Eigentümerversammlung: Teilnahme an Versammlungen in elektronischer Form + Beschlussmuster

Eigentümerversammlung: Teilnahme an Versammlungen in elektronischer Form + Beschlussmuster

Ähnlich wie Aktionäre nach dem Aktiengesetz (AktG) für die Hauptversammlung dürfen Wohnungseigentümer infolge der am 01.12.2020 in Kraft getretenen WEG-Reform für die Eigentümerversammlung die Teilnahme in elektronischer Form  beschließen. Das ergibt sich für Eigentümer aus § 23 Abs. 1 Satz 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Danach kann durch Beschluss geregelt werden, dass „Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können“. Wie das im Einzelnen funktioniert und ein Beschlussmuster aussieht, erfahren Sie hier.

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1. Ausgestaltung der elektronischen Form ist Sache der Wohnungseigentümer

Durch die Neuregelung als Folge der WEG-Reform besteht eine Beschlusskompetenz dergestalt, dass Wohnungseigentümer an Eigentümerversammlungen in elektronischer Form teilnehmen können. Zu dieser  Abkehr von den reinen Präsenzversammlungen ist lediglich ein einfacher Mehrheitsbeschluss erforderlich.

Gesetzliche Vorgaben über die Ausgestaltung der elektronischen Form und den dazu notwendigen technischen und organisatorischen Grundlagen bestehen nicht. Auch der Gesetzesbegründung lässt sich dazu nichts entnehmen. Daher ist die Ausgestaltung der elektronischen Form Angelegenheit der Eigentümer.

2. Komplett virtuelle Eigentümerversammlung nicht vorgesehen

Zu berücksichtigen bei der Ausgestaltung der elektronischen Form für die Teilnahme an Eigentümerversammlungen ist aber, dass rein virtuelle Versammlungen nicht vorgesehen sind. Dem einzelnen Wohnungseigentümer muss es daher möglich bleiben, an den Eigentümerversammlungen persönlich teilzunehmen.

Erleichtert wird die Einführung der elektronischen Form dadurch, dass zur Durchführung der Eigentümerversammlungen und den Beschlussfassungen keine Teilnahme der Wohnungseigentümer an den Versammlungen erforderlich ist, was auch nach der früheren Rechtslage vor der WEG-Reform der Fall war. Stattdessen besteht sogar die Möglichkeit, dass alle Eigentümer dem Verwalter Stimmrechtsvollmachtenerteilen, anhand dieser die Beschlussfassung in der Versammlung vornimmt.  Da auch keine gesetzlichen Vorgaben über die maximale Anzahl von Eigentümern bestehen, die an Online-Versammlungen teilnehmen dürfen, reicht die Neuregelung dicht an einer komplett virtuellen Eigentümerversammlung heran.

3. Wohnungseigentümer müssen ihre Rechte ausüben können

Bei der Teilnahme der Wohnungseigentümer an den Eigentümerversammlungen in elektronischer Form muss gewährleistet sein, dass die den Online-Weg nutzenden Eigentümer nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG „sämtliche oder einzelne ihrer Rechte“ wahrnehmen können. Zu den nicht entziehbaren Rechten der Eigentümer in Versammlungen gehören neben dem Teilnahmerecht das

  • Fragerecht
  • Rederecht
  • Stimmrecht, soweit der betreffende Eigentümer davon nach § 25 Abs. 4 WEG nicht ausgeschlossen ist, weil es sich bei der Beschlussfassung um ein Rechtsgeschäft mit ihm oder einen Rechtsstreit gegen ihn oder aber ihm nach § 17 WEG sein Wohnungseigentum rechtskräftig durch Gerichtsurteil entzogen ist 

Alle diese Rechte sollten auch die Wohnungseigentümer ausüben dürfen, die elektronisch an der Eigentümerversammlung teilnehmen.  Allerdings ist die Ausgestaltung der elektronischen Form Angelegenheit der gesamten Eigentümer, so dass nach Art und Weise der Gestaltung einzelne Rechte bei der Online-Teilnahme wegfallen können. Dafür, dass der Wegfall einzelner Rechte möglich ist, spricht die Formulierung „sämtliche oder einzelne ihrer Rechte“ in § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG Denn daraus folgt, dass „einzelne“ Rechte bestehen müssen, aber eben gerade nicht „sämtliche“.

Danach wäre es etwa möglich, dass die in elektronischer Form an der Eigentümerversammlung teilnehmenden Wohnungseigentümer kein Stimmrecht haben. Diese Wohnungseigentümer könnten aber anwesenden Eigentümern eine Stimmrechtsvollmacht erteilen und ggf. per SMS oder WhatsApp  Weisungen zur Stimmabgabe erteilen.

