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Eine Eigentümerversammlung dauert zwei Stunden. Ob diese zwei Stunden etwas bringen, entscheidet sich sechs bis acht Wochen vorher, wenn Beirat und Verwaltung zusammensitzen, die Abrechnung geprüft ist und die Frage auf dem Tisch liegt, was die Gemeinschaft in diesem Jahr beschließen soll. Dieser Termin wird in vielen Gemeinschaften auf die Belegprüfung verkürzt; die Versammlung selbst bleibt dann der Verwaltung überlassen.

Hier steht, was Beirat und Verwaltung beim Vorbereitungstermin nach der Rechnungsprüfung klären: einen Termin, der den Regeln entspricht, den Stand der Beschlüsse aus dem Vorjahr, was im laufenden Jahr passiert ist, was im nächsten Jahr ansteht, und eine Tagesordnung mit fertigen Beschlussanträgen. Die Rechnungsprüfung ist der erste Teil dieses Termins; was aus ihr in die Versammlung übergeht, steht in Kapitel 2.

1. Warum die Versammlung beim Vorbereitungstermin entschieden wird

Was in der Versammlung schiefgeht, ist selten am Abend selbst entstanden. Ein Beschlussantrag ohne Kostenangabe, eine Sanierung ohne Angebote, ein Verwaltervertrag, der in drei Monaten ausläuft und auf keiner Tagesordnung steht: Das sind Lücken aus der Vorbereitung. Die Versammlung kann sie nicht schließen, sie kann nur vertagen. Und vertagt heißt in einer Gemeinschaft, die einmal im Jahr zusammenkommt, ein Jahr verloren.

Die Verwaltung bereitet die Versammlung vor, so steht es im Gesetz und im Verwaltervertrag. In der Praxis fällt die Vorbereitung in die Wochen, in denen dieselbe Verwaltung zwanzig andere Versammlungen vorbereitet. Was dann entsteht, ist eine Tagesordnung, die sich abarbeiten lässt: Abrechnung, Wirtschaftsplan, Entlastung, Verschiedenes. Alles, was Abstimmung mit Eigentümern, Angebote oder Konfliktmoderation verlangt, rutscht nach hinten oder unter „Verschiedenes“, wo nichts beschlossen werden kann.

Der Beirat ist der Einzige, der diese Lücke vor der Einladung sehen kann. Er kennt das Haus, weiß, welcher Eigentümer seit zwei Jahren auf die Dachrinne wartet, und hat das Protokoll des Vorjahres gelesen. Beim Vorbereitungstermin bringt er das zusammen, was die Verwaltung aus der Ferne nicht hat. Ein Beirat, der vor der Versammlung nicht weiß, was dort passieren wird, ist selbst schon das Warnsignal. Gute Verwaltungen nutzen den Vorbereitungstermin deshalb als Generalprobe: Was der Beirat dort fragt, fragt die Versammlung später auch.

2. Zuerst die Rechnungsprüfung: Was aus ihr in die Versammlung geht

Der Termin beginnt mit der Abrechnung, und das aus gutem Grund: Fast alles, was danach auf die Tagesordnung kommt, hängt an Zahlen, die der Beirat gerade geprüft hat. Die Fragen vorab, die fünf Griffe am Belegordner und das unterschriebene Prüfprotokoll sind im Beitrag zur Rechnungsprüfung durch den Beirat beschrieben. Hier zählt, was aus der Prüfung in die Vorbereitung der Versammlung übergeht:

• Die Stellungnahme des Beirats wird ein eigener Tagesordnungspunkt vor dem Beschluss über die Abrechnung; Beanstandungen, die bis zum Versand nicht behoben sind, stehen dort mit Datum.
• Abweichungen zwischen Plan und Ist (Hausmeister teurer, Versicherung erhöht, Allgemeinstrom gesunken) wandern in den Wirtschaftsplan des nächsten Jahres, nicht erst in dessen Abrechnung.
• Hausgeldrückstände aus der Saldenliste gehören in den Bericht der Verwaltung, bei größeren Beträgen mit der Frage, ob die Gemeinschaft über das weitere Vorgehen beschließen soll.
• Der Stand der Rücklage entscheidet, ob eine geplante Maßnahme aus der Rücklage bezahlt werden kann oder ob Sonderumlage oder höhere Zuführung mit auf die Tagesordnung müssen.
• Belege ohne Beschluss, die bei der Stichprobe aufgefallen sind, führen zu der Frage, ob die Verwaltung hier eine Freigabe braucht, die bisher niemand erteilt hat.

