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Läuft der Vertrag mit der Hausverwaltung aus, müssen die Eigentümer aktiv werden. Denn es ist zu klären, ob die Hausverwaltung den Vertrag fortsetzen möchte, ob die Eigentümer das überhaupt wollen oder ob ein neuer Verwalter eingesetzt werden soll. Dabei bestehen zwischen der WEG-Verwaltung und der Mietverwaltung große Unterschiede. Bei der WEG-Verwaltung endet das Amt des Verwalters nicht immer, wenn der Verwaltervertrag ausgelaufen ist. Demgegenüber ist bei der Mietverwaltung mit dem Ende des Verwaltervertrags auch das Verwalteramt stetsbeendet. Was Eigentümer über auslaufende Verwalterverträge wissen sollten, erfahren Sie hier.

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1. WEG-Verwaltung: Im Wohnungseigentumsrecht bestehen zahlreiche Besonderheiten

Bei der WEG-Verwaltung sind aufgrund des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) und der mannigfach ergangenen Rechtsprechung viele Besonderheiten zu beachten. Das gilt auch dann, wenn der Verwaltervertrag ausläuft.

1.1. Verwalteramt endet nicht durch Ablauf des Vertrags, sondern der Bestellung

Nach der Trennungstheorie sind die Bestellung des Verwalters und der Abschluss des Verwaltervertrags jeweils eigenständige Rechtsakte. Während die Bestellung die Organstellung des Verwalters betrifft, ist der Verwaltervertrag rein schuldrechtlicher Natur. Läuft nun der Verwaltervertrag aus, ändert das nichts an der Bestellung des Verwalters, der weiterhin im Amt bleibt. Erst wenn auch die Bestellung ausläuft, endet auch das Verwalteramt.

1.2. Das gilt, wenn der Ablauf des Vertrags und der Bestellung auseinander fallen

In der Praxis laufen die Bestellung des Verwalters und der Verwaltervertrag meistens zum gleichen Zeitpunkt aus. Oder der Verwaltervertrag ist an die Bestellung gekoppelt mit der Folge, dass der Verwaltervertrag bei einem Auslaufen der Bestellung (oder einer Abberufung des Verwalters) automatisch endet, ohne dass es einer Kündigung des Vertrags bedarf. Es gibt aber auch Fälle, in denen der Ablauf des Verwaltervertrags und der Bestellung auseinander fallen.

1.2.1. Verwaltervertrag besteht noch, Bestellung läuft aus

Es kann sein, dass der Verwaltervertrag noch fortbesteht, während die Bestellung ausläuft. In diesem Fall muss der Verwaltervertrag gekündigtwerden.

Spätestens sechs Monate nach dem Ende der Bestellung dürfte aber auch der Verwaltervertrag beendet sein.  Zwar bestimmt § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG, dass der Vertrag mit dem Verwalter spätestens sechs Monate nach dessen „Abberufung“ endet. Nach Sinn und Zweck der Vorschrift dürfte das aber auch gelten, wenn der Verwalter von seinem Amt zwar nicht durch Beschluss der Eigentümer abberufen wird, sondern das Amt durch Auslaufen des Bestellungszeitraums endet.

Solange der Verwaltervertrag trotz der ausgelaufenen Bestellung fortbesteht, stehen dem Verwalter seine Vergütungsansprüche zu. Dabei hat aber eine Kürzung um seine ersparten Aufwendungen zu erfolgen. Die Höhe der Kürzung beträgt bei mittleren Wohnanlagen rund 20%(Oberlandesgericht (OLG) Hamburg, Beschluss vom 15.08.2005, Az.: 2 Wx 22/99; OLG Köln, Beschluss vom 09.08.2000, Az.: 16 Wx 67/00). Daher sollte der Verwaltervertrag nach einer ausgelaufenen Bestellung  schnellstmöglich gekündigt werden. Steht fest, dass die Bestellung auslaufen und nicht verlängert werden wird, ist zu prüfen, ob der Vertrag bereits vorher unter Einhaltung der Kündigungsfristen gekündigt werden kann.

1.2.2. Bestellung besteht noch, Verwaltervertrag läuft aus

Umgekehrt ist der Fall denkbar, dass der Verwalter noch bestellt ist, obwohl der Verwaltervertrag ausläuft. Hier steht dem Verwalter für die Amtsausübung nach Vertragsablauf die übliche Vergütung zu. Diese richtet sich in der Regel nach dem auslaufenden Verwaltervertrag.

