Hausverwalter-Angebote.de

Warum ist die Suche nach einer neuen Hausverwaltung derzeit so schwierig? Um zu verstehen, warum es derzeit so kompliziert ist, eine neue Hausverwaltung zu finden, haben wir 16 Gedanken eines selbständigen Hausverwalters zusammengetragen. Unser (fiktiver) Verwalter ist seit 25 Jahren Geschäftsführer seiner kleinen Verwaltung mit insgesamt acht Mitarbeitern.

Als Betreiber des Portals Hausverwalter-Angebote.de helfen wir Eigentümer, kostenlose Angebote von Hausverwaltern einzuholen. Wir haben das Ohr seit vielen Jahren dicht am Markt und sprechen mit vielen Hausverwaltungen. Die nachfolgenden Gedanken sind fiktiv, begegnen uns in der stätig in Gesprächen mit Hausverwaltern.

Ich hoffe, die Punkte helfen Eigentümer und Verwaltern, den aktuellen Markt besser zu verstehen.

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1. Gedanke: Oh nein, eine Mitarbeiterin hat gekündigt

Vor zwei Monaten hat mich eine Mitarbeiterin in der WEG-Abteilung verlassen. Dieser Verlust bremst unsere Hausverwaltung im Tagesgeschäft, belastet die verbleibenden Mitarbeiter und verhindert Wachstum bzw. Aufnahme neuer Objekte.

2. Gedanke: Die Einarbeitung eines neuen Kollegen kostet mein Unternehmen 10.000 Euro+

Die seit Monaten laufenden online Inserate haben bereits mehrere 1.000 Euro verschlungen. Die Einarbeitungszeit wird weitere Wochen von meinem Team und mir blockieren. Sofern wir überhaupt jemanden finden, rechne ich mit mehr als 10.000 Euro kosten für den Personalwechsel.

3. Gedanke: Mitarbeiter mit hohem Altersdurchschnitt

Von meinen drei Mitarbeiterinnen in der Buchhaltung sind zwei bereits über 60 Jahre alt. Eine Kollegin hat bereits angekündigt, dass sie sich vorstellen kann, die letzten Jahre nur noch in Teilzeit zu arbeiten und die Möglichkeit zu nutzen, mit 63 in Rente zu gehen. Ich hoffe sehr, dass das Team in den nächsten ein bis zwei Jahren noch stabil bestehen bleibt.

4. Gedanke: Digitalisierung muss bei uns vorankommen

Wir müssen unbedingt unsere Buchhaltung und unser Tagesgeschäft weiter digitalisieren, um mit dem Markt Schritt halten zu können und eventuelle Personalengpässe auszugleichen. Der Schuh drückt schon seit einigen Jahren, dieses Jahr müssen wir das wirklich angehen.

5. Gedanke: Sonderaufgaben – Wer macht das? Der Chef

Keiner meiner Mitarbeiter reißt sich darum, neue Dinge im Unternehmen einzuführen (weitere Software, weitere Digitalisierung von Dokumenten, hybride Eigentümerversammlungen, etc.) Es liegt an mir als Chef, die Dinge voranzutreiben. Leider fehlt mir die Zeit und auch das technische/moderne Verständnis, um diese Dinge schnell und richtig umzusetzen.

6. Gedanke: Neue Objekte potenzieren unsere aktuellen Probleme

Durch die o.g. Kündigung und den bevorstehenden personellen Engpass in der Buchhaltung würden wir mit weiterem Wachstum unsere aktuellen Probleme nur potenzieren. Folge: Wir bleiben beim Wachstum besser auf der Bremse.

7. Gedanke: So viele Anfragen von potenziellen neuen Kunden / neuen Objekten hatten wir noch nie. Was ist da los?

Wir hatten noch nie so viele Anfragen von interessierten Hauseigentümern und Eigentümergemeinschaften. Viele Eigentümer suchen derzeit eine neue Hausverwaltung. Die Anfrage von gestern mit den 40 Einheiten ist sehr interessant. Ich traue mich leider nicht, mich zu bewerben, weil ich meine jetzigen Mitarbeiter nicht überfordern möchte. Eine weitere Mitarbeiterkündigung kann ich wirklich nicht gebrauchen.

Die vielen Anfragen zeigen mir, dass der gesamte Markt etwas aus den Fugen geraten ist. Viele Verwaltungen scheinen Objekte auf den Markt zu bringen und sich eher zu verkleinern bzw. zu konsolidieren.

8. Gedanke: Wir müssen uns von den schwierigsten Objekten trennen

Die meisten bestehenden Verwaltungsobjekte werden von uns gut betreut und die Eigentümer sind zufrieden, dankbar und verständnisvoll. Leider gibt es in jedem Verwaltungsbestand immer einen schlechtesten Kunden. Ich sollte mir dringend überlegen, ob ich die letzten verbliebenen Objekte mit weniger als zehn Einheiten kündige. Es sind nicht nur die schwierigen Objekte, die mir Sorgen bereiten, sondern auch die vielen Eigentümerversammlungen. Ich merke, wie die nachmittäglichen und abendlichen Versammlungen an meinen Nerven und denen meiner Mitarbeiter zehren.

