Anforderungen an die Beschluss-Sammlung: Wie muss diese geführt werden?

Anforderungen an die Beschluss-Sammlung: Wie muss diese geführt werden?

Auf Wohnungseigentümerversammlungen werden von den Wohnungseigentümern regelmäßig Beschlüsse gefasst. Dabei müssen die Beschlüsse der Versammlung nicht nur in einer Niederschrift (Protokoll) aufgenommen, sondern auch in einer Beschluss-Sammlung wiedergegeben werden. Das Führen der Beschluss-Sammlung ist in erster Linie Sache des Verwalters, der die Beschlüsse und die Urteilsformeln in wohnungseigentumsrechtlichen Gerichtsverfahren in die Beschluss-Sammlung unverzüglich einzutragen hat. Was die Beschluss-Sammlung im Einzelnen enthalten muss, wie diese konkret zu führen ist und was Sie darüber sonst noch wissen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

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1. Sinn und Zweck der Beschluss-Sammlung: Übersichtliche Dokumentation

Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes, die am 01.07.2007 in Kraft getreten ist, besteht nach § 24 Abs. 7 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) die Verpflichtung zum Führen einer Beschluss-Sammlung, was in vorrangig dem Verwalter obliegt, § 24 Abs. 8 WEG.Da die Beschlüsse der Wohnungseigentümer nicht ins Grundbuch eingetragen werden, soll mit der Beschluss-Sammlung eine übersichtliche Dokumentation der gefassten Beschlüsse erstellt werden. Wohnungseigentümer, der jeweilige Verwalter, aber auch Bewerber für das Verwalteramt und Kaufinteressentenvon Eigentumswohnungen können sich mit Hilfe der Beschluss-Sammlung jederzeit über die Beschlüsse und etwaige wohnungseigentumsrechtlichen Gerichtsverfahren informieren.

Trotzdem sollten sich die vorgenannten Personen nicht allein auf die Beschluss-Sammlung verlassen. Zum einen hängen Inhalt und Vollständigkeit der Beschluss-Sammlung von der Kompetenz und Gewissenhaftigkeit desjenigen ab, der für das Führen der Sammlung zuständig ist. Zum anderen kann die Beschluss-Sammlung nachträglich geändert oder sogar manipuliert werden, da – anders als bei der Niederschrift – keine Unterschriften erforderlich ist. Daher sollten im Zweifel neben der Teilungserklärung auch die bisherigen Niederschriften eingesehen werden.

2. Wer die Beschluss-Sammlung führen muss

In erster Linie ist derVerwalter zur Führung der Beschlusssammlung verpflichtet, § 24 Abs. 8 Satz 1 WEG. Diese Pflicht kann nicht durch Mehrheitsbeschluss auf Wohnungseigentümer wie etwa den Beirat oder einer dritten Person übertragen werden.

Existiert kein Verwalter, hat der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung die Beschluss-Sammlung zu führen, sofern die Wohnungseigentümer nicht mit Stimmenmehrheit eine andere Person bzw. einen anderen Miteigentümer beauftragen, § 24 Abs. 8 Satz 2 WEG.

3. Das gehört in die Beschluss-Sammlung hinein

Nach§ 24 Abs. 7 Satz WEG enthält die Beschluss-Sammlung nur den Wortlaut

  1. der in der (ordentlichen oder außerordentlichen) Versammlung der Wohnungseigentümer verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung,
  2. der schriftlichen Beschlüsse (Umlaufbeschlüsse) mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung und
  3. der Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit gemäß § 43 WEG mit Angabe ihres Datums, der Gerichts und der Parteien.

Das gilt aber nur für die nach dem 01.07.2007ergangenen Beschlüsse und Gerichtsentscheidungen, Im Einzelnen ist hier Folgendes von Bedeutung:

3.1. Verkündete und schriftliche Beschlüsse

In der Beschluss-Sammlung ist – neben der Angabe des Tagesordnungspunkts (TOP) sowie von Ort und Datum der Versammlung – der volle Wortlaut des jeweils in der Eigentümerversammlung verkündeten Beschlusses aufzunehmen (Beschlusswortlaut). Lautet also etwa

TOP 3: Genehmigung der Jahresabrechnung nebst der zugehörigen Jahreseinzelabrechnungen für das Wirtschaftsjahr 2019

wäre folgender Eintrag in die Beschluss-Sammlung falsch:

TOP 3: Der Antrag wurde angenommen. 

