Ratgeber: Diese 8 Punkte gehören in jeden Verwaltervertrag

Ratgeber: Diese 8 Punkte gehören in jeden Verwaltervertrag

Bestimmte Punkte sollten in jedem Verwaltervertrag enthalten und eindeutig geregelt sein. Diese Inhalte reichen von den Pflichten des Verwalters über die Verwaltervergütung bis hin zu den Kündigungsfristen. Gerade bei der Vergütung sind klare Regelungen darüber, welche Verwaltertätigkeiten mit der Pauschalvergütung abgegolten und welche gesondert zu vergüten sind, unerlässlich.

Darüber hinaus ist an die Punkte zu denken, die in der Praxis immer wieder für Streit sorgen, so etwa die Pflicht des Verwalters zur Objektbegehung. Welche Punkte unbedingt in jeden WEG- und Miet-Verwaltervertrag gehören, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Punkt 1: Genaue Bezeichnung der Vertragsparteien

Wie bei jedem andern Vertrag sind die Vertragsparteien genau zu bezeichnen. Vertragspartner des WEG-Verwalters ist die Wohnungseigentümergemeinschaft, die mit Straße und Hausnummern sowie dem Ort zu bezeichnen ist.

Zwar kann eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) Miet-Verwalter, aber nicht WEG-Verwalter sein. Denn es ist unklar, wer für die GbR und damit als Organ bzw. Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft handelt (Bundesgerichtshof (BGB), Beschluss vom 26.01.2006, Az.: V ZB 132/05). Demgegenüber ergibt sich bei einer juristischen Person (etwa Gesellschaft mit beschränkter Haftung – GmbH), einer offenen Handelsgesellschaft (OHG) und einer Kommanditgesellschaft (KG) aus dem Handelsregister, wer für diese Handlungen vornehmen kann.

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Punkt 2: Beginn, Dauer und Beendigung des Verwaltervertrags sowie Probezeit

Im Verwaltervertrag ist zunächst dessen Beginn aufzunehmen. Bei der Miet-Verwaltung erstreckt sich die Dauer des Verwaltervertrags regelmäßig auf ein Jahr, wobei sich der Vertrag jeweils um ein weiteres Jahr verlängert, wenn er nicht drei Monate vor dessen Ablauf gekündigt wird. Eine andere Vertragsdauer sowie Kündigungsfrist kann aber ebenfalls vereinbart werden. Die Kündigung aus wichtigem Grund ist für beide Vertragsparteien jederzeit möglich.

Bei der WEG-Verwaltung ist zwischen der Bestellung des Verwalters und dem Abschluss des Verwaltervertrags als jeweils eigenständige Rechtsakte zu unterscheiden. In der Regel beginnt der Verwaltervertrag mit der Bestellung des Verwalters und endet mit der grundsätzlich für längstens fünf Jahre zulässigen Bestellung des Verwalters, sofern der Verwaltervertrag an die Bestellung gekoppelt ist. Dabei kann die Eigentümergemeinschaft den bestellten Verwalter aus wichtigem Grund jederzeit abberufen und damit einhergehend den Verwaltervertrag kündigen.

Ob ansonsten eine vorzeitige Abberufung und eine fristgemäße Kündigung des Verwalters möglich sind, richtet sich nach dem WEG-Verwaltervertrag. Im Vertrag kann die Abberufung des Verwalters aus einem anderen als aus einem wichtigen Grund ausgeschlossen werden. Ist eine solche Bestimmung nicht im Verwaltervertrag enthalten und der Verwalter auch nicht für eine bestimmte Dauer bestellt, kann er auch ohne wichtigen Grund jederzeit durch Beschluss der Eigentümerversammlung abberufen werden. Ob dann allerdings auch der Verwaltervertrag gekündigt werden kann, ist eine andere Frage und richtet sich nach den darin enthaltenen Kündigungsmöglichkeiten sowie Kündigungsfristen. Ist eine vorzeitige Kündigungsmöglichkeit nicht vorgesehen oder bestehen längere Kündigungsfristen, behält der insoweit abberufene Verwalter bis zur Beendigung des Verwaltervertrags seinen Vergütungsanspruch.

