WEG-Verwaltung: Was sollten Eigentümer über das Protokoll wissen?

WEG-Verwaltung: Was sollten Eigentümer über das Protokoll wissen?

In der Eigentümerversammlung einer Wohnungseigentümergemeinschaft entscheiden die Eigentümer über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Die Eigentümerversammlung ist vom Verwalter mindestens einmal jährlich einzuberufen (ordentliche Eigentümerversammlung), § 24 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG), ansonsten bei Bedarf oder auf Verlangen von mehr als einem Viertel der Eigentümer (außerordentliche Eigentümerversammlung). Über die von den Eigentümern in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift (Protokoll) aufzunehmen, § 24 Abs. 6 WEG. Dieses Protokoll ist enorm wichtig. Warum das so ist und was Sie als Eigentümer über das Protokoll wissen sollten, erfahren Sie hier.

Jetzt kostenlos Hausverwalter-Angebote anfordern!

1. Darum ist das Protokoll der Eigentümerversammlung so wichtig

In der Eigentümerversammlung können die Wohnungseigentümer Beschlüsse fassen. Dabei ist es auch möglich, dass die Beschlüsse von den gesetzlichen Regelungen oder der Teilungserklärung abweichen. Um sämtliche Beschlüsse zu dokumentieren und nachlesen zu können, werden die Beschlüsse in den Protokollen aufgezeichnet, wobei die Protokolle vom Verwalter nach § 24 WEG in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen sind. Damit stellt die Beschluss-Sammlung einschließlich der Protokolle der Versammlungen (und anderer Unterlagen) eine Dokumentation aller Beschlüsse dar, die die betreffende Wohnungseigentümergemeinschaft gefasst hat.

Anhand dieser Dokumentation können

  • Wohnungseigentümer,
  • der amtierende oder nach einem Wechsel der neue Verwalter sowie
  • potentielle Käufer von Eigentumswohnungen

sich in übersichtlicher Form über die gefassten Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft informieren. Gerade für Kaufinteressenten ist das besonders wichtig, weil sich aus den Beschlüssen etwa eine Erhöhung der Instandhaltungsrücklage bzw. des Hausgeldes ergeben kann und die Interessenten daher gegebenenfalls anders kalkulieren müssen.

Wer das Protokoll zu erstellen hat, ist gesetzlich nicht vorgegeben. Regelmäßig geschieht dies jedoch durch den Verwalter. Die Eigentümerversammlung kann die Protokollerstellung jedoch auch mittels Beschluss einem anderen Teilnehmer übertragen.

2. So müssen Form und Inhalt des Protokolls aussehen

Form und Inhalt des Protokolls der Eigentümerversammlung müssen bestimmten Anforderungen genügen.

2.1. Form des Protokolls

Das Protokoll muss schriftlicherstellt werden. Es ist von dem Vorsitzenden der Eigentümerversammlung, einem Eigentümer und – sofern ein Verwaltungsbeirat existiert – von dessen Vorsitzenden oder seinem Stellvertreter zu unterschreiben, § 24 Abs. 6 WEG. Fehlt es an nur einer Unterschrift, können die auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse angefochtenwerden (Oberlandesgericht (OLG) München, Beschluss vom 07.08.2007, Az.: 34 Wx 3/05).

Aus der Teilungserklärung können sich jedoch abweichende Regelungen ergeben. So sind etwa folgende Fälle möglich: Ausweislich der Teilungserklärung

  • „soll“ das Protokoll vom Verwalter und einem Wohnungseigentümer unterzeichnet werden. Hier führt das Fehlen der Unterschriften nicht zur Anfechtbarkeit der auf der Versammlung gefassten Beschlüsse (OLG Celle, Beschluss vom 06.09.2004, Az.: 4 W 143/04)
  • ist zur Gültigkeit eines Beschlusses dessen Protokollierung erforderlich und das betreffende Protokoll vom Verwalter sowie von einem von der Eigentümerversammlung bestimmten Wohnungseigentümer zu Wird das Protokoll dann von einem nicht bestellten Verwaltungsbeirat unterschrieben, führt das nach Anfechtung zur Ungültigkeit des Beschlusses (Landgericht (LG) Dortmund, Urteil vom 06.08.2013, Az.: 1 S 298/12)
  • setzt die Gültigkeit der Beschlüsse deren Protokollierung und die Unterzeichnung des Protokolls vom Verwalter sowie von zwei Wohnungseigentümern In diesem Fall muss das Protokoll von zwei verschiedenen natürlichen Personen unterschrieben werden, die entweder selber Wohnungseigentümer sind oder für sich oder andere Wohnungseigentümer handeln (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 30.03.2012, Az.: V ZR 178/11)

Die unterschreibenden Personen bestätigen mit der Unterzeichnung des Protokolls dessen Richtigkeit. Dazu müssen die Unterzeichnenden aber auch an der Eigentümerversammlung teilgenommen haben (LG Dortmund, Urteil vom 06.08.2013, Az.: 1 S 298/12). Waren weder der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats noch dessen Vertreter bei der Versammlung anwesend, dürfte deren Unterzeichnung nicht erforderlich sein.

