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Die Hausgeldabrechnung kommt mit der Einladung zur Eigentümerversammlung, oft 30 Seiten, oft drei Wochen vor dem Termin. Die meisten Eigentümer blättern zur letzten Seite, sehen Nachzahlung oder Guthaben und legen sie weg. Dieser Artikel zeigt, wie Eigentümer ihre Hausgeldabrechnung in drei Schritten prüfen, wo die typischen Fehler stecken und was bei Abweichungen zu tun ist.

1. Was in einer Hausgeldabrechnung stehen muss

Die Hausgeldabrechnung, im Gesetz Jahresabrechnung genannt, ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung über das Kalenderjahr, keine Bilanz. Sie rechnet den Wirtschaftsplan ab und zeigt, was tatsächlich eingenommen und ausgegeben wurde. „Tatsächlich“ ist dabei wörtlich zu nehmen: Gebucht wird nach dem Tag, an dem Geld geflossen ist, nicht nach dem Jahr, zu dem eine Rechnung gehört. Die Hausmeisterrechnung für Dezember, bezahlt am 5. Januar, steht in der Abrechnung des Folgejahres. Einzige Ausnahme sind die Heizkosten, die nach dem Verbrauchszeitraum abgegrenzt werden. Zur Abrechnung gehören:

• die Gesamtabrechnung mit allen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft,
• die Einzelabrechnung je Wohnung mit dem eigenen Kostenanteil, den geleisteten Vorschüssen und dem Saldo,
• die Kontostände zu Beginn und Ende des Jahres,
• die Entwicklung der Erhaltungsrücklage,
• die Heizkostenabrechnung als Anlage, wenn zentral geheizt wird.

Dazu kommt seit der WEG-Reform der Vermögensbericht. Er ist seit dem 01.12.2020 Pflicht, erstmals für das Wirtschaftsjahr 2020, und weist den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen aus: Kontoguthaben, Forderungen gegen Eigentümer, Verbindlichkeiten. Jeder Eigentümer hat Anspruch darauf. Fehlt er, ist das schon der erste Befund.

Eine feste gesetzliche Frist für die Abrechnung gibt es nicht. Üblich und von Gerichten anerkannt ist, dass sie bis zur Mitte des Folgejahres vorliegt; Einzelheiten stehen im Artikel zur Frist für die Hausgeldabrechnung. Noch eine Einordnung: Die Versammlung beschließt seit der Reform nicht mehr die Abrechnung selbst, sondern nur die Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse, die sich daraus ergeben. Die Zahlen dahinter müssen trotzdem stimmen.

2. Diese Unterlagen braucht der Prüfer

Eine Abrechnung lässt sich nicht aus sich heraus prüfen. Vor dem ersten Blick sollten bereitliegen:

• die Hausgeldabrechnung des Vorjahres,
• der Wirtschaftsplan für das abgerechnete Jahr,
• der Vermögensbericht,
• das Protokoll der letzten Versammlung mit den beschlossenen Maßnahmen,
• die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung mit den Verteilerschlüsseln,
• die eigenen Kontoauszüge mit den Hausgeldzahlungen.

Wer das Vorjahr nicht hat, erkennt keine Abweichungen.

3. Schritt 1: Die Gesamtabrechnung gegen Vorjahr und Wirtschaftsplan

Drei Spalten nebeneinander: Vorjahr, Wirtschaftsplan, Abrechnung. Dann Posten für Posten durchgehen. Auffällig ist alles, was um mehr als etwa 10 % vom Vorjahr oder vom Plan abweicht, jeder Posten, der neu auftaucht, und jeder, der fehlt.

Jede dieser Fragen ist eine Nachfrage an die Verwaltung, vor der Versammlung. Nicht jeder Ausreißer ist ein Fehler: Eine Position, die in einem Jahr fast bei null liegt und im nächsten doppelt so hoch, ist oft nur eine Rechnung, die über den Jahreswechsel gerutscht ist. Deshalb lohnt der Blick auf zwei Vorjahre statt auf eines. Große Instandhaltungsposten müssen sich im Protokoll als Beschluss wiederfinden. Eine höhere Verwaltervergütung braucht einen Beschluss oder eine Klausel im Vertrag. Eine Rücklage, die im Plan steht und in der Abrechnung fehlt, ist der wichtigste Punkt auf dieser Seite.

4. Schritt 2: Der Kassensturz

Fünf Minuten, und die schwersten Fehler kommen ans Licht:

Kontostand 1. Januar + alle Einnahmen – alle Ausgaben = Kontostand 31. Dezember

Geht das nicht auf, fehlt etwas oder ist doppelt erfasst. Die Kontostände am Jahresende müssen mit dem Vermögensbericht übereinstimmen, für jedes Konto einzeln: Girokonto und Rücklagenkonto.

