ihm unzufrieden sind.
Auch der Verwalter hat die Möglichkeit, seine Tätigkeit für die Eigentümergemeinschaft zu beenden. Dafür kommen die unterschiedlichsten Gründe in Betracht, die von gesundheitlichen Problemen über Schwierigkeiten mit der Eigentümergemeinschaft bis hin zur mangelnden Lukrativität der Vergütung reichen. Einer der Wege des Verwalters zum Abschied von der Eigentümergemeinschaft ist die Kündigung bzw. Nichtverlängerung des Verwaltervertrags. Was die Eigentümergemeinschaft in diesem Fall unternehmen sollte, erfahren Sie hier.

Hinweis: Dieser Artikel beinhaltet nicht die Fälle, in denen der Verwalter außerordentlich (fristlos) aus wichtigem Grund den Verwaltervertrag kündigt und / oder sein Amt niederlegt.

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1. Verwaltervertrag und Bestellung sind gesondert zu betrachten

Kündigt der Verwalter den Vertrag oder verlängert er diesen nicht, ist stets zu beachten, dass die Kündigung bzw. Nichtverlängerung von der Abberufung des Verwalters zu trennen ist. Denn nach der Trennungstheorie sind die Bestellung des Verwalters, der Abschluss des Verwaltervertrags, die Abberufung des Verwalters und die Beendigung des Verwaltervertrags jeweils eigenständige Rechtsakte. Endet nun der Verwaltervertrag, der rein schuldrechtlicher Natur ist, bleibt davon die Bestellung, die die Organstellung des Verwalters betrifft, unberührt.

Wird also der Verwaltervertrag gekündigt oder nicht verlängert, ändert das nichts an der Bestellung des Verwalters, der weiterhin im Amt bleibt. Erst wenn die Bestellung endet oder der Verwalter abberufen wird, endet das Verwalteramt.

2. Verlängerung nur stillschweigend möglich

Zur Vermeidung von Missverständnissen ist darauf hinzuweisen, dass der Verwalter weder den Verwaltervertrag noch die Bestellung einseitig von sich aus verlängern kann. Vielmehr ist dafür grundsätzlich ein Beschluss der Wohnungseigentümer erforderlich. Anders ist das bei der stillschweigenden Verlängerung. Diese kommt aufgrund von Klauseln im Verwaltervertrag zustande, wonach sich die Bestellung (bis zur Höchstdauer von drei bzw. fünf Jahren, § 26 Abs. 2 WEG) und der Verwaltervertrag oder nur der Verwaltervertrag stillschweigend verlängern, wenn nicht zuvor gekündigt wird. Eine solche Klausel lautet etwa wie folgt:

Der Verwalter wird zunächst vom 1.02.2022 bis zum 31.01.2023 bestellt. Die Bestellung und der Verwaltervertrag verlängern sich stillschweigend um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht von einer Seite mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende gekündigt wird.

3. Normalfall: Verwaltervertrag gekündigt / nicht verlängert – Bestellung endet

Im Normalfall wird der Verwaltervertrag auf bestimmte Zeit geschlossen, wobei nur eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund möglich ist. Ist die Zeit abgelaufen, endet der Verwaltervertrag. Zum gleichen Zeitpunkt endet für den Verwalter der Bestellungszeitraum.

Auch kann es bei Klauseln mit stillschweigender Verlängerung sein, dass der Verwalter gemäß dem Verwaltervertrag (siehe die Klausel unter 02.) die Bestellung und den Verwaltervertrag fristgemäß gekündigt hat, so dass beides gleichzeitig endet. Ebenso ist es möglich, dass der Verwalter bei einer entsprechenden Klausel den Verwaltervertrag fristgemäß gekündigt hat, wobei – davon unabhängig – der Bestellungszeitraum zum gleichen Zeitpunkt wie der Verwaltervertrag endet.

4. Das sollten die Eigentümer unternehmen

Enden Verwaltervertrag sowie Bestellung und ist der Verwalter zu einer Fortsetzung seiner Tätigkeit nicht mehr bereit, benötigen die Wohnungseigentümer einen neuen Verwalter. Dazu sollten die Eigentümer folgendes unternehmen:

4.1. Verwaltersuche: Wann beginnen?

Die Suche nach einem neuen Verwalter sollte sofort beginnen. Regelmäßig ist dafür ein Zeitraum von drei bis vier Monaten anzusetzen. Bei schwierigen Umständen wie etwa Sanierungsstau, fehlende Liquidität oder zerstrittenen bzw. kleinen Eigentümergemeinschaften dauert die Verwaltersuche meist mindestens ein halbes Jahr.

4.2. Wer einen Verwalter suchen darf

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erfolgt durch die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, § 18 Abs. 1 WEG, so dass diese einen neuen Verwalter suchen müsste. Da dies wenig praktikabel ist, sollten sich die Eigentümer abstimmen. Suchen sollte daher der Verwaltungsbeirat, der sicherlich auch Vorschläge von einzelnen Eigentümern prüfen wird. Ist kein Beirat vorhanden, sollten dazu bereite Eigentümer die Suche durchführen und leiten.

Es empfiehlt sich nicht, die Suche dem ausscheidenden Verwalter zu überlassen. Dieser wird kein Interesse daran haben, noch Zeit und Mühe in die Suche nach einem guten und passenden neuen Verwalter zu investieren.

