Verwalterwechsel: Checkliste für Eigentümer und Beirat

Verwalterwechsel: Checkliste für Eigentümer und Beirat

Sowohl beim Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft hat ein Verwalterwechsel manche Tücke. Das gilt insbesondere dann, wenn der amtierende Verwalter abberufen und ein neuer Verwalter bestellt werden soll. Passieren dabei Fehler, führt das meist dazu, dass die dem Verwalterwechsel zugrunde liegenden Beschlüsse der Eigentümer angefochten werden. Hinzu kommt, dass Bestellung und Abberufung des Verwalters sowie Abschluss und Kündigung des Verwaltervertrags eigenständige Rechtsakte sind, die getrennt werden müssen. Auch hier können Fehler zu unliebsamen Folgen führen. Um Eigentümern und Beirat bei einem Verwalterwechsel eine Hilfestellung zu geben, haben wir die folgende Checkliste erstellt.

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1. Besonders wichtige Punkte zum Verwalterwechsel

Soll ein Verwalterwechsel stattfinden, sind folgende besonders wichtig Punkte unbedingt zu beachten:

1.1. Bestellung und Abberufung des Verwalters sowie Abschluss und Kündigung des Verwaltervertrags

Bestellung und Abberufung des Verwalters sowie Abschluss und Kündigung des Verwaltervertrags sind nach der Trennungstheorie eigenständige Rechtsakte, wobei

  • Bestellung sowie Abberufung organschaftlicher Natur
  • und Abschluss sowie Kündigung des Verwaltervertrags schuldrechtlicher Natur

sind. Ist im Verwaltervertrag keine Regelung enthalten, wonach mit der Abberufung zugleich der Verwaltervertrag endet, muss über die Bestellung des Verwalters sowie den Abschluss des Verwaltervertrags bzw. dessen Eckpunkte wie Vergütung und Laufzeit in derselben Eigentümerversammlung gesondert beschlossen werden.  Ebenso ist über die Abberufung des Verwalters und die Kündigung des Verwaltervertrags jeweils separat zu beschließen. Wenn allerdings der Verwalter aus wichtigem Grund vorzeitig abberufen wird, kann darin zugleich auch ein wichtiger Grund für eine außerordentliche (fristlose) Kündigung des Verwaltervertrags liegen, ohne dass die Kündigung gesondert erklärt werden muss. Das gilt umgekehrt ebenso für die Abberufung bei einem positiven Beschluss der Eigentümer über die Vertragskündigung.

Praktische Bedeutung erlangt das Auseinanderfallen von Abberufung und Vertragskündigung vor allem dann, wenn der Verwaltervertrag nicht an die Bestellung gekoppelt ist und unterschiedliche Laufzeiten für die Verwalterbestellung sowie den Verwaltervertrag existieren. Scheidet in diesem Fall der Verwalter aus dem Amt aus, kann der Vertrag mit der Folge fortbestehen, dass der Verwalter Anspruch auf die Fortzahlung seinerVergütung behält, allerdings gekürzt um die ersparten Aufwendungen (pauschal ca. 15 bis 20%, Oberlandesgericht (OLG) Hamburg, Urteil vom 15.10.2010, Az.: 14 U 141/10).

Um bei der Trennung der Rechtsakte mögliche Probleme zu vermeiden, sollten die Eigentümer grundsätzlich über die Abberufung und Vertragskündigung sowie über die Bestellung und den Vertragsschluss auf derselben Eigentümerversammlung gesondert beschließen.

1.2. Probleme bei der Abberufung des Verwalters

Die Bestellung des Verwalters kann dadurch enden, dass

  • sie ausläuft
  • die Bestellung von den Eigentümern vorzeitig widerrufen wird
  • Verwalter und Eigentümer die Bestellung einvernehmlich beenden oder
  • der Verwalter sein Amt niederlegt

In der Praxis ist der häufigste Fall, dass die Verwalterbestellung von den Wohnungseigentümern vorzeitig widerrufen wird. Regelmäßig geschieht das auf der Eigentümerversammlung. Dazu sollten Eigentümer und Beirat folgendes wissen:

Für die Abberufung des Verwalters ist die Mehrheit der Stimmen der auf der Versammlung anwesenden Eigentümer erforderlich. Ein einzelner Eigentümer kann daher den Verwalter nicht ohne weiteres abberufen. Er hat aber die Möglichkeit, den die Abberufung ablehnenden Beschluss (Negativbeschluss) der anderen Eigentümer bei Gericht innerhalb eines Monats anzufechten, § 46 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Zugleich kann der anfechtende Eigentümer beantragen, den Verwalter abzuberufen. Liegt ein wichtiger Grund für die Abberufung vor, wird das Gericht dem nachkommen.

