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Bei kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften mit vielleicht bis zu maximal acht oder zehn Einheiten gestaltet sich die Suche nach einer Hausverwaltung oft schwierig. Viele WEG-Verwaltungen sind an solch kleinen Eigentümergemeinschaften erst gar nicht interessiert oder bieten ihre Dienste nur zu äußerst hohen Preisen an. Die betroffenen Wohnungseigentümer sind davon meistens überrascht und reagieren mit deutlichem Unverständnis.

Warum sich bei kleinen Eigentümergemeinschaften Probleme bei der Suche nach einer Hausverwaltung ergeben und wie sich trotzdem eine Verwaltung finden lässt, erfahren Sie in diesem Artikel.

1. Warum Hausverwaltungen kleine Eigentümergemeinschaften so häufig ablehnen

Auch eine professionelle Hausverwaltung ist ein auf Wirtschaftlichkeit ausgerichtetes Unternehmen und muss zumindest kostendeckend arbeiten. Dazu gehört eine angemessene Vergütung nach Abzug aller Kosten, wie Steuern, Altersvorsorge, Kranken- und Pflegeversicherung, Vermögenshaftpflichtversicherung, weiteren Versicherungen wie etwa eine Inventarversicherung, Beiträge zu Berufsverbänden, Kfz-Kosten, Raummiete, Hardware- und Software, Telefon, Bürobedarf, Fortbildungskosten, Fachliteratur, Steuerberater usw. Je nach Größe und Gesellschaftsform der Hausverwaltung kommen weitere Kosten hinzu, die von den Personalkosten einschließlich der Beiträge zur Berufsgenossenschaft bis hin zur Körperschafts- und Gewerbesteuer für eine GmbH reichen können. Um das alles finanzieren zu können, ist eine professionelle Hausverwaltung auf entsprechende Einnahmen angewiesen.

Bei kleinen Eigentümergemeinschaften besteht das Problem, dass die an die Hausverwaltung gezahlte Vergütung regemäßig nicht kostendeckend ist. Denn der Verwalter wird nach der Anzahl der vorhandenen Einheiten vergütet. Die Verwaltung muss daher meistens quasi noch „Geld mitbringen“, wenn sie eine kleine Eigentümergemeinschaft betreut.

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Das hat folgende Gründe:

• Der Aufwand für das Anlegen der Daten der Eigentümergemeinschaft im System der Hausverwaltung ist bei einer kleinen Gemeinschaft ähnlich hoch wie bei einer größeren Gemeinschaft mit 20 und mehr Einheiten. Das gilt ebenso für den Postversand. Ob nun fünf oder 50 Briefe versendet werden, macht vom Aufwand her nicht allzu viel Unterschied.
• Auch das Erstellen der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplanes ist für kleine Eigentümergemeinschaften ähnlich zeitaufwändig wie für größere Gemeinschaften.
• Die benötigte Zeit für die Vorbereitung und die Durchführung der Eigentümerversammlung einschließlich der Anfahrts- und Rückfahrzeiten unterscheidet sich bei einer kleinen Eigentümergemeinschaft nur unwesentlich von der dafür benötigten Zeit bei einer größeren Gemeinschaft. Das gilt ebenso für das Erstellen der Niederschrift über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse (Versammlungsprotokoll) und das Führen der Beschluss-Sammlung.
• Der Zeitaufwand für „schwierige“ Eigentümer, also solchen mit zahlreichen Rückfragen zu jedem Thema, die stellenweise sogar querulantische Züge annehmen können, ist bei kleinen Eigentümergemeinschaften sogar höher als bei größeren Gemeinschaften. Während solche Eigentümer in größeren Gemeinschaften eher untergehen, kann es etwa bei der Vorstellung des neuen Verwaltervertrags in der Versammlung einer kleinen Gemeinschaft passieren, dass dort ein Eigentümer mit einem Mustertext aus dem Fachhandel sitzt und bei jeder anders lautenden Klausel des neuen Vertrags nachfragt, warum diese vom Mustertext abweicht. Der sich aus solchen und aus ähnlichen Nachfragen ergebende Zeitaufwand ist für die Hausverwaltung enorm.
• Speziell bei kleineren Eigentümergemeinschaften denkt nahezu jeder Miteigentümer, ihm „gehöre das ganze Haus“. Die Folge daraus sind ständige Anrufe beim Verwalter wegen Kleinigkeiten, die ohnehin vom (externen) Hausmeister erledigt werden, oder die völlige „Beschlagnahme“ des Verwalters, sobald dieser auch nur in der Nähe der Gemeinschaft auftaucht. Bei größeren Eigentümergemeinschaften geht dies wesentlich entspannter zu mit der Folge, dass die Hausverwaltung ihre Zeitressourcen weitaus effektiver zum Nutzen der Gemeinschaft einsetzen kann.
• Gerade bei kleineren Eigentümergemeinschaften können die Miteigentümer überaus zerstritten Konstruktive Beschlüsse sind dann kaum möglich, da sie regelmäßig von der jeweils anderen Miteigentümergruppe boykottiert werden. Bei größeren Eigentümergemeinschaften kommt es zu solchen Patt-Situationen aufgrund der Vielzahl der abzugebenden Stimmen nur selten.
• Der Zeitaufwand für die vom Verwalter einzuholenden Angebote für und Vergabe von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten ist bei kleinen und größeren Eigentümergemeinschaften regelmäßig gleich hoch. Zudem sagt die Größe der Eigentümergemeinschaft nichts über den Aufwand für die anfallenden Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen aus. Vielmehr kommt es auf den Zustand des Objektes an. 