Wurde dagegen ein Stimmrecht bei der Online-Teilnahme beschlossen, erübrigt sich das Ausstellen der Stimmrechtsvollmachten. Eine Stimmabgabe kann hier über Laptops, Smartphones und / oder Tablets erfolgen, was ebenfalls von den Wohnungseigentümern bei der Ausgestaltung der elektronischen Form für die Teilnahme an Eigentümerversammlungen zu beschließen ist. Vorteil einer solchen Gestaltung wäre sicherlich eine höhere Online-Teilnahme an den Versammlungen, da die betreffenden Eigentümer auf einfache Weise ihr Stimmrecht ausüben können.

Im Ergebnis unterscheidet die Neuregelung zwischen persönlicher und elektronischer Teilnahme an den Eigentümerversammlungen. Bei den Online-Teilnahmen erfolgt eine Direktverbindung in Echtzeit, wodurch der einzelne Eigentümer elektronisch an den Versammlungen teilnehmen kann. Diese Teilnahme erfolgt aktiv im Rahmen der den Eigentümern im elektronischen Verfahren eingeräumten Rechte.

4. Mehrheitsverhältnisse: Jederzeitige Überprüfbarkeit durch Versammlungsleiter erforderlich

Während der gesamten Dauer der Eigentümerversammlung und bei jedem Tagesordnungspunkt (TOP) muss der Versammlungsleiter bzw. der die Versammlung leitende Verwalter imstande sein, die Mehrheitsverhältnisse zu überprüfen. Nur so kann er die Beschlussergebnisse zuverlässig verkünden. Darüber hinaus muss eine Legitimation wie bei einer Präsenzversammlung möglich sein. Das kann etwa in der Weise erfolgen, dass sich die an der Online-Versammlung teilnehmenden Wohnungseigentümer zuvor bei der Hausverwaltung registrieren und sich zur elektronischen Teilnahme unter Verwendung eines Zugangscodes einloggen müssen. Denkbar ist aber auch, dass der Wohnungseigentümer einfach seinen Personalausweis mitsamt dem dort aufgebrachten Lichtbild vor seine Kamera hält.

Manchmal soll über einzelne TOPs geheim abgestimmt werden. Hier kann eine Konferenzsoftware genutzt werden, sofern diese über einen Textchat verfügt, der nur vom Versammlungsleiter eingesehen werden kann.

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5. Beschlussmuster: Teilnahme an Eigentümerversammlungen in elektronischer Form

Ein Beschluss zur Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen lässt sich etwa wie im folgenden Muster formulieren:

TOP X: Teilnahme an Wohnungseigentümerversammlungen in elektronischer Form

Um die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, beschließen die Wohnungseigentümer auf Grundlage des § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG, dass Wohnungseigentümer an Wohnungseigentümerversammlungen grundsätzlich auch in elektronischer Form teilnehmen können.

Die in elektronischer Form an Wohnungseigentümerversammlungen teilnehmenden Wohnungseigentümer haben ein Rede- und Fragerecht, aber kein in elektronischer Form zu praktizierendes Stimmrecht. Zur Wahrnehmung ihres Stimmrechts haben die in elektronischer Form an Wohnungseigentümerversammlungen teilnehmenden Wohnungseigentümer die Möglichkeit, vor der jeweiligen Versammlung anderen persönlich teilnehmenden Wohnungseigentümern oder dem Versammlungsleiter eine Stimmrechtsvollmacht zu übermitteln und dem Stimmrechtsbevollmächtigen während der laufenden Versammlung Weisungen zur Ausübung des Stimmrechts zu erteilen.

In technischer Hinsicht wird die Teilnahme in elektronischer Form an Wohnungseigentümerversammlungen umgesetzt durch 

Ton-, aber keine Bildübertragung

Ton- und Bildübertragung

 Sollte eine Umsetzung ohne Bildübertragung erfolgen, wird der Versammlungsleiter auf die Nutzung etwaiger Power-Point- und sonstiger Präsentationen in den jeweiligen Versammlungen verzichten.

Die Auswahl der für die Teilnahme in elektronischer Form erforderlichen und geeigneten Software wird dem Verwalter und dem Verwaltungsbeirat gemeinschaftlich überlassen. Der Verwalter wird die Wohnungseigentümer darüber schriftlich informieren. Die Kosten für die Anschaffung der Software tragen die Wohnungseigentümer gemeinsam, wobei diese Kosten _______ Euro nicht überschreiten dürfen. Die Kosten für die technischen Voraussetzungen zur Teilnahme in elektronischer Form an den Versammlungen trägt jeder Wohnungseigentümer selber.

Abstimmungsergebnis:

Ja-Stimmen:       _______

Nein-Stimmen:   _______

Enthaltungen:      _______ 

Der Versammlungsleiter verkündete folgendes Beschlussergebnis:

Der Beschluss wurde

angenommen

abgelehnt

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