Hausverwaltung mit freien Kapazitäten: 16 (positive) Gedanken eines Hausverwalters

Hausverwaltung mit freien Kapazitäten: 16 (positive) Gedanken eines Hausverwalters

Trotz bestimmter Herausforderungen in den letzten Jahren, bietet das Hausverwaltungsgeschäft nach wie vor viele Möglichkeiten. Um ein ausgeglicheneres Bild des Artikels „Hausverwaltung ohne Kapazität: 16 (negative) Gedanken eines Hausverwalters“ zu vermitteln, haben wir 16 Gedanken eines selbständigen Hausverwalters gesammelt. Dieser stellt die Potenziale und positiven Seiten seiner Arbeit in den Vordergrund.

Der Hausverwalter ist fiktiv, aber er spiegelt die aktuelle Situation auf dem Hausverwaltungsmarkt gut wider.

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1. Gedanke: Mitarbeiter die gehen sorgen für (positive) Veränderung

Als langjährig selbständiger Hausverwalter bin ich überzeugt, dass Mitarbeiterwechsel nicht nur Herausforderungen darstellen, sondern auch Chancen zur Weiterentwicklung des Unternehmens bieten. Wenn Mitarbeiter uns verlassen, schaffen sie die Möglichkeit, motivierte Kollegen einzustellen, die neue Perspektiven und Ideen in unser Team einbringen. Der grundsätzlich schmerzhafte Prozess einer Kündigung bringt auf der anderen Seite eine willkommene Veränderung mit sich. Der proaktive Umgang mit diesen Herausforderungen stärkt tatsächlich unseren Teamgeist. Wenn wir vor komplexen Situationen stehen, erarbeiten wir gemeinsam effektive Lösungen und unterstützen einander, was letztendlich zu einem leistungsstärkeren, effizienteren Team führt.

2. Gedanke: Einarbeitung neuer Kollegen = Investition in die Zukunft

Als Geschäftsführer meiner Hausverwaltung sehe ich die Einarbeitung neuer Mitarbeiter nicht nur als eine Problem, sondern vor allem als eine entscheidende Investition in die Zukunft meiner Hausverwaltung. Jeder neue Kollege ist ein gewisser Neuanfang und ermöglicht mir die leichte Neuausrichtung des Unternehmen,

Mitarbeiterfluktuation bietet die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und neue Ideen zu integrieren. Daher nutze ich Handbücher und Videokurse für eine effektive Wissensweitergabe und schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

3. Gedanke: Erfahrung und Kompetenz ist das Fundament für die Verjüngung des Team

Das Team, das ich leite, weist heute einen reletiv hohen Altersdurchschnitt auf und verfügt – positive formuliert – über eine beachtliche Erfahrung. Gleichzeitig ist es heite unser Ziel, unser Team gezielt zu verjüngen, um den Anschluss an die neuen Herausforderungen im Verwaltungsgeschäft nicht zu verpassen. Für uns ist es die ideale Kombination aus erfahrenen und jungen Mitarbeitern, die nachhaltiges Wachstum und höchste Qualitätsstandards gewährleistet.

4. Gedanke: Digitalisierung gehen wir aktiv an

Die Digitalisierung in unserer Branche stellt nicht nur eine Herausforderung dar, sondern ist vor allem eine große Chance. Durch den Einsatz moderner Technologien können wir unsere Prozesse effizienter gestalten und unsere Dienstleistungen besser auf die Bedürfnisse unserer Kunden abstimmen.

Nachdem ähnliche Branchen wie die Versicherungswirtschaft und das Maklergeschäft bereits (zumindest teilweise) digitalisiert wurden, geht es nun im komplexen Bereich der Hausverwaltung weiter. Eine gute Verwaltungssoftware stellt die Basis dar, und es gibt auch Entwicklungen, die an die Software einer Hausverwaltung andocken und die Prozesse digitalisieren. Beispiele dafür sind bereits heute:

  • Online-Zugriff auf Dokumente für Eigentümer
  • Kommunikation über eine eigene App
  • Hybrider und halbautomatischer Versand von Schriftstücken per App, E-Mail oder Post

Als Verwalter nutzen wir aber auch die üblichen Vereinfachungen im Büroalltag, die alle anderen Branchen ebenfalls nutzen können – wie gemeinsame To-Do-Listen oder Tools für das Projektmanagement.

5. Gedanke: Delegation ist der Schlüssel zum Erfolg

Als Geschäftsführer der Hausverwaltung ist es meine Aufgabe, die Leitung zu übernehmen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben erfüllt werden. Aber das bedeutet nicht, dass ich alles selbst machen muss. Früher sind alle schwierige Aufgaben auf meinen Schreibtisch gelandet.