Das Protokoll einer vorherigen Eigentümerversammlung kann durch einen Beschluss der Wohnungseigentümer auf der nächsten Versammlung nicht genehmigt werden. Dies widerspräche dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung (OLG Frankfurt am Main, Beschluss vom 08.02.2005, Az.: 20 W 231/01).

2.2. Mindestinhalt des Protokolls

Im schriftlichen Protokoll der Versammlung sollten mindestens folgende Angaben aufgeführt sein:

  • Bezeichnung der Eigentümergemeinschaft
  • Datum, Ort der Versammlung, Uhrzeit des Versammlungsbeginns und -endes
  • Person des Protollführers und des Versammlungsleiters bzw. des Verwalters sowie Personen des Verwaltungsbeirats und ggf. der Gäste
  • Feststellung der Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung unter Nennung der Miteigentumsanteile und Beifügung einer Anwesenheitsliste der teilnehmenden Eigentümer in der Anlage
  • Tagesordnungspunkte nebstBeschlussanträgen und Abstimmungsergebnissen
  • Unterschriften des Verwalters, eines Eigentümers und ggf. des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter (etwaige abweichende Regelungen aus der Teilungserklärung beachten)

In der Versammlung beschlossene Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne sollten als Anlage zur Beschluss-Sammlung genommen werden. Denn in einem Beschluss darf sich zur Konkretisierung auch auf ein

außerhalb des Protokolls befindliches Dokument bezogen werden, sofern dieses zweifelsfrei bestimmt ist (BGH, Urteil vom 08.04.2016, Az.: V ZR 104/15). Das Dokument sollte dann aber in der Beschluss-Sammlung oder in dessen Anlage vorhanden sein.

2.3. Ablauf- oder Beschlussprotokoll?

Der Protokollführer kann die Niederschrift der Versammlung in Form eines Ablaufprotokolls oder eines Beschlussprotokolls aufnehmen. Im Ablaufprotokoll werden zusätzlich zu den Abstimmungsergebnissen die Diskussionen und Wortmeldungen aufgeführt, die der Abstimmung vorausgegangen sind. Demgegenüber beschränkt sich das Beschlussprotokoll auf die Abstimmungsergebnisse, also den zu jedem Tagesordnungspunkt (TOP) existierenden Beschlussantrag sowie das dazu jeweils ergangene Abstimmungsergebnis.

Zwar bietet das Ablaufprotokoll den Vorteil, dass bei späteren Unklarheiten über den Beschlusstext die niedergeschriebenen Diskussionen und Wortmeldungen zur Auslegung des betreffenden Beschlusses herangezogen werden können. Allerdings wird die Vielzahl der Diskussions- und Wortbeiträge regelmäßig im Protokoll nicht korrekt wiedergegeben. Folge daraus ist meist, dass zahlreiche Versammlungsteilnehmer Änderungen des Protokolls verlangen oder der Beschluss falsch ausgelegt wird. Um das zu vermeiden, wird in der Praxis regelmäßig ein Beschlussprotokoll angefertigt.

Im Beschlussprotokoll sind auch abgelehnte Beschlüsse aufzunehmen. Niederzuschreiben ist der jeweilige TOP mitsamt dem Beschlussantrag sowie das betreffende negative Abstimmungsergebnis.

3. Bis wann das Protokoll erstellt sein muss

Eine gesetzlich vorgegeben Frist für die Protokollerstellung besteht nicht. Nach gefestigter Rechtsprechung ist das Protokoll jedoch so rechtzeitig zu erstellen, dass die Eigentümer davon eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Frist für die Erhebung einer Anfechtungsklage Kenntnis nehmen können (u. a. OLG Frankfurt am Main, Beschluss vom 23.08.1990, Az.: 20 W 165/90). Dies wird aus dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung hergeleitet. Die Anfechtungsklage, mit der die Gültigkeit von Beschlüssen überprüft werden kann, ist in § 46 WEG geregelt. ´

Erstellt der Verwalter das Protokoll verspätet, kann er sich regresspflichtig gegenüber solchen Wohnungseigentümern machen, die durch die Verspätung einen Schaden erlitten haben.