Bei der Rücklage zählt nur, was auf dem Rücklagenkonto liegt. „Zuführung zur Rücklage“ in der Abrechnung heißt noch nicht, dass das Geld überwiesen wurde. Steht eine Zuführung von 4.800,00 Euro in der Abrechnung, muss das Konto am Jahresende um diesen Betrag gewachsen sein, abzüglich dessen, was beschlussgemäß entnommen wurde. Vorsicht beim Vermögensbericht: Manche Verwaltungen weisen dort die Soll-Rücklage aus, also einschließlich der Zuführungen, die säumige Eigentümer noch gar nicht gezahlt haben. Die Zahl, die zählt, ist der Kontoauszug des Rücklagenkontos zum 31.12. Wer die Rücklage seit Jahren auf dem Girokonto „mitführt“, hat sie nicht getrennt, und in schlechten Jahren ist sie dann einfach weg.

Ein Blick, den kaum jemand macht: die Buchungen der letzten Dezember- und ersten Januartage. Dort liegen Umbuchungen zwischen Giro- und Rücklagenkonto, Verrechnungen mit anderen Objekten derselben Verwaltung und Zahlungen, die ein Jahr schöner aussehen lassen als es war. Das sind zwei Seiten Kontoauszug und dauert wenige Minuten.

Dritter Blick: Hausgeldrückstände. Zahlt ein Eigentümer nicht, muss das als offene Forderung im Vermögensbericht stehen. Verschwindet der Fehlbetrag stattdessen in der Gesamtsumme, tragen ihn alle anderen mit, ohne es zu sehen.

5. Schritt 3: Die eigene Einzelabrechnung

Hier geht es um die eigene Wohnung. Drei Dinge nachrechnen:

Verteilerschlüssel. Grundregel ist der Miteigentumsanteil. Abweichend kann die Teilungserklärung oder ein Beschluss etwas anderes vorsehen, etwa Verteilung nach Einheiten für Müll oder nach Wohnfläche für Versicherung. Der Schlüssel in der Abrechnung muss zu diesen Vorgaben passen, bei jeder Kostenart. Ein falscher Schlüssel fällt selten in der Gesamtabrechnung auf, sondern erst, wenn man die eigene Einzelabrechnung neben die eines Nachbarn mit anderem Zuschnitt legt.

Heizkosten. Bei zentraler Heizung müssen 50 bis 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche. Steht da 100 Prozent nach Fläche oder wurde der Verbrauch geschätzt, stimmt die Abrechnung nicht. Die Ablesewerte selbst lohnen einen Blick: Ein Zahlendreher des Ablesedienstes (1.925 statt 1.295 Einheiten) kostet schnell 200 Euro und fällt nur dem auf, der seine eigenen Zählerstände kennt.

Vorschüsse und Abrechnungsspitze. Die Summe der eigenen Hausgeldzahlungen laut Kontoauszug muss mit den angesetzten Vorschüssen übereinstimmen. Daraus ergibt sich die Abrechnungsspitze, der Betrag, der nachzuzahlen oder zu erstatten ist. Wie sie korrekt dargestellt wird, erklärt der Artikel zur Abrechnungsspitze in der Hausgeldabrechnung. Eine Irritation, die jedes Jahr in Foren auftaucht: 13 Vorschüsse in der Abrechnung. Wer das Januar-Hausgeld schon am 28. Dezember überweist, hat im alten Jahr 13 Zahlungen geleistet, und genau so bucht es die Verwaltung. Das ist kein Fehler, sondern das Zuflussprinzip; im Folgejahr sind es dann 11. Wer das vermeiden will, lässt per Lastschrift einziehen oder legt den Dauerauftrag auf den 2. oder 3. des Monats.

6. Wo die Fehler entstehen

Hausgeldabrechnungen werden heute von Verwaltungssoftware erstellt. Die rechnet richtig. Fehler entstehen fast immer eine Stufe davor, bei den Stammdaten und Zuordnungen, die jemand eingepflegt hat. Wer prüft, sucht deshalb nicht nach Rechenfehlern, sondern nach falschen Annahmen:

1. Falscher Verteilerschlüssel hinterlegt, oft nach einem Verwalterwechsel oder einer Softwareumstellung. Die Software verteilt dann jedes Jahr konsequent falsch.
2. Flächen oder Miteigentumsanteile stimmen nicht mit Teilungserklärung oder Grundbuch überein.
3. Rechnung dem falschen Konto zugeordnet: Kosten des Sondereigentums, etwa ein einzelnes Fenster oder eine Thermenwartung, landen in der Gemeinschaftsabrechnung; umgekehrt wird eine Gemeinschaftsrechnung nur einem Eigentümer belastet. Die übliche Zusage „wird im nächsten Jahr verrechnet“ ist wertlos: Sie steht in keinem Beschluss und macht die nächste Abrechnung angreifbar. Korrektur in dieser Abrechnung, vor der Versammlung.
4. Sonderumlage als laufende Einnahme gebucht statt getrennt ausgewiesen.
5. Rücklagenzuführung nur gebucht, die Überweisung aufs Rücklagenkonto fehlt.
6. Versicherungsleistung nicht als Einnahme erfasst, obwohl der Schaden als Ausgabe erscheint.
7. Mahngebühren und Verzugszinsen säumiger Eigentümer nicht erfasst oder nicht dem Verursacher zugeordnet.
8. Sonderhonorare der Verwaltung gebucht, ohne dass Vertrag oder Beschluss sie hergeben.
9. Hausgeldausfälle auf alle verteilt statt als Forderung gegen den säumigen Eigentümer geführt.
10. Stichtag beim Eigentümerwechsel falsch erfasst. Die Vorschüsse schuldet, wer bei Fälligkeit Eigentümer war; die Abrechnungsspitze trägt, wer bei der Beschlussfassung im Grundbuch steht, also meist der Käufer, auch für Monate, in denen der Verkäufer noch gewohnt hat. Zurückholen lässt sich das nur über eine Klausel im Kaufvertrag. Der Verkäufer bekommt die Abrechnung übrigens gar nicht mehr zugeschickt.
11. Zählerstände fehlen oder wurden geschätzt, die Heizkostenabrechnung baut auf Annahmen.

Die Punkte 5, 6 und 9 kosten die Gemeinschaft am meisten Geld, die Punkte 1, 3 und 10 den einzelnen Eigentümer. Punkt 1 ist tückisch, weil er sich jedes Jahr wiederholt, bis ihn jemand findet; in Gemeinschaften, die den Verwalter gewechselt haben, lohnt sich die Frage, ob die neue Software die Schlüssel aus der Teilungserklärung oder aus der alten Abrechnung übernommen hat.

7. Wenn etwas nicht stimmt

Jeder Eigentümer darf die Verwaltungsunterlagen einsehen, also Kontoauszüge, Rechnungen und Verträge, und darf dabei fotografieren; Fotoverbot und Gebühren ab der zweiten Stunde sind Zeichen, dass es nicht um Datenschutz geht. Der Weg in der Praxis:

• Schriftlich und konkret nachfragen, vor der Versammlung. „Bitte erläutern Sie die Position Instandhaltung, 11.800,00 Euro, mit Beschlussgrundlage.“ Nicht: „Die Abrechnung erscheint mir zu hoch.“
• Korrektur einfordern, schriftlich. Eine Verwaltung, die einen Fehler eingesteht und vor der Versammlung eine berichtigte Fassung schickt, hat ihren Job gemacht. Eine mündliche Zusage am Telefon ist keine Korrektur, und eine Buchungsliste ist keine berichtigte Abrechnung.
• Beschluss vertagen statt anfechten. Ist die Abrechnung bis zur Versammlung nicht korrigiert, kann die Versammlung den Beschluss über die Nachschüsse verschieben. Das ist billiger als jede Klage.
• Anfechten als letzter Schritt. Die Frist beträgt einen Monat, und sie läuft ab dem Tag der Versammlung, nicht ab Zugang des Protokolls. Das Protokoll kommt oft erst nach vier bis sechs Wochen; wer darauf wartet, hat die Frist verpasst. Seit 2025 muss nicht mehr die gesamte Abrechnung gekippt werden, eine einzelne, abgrenzbare fehlerhafte Position reicht (BGH, Urteil vom 11.04.2025, V ZR 96/24). Ob sich das lohnt, ist eine andere Frage: Bei 200 Euro Differenz raten erfahrene Beiräte eher dazu, den Fehler zu dokumentieren und auf die nächste Abrechnung zu achten.

Noch ein Punkt, der Eigentümer regelmäßig aufbringt: Ein Guthaben aus der Abrechnung wird nicht ausgezahlt, „weil andere Eigentümer im Rückstand sind“. Das eine hat mit dem anderen nichts zu tun. Die Fälligkeit des Guthabens regelt der Beschluss; die Liquidität der Gemeinschaft ist das Problem der Verwaltung, die sie durch Mahnen lösen muss, nicht des Eigentümers mit Guthaben.

Ein Fehler in einer Abrechnung ist ein Fehler. Dieselben Fehler in drei Abrechnungen hintereinander sind ein Muster, und dann ist nicht die Abrechnung das Problem. Dann hilft ein Blick auf den Markt, wie ihn die Checkliste zum Verwalterwechsel beschreibt, oft mehr als die vierte Korrekturrunde.

8. Checkliste: Hausgeldabrechnung in 20 Minuten prüfen

Wer diese Punkte durchgeht, hat nicht jeden Beleg gesehen, aber die Stellen, an denen es in aller Regel hakt. Die Belegprüfung im Detail ist Sache des Verwaltungsbeirats, der die Abrechnung vor der Versammlung prüfen und dazu Stellung nehmen soll. Beides zusammen, der eigene Blick und die Prüfung des Beirats, ist der Schutz, den eine Gemeinschaft vor einer falschen Abrechnung hat.