Wer die Rechnungsprüfung abschließt und dann aufsteht, nimmt diese Punkte mit nach Hause und vergisst sie bis zur Versammlung. Wer sitzen bleibt, hat sie in einer Stunde in der Tagesordnung.

3. Datum, Ort und Form: Was zu einem gültigen Termin gehört

Der Termin wird am Vorbereitungstermin festgelegt, und zwar rückwärts von der Versammlung aus. Die Einberufung soll mit einer Frist von mindestens drei Wochen erfolgen und braucht Textform (§ 24 Abs. 4 WEG); die drei Wochen laufen ab Zugang der Einladung, nicht ab Versand, und mit der Post sind das zwei, drei Tage mehr. Eigentümer, die den Umschlag mit dem Poststempel aufheben, können einen zu knappen Zugang später belegen. Daraus ergibt sich ein Zeitplan, der sich für jede Gemeinschaft gleich rechnet:

• Versammlung: Tag X
• Spätestens drei Wochen vorher: Einladung mit Tagesordnung und Anlagen ist bei allen Eigentümern angekommen
• Vier Wochen vorher: Versand; bis dahin sind Beschlussanträge formuliert, Angebote eingeholt, Abrechnung und Wirtschaftsplan fertig
• Fünf Wochen vorher: letzter Tag, an dem Eigentümer eigene Tagesordnungspunkte einreichen sollten; viele Verwaltungen setzen intern eine Annahmefrist von einer Woche vor dem Versand, was danach kommt, wartet ein Jahr
• Sechs bis acht Wochen vorher: Vorbereitungstermin von Beirat und Verwaltung mit Rechnungsprüfung

Wer den Vorbereitungstermin im April hält, versammelt im Juni. Wer ihn in den September schiebt, versammelt im November, und der Wirtschaftsplan für das Folgejahr wird knapp.

Beim Datum selbst gelten die Regeln der ordnungsmäßigen Verwaltung: ein Werktag, ein Beginn am frühen Abend, keine Schulferien und keine Feiertage, ein Ort in erreichbarer Nähe der Anlage mit genug Platz, abgeschlossen und nicht der offene Gastraum. Die Gerichte halten einen Beginn ab 16 Uhr für zumutbar, 15 Uhr nicht mehr. Hier liegt der häufigste Interessenkonflikt: Verwaltungen bevorzugen Termine vor 17 Uhr (neun von zehn, laut Branchenverband), berufstätige Eigentümer brauchen 18 oder 19 Uhr. Das ist ein Punkt für den Vorbereitungstermin, nicht für die Beschwerde danach. Bewährt hat sich ein fester Rhythmus, etwa immer der zweite Dienstag im Juni; dann kennt jeder den Termin ein Jahr im Voraus. Verstöße gegen Zeit und Ort machen Beschlüsse anfechtbar. Die Einzelheiten dazu, auch zu Vollmachten und Stimmrecht, stehen im Ratgeber zur Eigentümerversammlung.

Zur Form gehört seit der Reform eine Entscheidung mehr. Die Gemeinschaft kann beschließen, dass Eigentümer online zugeschaltet werden dürfen; dann bleibt es eine Präsenzversammlung mit Zuschaltung. Seit Oktober 2024 kann sie mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen auch die rein virtuelle Versammlung beschließen, befristet auf höchstens drei Jahre; bis einschließlich 2028 muss dann trotzdem einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden, es sei denn, die Eigentümer verzichten einstimmig darauf. Beides sind eigene Tagesordnungspunkte; wer sie will, muss sie beim Vorbereitungstermin ansprechen, nicht in der Versammlung.

