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Verwalter von Wohnungseigentumseigentümergemeinschaften arbeiten täglich mit personenbezogenen Daten. Das sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Betroffen sind hier in erster Linie die Wohnungseigentümer. Dabei werden die personenbezogenen Daten durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders geschützt, woraus sich für den Verwalter einige Pflichten ergeben. Wieso der Verwalter Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist, welche datenschutzrechtlich bedeutsame Aufgabensich daraus ergeben können und was Verwalter sowie Eigentümer über den Datenschutz in der Eigentümergemeinschaft wissen sollten, haben wir hier für Sie zusammengestellt.

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1. Darum ist der Verwalter Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Wer als natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, ist Verantwortlicher im Sinne des Artikels (Art.) 4 Abs. 7 DSGVO. Dabei können der Verantwortliche bzw. die Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden. Folge der eigenen Verantwortlichkeit ist, dass der Betreffende die Grundsätze für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einhalten muss.

Davon zu trennen ist die Auftragsverarbeitung. Der Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, Art. 4 Nr. 8 DSGVO. Damit unterscheidet sich die Verantwortlichkeit von der Auftragsverarbeitung maßgeblich dadurch, dass allein der Verantwortliche für die Grundsätze einzustehen hat, die für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gelten.

Fraglich ist nun, was im Verhältnis Verwalter zu einer Wohnungseigentümergemeinschaft gilt, also ob der Verwalter Verantwortlicher ist, ob er Auftragsverarbeiter der verantwortlichen Eigentümergemeinschaft ist oder ob Verwalter und Eigentümergemeinschaft gemeinsam Verantwortliche sind. Im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist dazu nichts geregelt.

Teilweise wird angenommen, dass der Verwalter eine ähnliche Stellung wie der Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft hat. Da hier die Kapitalgesellschaft als Verantwortlicher angesehen wird, soll daraus folgen, dass auch die Eigentümergemeinschaft und nicht der Verwalter Verantwortlicher ist. Demgegenüber geht das Amtsgericht (AG) Mannheim davon aus, dass Verwalter und Eigentümergemeinschaft gemeinsam über Zwecke sowie Mittel entscheiden und folglich gemeinsam Verantwortliche sind (Urteil vom 11.9.2019, Az.: 5 C 1733/19 WEG).

Richtig dürfte sein, dass der Verwalter allein Verantwortlicher ist. Denn die Eigentümergemeinschaft schließt mit dem Verwalter einen Vertrag über die Wohnungseigentumsverwaltung. Es ist dann die Entscheidung des Verwalters im Rahmen des Vertrags, welche Daten zur Erfüllung der Wohnungseigentumsverwaltung verarbeitet werden und wie die Verarbeitung durch welche Betriebs- und Organisationsmittel praktiziert wird. Scheidet der Verwalter aus, nimmt er auch seine Betriebs- und Organisationsmittel für die Verarbeitung mit. Dadurch unterscheidet sich die Eigentümergemeinschaft wesentlich von der Kapitalgesellschaft, da bei der Kapitalgesellschaft die Betriebs- und Organisationsmittel verbleiben, wenn deren Geschäftsführer ausscheidet.

Auch entscheiden – entgegen der Ansicht des AG Mannheim – Verwalter und Eigentümergemeinschaft nicht gemeinsam über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Vielmehr bestimmt ausschließlich der Verwalter über die für die Verarbeitung geeigneten und erforderlichen Mittel wie das eingesetzte Personal und die Büroorganisation, insbesondere die EDV. Entscheidungen über die vom Verwalter eingesetzten Mittel kann die Eigentümergemeinschaft weder treffen noch diese Entscheidungen beeinflussen.
Folglich ist der Verwalter Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, was sich wie folgt auswirkt: Der Verwalter

• hat für seine Hausverwaltung ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen, Art. 30 DSGVO
• ist bei einer etwaigen Videoüberwachung auf dem Grundstück der Eigentümergemeinschaft als Verantwortlicher anzugeben, wobei eine solche Überwachung etwa im Eingangsbereich bei einem berechtigten Interesse der Eigentümergemeinschaft zur Abwehr weiterer Straftaten gegen das Gemeinschaftseigentum und Wohnungseigentümer zulässig ist
• muss für seine Hausverwaltung einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn er mehr als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt, § 38 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

2. Welche datenschutzrechtlich bedeutsamen Aufgaben für den Verwalter in Betracht kommen

Unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes sind folgende relevanten Aufgaben des Verwalters denkbar:

2.1. Eigentümerliste führen

Der Verwalter hat eine Eigentümerliste bzw. eine Liste über die Namen und Anschriften aller im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer (einschließlich etwaiger Angaben zu gesetzlichen oder organschaftlichen Vertretern eines Eigentümers oder Miteigentümers) zu führen und fortlaufend zu aktualisieren. Das folgt aus den nach den Verwalterverträgen geschuldeten Aufgaben sowie der Tatsache, dass der Verwalter seine sonst ihm nach dem WEG obliegenden Pflichten nicht erfüllen kann. Zu diesen Pflichten gehören etwa die Einladungen zu den Wohnungseigentümerversammlungen, die Mitteilung der jährlichen Gesamt- und Einzelabrechnungen an die die Eigentümer sowie die außergerichtliche oder gerichtliche Beitreibung offener Hausgeldzahlungen.