Die Idee, die kleinen und/oder schwierigen Objekte abzugeben, hatten wir in den letzten Jahren schon öfter. Diesmal machen wir ernst und geben die Objekte wirklich ab.

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9. Gedanke: Personalsuche: Bewirbt sich überhaupt noch jemand?

Seit über einem halben Jahr inseriere ich online und suche neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Hausverwaltung und Buchhaltung. Die oben erwähnte Kündigung hat den Druck noch erhöht. Die drei Bewerbungen in dieser Zeit waren leider nicht zielführend. Ein Bewerber sagte ab, weil seine Gehaltsvorstellungen nicht zu meinen passten, einer Person war der Weg durch die Stadt zu unserem Büro zu weit und die dritte Person bekam eine Zusage von mir, nahm aber leider eine andere Stelle an.

10. Gedanke: Wohin führt der Fachkräftemangel?

Seit einigen Jahren spüren wir den Fachkräftemangel auch in unserer Branche. Wenn ich die Medien verfolge, wird mir angst und bange. Wo soll das hinführen, wenn es keine Mitarbeiter mehr gibt?

11. Gedanke: Ich muss mein Personal (finanziell) bei Laune halten

Meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind schon viele Jahre im Betrieb. Regelmäßige Lohnerhöhungen sind selbstverständlich. Aufgrund der Preissteigerungen der letzten Jahre kommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jetzt bereits aktiv auf mich zu und bitten um Gehaltserhöhungen. Natürlich komme ich diesen Wünschen nach, denn ich muss mich nicht nur menschlich, sondern auch finanziell gut um meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern.

12. Gedanke: Auch meine Fixkosten steigen

Nicht nur die Löhne in meinem Betrieb steigen, sondern auch alle anderen Kosten. Der Kostendruck war noch nie so groß wie heute und im nächsten Jahr steht die auch noch Verlängerung unseres Gewerbemietvertrages für unser Büro an.

13. Gedanke: Wir müssen Verwaltervergütung erhöhen und Sonderleistungen abrechnen

In der Vergangenheit haben wir die Vergütungen zu lange stabil gehalten. Hier besteht ein großer Nachholbedarf. Unsere Leistung ist zu günstig. Wir müssen die Verwaltervergütung in diesem Jahr erneut erhöhen. Meine Vorstellung ist eine durchschnittliche Erhöhung von 8,50 %. Das ist viel und ich hoffe, dass meine Eigentümer mitziehen. Außerdem möchte ich in diesem Jahr die Sonderleistungen strenger erfassen und den Eigentümern vertragsgemäß in Rechnung stellen.

14. Gedanke: Es gibt immer mehr Aufgaben und Verantwortungsbereiche, Vorschriften, Zertifizierungen und Fortbildungspflichten

Der Markt und der Gesetzgeber machen es uns nicht leicht. In den letzten Jahren sind viele, wirklich viele Aufgaben hinzugekommen, um die wir uns als Verwalter kümmern müssen. Vom Energieausweis über die Legionellenprüfung bis hin zur Weiterbildungspflicht und zuletzt der Zertifizierung. Das kostet uns sehr viel Zeit und wir haben nur die Möglichkeit, uns diesen Mehraufwand von unseren Kunden (den Eigentümern) bezahlen zu lassen. Leider sinkt durch all diese Punkte die Produktivität am eigentlichen Arbeitsplatz.

15. Gedanke: Ich wünschte, ich hätte unsere Verwalter-Software bereits gewechselt

Wir arbeiten seit 17 Jahren mit unserer Verwaltungssoftware. Der Support ist zögerlich, neue Anforderungen des Gesetzgebers werden nur zeitverzögert umgesetzt. Wir sind unzufrieden mit unserer Software und die Eigentümer wünschen sich zum Beispiel einen Online-Zugriff auf Unterlagen und Kontoeinsicht. Leider fühlen wir uns in unserem alten System gefangen. Ein Wechsel der Verwaltungssoftware ist extrem aufwändig und das möchte ich mir und meinen Mitarbeitern derzeit nicht zumuten. Deshalb bleiben wir zumindest noch dieses Jahr im alten System.

16. Gedanke: Wie soll es weitergehen? Stagnieren, wachsen oder verkaufen?

Der Job des Geschäftsführers war noch nie so schwierig wie heute. Ich weiß nicht, wohin es mit unserem Unternehmen geht. Ich habe keinen Nachfolger. Ich selbst bin 57 Jahre alt und merke, wie mir die „neue Zeit“ zusetzt. Ich weiß leider noch nicht, ob wir in der jetzigen Situation verharren sollen, ob wir weiter wachsen können oder ob ich das Unternehmen besser verkaufen sollte. Aus meiner Sicht werde ich diese Entscheidung nur bedingt selbst treffen können und wahrscheinlich eher auf den Markt reagieren müssen.

Diese 16 Gedanken stehen exemplarisch für die gealterte Branche der Hausverwaltungen. Es findet derzeit ein Wandel statt, daher möchte ich in einem weiteren Artikel auch die positiven Seiten der Branche hervorheben und auch die oben genannten durchaus negativ gefärbten Punkte von einer anderen Seite beleuchten.