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2. Wie kleine Eigentümergemeinschaften trotzdem eine Hausverwaltung finden

Sind den kleinen Eigentümergemeinschaften die Probleme bewusst, die Hausverwaltungen mit ihnen haben, können sie bei der Suche nach einer Verwaltung auch fündig werden.

Zum einen müssen kleine Eigentümergemeinschaften mit vermehrten Absagen und hohen Preisen rechnen. Ist ihnen dies bereits im Vorfeld bekannt, sind sie auch bereit, hartnäckiger zu suchen. Und da nicht jede Hausverwaltung über große Bestände an Verwaltungen verfügt oder manche Hausverwaltung noch im Aufbau begriffen ist, besteht die Möglichkeit, von einer solchen Verwaltung betreut zu werden.

Kleine Eigentümergemeinschaften können Portale wie dieses hier nutzen. Auf Hausverwalter-Angebote.de gibt es auch viele Hausverwaltungen, die sich im aktiven Unternehmensaufbau befinden und auch kleinere Gemeinschaften verwalten.

Diese Chancen erhöhen sich, wenn die kleine Eigentümergemeinschaft in unmittelbarer Nähe der Hausverwaltung liegt. Es macht zeitlich einen erheblichen Unterschied, ob der Verwalter das Objekt erst umständlich anfahren muss oder dieses in wenigen Minuten erreichen kann. Ist das Objekt dann auch noch gepflegt, besteht kein Rückstau an Instandhaltungs- sowie Instandsetzungsmaßnahmen und sind die Wohnungseigentümer kooperationsbereit, lässt sich manchmal schnell eine Hausverwaltung finden.

Eher seltener sind Hausverwaltungen, die sich auf kleine Eigentümergemeinschaften spezialisiert haben. Diese zeichnen sich durch extrem schlanke Arbeitsabläufe aus, wozu etwa die Herbeiführung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft im Umlaufverfahren gehört. Da das Umlaufverfahren schriftlich erfolgt, entfällt die Zeit für die Anberaumung und Durchführung einer Eigentümerversammlung. Allerdings setzt das Umlaufverfahren für einen wirksamen Beschluss die Zustimmung aller Eigentümer voraus, so dass dieses Verfahren bei zerstrittenen kleinen Eigentümergemeinschaften nicht praktikabel ist.

Schließlich bleibt noch der Weg der Selbstverwaltung, also der Verwaltung durch einen Miteigentümer. Gerade Liegenschaften mit bis zu zehn Einheiten, die überwiegend von Miteigentümern bewohnt werden, sind für eine Selbstverwaltung geeignet. Verfügt ein Miteigentümer über Grundkenntnisse im Wohnungseigentumsrecht oder ist bereit, sich darin einzuarbeiten, ist der erste Schritt zur Selbstverwaltung gemacht. Spezielle Softwareprogramme erleichtern die Buchungen sowie das Erstellen von Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan. Zudem bieten einzelne eingetragene Vereine Unterstützung bei der Selbstverwaltung.