Hausverwaltung: Checkliste für die Suche nach einem neuen Verwalter

Hausverwaltung: Checkliste für die Suche nach einem neuen Verwalter

Die Suche nach einer Hausverwaltung ist nicht einfach. Maßgebliche Entscheidungskriterien für die „richtige“ Verwaltung sind neben fachlicher Kompetenz, Professionalität und Kundenorientiertheit auch das zwischenmenschliche Verständnis. Nur wenn dieses besteht, ist eine dauerhafte vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Hausverwaltung und Eigentümern möglich.

Die nachfolgende Checkliste können Sie auch einfach ausdrucken und im Gespräch mit anderen Eigentümern abhaken.

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Checkliste für die Suche nach einer neuen Hausverwaltung:

1) Administration, Organisation und Koordination der Hausverwaltung

 JaNein
  • Sind Größe und Ausstattung der Hausverwaltung im Verhältnis zum Verwaltungsobjekt angemessenen?
  • Besteht der Sitz der Hausverwaltung aus festen Büroräumen?
  • Hat die Hausverwaltung geregelte Bürozeiten, in denen jemand erreichbar ist?
  • Erfolgt bei Nichterreichbarkeit des Verwalters seine zeitnahe Rückmeldung?
  • Existiert eine kompetente und bevollmächtigte Vertretung des Verwalters in Fällen seiner längeren Nichterreichbarkeit? (etwa wegen Urlaub oder Erkrankung)
  • Wurden die Mitarbeiter des Verwalters in der Immobilienbranche ausgebildet?
  • Ist die Hausverwaltung in der Nähe des Verwaltungsobjekts ansässig, so dass der Verwalter schnell vor Ort ist?
  • Kann die Hausverwaltung eine Zertifizierung oder eine ähnliche Qualifikation vorweisen?

2) Professionelle Berufsausübung des Verwalters

  • Ist der Verwalter ganztags und gewerbsmäßig tätig?
  • Hat der Verwalter seinen Beruf durch eine Ausbildung in der Immobilienbranche erlernt?
  • Sind Weiterbildungsnachweise vorhanden? (mit Wirkung vom 01.08.2018 Pflicht)
  • Können Referenzen vorgelegt werden?
  • Ist der Verwalter Mitglied in einem einschlägigen Branchenverband?

3) Verwaltervertrag, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan

  • Kann ein Muster-Verwaltervertrag ausgehändigt werden bzw. liegt einem Angebot der Hausverwaltung ein Vertragsentwurf anbei?
  • Stimmt die Firmierung der Hausverwaltung im Verwaltervertrag?
  • Ist ein Leistungskatalog der Hausverwaltung im Verwaltervertrag enthalten?
  • Sind die in der Grundvergütung (Regelsatz) enthaltenen Leistungen klar definiert?
  • Ist bei zusätzlichen Leistungen im Verwaltervertrag genau festgelegt, welche Sondervergütung für welche konkrete Zusatzleistung zu zahlen ist?
  • Sind die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sowie die Pflichten und Rechte der Eigentümer im Verwaltervertrag bestimmt?
  • Werden Aussagen zur Verwalterhaftung im Vertrag getroffen?
  • Sind Sonderwünsche der Eigentümer wie eine (sechsmonatige) Probezeit oder eine ordentliche (fristgemäße) Kündigung im Verwaltervertrag berücksichtigt?
  • Können bei der Mietverwaltung eine Muster-Betriebskostenabrechnung oder bei der WEG-Verwaltung eine Muster-Hausgeldabrechnung sowie ein Muster-Wirtschaftsplan zur Verfügung gestellt werden bzw. liegen einem Angebot der Hausverwaltung diese Unterlagen anbei?

4) Kaufmännische Tätigkeitsfelder

  • Bestehen für die WEG-Verwaltung offene Fremdkonten (WEG-Eigenkonten) und für die Mietverwaltung Treuhandkonten?
  • Ist bei der WEG-Verwaltung die Instandhaltungsrücklage auf einem  gesonderten Konto verzinslich angelegt?
  • Werden das Buchungswesen und die Rechnungsunterlagen mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes geführt?
  • Kann bei der Hausverwaltung jederzeit in die Rechnungsunterlagen Einsicht genommen werden?
  • Kümmert sich die Hausverwaltung um die Rechtsverfolgung bei nicht gezahlten Mieten und Hausgeldern?
  • Erfolgt eine Durchsicht der laufenden Verträge im Hinblick auf mögliche Einsparungen, etwa weil die Hausverwaltung günstigere Bedingungen vermitteln kann oder bei der Beauftragung bestimmter Versorger Großkundenkonditionen erhält?
  • Werden im Zusammenhang mit der WEG- oder Mietverwaltung bestehende Rechtsfragen fachkundig beantwortet?
  • Werden die besonderen Aufgaben bei der WEG-Verwaltung (etwa Anberaumung und Durchführung der Eigentümerversammlung einschließlich Protokollierung sowie Führen der Beschluss-Sammlung) zuverlässig wahrgenommen?

5) Technische Tätigkeitsfelder

  • Kontrolliert die Hausverwaltung den Zustand des Objekts und der vorhandenen Einrichtungen durch regelmäßige Begehungen?
  • Werden zur Durchführung der Kontrollen standardisierte Checklisten eingesetzt und die Ergebnisse der Begehung protokolliert?
  • Verfügt die Hausverwaltung über eigene technische Bedienstete (etwa über einen an verschiedenen Objekten bei Bedarf einsetzbaren Hausmeister) und über ein Netzwerk von fachkundigen sowie möglichst zeitnah erscheinenden Handwerkern aus unterschiedlichen Branchen?

6)Versicherte Risiken

  • Existiert eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung? (Vertrauensschadenversicherung, deckt Vermögensschäden bei der treuhänderischen Verwaltung des Eigentümervermögens ab, etwa durch Fahrlässigkeit – mit Wirkung vom 01.08.2018 Pflicht)
  • Besteht eine Betriebshaftpflichtversicherung? (deckt Sach- und Personenschäden in der Hausverwaltung und im Verwaltungsobjekt ab – mit Wirkung vom 01.08.2018 Pflicht)
  • Liegt eine Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung vor? (deckt Veruntreuungen von Eigentümervermögen durch Mitarbeiter zugunsten der Hausverwaltung ab)

7) Wahl der richtigen Hausverwaltung

  • Wurden nicht nur die von den einzelnen Hausverwaltungen geforderten Grundvergütungen (Regelsätze) miteinander verglichen (Preisvergleich), sondern auch die darin enthaltenen Leistungen, die deutlich voneinander abweichen können (Leistungsvergleich)?
  • Ist auch ein Preisvergleich der Sondervergütungen für zusätzliche Leistungen erfolgt, um auszuschließen, dass eine besonders günstige Grundvergütung zu Lasten extrem teurer Sondervergütungen gehen?
  • Sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Hausverwaltungen auf mögliche Nachteile für die Eigentümer geprüft worden?
  • Stimmt das zwischenmenschliche Verständnis im Hinblick auf eine längerfristige vertrauensvolle Zusammenarbeit?
  • Ermöglicht die Auswertung aller eingeholten Informationen die Wahl der richtigen Hausverwaltung?

 

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