4. Rückblick: Was aus den Beschlüssen des Vorjahres geworden ist

Beschlüsse sind Aufträge an die Verwaltung. Mit dem Ende der letzten Versammlung hat die Arbeit begonnen, und beim Vorbereitungstermin ist der Moment, in dem die Gemeinschaft erfährt, was daraus geworden ist. Grundlage sind das Protokoll der letzten Versammlung und die Beschluss-Sammlung, die die Verwaltung führen muss und in die jeder Eigentümer Einsicht verlangen kann. Ein Tipp für zwischendurch: Wer wissen will, was beschlossen wurde, sieht drei bis fünf Tage nach der Versammlung in die Beschluss-Sammlung, statt vier Wochen auf das Protokoll zu warten.

Beirat und Verwaltung gehen jeden Beschluss durch und ordnen ihn einer von vier Spalten zu: erledigt, in Arbeit mit Stand und Datum, offen mit Grund, überholt. Die ersten beiden Spalten sind der Bericht der Verwaltung in der Versammlung. Die dritte Spalte ist die wichtigste: Ein offener Beschluss wird nicht stillschweigend neu beschlossen und nicht unter „Verschiedenes“ erwähnt, sondern mit Begründung auf die Tagesordnung gesetzt. Fehlende Angebote oder ein Eigentümer, der den Zugang zu seiner Wohnung verweigert hat: Die Gemeinschaft darf wissen, woran es lag, und entscheidet dann, ob der Auftrag bestehen bleibt.

Ein Muster aus unserer Erfahrung mit Gemeinschaften, die eine neue Verwaltung suchen: Die Versammlung beschließt eine Maßnahme, die Umsetzung bleibt liegen, und der Beirat merkt es erst bei der Belegprüfung für die nächste Versammlung, weil die Rechnung fehlt. Dann ist fast ein Jahr vergangen, Angebote sind abgelaufen, und die nächste Entscheidung fällt in der übernächsten Versammlung. Wer das verhindern will, fragt sechs bis acht Wochen nach der Versammlung nach dem Stand; dann lässt sich noch gegensteuern. Beim Vorbereitungstermin ist es für dieses Jahr zu spät, aber nicht für die Liste.

5. Das laufende Jahr: Was passiert ist und was es kostet

Zwischen zwei Versammlungen passiert in einem Haus mehr, als in der Abrechnung sichtbar wird. Die Verwaltung weiß davon, der Beirat weiß einen Teil, die übrigen Eigentümer erfahren es in der Versammlung oder gar nicht. Beim Vorbereitungstermin trägt die Verwaltung zusammen, was seit dem Jahreswechsel angefallen ist:

• Schäden und Versicherungsfälle, mit Stand der Regulierung
• Reparaturen und Aufträge, die ohne Beschluss vergeben wurden, weil sie laufende Instandhaltung oder Notmaßnahmen waren, mit Kosten
• Rechtsstreitigkeiten, Mahnverfahren, Beschlussklagen
• Eigentümerwechsel, Vermietungen, Nutzungsänderungen
• Vertragsänderungen bei Hausmeister, Reinigung, Wartung, Versicherung, Energie
• Beschwerden und Konflikte, die die Versammlung erreichen werden
• Hausgeldrückstände, die sich seit dem Jahresende verändert haben

Das ist der Stoff für den Bericht der Verwaltung zu Beginn der Versammlung. Es ist aber auch die Grundlage für den Wirtschaftsplan: Ein Wasserschaden im März, dessen Selbstbeteiligung die Rücklage belastet, oder ein Hausmeistervertrag, der zum Juli teurer wurde, gehört in die Planung des nächsten Jahres, nicht erst in dessen Abrechnung. Der Beirat ergänzt aus seiner Sicht, was die Verwaltung nicht sehen kann: die Treppenhausreinigung, die seit dem Anbieterwechsel schlechter geworden ist, oder die Tiefgaragentür, die zweimal im Monat klemmt.