Korrekt wäre stattdessen folgende Formulierung für den Eintrag in die Beschluss-Sammlung:

Die vom Verwalter erstellte und vorgelegte Jahresabrechnung nebst den zugehörigen Jahreseinzelabrechnungen für das Wirtschaftsjahr vom 01.01. bis 31.12.2019 werden genehmigt.

Insoweit ist aber auch nicht mehr als der Beschlusswortlaut erforderlich. Nicht beizufügen sind der Beschluss-Sammlung daher etwa Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Angebote bzw. Kostenvoranschläge oder Niederschriften von den in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse.

Diese Grundsätze gelten ebenso für schriftliche Beschlüsse (Umlaufbeschlüsse), also solche Beschlüsse, die im schriftlichen Verfahren nach § 23 Abs. 3 WEG erfolgen (Umlaufverfahren) sowie die Zustimmung aller im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer und damit Allstimmigkeit erfordern. Der Eintrag in die Beschluss-Sammlung setzt zudem voraus, dass der betreffende Umlaufbeschluss zuvor verkündet wurde, etwa durch Rundschreiben an alle Eigentümer.

3.2. Negativbeschlüsse

Auch sogenannte Negativbeschlüsse, also als „abgelehnt“ verkündete Beschlüsse, sind in die Beschluss-Sammlung einzutragen. Diese haben ebenfalls einen Regelungsgehalt und können deshalb ebenso angefochten werden wie angenommene Beschlussanträge (Positivbeschlüsse).

Ähnlich wie bei den in der Eigentümerversammlung verkündeten und auch bei den schriftlichen Beschlüssen muss in der Beschluss-Sammlung – neben der Angabe des TOP sowie von Ort und Datum der Versammlung

der Wortlaut des zur Abstimmung gestellten Beschlussantrags eingetragen werden.Denn ansonsten ist nicht nachvollziehbar, worüber abgestimmt wurde. Falsch wäre daher der bloße Eintrag, dass der Antrag abgelehnt wurde. 

3.3. Gerichtsentscheidungen

Urteile sind mit dem Wortlaut ihrer Urteilsformel, also dem Tenor, in die Beschluss-Sammlung einzutragen. Nicht erforderlich ist die Wiedergabe der Entscheidungsgründe.

Zu erfassen sind nicht nur Rechtstreitigkeiten unter Wohnungseigentümern, sondern auch solche mit Nicht-Wohnungseigentümern, da sich daraus Verpflichtungen der Eigentümergemeinschaft gegenüber Dritten ergeben können.

Zusätzlich neben dem Tenor sind aufzunehmen das angerufene Gericht, das Datum und das Aktenzeichen des Urteils sowie die beteiligten Parteien. Das gilt ebenso für Klageabweisungen, wobei der abgewiesene Klageantrag zur Klarstellung mit in die Beschluss-Sammlung hinein sollte.

Die Entscheidungen des Gerichts über die Kosten (Kostenfestsetzungsbeschlüsse) gehören ebenfalls in die Beschluss-Sammlung.

Weiterhin sinddie im Mahnverfahren ergehenVollstreckungsbescheide (nicht aber der Mahnbescheid) in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen, ebenso vorläufig vollstreckbare Urteile, etwa aufgrund eines Versäumnisurteils.

Ungeklärt ist, inwieweit gerichtliche oder außergerichtliche Vergleiche in der Beschluss-Sammlung zu dokumentieren sind. Ein Vergleich hat jedoch nur unter den Beteiligten Rechtswirkung. Soll er auch gegenüber Sonderrechtsnachfolgern (späteren Erwerbern von Eigentumswohnungen) gelten, muss der Vergleich inhaltlich in einen Beschluss überführt werden, der anschließend in die Beschluss-Sammlung einzutragen ist. Vorsorglich sollten – bis dazu eine höchstrichterliche Entscheidung ergangen ist – zur Vermeidung von Haftungsrisiken aber auch alle anderen Vergleiche zur Beschluss-Sammlung genommen werden. Das gilt auch für Gerichtsentscheidungen über die Entziehung von Wohnungseigentum nach § 18 WEG.

3.4. Sonderfälle: Angefochtene Beschlüsse und anfechtbare Geschäftsordnungsbeschlüsse

Positiv- und auch Negativbeschlüsse werden manchmal angefochten. Ist dies der Fall, muss das unverzüglich in die Beschluss-Sammlung unter dem ursprünglichen Eintragergänzt werden. Dabei kann ein Beschluss sowohl durch einen Zweitbeschluss der Wohnungseigentümer als auch durch eine gerichtliche Entscheidung aufgehoben werden, was dann ebenso dem ursprünglichen Eintrag in der Beschluss-Sammlung hinzuzufügen ist, § 24 Abs. 7 Satz 4 WEG.