Es ist möglich, dass die Protokollunterzeichnung des Beiratsvorsitzenden aufgrund dessen Abwesenheit nicht rechtzeitig eingeholt werden kann. Ist das der Fall, bildet das einen Rechtfertigungsgrund für den Verwalter für die verspätete Erstellung des Protokolls. Gute Verwalter übermitteln das Protokoll jedoch auch ohne Unterschrift an die Eigentümer zu deren Kenntnisnahme.

Ist der Verwaltungsbeirat urlaubsbedingt abwesend und der Verwalter deswegen zur Fertigstellung des Protokolls innerhalb der Beschlussanfechtungsfrist nicht in der Lage, kann es sein, dass ein Eigentümer mittels Anfechtungsklage die auf der Versammlung gefassten Beschlüsse angreift. Die Verfahrenskosten fallen dann dem betreffenden Eigentümer zur Last, weil er die Beschluss-Sammlung hätte einsehen können (LG München I, Beschluss vom 06.02.2008, Az.: 1 T 22613/07). Das gilt auch, wenn der Verwalter nach dem Verwaltervertrag das Protokoll innerhalb einer bestimmten Frist vor dem Ablauf der Anfechtungsfrist übersenden muss und dies ohne eine Entschuldigung nicht geschieht (LG Stuttgart, Beschluss vom 15.01.2013, Az.: 19 T 295/12).

4. Übersendung des Protokolls an die Eigentümer: Keinesfalls selbstverständlich

Zwar ist jeder Wohnungseigentümer zur Einsichtnahme in das Protokoll berechtigt, § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG. Ein Anspruch auf die Übersendung des Protokolls ist jedoch gesetzlich nicht verankert. Daher ist in vielen Gemeinschaftsordnungen und vor allem in den Verwalterverträgen bestimmt, dass der Verwalter Abschriften der Protokolle an die Eigentümer zu senden hat. Einladung, Tagesordnung und Anwesenheitsliste werden dabei jedoch nicht zum Teil nochmals an die Eigentümer übermittelt.

5. Diese Beweiskraft hat das Protokoll

Das Versammlungsprotokoll ist eine Privaturkunde im Sinne des § 416 Zivilprozessordnung (ZPO – OLG Frankfurt am Main, Beschluss vom 08.02.2005, Az.: 20 W 231/01). Daher erstreckt sich die Beweiskraft des Protokolls nur darauf, dass der Inhalt von den Unterzeichnenden verfasst bzw. bestätigt wurde. Die Richtigkeit des Protokollinhalts wird also nicht bestätigt. Trotzdem sind etwaige Sonderrechtsnachfolger (etwa Erwerber von Eigentumswohnungen) an die Beschlüsse und damit den Inhalt des Protokolls gebunden, § 10 Abs. 4 WEG. Fehlen die Unterschriften auf dem Protokoll, mindert das den Beweiswert des Protokolls erheblich.

Die Protokollierung und die Beschlussverkündung berührt nicht das Zustandekommen der Beschlüsse. Diese werden davon unabhängig wirksam. Ausnahmen können sich jedoch aus der Teilungserklärung ergeben. So kann darin etwa bestimmt sein, dass die Gültigkeit von Beschlüssen bestimmte Unterzeichnungen auf dem Protokoll voraussetzt. 

6. In welchen Fällen ein fehlerhaftes Protokoll berichtigt werden kann

Ein Anspruch auf Protokollberichtigung kann geltend gemacht werden, wenn

  • der Anspruchsteller in seinen Persönlichkeitsrechten verletzt wurde oder
  • der Inhalt der Niederschrift nicht dem Grundsatzordnungsgemäßer Verwaltung entspricht

Die Persönlichkeitsrechte umfassen den Schutz der Persönlichkeit vor Eingriffen in deren Lebens- und Freiheitsbereich. So kann etwa gegen die Verbreitung von unwahren Tatsachen über die eigene Person mit einer Unterlassungsklage vorgegangen werden. Das gilt ebenso für die Berichtigung von Protokollen, sofern dort solche Tatsachen enthalten sind. Protokolle sollten daher stets sachlich formuliert werden, um erst gar keine Streitigkeiten entstehen zu lassen.

Der Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung ist nicht gewahrt, wenn im Protokoll Beschlüsse falsch, unvollständig oder überhaupt nicht wiedergegeben werden. Hier kann der einzelne Eigentümer bei Gericht einen Protokollberichtigungsanspruchgeltend machen. Der Anspruch setzt ein darauf gerichtetes Rechtsschutzbedürfnis voraus, also ein berechtigtes Interesse an dem Verfahren.