Ein wichtiger Grund für die vorzeitige Abberufung ist gegeben, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller Umstände die Zusammenarbeit mit dem bestellten Verwalter nach Treu und Glauben nicht mehr zumutbar sowie das Vertrauensverhältnis nachhaltig gestörtist, also bei schweren Pflichtverstößen wie etwa dem Nichtführen der Beschluss-Sammlung oder bei Straftaten gegenüber der Eigentümergemeinschaft wie etwa Veruntreuung von Gemeinschaftsgeldern. Ist die Verfehlung des Verwalters nicht so schwerwiegend, dass keine Zusammenarbeit mehr zumutbar und keine nachhaltige Störung des Vertrauensverhältnisses vorliegen, kommt eine Abmahnung des Verwalters in Betracht. Begeht der Verwalter dann erneut ein gleichgelagertes Fehlverhalten, kann das aufgrund der vorherigen Abmahnung einen wichtigen Grund für die Abberufung bilden.

Damit der Verwalter abberufen werden kann, muss dies als Tagesordnungsordnungspunkt (TOP) auf der Tagesordnung der Einladung zur Eigentümerversammlung den Wohnungseigentümern aufgeführt sein. Jeder Eigentümer kann beim Verwalter die Aufnahme eines solchen TOPs beantragen. Der Verwalter muss dem Antrag stattgeben, sofern dieser sachlich begründet und rechtzeitig gestellt wird. Rechtzeitig bedeutet, dass der Antrag so früh gestellt wird, dass die Ladungsfrist für die Eigentümerversammlung eingehalten wird.

Um den Verwalter abzuberufen, kann auch von mindestens einem Viertel der Eigentümer die Anberaumung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung verlangt werden, § 24 Abs. 2 WEG. Dabei ist das Verlangen an den Verwalter schriftlich und unter Angabe des Zwecks sowie der Gründe zu stellen.

Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, die Abberufung als TOP anzugeben oder die außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen, darf ein ggf. existierender Verwaltungsbeirat den TOP benennen oder die Versammlung anberaumen. Ist auf diese Weise die Einberufung der Versammlung ebenfalls nicht möglich, kann die Durchführung der Versammlung auch als Maßnahme ordnungsgemäßer Versammlung durch das Gericht auf Antrag eines Eigentümers angeordnet werden, § 21 Abs. 4 WEG.

Schließlich steht jedem einzelnen Wohnungseigentümer nach § 24 Abs. 4 WEG ein Anspruch darauf zu, dass ein untauglicher Verwalter abberufen und ein tauglicher Verwalter bestellt wird. Diesen Anspruch kann der einzelne Eigentümer gerichtlich durchsetzen, und zwar auch im Wege der einstweiligen Verfügung (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 10.06.2011, Az.: V ZR 146/10). Dies setzt allerdings voraus, dass die vorherige Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung nicht zumutbar oder der Versuch eines Mehrheitsbeschlusses gescheitert ist. Demgegenüber hat die Eigentümergemeinschaft jedoch einen gewissen Beurteilungsspielraum, so dass der einzelne Eigentümer nicht immer wegen eines wichtigen Grundes die Abberufung des Verwalters verlangen kann. Inwieweit trotz des Beurteilungsspielraums der Eigentümergemeinschaft ein wichtiger Grund für eine Abberufung gegeben ist, obliegt im Ergebnis der Entscheidung des Gerichts (BGH, Urteil vom 10.02.2012, Az.: V ZR 105/11).