Siehe auch: Verwaltervertrag auf Probe – Gestaltung, Vorteile und Nachteile

Ist eine Abberufung des Verwalters jeder möglich oder ist der Zeitraum der Verwalterbestellung und der Vertragsdauer ausnahmsweise nicht gleich, sollte der Verwaltervertrag die Möglichkeit zur fristgemäßen ordentlichen Kündigung unter einer angemessenen Kündigungsdauer enthalten.

Wird ein neuer Verwalter eingesetzt, befürchten viele Eigentümer, dass der Verwalter nicht kompetent und nicht dauerhaft engagiert ist. Zahlreiche Hausverwaltungen bieten daher eine meistens sechsmonatige Probezeit für ihre Miet-Verwaltung und WEG-Verwaltung an. Wird davon Gebrauch gemacht, gehört auch die Probezeitvereinbarung in den Verwaltervertrag.

Punkt 3: Aufgaben und Pflichten des Verwalters

Die Aufgaben und Pflichten des Verwalters sind im Miet-Verwaltervertrag genau aufzuführen. Beim WEG-Verwaltervertrag ist dies etwas einfacher, da die Aufgaben und Pflichten insbesondere in §§ 27, 28 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgelegt sind. Da sowohl bei der Miet-Verwaltung als auch bei der WEG-Verwaltung die Pflicht des Verwalters zur Objektbegehung immer wieder Anlass von Streitigkeiten ist, sollte diese Pflicht in Vertrag mit aufgenommen werden. Dabei sollte auch bestimmt werden, welche Bereiche wie oft in welchen Zeiträumen zu begehen sind.

Je nachdem, ob es sich um eine Miet-Verwaltung oder WEG-Verwaltung handelt, sind die sich aus der jeweiligen Verwaltung ergebenden besonderen Pflichten vertraglich aufzunehmen. Bei der Miet-Verwaltung gehören dazu insbesondere Regelungen über die Neuvermietung von Wohnraum. Bei der WEG-Verwaltung sind speziell die Aufstellung des Wirtschaftsplans und die Verpflichtung zur Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat zu nennen.

Siehe auch: Die Aufgaben eines WEG-Verwalters nach dem Wohnungseigentumsgesetz

Punkt 4: Vermögen des Eigentümers bzw. der Gemeinschaft

Soweit nicht bereits in den Aufgaben und Pflichten des Verwalters geregelt, ist der Verwalter auf die Verpflichtung zur getrennten Aufbewahrung von Privatgeldern und Fremdgeldern aus Gründen der Klarstellung vertraglich hinzuweisen. Die in der Regel vom vorherigen Verwalter zu übernehmenden offenen Fremdkonten (Mietkonto bei der Miet-Verwaltung bzw. Hausgeldkonto und Konto für die Instandhaltungsrücklage bei der WEG-Verwaltung) sind im Verwaltervertrag aufzulisten.

Wichtig ist, die Verfügungsberechtigung des Verwalters über die Mieteinnahmen bzw. Gemeinschaftsgelder der Höhe nach zu beschränken, etwa für die Vergabe von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten. So können in Verwalterverträgen Bestimmingen aufgenommen werden, wonach etwa die Auftragsvergabe für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen in einem Volumen

  • bis zu 1.000 Euro vom Verwalter freihändig vergeben werden darf
  • von 1.001 bis 3.000 Euro der Zustimmung des Eigentümers bzw. Verwaltungsbeirats bedarf
  • ab 3.001 Euro die schriftliche Zustimmung des Eigentümers bzw. einen Beschluss der Eigentümerversammlung erfordert, wobei der Verwalter zuvor Angebote von drei verschieden Firmen oder Handwerkern vorzulegen hat

Für die WEG-Verwaltung ist darauf hinzuweisen, dass über die Anlage der Gelder für die Instandhaltungsrücklage (Instandhaltungsrückstellung) oder die Aufnahme von etwaigen Darlehen die Eigentümergemeinschaft (und nicht der Verwalter) entscheidet.

Bei der Miet-Verwaltung muss geregelt werden, ob der Verwalter monatlich, quartalmäßig oder halbjährlich gegenüber dem Eigentümer zur Abrechnung verpflichtet ist. Für den WEG-Verwalter ergibt sich die Abrechnungspflicht aus seinen Pflichten zur Erstellung der Jahresabrechnung sowie zur Rechnungslegung.