Heute ist es mit sehr wichtig, Aufgaben zu delegieren und das Vertrauen in mein Team zu setzen. Ich nehme dabei bewusst in Kauf, dass nicht alle Entscheidungen zu 100% so ausfallen, wie ich Sie getroffen hätte. Aber genau dieser Kompromiss ermöglicht es mir, mich auf strategische Entscheidungen zu konzentrieren, die das Wachstum und freie Kapazitäten unserer Hausverwaltung sichern.

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6. Gedanke: Neue Objekte sind die Chance für neue Regel

Um zu verhindern, dass neu aufgenommene Objekte unsere tägliche Arbeit überladen, setzen wir bei diesen neuen Objekten unsere neuen Maßstäbe an. Dadurch können wir verbesserte Vergütungsssätze vereinbaren und deutlich höhere Stundensätze für Sonderaufgaben durchsetzen. Meine Mitarbeiter haben daher mehr Zeit für ein Objekt. Bei Immobilien im Verwaltungsbestand sind Änderungen oft nur schwer umzusetzen und führen zu Unzufriedenheit auf der Eigentümerseite. Unsere neuen Arbeitsmodelle nutzen wir für die Neukunden. Da unsere freien Kapazitäten begrenzt sind, suchen wir uns die Neukunden gezielt aus.

7. Gedanke: Sieben Eigentümer-Anfragen pro Woche = Anfragen als Chance verstehen

Wir erhalten über unsere Webseite etwa eine Anfrage pro Tag, was 365 Neukundenanfragen pro Jahr entspricht. Das ist enorm, und natürlich müssen wir viele Anfragen aufgrund der beschränken Kapazitäten ablehnen, da sie nicht unserer Strategie entsprechen. Andererseits wählen wir neue Objekte bewusst aus und sehen die Chance auf Wachstum und Weiterentwicklung. Dies zeigt, wie angespannt der Markt ist und wie schwierig es für Eigentümer ist, eine neue Hausverwaltung zu finden – im Grunde eine sehr luxuriöse Situation für uns als Hausverwaltung.

8. Gedanke: Ja, wir müssen uns auch von Objekten trennen

Es gibt Objekte, die wir als Hausverwaltung manchmal nicht weiter verwalten können. Insbesondere handelt es sich dabei um solche mit unlösbaren Problemen, wie zum Beispiel ein Haus mit Sanierungsstau, aber ohne ausreichende Instandhaltungsrücklagen oder zerstrittenen Eigentümern. Solche Objekte belasten unsere Mitarbeiter erheblich und können zur Erschöpfung führen. Aus diesem Grund müssen wir uns zum Schutz unserer Kollegen von diesen Objekten trennen. Wir geben kein Haus leichtfertig ab, da das Onboarding eines Hauses komplex, aufwändig und damit teuer für unsere Hausverwaltung ist.

9. Gedanke: Personalsuche: Geeignete Bewerber sind rar und schwer zu finden

Die Branche spürt den Fachkräftemangel deutlich. Es ist herausfordernd, neue Mitarbeiter zu finden, und oft können wir neue Mitarbeiter nur aus anderen Unternehmen gewinnen. Eine mögliche Ausnahme sind Umschüler und Auszubildende, die wir übernehmen können. Da alle Hausverwaltungen mit diesen Herausforderungen konfrontiert sind, sehen wir dieses große Thema (auch) als Chance. Wir verfolgen neue Ansätze in der Rekrutierung und gewinnen unsere Mitarbeiter beispielsweise über Soziale Media oder persönliche Empfehlungen unserer bestehenden Kollegen.

10. Gedanke: Fachkräftemangel wird die verschlimmern

Der Fachkräftemangel wird sich in der nahen Zukunft voraussichtlich verschärfen. Dies können wir an unserer eigenen Altersstruktur erkennen. Die Babyboomer gehen in Rente und es gibt nicht genügend qualifizierte Nachfolger. Dies stellt eine Herausforderung dar, eröffnet aber auch Möglichkeiten für die Einführung neuer Technologien und Arbeitsmethoden. Diese können dazu beitragen, diesen Mangel durch technische Optimierungen zu überwinden und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.