Stets müssen die Ladungsfristen zur Eigentümerversammlung und sonstige Fristen beachtet werden. Bei der ordentlichen (jährlichen) Eigentümerversammlung beträgt die Ladungsfrist mindestens zwei Wochen, bei der außerordentlichen Versammlung sind im Falle besonderer Dringlichkeit meist mindestens drei Tage üblich. Zudem muss beim Vorliegen eines wichtigen Grundes, aufgrund dessen die Verwalterbestellung widerrufen werden soll, die Versammlung bzw. das Umlaufverfahren zwecks Abberufung des Verwalters zeitnah nach dieses Grundes durchgeführt werden.

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1.3. Besonderheiten des Umlaufverfahrens

Im sogenannten Umlaufverfahren wird – anstatt auf einer Eigentümerversammlung – im schriftlichen Verfahren ein Beschluss herbeigeführt (sogenannter Umlaufbeschluss). Wirksam ist der Beschluss nur, wenn alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer ihre Zustimmung schriftlich erklären, § 23 Abs. 3 WEG. Fehlt es an dieser Allstimmigkeit, weil ein Eigentümer dagegen stimmt oder sich der Stimme enthält, kommt der Umlaufbeschluss nicht zustande.

Mit dem Umlaufverfahren kann gerade in kleineren Eigentümergemeinschaften, in denen sich die Wohnungseigentümer einig sind, der Verwalter sehr schnell abberufen und der Verwaltervertrag gekündigt werden. Voraussetzung ist aber auch hier, dass der ggf. erforderliche wichtige Grundfür die Abberufung vorliegt. Ebenso besteht die Möglichkeit. auf diese Weise einen neuen Verwalter zu bestellen und einen neuen Verwaltervertrag abzuschließen, sofern dem Beschlussantrag im Umlaufverfahren die Angebote von drei verschiedenen Hausverwaltungenbeigefügt sind, zumindest die Eckpunkte des Verwaltervertrags wie Laufzeit sowie Vergütung genannt sind und sich die Eigentümer allstimmig für einen Verwalter entscheiden.

Liegt die Allstimmigkeit vor, wird der Beschluss mit der Bekanntgabe an den abberufenen Verwalter sowie an die Eigentümer wirksam.

Sowohl beim Umlaufverfahren als in den Fällen, in denen der Verwalter bei der Eigentümerversammlung nicht anwesend ist, muss ihm die Abberufung bekannt gegeben werden. Daher sollte durch Beschluss der Vorsitzende des Beirats bzw. ein Eigentümer ermächtigt werden, die Abberufung und die Kündigung des Verwaltervertrages namens und in Vollmacht der Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter schriftlich zu erklären. Das gilt ggf. auch für die Bekanntgabe der Bestellung eines neuen Verwalters sowie die Unterzeichnung des neuen Verwaltervertrags.

1.4. Bedeutsames zur Bestellung des neuen Verwalters

Soll ein neuer Verwalter bestellt werden, müssen mindestens drei Vergleichsangebote eingeholt werden (BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10). Zudem sind den Eigentümern innerhalb der zweiwöchigen Einladungsfrist für die jährliche Eigentümerversammlung

  • die Angebote der Bewerber für das Verwalteramt oder
  • deren Namen sowie die Eckdaten ihrer Angebote

mitzuteilen (BGH, Urteil vom 24.01.2020, Az.: V ZR 110/19).

Ist beabsichtigt, den Verwaltungsbeirat durch Beschluss von der Eigentümergemeinschaft zum Abschluss des Verwaltervertrags zu ermächtigen, müssen den Eigentümern die wesentlichen Eckdaten des Verwaltervertrags wie Laufzeit und Vergütung bekannt sein. Neben der Bestellung ist in derselben Versammlung über den Verwaltervertrag bzw. die Eckdaten zu beschließen (BGH, Urteil vom 27.02.2015, Az.: V ZR 114/14), Zu den wesentlichen Eckdaten dürfte auch das Recht zur Führung von Aktivprozessen gehören (Landgericht (LG) Frankfurt am Main, Beschluss vom 03.04.2017, Az.: 2-13 S 85/16).