Das Rechtsschutzbedürfnis fehlt jedoch, wenn die Anzahl der abgegebenen Ja-Stimmen zwar falsch wiedergegeben wurde, dies aber auf das Abstimmungsergebnis keinen Einfluss hat. Ebenfalls fehlt das Rechtsschutzbedürfnis, wenn vor der Beschlussverkündung angeblich keine Abstimmung erfolgte, diese jedoch im Protokoll aufgeführt ist – hier muss eine Anfechtungsklage gegen den Beschluss erhoben werden. Generell ist von einem fehlenden Rechtsschutzbedürfnis für den Protokollberichtigungsanspruch auszugehen, wenn sich die Rechtsposition des Anspruchstellers durch die Berichtigung nicht verbessert oder zumindest rechtlich deutlich ändert.

Ob eine Frist für den Protokollberichtigungsanspruch besteht, ist umstritten. Der Anspruch sollte daher vorsorglich innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung gerichtlich geltend gemacht werden.

Wird das Beschlussergebnis im Protokoll falsch aufgeführt, sollte innerhalb der Monatsfrist nach der Beschlussfassung bei Gericht eine Anfechtungsklage verbunden mit einem Protokollberichtigungsantrag eingereicht werden. Auf diese Weise kann keine Abweisung wegen eines fehlenden Rechtsschutzbedürfnisses erfolgen.

Jetzt kostenlos Hausverwalter-Angebote anfordern!

7. Aufbewahrungspflicht für Protokolle: Unbefristet

Für die Protokolle besteht eine unbefristete Aufbewahrungspflicht. Das ergibt sich aus dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung. Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen, dass die gefassten Beschlüsse auch gegenüber den Sonderrechtsnachfolgern gelten, § 10 Abs. 4 WEG, und mangels Grundbucheintragung nur durch die Protokolle nachgewiesen werden können.

Aufzubewahren sind die Protokolle in der grundsätzlich vom Verwalter nach § 24 Abs. 8 WEG zu führenden Beschluss-Sammlung. 

8. Einsichtsrecht gilt für jeden Eigentümer

Jeder Eigentümer hat das Recht, das Versammlungsprotokoll im Original am Sitz der Hausverwaltung zu deren Bürozeiten einzusehen, vgl. § 24 Abs. 6 Satz 3 WEG. Das gilt allerdings nicht für die persönlichen Notizen des Protokollführers bzw. Verwalters. Der Eigentümer darf sein Einsichtsrecht auch einem Dritten in dem Maße übertragen, in dem daran ein berechtigtes Interesse besteht.

9. Kein Protokoll: Wichtiger Grund für die vorzeitige Abberufung des Verwalters?

Verwalterverträge werden in den meisten Fällen über einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen. Eine vorzeitige Abberufung des Verwalters und eine außerordentliche fristlose Kündigung des Verwaltervertrags sind hier nur aus einem wichtigen Grund möglich. Ein solcher Grund liegt vor, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller – nicht notwendig vom Verwalter verschuldeten – Umstände die weitere Zusammenarbeit nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, insbesondere weil durch die Umstände das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (BGH, Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01).

Unterlaufen dem Verwalter Fehler in der Protokollführung oder erstellt bzw. versendet er das Protokoll verspätet, ist kein wichtiger Grund gegeben. Das dürfte ebenso gelten, wenn der Verwalter kein Protokoll anfertigt. Zumindest in den Fällen der verspäteten oder nicht erfolgenden Erstellung bzw. Versendung des Protokolls kann der Verwalter aber abgemahnt werden. Sofern die entsprechende Handlung noch nicht erfolgt ist, sollte die Abmahnung unter Fristsetzung zur Vornahme der Handlung erfolgen. Im Wiederholungsfall sind dann – je nach den Umständen des Einzelfalls – eine vorzeitige Abberufung des Verwalters und eine außerordentliche fristlose Kündigung des Verwaltervertrags möglich.

Demgegenüber rechtfertigen die vorsätzliche unrichtige Führung des Protokolls oder dessen Fälschung regelmäßig die sofortige Trennung vom Verwalter. Das gilt ebenso, wenn der Verwalter den Eigentümern die Einsichtnahme in das Protokoll verweigert oder diese erst nach Ablauf der einmonatigen Frist für die Anfechtung von Beschlüssen gewährt.

Angebote von Hausverwaltungen vergleichen - kostenlos und unverbindlich

Wir helfen Ihnen bei der Auswahl von Hausverwaltungen die zu Ihrer Immobilie passen. Vertrauen Sie auf unserer Erfahrung bei der Auswahl von guten und passenden Hausverwaltungen und vergleichen Sie mehrere Angebote mit nur einer Anfrage.