6. Das nächste Jahr: Was auf die Tagesordnung muss

Zwei Punkte stehen in jeder ordentlichen Versammlung, weil das Gesetz sie verlangt: der Beschluss über Nachschüsse und Anpassung der Vorschüsse aus der Jahresabrechnung und der Beschluss über die Vorschüsse des nächsten Jahres aus dem Wirtschaftsplan. Der Vermögensbericht wird nicht beschlossen, muss aber jedem Eigentümer zur Verfügung stehen. Der Wirtschaftsplan gilt für ein Kalenderjahr; wird er erst im laufenden Jahr beschlossen, braucht die Gemeinschaft eine Regelung, nach der die bisherigen Vorschüsse bis dahin weitergelten. Auch das ist ein Grund, die Versammlung nicht in den Dezember zu schieben. Alles andere hängt davon ab, wo die Gemeinschaft steht. Beim Vorbereitungstermin gehen Beirat und Verwaltung diese Fragen durch:

Läuft die Bestellung der Verwaltung aus? Die Bestellung gilt höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei; die Wiederbestellung kann frühestens ein Jahr vor Ablauf beschlossen werden. Endet die Bestellung im kommenden Jahr, gehört die Entscheidung auf diese Tagesordnung, nicht auf die nächste. Dann hat die Gemeinschaft Zeit, Konditionen zu verhandeln oder sich umzusehen. Wer erst in der Versammlung merkt, dass der Vertrag in vier Monaten endet, verlängert unter Druck. Ein Blick auf Angebote anderer Verwaltungen vor dieser Versammlung gehört dabei zur normalen Beiratsarbeit, bevor er eine Empfehlung ausspricht. Und wenn es auf einen Wechsel hinausläuft: Die Verwaltung muss den Tagesordnungspunkt aufnehmen, auch wenn er sie selbst betrifft, und verlässt bei der Abstimmung den Raum; die Alternative wird vorher vorgestellt, nicht am Abend aus dem Stand.

Ist die Verwaltung zertifiziert? Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung; die Übergangsfrist für Altverwalter ist am 1. Juni 2024 abgelaufen. Ausgenommen sind nur Gemeinschaften mit weniger als neun Einheiten, in denen ein Eigentümer selbst verwaltet und nicht ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt. Der Nachweis ist eine Frage beim Vorbereitungstermin, spätestens vor einer Wiederbestellung.

Welche Erhaltungsmaßnahme steht an? Eine größere Maßnahme braucht in der Regel zwei Versammlungen: In der ersten beschließt die Gemeinschaft den Grundsatz und beauftragt die Verwaltung, Angebote einzuholen; in der zweiten, meist ein Jahr später, entscheidet sie über die Angebote und die Vergabe. Wer das Dach 2028 sanieren will, braucht den Grundsatzbeschluss 2027 und die Angebote bis zur Versammlung 2028. Beim Vorbereitungstermin wird festgelegt, welche Maßnahme in welcher Stufe ist, und ob die Verwaltung die Angebote bis zum Versand der Einladung schafft. Drei Vergleichsangebote sind der Anspruch; bei Handwerkern, die auf Monate ausgebucht sind, sind zwei oft das, was sich bis zum Versand beschaffen lässt. Besser zwei Angebote auf der Tagesordnung als drei in der übernächsten Versammlung.

Reicht die Erhaltungsrücklage? Eine angemessene Rücklage ist Pflicht. Steht eine Maßnahme an, die die Rücklage übersteigt, muss die Versammlung über Sonderumlage, höhere Zuführung oder Finanzierung entscheiden, und zwar in derselben Versammlung wie über die Maßnahme. Was bei der Rücklage zu prüfen ist, steht im Beitrag zur Erhaltungsrücklage.

Passt die Versicherung noch? Gebäudeversicherung zum Neuwert und Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht sind Pflicht. Nach einer Sanierung, nach einem Schaden mit Prämienerhöhung oder nach fünf Jahren ohne Vergleich gehört die Versicherung auf die Tagesordnung.

Gibt es Maßnahmen, die wegen der neuen Gesetzeslage anstehen? Viele Gemeinschaften haben Themen offen, die sie in den nächsten Jahren umsetzen wollen oder müssen: Heizung und Energieversorgung (seit Juli 2026 gilt das Gebäudemodernisierungsgesetz anstelle des Gebäudeenergiegesetzes), Ladeinfrastruktur, Barrierefreiheit, Dämmung, ein Gebäudeausweis, der ausläuft. Der Beirat fragt die Verwaltung, welche dieser Punkte für die Anlage überhaupt relevant sind, ob es dafür schon einen Zeitplan gibt und ob in dieser Versammlung ein Grundsatzbeschluss, ein Planungsauftrag oder erst einmal eine Beratung sinnvoll ist. Was ansteht, gehört als eigener Tagesordnungspunkt in die Einladung; eine Maßnahme, über die erst gesprochen wird, wenn sie nicht mehr aufschiebbar ist, wird teuer entschieden.