Läuft der Verwaltervertrag aus und dauert die Bestellung darüber hinaus an, ist zu überlegen, ob der Verwalter zum Vertragsende abberufenwerden soll. Das ist nach § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG „jederzeit“ möglich, so dass der Verwalter zu jedem Zeitpunkt und ohne etwaige Gründe durch einfachen Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer abgewählt werden kann. Die Abberufung kann sinnvoll sein, wenn der Verwalter nicht wiederbestellt werden soll und die von ihm zu treffenden Maßnahmen nach dem Verwaltervertrag eingeschränkt oder erweitert sind. Denn ohne Vertrag bestehen die Einschränkungen oder Erweiterungen nicht.

1.3. Wiederbestellung oder neuer Verwalter: Darum ist der Unterschied so wichtig

Läuft die Bestellung des amtierenden WEG-Verwalters aus, müssen mindestens drei Angebote verschiedener Hausverwaltungen eingeholt werden, wenn

• auf jeden Fall ein neuer Verwalter bestellt werden soll, etwa weil der derzeitige Verwalter sein Amt nicht fortsetzen möchte
• sich der Sachverhalt so geändert hat, dass an die Bestellung eines neuen Verwalters anstelle des amtierenden Verwalters zu denken ist, etwa weil die Eigentümer mit dem derzeitigen Verwalter unzufrieden sind (nicht effizient genug, zu viele Spannungen zwischen Verwaltung und Eigentümern) oder die Höhe seiner Vergütung in Frage steht

Nur wenn der amtierende Verwalter wiederbestellt werden soll und sich der Sachverhalt nicht geändert hat, brauchen  keineAlternativangebote eingeholt zu werden (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10).

Werden diese Grundsätze nicht beachtet, ist die Bestellung des amtierenden Verwalters im Falle einer Sachverhaltsänderung oder die Bestellung eines neuen Verwalters anfechtbar. Daher müssen die Wohnungseigentümer bzw. der Verwaltungsbeirat bei einer auslaufenden Verwalterbestellung unbedingt klären, ob

• der amtierende Verwalter bei unverändertem Sachverhalt wiederbestellt werden soll und
• dazu bereit ist

Ist das nicht der Fall, müssen drei Alternativangebote eingeholt werden.

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1.4. Wer einen neuen Verwalter suchen darf

Muss aufgrund der auslaufenden Bestellung des amtierenden Verwalters ein neuer gesucht werden, hat das durch die Eigentümergemeinschaftin ihrer Gesamtheit zu erfolgen. Denn als Folge der WEG-Reform obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, § 18 Abs. 1 WEG. Es kann also nicht mehr – wie vor der Reform – jeder Eigentümer einen neuen Verwalter suchen.

Daher sollten die Wohnungseigentümer durch Beschluss festlegen, wer konkret zur Verwaltersuche ermächtigt ist. Das sollte der Verwaltungsbeirat oder der nach § 24 Abs. 3 WEG zur Anberaumung einer Eigentümerversammlung berechtigte Wohnungseigentümer sein. Beschlossen werden kann auch, dass jeder Wohnungseigentümer Angebote von WEG-Verwaltern einholen kann, die anschließend an den Beirat oder den zur Anberaumung einer Eigentümerversammlung berechtigten Wohnungseigentümer weiterzuleiten sind.

1.5. Wann mit der Verwaltersuche begonnen werden sollte

Ist die Suche nach einem neuen Verwalter erforderlich, genügt dafür regelmäßig ein Zeitraum von drei bis vier Monaten vor Ablauf der Bestellung des amtierenden Verwalters. Lediglich in „Problemfällen“ wie etwa bei Sanierungsstau, mangelnder Liquidität oder besonders schwierigen bzw. kleinen Eigentümergemeinschaften ist ein Zeitraum von mindestens einem halben Jahr für die Verwaltersuche zu veranschlagen.

2. Mietverwaltung: So sollten Eigentümer bei einem auslaufenden Vertrag vorgehen

Läuft bei der Mietverwaltung der Verwaltervertrag aus, endet mit Vertragsablauf das Amt des Verwalters. Möchte der Eigentümer den Vertrag mit dem Verwalter fortsetzen, ist zu klären, ob der Verwalter dazu bereit ist und wenn ja, zu welchen Konditionen. Lehnt der Verwalter eine Fortsetzung ab oder ist der Eigentümer mit den neuen Konditionen nicht einverstanden, muss ein neuer Verwalter gesucht werden. Dazu sollte der Eigentümer mehrere Angebote verschiedener Hausverwaltungen einholen und miteinander vergleichen. Für die Verwaltersuche dürfte ein Zeitraum von drei bis vier Monaten vor Vertragsablauf regelmäßig ausreichend sein, in besonderen Fällen wie etwa einer schwierigen Mieterstruktur oder einer Lage des Mietshauses in sozialen Brennpunkten ein Zeitraum von mindestens einem halben Jahr.