Eingetragen werden sollten folgende Informationen: Name des Anfechtenden bzw. des Klägers, angerufenes Gericht und Aktenzeichen bzw. nach der Beschlussaufhebung Datum und Aktenzeichen des Gerichtsurteils. Damit tritt der Zweitbeschluss bzw. die gerichtliche Entscheidung an die Stelle des ursprünglichen beschlossenen oder abgelehnten Beschlussantrags.

Haben sich dagegen Inhalte im Falle der Aufhebung eines Beschlusses überholt, können sie gelöscht werden, was sich ebenfalls aus 24 Abs. 7 Satz 4 WEG ergibt.

Beschlüsse zur Geschäftsordnung gehören zwar nicht in die Beschluss-Sammlung. Eine Ausnahme besteht aber für Geschäftsordnungsanträge wie etwa Stimmrechtsausschlüsse wegen angeblich fehlender Stimmrechts- bzw. Vertretungsvollmacht. Diese sind in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen, da sie sie gerichtlich anfechtbar sind.

3.5. Problematisch: Stimmrechtsregelungen

Damit ein auf der Eigentümerversammlung verkündeter Beschluss wirksam wird, muss der Versammlungsleiter (meistens der Verwalter) das Beschlussergebnis feststellen und bekannt geben. Das Beschlussergebnis ist herzuleiten aus dem Ergebnis der Abstimmung, und zwar grundsätzlich als Verhältnis der Ja-Stimmen zu den Nein-Stimmen, gegebenenfalls auch unter Hinzuziehung der Enthaltungen. Damit ist aber als Feststellung des Beschlussergebnisses zur Frage der Annahmeoder Ablehnung auch das das festgestellte Verhältnis der Ja-Stimmen zu den Nein-Stimmen, meist unter Berücksichtigung der Enthaltungen, zu verkünden.

Wird das Abstimmungsergebnis nicht eingetragen, lässt sich der Beschluss-Sammlung nicht konkret entnehmen, ob eine Anfechtung wegen gesetzes- oder vereinbarungswidriger Beschlussfassung möglich und erfolgreichsein könnte, so etwa im Falle des Nichterreichens eines nach § 16 Abs. 4 WEG (abweichende Kostenverteilung) oder der Teilungserklärung bzw. der Gemeinschaftsordnung erforderlichem Quorum bei der Abstimmung. Ebenso wenig lassen sich ohne Wiedergabe des Abstimmungsergebnisses Fehler oder Manipulationen in der Beschlussfeststellung nur schwierig nachvollziehen.

Daher sind im Kopf der Beschluss-Sammlung zur Ermittlung eines ggf. für die betreffende Eigentümergemeinschaft vorgegebenen Quorums folgende Angaben aufzunehmen:

  • Stimmrechtsregelungen (Kopf-, Wertprinzip oder Objektprinzip)
  • aktuelle Stimmverhältnisse (beim Kopfprinzip die Anzahl der Eigentümer, beim Wertprinzip die Mteigentumsanteile in Tausendstel Anteilen bzw. entsprechenden Bruchteilen sowie beim Objektprinzip die Anzahl der Wohnungs- und Teileigentumseinheiten)

4. Beschluss-Sammlung: Diese Fristen und Formalien gelten

Die Pflicht zur ordnungsmäßen Führung der Beschluss-Sammlung erstreckt sich nicht nur auf deren inhaltliche Richtigkeit, sondern auch auf die Beachtung sowie Einhaltung von Fristen und Formalien. Dabei gelten teils strenge Anforderungen.

4.1.Unverzüglich: So schnell wie möglich

Eintragungen sind neben den Vermerken und Löschungen in die Beschluss-Sammlung „unverzüglich“ vorzunehmen, § 24 Abs. 7 Satz 7 WEG. Damit ist gemeint, dass diese Angaben schnellmöglich und kurzfristig in die Sammlung aufgenommen werden. Die Rechtsprechung fordert dazu die Einhaltung einer Frist von fünf Werktagen bis zu einer Woche (etwa Landgericht (LG) Berlin, Urteil vom 07.10.2009, Az.: 85 S 101/08). Ein erst nach Ablauf einer Woche vorgenommener Eintrag ist jedenfalls nicht mehr „unverzüglich“ (LG München I, Beschluss vom 06.02.2008, Az.: 1 T 22613/07).