Der einzelne Wohnungseigentümer benötigt unter Umständen die Eigentümerliste zur Kontaktaufnahme mit anderen Eigentümern, wenn etwa für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung deren Mitwirkung erforderlich ist, um die für die Einberufung erforderliche Anzahl von mehr als einem Viertel der Eigentümer nach § 24 Abs. 2 WEG zu erlangen. Zudem kann er auf die Eigentümerliste angewiesen sein, wenn er ein Umlaufverfahren initiieren oder ein Rundschreiben an alle anderen Eigentümer versenden will.

Der Verwalter hat daher dem verlangenden Wohnungseigentümer die Eigentümerliste vollständig und aktualisiert zur Verfügung zu stellen (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 08.06.1984, Az.: BReg. 2 Z 7/84). Der Anspruch beruht auf §§ 259, 260, 666, 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und ergibt sich zudem als selbständige Mitteilungspflicht aus dem Verwaltervertrag (Saarländisches Oberlandesgericht (OLG), Beschluss vom 29.08.2006, Az.: 5 W 72/06-26).

Die Zwecke der Kontaktaufnahme mit anderen Eigentümern und der Mitwirkung durch andere Eigentümer lassen sich allerdings mit dem Vor- und Nachnamen sowie der (ladungsfähigen) Anschrift jedes im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümers erreichen. Die E-Mail-Adressen sind für diese Zwecke nicht erforderlich. Vielmehr stehen einem Herausgabeverlangen der beim Verwalter vorhandenen E-Mail-Adressen Aspekte des Datenschutzes entgegen (Landgericht (LG) Düsseldorf, Urteil vom 04.10.2018, Az.: 25 S 22/18). Das gilt ebenso für die Telefonnummern der Eigentümer. Folglich kann der einzelne Wohnungseigentümer vom Verwalter zwar die Herausgabe der Eigentümerliste mit den Namen und Anschriften aller im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer verlangen, aber deren E-Mail-Adressen und Telefonnummern nicht.

Durch Mehrheitsbeschluss kann der Verwalter grundsätzlich nicht ermächtigt werden, die E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Wohnungseigentümer herauszugeben, da durch einen solchen Beschluss kein Eigentümer zur Offenbarung seiner personenbezogenen Daten gezwungen werden kann. Eine Ausnahme gilt nur, wenn alle Eigentümer auf der Eigentümerversammlung vertreten sind und alle dem Beschluss zustimmen.

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2.2. E-Mails an Eigentümer (mit)versenden

Mancher Verwalter fügt Beschlussanträge von Wohnungseigentümern, die er mittels E-Mail erhalten hat, der Einfachheit halber per Kopie der Einladung zur Eigentümerversammlung bei. Hier muss der Verwalter darauf achten, dass keine E-Mail-Adressen der Eigentümer auf den anliegenden Kopien enthalten sind.

Das gilt ebenso, wenn der Verwalter die Wohnungseigentümer über mittels E-Mail versendete Rundschreiben über die Umsetzung von Beschlüssen informiert oder aus sonstigen Gründen alle Eigentümer mittels E-Mail anschreibt. Der Verwalter hat sicherzustellen, dass dabei nicht jedem Eigentümer die E-Mail-Adressen der anderen Eigentümer bekannt werden.

2.3. Hausgeldrückstände geltend machen

Zwar ist der Verwalter im Außenverhältnis nach § 9b Abs. 1 WEG zur gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft befugt. Jedoch ist er im Innenverhältnis gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nach § 27 Abs. 1 WEG nur zu Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung berechtigt und verpflichtet, die

• von untergeordneter Bedeutung sind und die Eigentümergemeinschaft nicht erheblich verpflichten oder
• zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind

Ungeklärt ist, ob die gerichtliche Geltendmachung von Hausgeldrückständen gegenüber einzelnen Eigentümern von untergeordneter Bedeutung oder erforderlich zur Abwendung eines Nachteils sind. Um sich abzusichern, wird der Verwalter daher regelmäßig einen Beschluss der Eigentümer einholen, wonach er zur klageweisen Beitreibung der Hausgeldrückstände berechtigt ist. Möglicherweise ist er auch bereits nach dem Verwaltervertrag gehalten, einen solchen Beschluss herbeizuführen.

Zur Beschlussfassung sind für die Eigentümer Informationen über die Rückstände und den Schuldner erforderlich, so dass der Verwalter die betreffenden Daten an die Eigentümer zwecks Erfüllung seines Vertrages weitergeben darf, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO.

2.4. Jahresabrechnung und Vermögensbericht erstellen

Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse zu den Hausgeldern. Dazu hat der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung) aufzustellen, die auch die Einnahmen und Ausgaben enthält, $ 28 Abs. 2 WEG. Fraglich ist, ob es unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes erforderlich ist, dazu die Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer anzugeben.