2. Checkliste zum Verwalterwechsel. Darauf sollten Eigentümer und Beirat achten

Mit der nachstehenden Checkliste können Eigentümer und Beirat Punkt für Punkt überprüfen, ob beim Verwalterwechsel alles Wichtige beachtet wurde.

 JaNein

1) Ausscheiden des amtierenden Verwalters

1. Läuft die Bestellung des amtierenden Verwalters demnächst aus?

JaNein
Falls Ja, braucht für einen Verwalterwechsel lediglich das Ablaufen der Bestellung des amtierenden Verwalters abgewartet zu werden. Es ist allerdings zu prüfen, ob der Verwaltervertrag ebenfalls ausläuft. Ist das nicht der Fall und besteht die Laufzeit des Verwaltervertrags über die Bestellung hinaus, muss der Verwaltervertrag gekündigt werden, Andernfalls kann der Verwalter für die Dauer des über seine Bestellung hinauslaufenden Verwaltervertrags die Vergütung – abzüglich der ersparten Aufwendungen – auch weiterhin verlangen.

Falls Nein, weiter mit 2.

2. Soll der Verwalter einseitig von den Eigentümern abgewählt bzw. seine Bestellung vorzeitig widerrufen werden?

JaNein
Falls Ja, weiter mit den nachstehenden Fragen; falls Nein, weiter mit 3.
  • Kann der Verwalter nach dem Verwaltervertrag jederzeit durch Beschluss der Eigentümer abberufen werden oder ist seine Abberufung zwar nicht jederzeit, aber aus wichtigem Grund – ggf. nach vorheriger Abmahnung – möglich?
JaNein
  • Sind Abberufung des Verwalters (ggf. aus wichtigem Grund) und Kündigung des Verwaltervertrags (ggf. außerordentlich (fristlos) aus wichtigem Grund) Gegenstände der Tagesordnung zur Eigentümerversammlung oder eines schriftlichen Umlaufverfahrens?
JaNein
  • Werden die erforderlichen Ladungs- und sonstigen Fristen beachtet?
JaNein
  • Erfolgen die Beschlüsse über die Abberufung des Verwalters und die Kündigung des Verwaltervertrags auf der Eigentümerversammlung jeweils mit einfacher Mehrheit oder im schriftlichen Umlaufverfahren allstimmig?
JaNein
  • Falls der Verwalter auf der Eigentümerversammlung nicht anwesend ist oder ein schriftliches Umlaufverfahren stattfindet: Beschließen die Eigentümer, dass der Verwaltungsbeirat oder ein Eigentümer bevollmächtigt wird, die Abberufung und die Kündigung des Verwaltervertrages namens und in Vollmacht der Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter schriftlich zu erklären?
JaNein
Fazit: Werden alle Fragen unter 2. mit Ja beantwortet, steht der vorzeitigen Abberufung des Verwalters nichts entgegen. Ansonsten ist die Abberufung des Verwalters gescheitert bzw. anfechtbar.

3. Wollen Eigentümer und Verwalter die Bestellung im gegenseitigen Einvernehmen aufheben?

JaNein
Falls Ja, müssten die Eigentümer an sich über die Abberufung des Verwalters und die Aufhebung des Verwaltervertrags beschließen. Einfacher ist es, wenn der Verwalter eine vertragliche Aufhebung des Verwaltervertrags und mit Blick auf diese Aufhebungsvereinbarung eine einvernehmliche Niederlegung seines Amts anbietet. Dazu kann der Verwalter den Eigentümern mit dem Einladungsschreiben zur Versammlung eine Aufhebungsvereinbarung übersenden, deren Annahme die Eigentümer auf der Versammlung durch Beschluss erklären. Um einen verwalterlosen Zustand zu vermeiden, sollte der amtierende Verwalter in der Vereinbarung ggf. zur Anberaumung einer außerordentlichen Versammlung verpflichtet werden, auf der ein neuer Verwalter bestellt wird. Zudem sollte ein Beschluss ergehen, wonach der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein Eigentümer ermächtigt wird, die Aufhebungsvereinbarung in Namen der Eigentümergemeinschaft zu unterzeichnen bzw. mit dem Verwalter zu schließen.