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Punkt 5: Vergütung des Verwalters

Über die Vergütung des Verwalters herrscht immer wieder Streit. Daher sollte im Verwaltervertrag genau geregelt werden, welche Tätigkeiten von der Pauschalvergütung erfasst und welche Tätigkeiten gesondert zu vergüten sind. Als Faustregel gilt, dass die Verwaltertätigkeiten separat zu honorieren sind, die nicht zu den üblichen Aufgaben des Verwalters gehören. Zumindest für den WEG-Verwalter bedeutet dies, dass er keine gesonderte Vergütung für die in §§ 27, 28 WEG genannten Aufgaben und Pflichten beanspruchen darf.

Eine gesonderte Vergütung kommt sowohl für den Miet- als auch für den WEG-Verwalter etwa bei größeren und aufwendigen Sanierungsmaßnahmen sowie bei Mahnungen von Mieten bzw. Hausgeldzahlungen in Betracht.

Weiterhin kann der Mietverwalter etwa für die Neuvermietung von Wohnungen eine separate Vergütung verlangen. Demgegenüber sind dem WEG-Verwalter etwa folgende Tätigkeiten zusätzlich zu vergüten:

  • Aufwandsentschädigungen für Belege in Kopie, die ein Wohnungseigentümer angefertigt oder zugesandt haben möchte
  • Außerordentliche Eigentümerversammlungen, die nicht vom Verwalter verursacht wurden
  • Erstellung einer Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Einkommensteuergesetz (EStG)
  • Führen von Lohnkonten für Mitarbeiter der Wohnungseigentümergemeinschaft
  • Zusatzaufwand für das Verbuchen der Hausgeldzahlungen von „Lastschriftverweigerern“
  • Zustimmungserklärung beim Eigentümerwechsel

Für das Führen einer Beschluss-Sammlung kann der WEG-Verwalter jedoch seit den Änderungen des Wohnungseigentumsgesetzes im Jahr 2007 keine gesonderte Vergütung mehr verlangen.

Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollte auch die Höhe der jeweiligen Sondervergütung im Verwaltervertrag festgelegt werden.

Im Rahmen der Verwaltervergütung ist ebenfalls vertraglich festzuschreiben, wie die Zahlungsweise erfolgt und auf welches Vergütungskonto sie zu entrichten ist. Regelmäßig ist der Verwalter berechtigt, seine Vergütung von den Miet- bzw. Hausgeldeingängen abzubuchen. Dabei kann auch vereinbart werden, dass der Miet-Eigentümer bzw. die Eigentümergemeinschaft die Vergütung des Verwalters auszugleichen haben, wenn Miet- bzw. Hausgeldzahlungen ausbleiben.

Punkt 6: Haftung des Verwalters

Aufgrund der zahlreichen Haftungsrisiken sollte der Verwalter vertraglich verpflichtet werden, eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abzuschließen und dies nachzuweisen. Die Größe der Verwaltung spielt dabei keine Rolle. Für gewerbliche WEG-Verwalter wird der Abschluss einer einschlägigen Versicherung durch die demnächst in Kraft tretende Berufszulassungsregelung für gewerbliche Wohnungseigentumsverwalter und Immobilienmakler künftig Pflicht (Stand: 20.03.2016).

Im Übrigen ist der Verwaltervertrag auf mögliche Haftungsbeschränkungen des Verwalters für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu überprüfen.

Punkt 7: Verwaltungsunterlagen

Die bei der Übernahme der Verwaltung dem Verwalter überlassenen Unterlagen sind im Vertrag ebenso aufzuführen wie die Verpflichtung des Verwalters, bei Beendigung seiner Tätigkeit diese Unterlagen zurückzugeben und eine ordnungsgemäße Abrechnung zu erstellen bzw. Rechnung zu legen.

Zudem sollte im Verwaltervertrag geregelt werden, welche Möglichkeiten zur Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen für Miet-Eigentümer bzw. den Beirat oder die Miteigentümer bestehen.

Punkt 8: Vollmachtsurkunde

Um eine reibungslose Verwaltung zu gewährleisten, sollte im Vertrag aufgenommen werden, dass die Verwaltung eine sie legitimierende Vollmachtsurkunde erhält. Für den WEG-Verwalter ist dieser Anspruch im Übrigen in § 27 Abs. 6 WEG geregelt.

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