Das ist zulässig. Denn der Verwalter hat bei der Jahresabrechnung einen Vermögensbericht zu erstellen und jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen, § 28 Abs. 4 WEG. In dem Vermögensbericht sind der Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögenaufzunehmen, wobei das Gemeinschaftsvermögen auch offene Forderungen gegen Eigentümer umfasst. Soweit der Verwalter diese Aufgabe erfüllt und dabei die Rückstände einzelner Eigentümer den anderen bekannt macht, handelt er als Verantwortlicher zur Erfüllung einer ihn treffenden rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.

Damit die Eigentümer sich auf die Eigentümerversammlung bzw. den dort zu befassenden Beschlüssen ausreichend vorbereiten können, ist es auch nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO zulässig, dass im Einladungsschreiben zur Versammlung die Rückstände einzelner benannter Eigentümer aufgeführt werden (LG Oldenburg, Urteil vom 22.12.2020, Az.: 5 S 50/20).

2.5. Beschluss-Sammlung führen

Soweit in der Beschluss-Sammlung personenbezogene Daten von Eigentümern und Bewohnern enthalten sind, ist das rechtens. Denn der Verwalter ist verpflichtet, die Beschluss-Sammlung zu führen, § 24 Abs. 7, 8 WEG.

2.6. Eigentümergemeinschaft über Klagen informieren

Beschlussklagen sind gegen die Eigentümergemeinschaft zu richten, wobei der Verwalter den Wohnungseigentümern gegen sie erfolgte Klageerhebungen unverzüglich bekannt zu machen hat, § 44 Abs. 2 WEG. Die Bekanntgabe der im Zusammenhang mit dem Rechtsstreit stehenden Informationen wie etwa die personenbezogenen Daten des klagenden Eigentümers, die gegenüber den Wohnungseigentümern erfolgt, ist zulässig. Der Verwalter handelt in Erfüllung seiner rechtlichen Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.

2.7. Handwerker beauftragen

Der Verwalter dürfte ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO an der Weitergabe der Telefonnummer von Wohnungseigentümern haben, damit der Handwerker einen Termin für die Durchführung erforderlicher Reparaturen vereinbart werden kann. Dies ist aber nicht zwingend, so dass der Verwalter sich vorsorglich zur Weitergabe solcher Daten an Handwerker von den einzelnen Eigentümern jeweils ermächtigen lassen sollte.

2.8. Legionellenprüfungen veranlassen

Nach der Trinkwasserverordnung ist regelmäßig in Mehrfamilienhäusern alle drei Jahre das Trinkwasser auf Legionellenbefall zu überprüfen. Über das Ergebnis der Prüfung sind die Bewohner zu informieren, was üblicherweise durch einen Aushang in den Gebäuden bekannt gemacht wird. Die Information über das Prüfungsergebnis erfolgt durch ein Schreiben des entsprechenden Dienstleisters. Dabei dürfen in dem Aushang die Namen der Bewohner, in deren Wohnungen sich die Entnahmestellen befinden, aus Datenschutzgründen nicht genannt werden.

Dagegen ist es datenschutzrechtlich zulässig, wenn der Verwalter die Wohnungseigentümer in der Tagesordnung zur Eigentümerversammlung unter Angabe des Namens des betreffenden Eigentümers darüber informiert, dass in dessen Eigentumswohnung ein Legionellenbefall festgestellt wurde. Der Verwalter unterliegt insoweit einer rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 Buchstaben c und f DSGVO. Zudem müssen die Wohnungseigentümer in der Lage sein, sich auf die Eigentümerversammlung bzw. der Beschlussfassung ausreichend vorbereiten zu können (OLG München, Urteil vom 27.10.2021 – 20 U 7051/20).

3. Was für Informationspflichten der Verwalter bei der Erhebung personenbezogener Daten hat

Bei der Erhebung der personenbezogenen Daten muss die betroffene Person darüber informiert werden, wie mit seinen Daten verfahren wird. Nur dann kann er seine Rechte wahrnehmen, insbesondere diejenigen nach Art. 15 ff. DSGVO. Hinsichtlich der Informationspflichten ist zu differenzieren, ob die Erhebung beim Betroffenen nach Art. 13 DSGVO oder bei einem Dritten nach Art. 14 DSGVO erfolgt. Für den Verwalter ergibt sich daraus unter anderem Folgendes: Bei

• einem Eigentumswechsel erhebt der Verwalter die für die Verwaltung benötigten Daten und übermittelt dem neuen Eigentümer die Art. 13 DSGVO erforderlichen Informationen
• einem Verwalterwechsel erhält der neue Verwalter die für die Verwaltung nötigen personenbezogenen Daten regelmäßig vom bisherigen Verwalter, womit eine Datenerhebung bei Dritten Soweit er an die Wohnungseigentümer einen Brief zur Begrüßung bzw. seiner Vorstellung schreibt, sollte er darin die durch Art. 14 DSGVO verlangten Informationen erteilen
• der Beschäftigung eines Hausmeisters und Reinigungskräften durch die Eigentümergemeinschaft, die durch den Verwalter vertreten wird, ist der Beschäftigtendatenschutz nach § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einzuhalten