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Möchte ein Wohnungseigentümer bzw. der Verwaltungsbeirat einer WEG, der Eigentümer eines Miethauses oder der Sondereigentümer einer Eigentumswohnung in einer WEG für die Betreuung seines Objekts ein Angebot von einer Hausverwaltung anfordern, geschieht das meistens mittels eines Anschreibens. Um Preise und Leistungen vergleichen zu können, sollten stets mehrere Angebote verschiedener Hausverwaltungen eingeholt werden. Für Eigentümergemeinschaften gelten dabei besonders strenge Regeln. Damit Sie möglichst schnell und einfach ein Anschreiben zur Angebotsanforderung erstellen können, haben wir für Sie in diesem Artikel die wichtigsten Infos sowie die benötigten Vorlagen zusammengestellt.

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1. WEG-Verwaltung: Bei neuem Verwalter ist die Angebotseinholung sogar Pflicht

Soll ein neuer Verwalter bestellt werden oder hat sich der Sachverhalt so geändert, dass die Bestellung eines neuen anstatt der Wiederbestellung des amtierenden Verwalters in Betracht kommt (etwa Unzufriedenheit aufgrund mangelnder Effizienz oder Spannungen zwischen Eigentümern und Verwalter, unangemessen hohe Vergütung), sind grundsätzlich mindestens drei Angebote von verschiedenen Hausverwaltungen einzuholen (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10). Liegen besondere Umstände vor (etwa, wenn die Eigentümergemeinschaft so verrufen ist, dass nur eine Hausverwaltung ein Angebot abgibt), kann ein Angebot ausreichen (Landgericht (LG)  Dortmund, Urteil vom 15.01.2016, Az.: 17 S 112/15). Die Angebote sind den Eigentümern möglichst mit der Einladung zur Versammlung zu übermitteln, da diese vorher ausreichend Zeit haben müssen, sich mit den Angeboten zu befassen (BGH, Urteil vom 24.01.2020, Az.: V ZR 110/19).

Zu beachten ist, dass durch die am 01.12.2020 in Kraft getretene Reform der in § 27 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) alter Fassung (a. F.) enthaltene Katalog über die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters weggefallen ist. Stattdessen ist der Verwalter nach dem neuen Wortlautdes § 27 Abs. 1 WEG gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die

• untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder
• zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind

Dabei können die Rechte und Pflichten durch Beschluss der Wohnungseigentümer erweitert oder eingeschränkt werden, § 27 Abs. 2 WEG. Im Übrigen hat der Verwalter die Verpflichtung zur Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung nebst Führen der Beschluss-Sammlung, § 24 WEG, sowie zum Erstellen des Wirtschaftsplans, der Jahresabrechnung und nun auch des Vermögensberichts, § 28 WEG.

Da nach der Neufassung des § 27 Abs. 1 WEG die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters in gewisser Weise konturenlos sind, sollte bei der Angebotseinholung ein Verwaltervertragsentwurf angefordert werden. Darin werden die Aufgaben und Befugnisse regelmäßig näher konkretisiert und können bei Bedarf vor der Beschlussfassung über den Vertragsabschluss erweitert oder eingeschränkt werden. Die angeforderten Vertragsentwürfe müssen sich zudem auch auf die zu verwaltende Eigentümergemeinschaft beziehen.

Die Hausverwaltung sollte im Angebot erklären, dass sie zur Übernahme des Verwalteramts zum voraussichtlichen Zeitpunkt der Bestellung bereit ist (LG Dortmund, Urteil vom 10.11.2015, Az.: 1 S 308/15).

Schließlich obliegt aufgrund der WEG-Reform nicht mehr den Eigentümern, sondern der Eigentümergemeinschaft in ihrer Gesamtheit die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums, § 18 Abs. 1 WEG. Strenggenommen müsste daher die Eigentümergemeinschaft die oder einzelne Wohnungseigentümer bzw. den Verwaltungsbeirat zur Angebotsanforderung ermächtigen.

2. Vorlage 1: Anschreiben an WEG-Verwaltung zur Abgabe eines Angebots

Eine Vorlage an eine Hausverwaltung zur Abgabe eines Angebots für die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft lautet wie folgt (bitte Fehlendes ergänzen bzw. Zutreffendes ankreuzen):

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3. Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung: Vertragsinhalt maßgeblich

Bei der Mietverwaltung bestehen die Anforderungen des WEG sowie der dazu ergangenen Rechtsprechung nicht. Maßgeblich ist daher der Vertragsinhalt, der im Wesentlichen die allgemeine, die kaufmännische und die technische Betreuung umfasst. Dabei ist die Sondereigentumsverwaltung ein Unterfall der Mietverwaltung, der sich regelmäßig auf die Verwaltung von vermieteten Eigentumswohnungen erstreckt. Aus Kosten- und Vereinfachungsgründen ist es ideal, wenn die WEG-Verwaltung zugleich die Sondereigentumsverwaltungübernimmt.

4. Vorlage 2: Anschreiben an Mietverwaltung / Sondereigentumsverwaltung zur Abgabe eines Angebots

Eine Vorlage an eine Hausverwaltung zur Abgabe eines Angebots für die Verwaltung eines Mietobjekts lautet wie folgt (bitte Fehlendes ergänzen bzw. Zutreffendes ankreuzen):

5. Angebote vergleichen: Darauf ist zu achten

Liegen die Angebote vor, ist darauf zu achten, welche genauen Leistungen im Regelsatz bzw. Grundvergütung der Hausverwaltungen enthalten sind. Denn unter Umständen ist der Regelsatz zwar sehr kostengünstig, aber die zusätzlichen Leistungen bzw. Sonderleistungen sind äußerst teuer. Je nachdem, welche Sonderleistungen benötigt werden, kann der kostenintensivere Regelsatz daher die sparsamere Wahl sein.