Was läuft sonst aus? Die Amtszeit des Beirats, die Hausordnung, die niemand mehr kennt, der Beschluss über die Online-Teilnahme, der auf drei Jahre befristet war. Die Beschluss-Sammlung zeigt, was befristet war; die Verwaltung sollte diese Fristen führen, der Beirat fragt nach.

7. Tagesordnung und Beschlussanträge: Was die Einladung enthält

Ein Beschluss ist nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet war (§ 23 Abs. 2 WEG). „Instandhaltung“ reicht dafür nicht; „Erneuerung der Dachrinne an der Straßenseite, Vergabe an einen von drei Anbietern, Finanzierung aus der Erhaltungsrücklage“ reicht. Jeder Punkt, über den abgestimmt werden soll, bekommt deshalb einen ausformulierten Beschlussantrag mit Gegenstand, Kosten, Finanzierung und Verteilerschlüssel, dazu die Anlagen, die ein Eigentümer braucht, um zu Hause zu entscheiden: Angebote, Abrechnung, Wirtschaftsplan, Vermögensbericht, Entwurf der Hausordnung. Was erst in der Versammlung verteilt wird, wird dort nicht gelesen. Der Entwurf der Einladung geht vor dem Versand noch einmal an den Beirat; zwei Augenpaare finden den fehlenden Verteilerschlüssel, den die Versammlung sonst teuer diskutiert.

Eigentümer, die eigene Punkte auf die Tagesordnung bringen wollen, müssen rechtzeitig vor dem Versand bei der Verwaltung sein; wie das geht und was gilt, wenn die Verwaltung ablehnt, steht im Beitrag Beschlussantrag einreichen. Beim Vorbereitungstermin sieht der Beirat, welche Anträge eingegangen sind, und sorgt dafür, dass sie als eigener Punkt erscheinen und nicht unter „Verschiedenes“ landen, wo keine Beschlüsse gefasst werden können.

Die Reihenfolge ist nicht vorgeschrieben, aber sie folgt einer Logik: erst Information, dann Vergangenheit, dann Zukunft, dann Personen. Eine Beschlussfähigkeit muss seit der Reform 2020 nicht mehr festgestellt werden; jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung kann beschließen, egal wie viele kommen. Umso wichtiger ist die Reihenfolge: Verwaltungen raten einander, heikle Punkte ans Ende zu legen, dann ist die Hälfte der Eigentümer schon gegangen. Der Beirat sorgt dafür, dass die Punkte mit Diskussion in der Mitte stehen. Der Bericht der Verwaltung zu Beginn braucht nicht länger als eine Viertelstunde. Die Entlastung ist freiwillig; eine Gemeinschaft, die offene Beanstandungen aus der Rechnungsprüfung hat, kann sie vertagen, ohne dass das die übrigen Beschlüsse berührt.

Zwei Fristen für danach gehören auch in die Vorbereitung: Das Protokoll sollte innerhalb von drei Wochen bei den Eigentümern sein, am besten noch am Abend von Beirat und Vorsitz unterschrieben; die Anfechtungsfrist von einem Monat läuft ab der Versammlung, nicht ab dem Protokoll. Ein Protokoll, das nach fünf Wochen kommt, hat die Frist fast aufgebraucht.

Am Ende des Vorbereitungstermins hat der Beirat vier Dinge in der Hand: den Versammlungstermin mit dem Versanddatum der Einladung, den Entwurf der Tagesordnung mit allen Beschlussanträgen, die Liste der offenen Beschlüsse aus dem Vorjahr mit Stand und die Liste der Anlagen, die mit der Einladung verschickt werden. Fehlt eines davon, ist der Termin nicht zu Ende, auch wenn die Abrechnung geprüft ist.