11. Gedanke: Wir zahlen werden überdruchschnittlich, um Personal zu halten und zu gewinnen.

Es ist wichtig, dass wir als Arbeitgeber attraktiv bleiben. Dies beinhaltet nicht nur die Schaffung eines angenehmen Arbeitsumfelds und guter Arbeitsbedingungen, sondern auch die Gewährleistung fairer Gehälter für unsere Mitarbeiter. Kurzfristig kann dies zwar zu Einbußen bei den Unternehmensgewinnen führen, doch es ist unvermeidlich. Mittelfristig positioniert uns diese Strategie jedoch so, dass wir attraktivere Verwaltungsaufträge vom Markt gewinnen können, die wiederum überdurchschnittlich gut vergütet werden. Gut bezahlte Kundenaufträge erwirtschaften, gute Gehälter.

12. Gedanke: Alle Kosten des Unternehmens steigen, daher ist effizient wichtig

Die Kosten für Personal, Büromiete und Technologie steigen stetig. Daher ist es entscheidend, unsere Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Dies kann helfen, diese Kostensteigerungen in der Hausverwaltung auszugleichen und unsere Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Letztlich spielt die Automatisierung und Digitalisierung die entscheidende Rolle, um Arbeitszeit einzusparen und freie Kapazitäten für weiteres Wachstum zu erhalten.

13. Gedanke: Wir müssen Verwaltervergütung erhöhen und Sonderleistungen abrechnen

Früher haben wir viele Aufgaben und Kleinigkeiten im Verwaltungsalltag ohne separate Zeiterfassung und Abrechnung erledigt. Heute ist das kaum noch möglich. Seit zwei Jahren stellen wir mehr Sonderleistungen in Rechnung als zuvor. Diese Vergütung ist notwendig, um am Markt bestehen zu können. Daher erhöhen wir regelmäßig die Verwaltergebühr, um nicht nur die Inflation auszugleichen, sondern auch einen zusätzlichen Puffer aufzubauen. Die Preiserhöhungen in der Verwaltungsbranche sind auch bei den Eigentümern angekommen. Sie schließen heute lieber Verträge mit längerer Laufzeit, zum Beispiel 3-5 Jahre, ab, anstatt ständig einjährige Verträge abzuschließen, bei denen immer wieder Preiserhöhungen drohen.

14. Gedanke: Neue Regeln, Vorschriften, Zertifizierungen und Fortbildungspflichten spitzen den Markt weiter zu – Chance!

Obwohl neue Vorschriften und Zertifizierungen mehr Aufwand erfordern, erhöhen sie auch die Qualität und Professionalität in unserer Branche. Durch kontinuierliche Weiterbildung können wir uns als kompetente und zuverlässige Partner positionieren. Es ist notwendig, viel Zeit in die Organisation von Zertifizierungen und Weiterbildungsverpflichtungen zu investieren. Eine Assistenz in unserer Hausverwaltung verbringt damit mehrere Stunden pro Woche. Dieser zusätzliche Aufwand muss vom Kunden vergütet werden, erfordert jedoch Erklärungen. Glücklicherweise sind alle in der Branche damit konfrontiert, und wir agieren auf einem ausgeglichenen Wettbewerbsfeld.

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15. Gedanke: Der Wechsel zur neuen Verwaltungssoftware war ein voller Erfolg

Jahrelang haben wir mit einer Software gearbeitet, die den aktuellen Anforderungen nicht mehr entsprach. Glücklicherweise wechselten wir die Verwaltungssoftware vor zwei Jahren zu einer modernen Plattform, die uns viele Arbeitsstunden pro Woche spart. Automatisierung und Digitalisierung haben in der neuen Software einen hohen Stellenwert. Obwohl der Wechsel der Software schwierig war, sind wir froh, diesen Schritt unternommen zu haben.

16. Gedanke: Wir sehen die Zukunft positiv

Wir sind offen für Veränderungen und blicken optimistisch auf die Möglichkeiten, die die Zukunft bietet. Es ist verständlich, dass viele in der Branche derzeit Schwierigkeiten haben. Doch wer jung oder zumindest geistig agil ist, kann die aktuelle Situation als Gelegenheit nutzen, um neue Mandate für die Hausverwaltung zu gewinnen. Es ist gewiss nicht einfach, aber nicht jeder Verwalter steht kurz vor dem Ruhestand und denkt darüber nach, das Geschäft aufzugeben oder zu verkaufen.

Diese 16 positiven Gedanken eines Hausverwalters mit freien Kapazitäten zeigen, dass das Hausverwaltungsgeschäft trotz gewisser Herausforderungen viele Chancen bietet. Der Verwalter ist fiktiv, und dieser Artikel baut auf dem Artikel „16 negative Gedanken eines Hausverwalters“ auf.

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