4.3. Drei Angebote sind Pflicht

Soll ein neuer Verwalter bestellt werden, sind zuvor mindestens drei Angebote verschiedener Hausverwaltungen einzuholen (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10). Vereinzelt wird darüber hinaus die Einholung von drei Vertragsentwürfen verlangt. Zudem soll sich aus den Angeboten die Bereitschaft des jeweiligen Bewerbers ergeben, das Verwalteramt zum vorgesehenen Bestellungszeitpunktanzutreten (Landgericht (LG) Dortmund, Urteil vom 10.11.2015, Az.: 1 S 308/15).

Liegen besondere Umstände vor, kann ein Angebot ausreichen. So etwa, wenn die Eigentümergemeinschaft so verrufen ist, dass sich nur eine Hausverwaltung bewirbt (LG Dortmund, Urteil vom 15.01.2016, Az.: 17 S 112/15).

Ebenso kann ein Angebot genügen, wenn ein zur Einholung bereiter Eigentümer nur ein Angebot beigebracht hat und der wegen der zu geringen Anzahl an Angeboten anfechtende Eigentümer selbst keine Angebote eingeholt hat. Hier kommt ein rechtsmissbräuchliches Verhalten des die Anfechtung erklärenden Eigentümers in Betracht (LG Dortmund, Urteil vom 15.01.2016, Az.: 17 S 112/15).

Vor der Eigentümerversammlung müssen die Wohnungseigentümer ausreichend Zeit haben, die Angebote durchzusehen. Innerhalb der grundsätzlich dreiwöchigen Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung sind den Eigentümern daher die Angebote der Bewerber für das Verwalteramt oder deren Namen und die Eckdaten der Angebote wie Laufzeit und Vergütung zu übermitteln. Erhalten die Eigentümer nur Eckdaten, können sie verlangen, auch über die vollständigen Angebote informiert zu werden (BGH, Urteil vom 24.01.2020, Az.: V ZR 110/19).

Noch einen Schritt weiter gehen die Instanzgerichte. Nach deren Entscheidungen sollen die Vergleichsangebote bereits mit der Einladung zur Eigentümerversammlung an sämtliche Wohnungseigentümer verschickt werden (Oberlandesgericht (OLG) Köln, Beschluss vom 14.04.2005, Az.: 16 Wx 23/05; Amtsgericht (AG) Hamburg-Altona, Urteil vom 16.05.2014, Az.: 303a C 22/13).

Auch wenn sich die Wohnungseigentümer mehrheitlich bereits im Vorfeld der Verwalterbestellung auf den später bestellten Verwalter geeinigthatten, sind drei Vergleichsangebote einzuholen und ausreichende Zeit vor der Eigentümerversammlung zu übermitteln (LG Frankfurt am Main, Urteil vom 07.01.2015, Az.: 2-09 S 45/14).

4.4. Kommissarischen Verwalter einsetzen

Scheidet der amtierende Verwalter aus und ist noch kein neuer Verwalter gefunden, können die Wohnungseigentümer übergangsweise einen kommissarischen Verwalter einsetzen. Dabei handelt es sich um einen vorläufigen Verwalter, der aus den Reihen der Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft mit Mehrheitsbeschluss bestellt wird. In Betracht kommen sowohl ein Mitglied des Verwaltungsbeirats als auch jeder andere Wohnungseigentümer.

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Die Dauer der Bestellung des kommissarischen Verwalters erfolgt für den Zeitraum, bis zu dem ein regulärer WEG-Verwalter im Amt ist. Da der kommissarische Verwalter genau so haftet wie ein regulärer Verwalter, sollten sich seine Tätigkeiten auf das Wesentliche beschränken, also etwa die

• Sicherstellung der laufenden Zahlungen
• Durchführung dringend erforderlicher Maßnahmen und unaufschiebbarer Notmaßnahmen
• Organisation der Suche nach einem regulären WEG-Verwalter und dessen Bestellung

Zudem sollte der kommissarische Verwalter eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen, die die Eigentümergemeinschaft finanziert.

Die Vorteile des kommissarischen Verwalters sind zum einen, dass die Eigentümergemeinschaft bis zur Bestellung eines neuen Verwalters handlungsfähig bleibt. Zum anderen brauchen sich die Wohnungseigentümer bei der Verwaltersuche nicht unter Druck setzen lassen und können in Ruhe nach einem passenden Verwalter Ausschau halten.

5. Sonderfälle: Verwaltervertrag gekündigt / nicht verlängert – Bestellung bleibt bestehen

Abweichend vom Normalfall, in dem Verwaltervertrag und Bestellung zum gleichen Zeitpunkt enden, kann trotz fristgemäß gekündigtem bzw. nicht verlängertem Verwaltervertrag die Bestellung bestehen bleiben. So gibt es Konstellationen, wonach

• der Verwaltervertrag – dessen Kündigung nur außerordentlich aus wichtigem Grund möglich ist – auf bestimmte Zeit geschlossen ist, aber der Ablauf des Vertrags und der Bestellung so auseinanderfallen, dass der Vertrag eher endet als der Bestellungszeitraum
• der Verwaltervertrag auch fristgemäß ordentlich unter Einhaltung einer Kündigungsfrist gekündigt werden kann, wovon der Verwalter Gebrauch macht, obwohl noch der Bestellungszeitraum andauert

In diesen Sonderfallen ist der Verwalter von den Wohnungseigentümern zunächst zum Ende des Verwaltervertrags durch Mehrheitsbeschluss abzuberufen, was jederzeit und ohne Angaben von Gründen zulässig ist, § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG. Parallel dazu sollten die Eigentümer einen neuen Verwalter suchen (siehe dazu 04.).