Falls Nein, weiter mit 3.

4. Hat der Verwalter von sich aus sein Amt niedergelegt?

JaNein
Fall Ja, bestehen zwei Möglichkeiten: Zum einen hat der Verwalter sein Amt aus einem wichtigen Grund (etwa grobe Beleidigungen oder Tätlichkeiten gegen seine Person) und nicht zur Unzeit (also zu einem Zeitpunkt, in dem wichtige Verwaltungsaufgaben wie etwa die Vergabe bereits beschlossener und eilbedürftiger Sanierungsmaßnahmen anstehen) niedergelegt. In diesem Fall behält der Verwalter seine Vergütungsansprüche bis zum regulären Ablauf des Verwaltervertrags, allerdings gekürzt um die ersparten Aufwendungen, Zum anderen kann die Amtsniederlegung ohne wichtigen Grund und / oder zur Unzeit erfolgt sein. Hier kann die Eigentümergemeinschaft – nach Beschluss – den Verwaltervertrag außerordentlich (fristlos) kündigen und braucht dann keine Verwaltervergütung mehr zu zahlen. Zudem kommen ggf. Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter in Betracht.
Fazit: Wird bei 1. bis 4. einer der Fälle des Verwalterausscheidens mit Ja beantwortet, sollten alle genannten Punkte beachtet werden, damit Trennung vom Verwalter reibungslos verläuft. Lautet jedoch die Antwort überall Nein, sollte geprüft werden, ob ein Ausscheiden des amtierenden Verwalters überhaupt möglich ist.

2) Bestellung des neuen Verwalters

1. Werden für die Wahl eines neuen Verwalters mindestens drei Angebote verschiedener Hausverwaltungen eingeholt?JaNein
2. Sind die Angebote oder die Namen der Anbieter und die Eckdaten deren Angebote den Eigentümern innerhalb der Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung übermittelt bzw. dem schriftlichen Umlaufverfahren beigefügt?JaNein
3. Ist die Wahl eines neuen Verwalters Gegenstand der Tagesordnung zur Eigentümerversammlung oder eines schriftlichen Umlaufverfahrens?JaNein
4. Wird die Bestellung eines neuen Verwalters auf der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit oder im schriftlichen Umlaufverfahren allstimmig beschlossen?JaNein
5. Ist der Abschluss eines neuen Verwaltervertrags Gegenstand der Tagesordnung zur selben Eigentümerversammlung oder eines schriftlichen Umlaufverfahrens?JaNein
6. Wird der Abschluss des Verwaltervertrags auf derselben Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit oder im selben schriftlichen Umlaufverfahren allstimmig beschlossen?JaNein
7. Ergeht ein Beschluss, wonach der Verwaltungsbeirat oder ein Eigentümer mit dem Abschluss bzw. der Unterzeichnung des Verwaltervertrags namens und in Vollmacht der Eigentümergemeinschaft ermächtigt wird?JaNein
Fazit: Lautet die Antwort auf alle Fragen Ja, wird bei der Bestellung des neuen Verwalters alles Wesentliche beachtet. Muss ein- oder mehrmals Nein angekreuzt werden, kann es zu Schwierigkeiten kommen.

3) Amtsantritt des neuen Verwalters

1. Führt der neue Verwalter unmittelbar nach seiner Bestellung – idealerweise gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat – eine Objektbegehung durch?JaNein
2. Sind WEG-Eigenkonten für die Gelder der Eigentümergemeinschaft eröffnet und werden darauf eingezahlt?JaNein
3. Erfolgt die Übergabe aller Verwaltungsunterlagen an den neuen Verwalter und sieht er diese auf Vollständigkeit durch?JaNein
4. Verfügt der Verwalter über eine von den Eigentümern ausgestellte Vollmachtsurkunde nach § 27 Abs. 6 WEG, aus der der Umfang seiner Vertretungsmacht ersichtlich ist?JaNein
Fazit: Wird überall Ja angekreuzt, verläuft der Amtsantritt des neuen Verwalters erfolgreich. Lauten eine oder mehrere Antworten Nein, besteht dort Handlungsbedarf.

 

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