Um hier auf der sicheren Seite zu sein, sollte der Eintrag spätestens innerhalb von einem Tag nach der Verkündung  des Beschlusses in der Versammlung erfolgen. Das gilt auch, wenn die Niederschrift bzw. das Protokoll von den Beisitzern noch nicht unterschrieben wurde. Insbesondere darf der Eintrag nicht wegen der einmonatigen Anfechtungsfrist für Beschlüsse zurückgestellt werden. Auch Gerichtsurteile sollten spätestens am Tag nach der Zustellung, besser noch am selben Abend in die Beschluss-Sammlung eingetragen werden.

4.2.Fortlaufende Nummerierung ist Pflicht

Die Beschlüsse und Gerichtsentscheidungen sind in die Beschluss-Sammlung fortlaufend einzutragen und zu nummerieren, § § 24 Abs. 7 Satz 3 WEG. Damit wird der Nachweis der Vollständigkeit der Sammlung bezweckt. Unzulässig ist es dabei, etwa zu Beginn jeden Wirtschaftsjahres mit der Nummerierung neu anzufangen oder diese von den Inhalten wie beispielsweise Beschlüsse und Gerichtsentscheidungen abhängig zu machen.

4.3. Zwei verschiedene Formen sind möglich

Die Beschluss-Sammlungkann geführt werden

  • in Papierform oder
  • elektronisch als Datei oder

Möglich ist auch, beide Formen gleichzeitig  zu wählen.

Speziell bei größeren Eigentümergemeinschaften hat die elektronische Datei den Vorteil, dass zügiger und unkomplizierter auf einzelne Beschlüsse zugegriffen werden kann. Zudem besteht hier die Möglichkeit, den Wohnungseigentümern im Internet einen gesonderten Zugang einzurichten, so dass diese jederzeit die Beschluss-Sammlung (und andere Unterlagen wie etwa Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan) einsehen sowie sich davon Ausdrucke verschaffen können.

Maßgeblich für die zu wählende Form der Beschluss-Sammlung ist allerdings die Entscheidung der Eigentümer. Beschließen diese die Papierform, ist der Verwalter daran gebunden.

5. Diese Einsichtsrechte in die Beschluss-Sammlung bestehen

Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht, auf Verlangen in die Beschluss-Sammlung Einsicht zu nehmen oder eine dritte Person dazu(etwa Erwerbsinteressent, Mieter, Rechtsanwalt) zu ermächtigen, § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG. Das Recht erstreckt sich aber nur auf die Einsichtnahme, nicht etwa darauf, die Beschluss-Sammlung mit nach Hause zu nehmen.

Möchte ein Eigentümer Kopien aus der Beschluss-Sammlung, muss der Verwalter dem entsprechen. Dieser hat allerdings für die Anfertigung der Kopien den üblichen Kostenerstattungsanspruch gegen den betreffenden Eigentümer.

6. Keine ordnungsgemäße Beschluss-Sammlung: Verwalter kann abberufen werden 

Führt der Verwalter die Beschlusssammlung nicht ordnungsgemäß, stellt das einen wichtigen Grund für seine vorzeitige Abberufung aus dem Verwalteramt und der außerordentlichen fristlosen Kündigung seines Verwaltervertrags dar, § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG. Allerdings führt nicht jeder Verstoß dazu, dass ein einzelner Eigentümer die Abberufung des Verwalters gegen den mehrheitlichen Willen erreichen kann. Vielmehr besteht ein Beurteilungsspielraum aller Eigentümer, der lediglich dann eingeschränkt ist, wenn nur noch eine Abberufung aufgrund des Verwalterhandelns in Betracht kommt (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 10.02.2012, Az.: V ZR 105/11).

Der Verwalter ist daher gut beraten, wenn er bei der Führung der Beschluss-Sammlung größtmögliche Sorgfalt walten lässt. Das gilt auch dann, wenn Eintragungen von Mitarbeitern des Verwalters vorgenommen werden, da der Verwalter dafür aus dem Gesichtspunkt des Organisationsverschuldens einstehen muss. Der Verwalter hat daher dafür zu sorgen, dassdie Eintragungen

  • unverzüglich, fehlerfrei und vollständig vorgenommen werden und
  • dies bei Verhinderungen des Verwalters oder des zuständigen Mitarbeiters durch Vertreter sichergestellt ist



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