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Viele Eigentümer sind mit ihrer Hausverwaltung unzufrieden. Die Gründe dafür sind zahlreich, zu nennen sind insbesondere schlechte Erreichbarkeit der Verwaltung, Untätigkeit, mangelhafte Leistungen oder deutliche Preiserhöhungen. Wird der Ärger der Eigentümer immer größer, stellt sich die Frage nach Mitteln, die gegen die Verwaltung ergriffen werden können. Mancher Eigentümer denkt dann sogar an einen Wechsel der Hausverwaltung. In der Tat können unzufriedenen Eigentümer etwas gegen den Verwalter unternehmen. Wie Eigentümer konkret agieren können und welche Mittel sie dazu haben, ist in diesem Artikel für Sie zusammengestellt.

I. Entscheidend für die Wahl der Mittel: Ist die Verwaltung vertragsgemäß oder vertragsbrüchig?

Manchmal sind die Eigentümer unzufrieden, obwohl die Hausverwaltung ihre Pflichten ordnungsgemäß erfüllt. Gründe für die Unzufriedenheit können etwa die schlechte Erreichbarkeit des Verwalters (obwohl einer seiner Mitarbeiter die Anrufe der Eigentümer entgegennimmt), keine „sofortige“ Durchführung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung oder sonstiger Maßnahmen sowie der Umstand sein, dass der Verwalter quasi niemals am Objekt gesehen wird. Möglicherweise sind die Eigentümer vom vorherigen, auf eigenen Wunsch ausgeschiedenen Verwalter aber auch zu sehr „verwöhnt“ worden, etwa weil dieser nur über einen geringen Bestand an zu verwaltenden Einheiten verfügte und dadurch Zeit für eine äußerst intensive Betreuung der vorhandenen Einheiten hatte (Eine andere Frage ist dann, ob der betreffende Verwalter ausgeschieden ist, weil er aufgrund des geringen Bestandes an Einheiten nicht kostendeckend arbeiten konnte und deswegen seine Hausverwaltung aufgeben musste).

Dagegen kann die Unzufriedenheit der Eigentümer auch darauf beruhen, dass die Hausverwaltung vertragsbrüchig wird, also gegen den allgemeinen Grundsatz „Verträge sind einzuhalten“ (lat.: pacta sunt servanda) verstößt. Bei einer Hausverwaltung ist ein solcher Verstoß gegeben, wenn sie anstatt ihrer Pflichterfüllung untätig bleibt oder den Pflichten zwar nachkommt, diese aber nur fehlerhaft erfüllt (Schlechtleistung), wie etwa bei der von der Weisung des Miet-Eigentümers bzw. dem Beschluss der Wohnungseigentümer inhaltlich deutlich abweichenden Auftragsvergabe. Dabei kann Vertragsbruch im Einzelfall sogar Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter auslösen, etwa wenn er sich nicht um die Durchführung des Winterdienstes kümmert und dadurch jemand zu Schaden kommt.

Handelt die Verwaltung pflichtgemäß und sind die Eigentümer trotzdem unzufrieden, kommen andere Mittel in Betracht als in dem Fall, in dem die Unzufriedenheit durch vertragsbrüchiges Verhalten der Verwaltung verursacht wird. So ist etwa eine fristlose außerordentliche Kündigung eines ordnungsgemäß agierenden Verwalters aus wichtigem Grund nicht möglich, während eine solche Kündigung bei einer schweren Pflichtverletzung des Verwalters regelmäßig gerechtfertigt ist.

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1. Trotz vertragsgemäßer Verwaltung unzufrieden: Das sind die möglichen Mittel

Sind die Eigentümer trotz einer vertragsgemäßen Verwaltung unzufrieden, können sie mit den Mitteln des Gesprächs, des Anschreibens und der Einholung von Alternativangeboten auf die Hausverwaltung einwirken. Führt dies zu keinem vermehrten Einsatz der Verwaltung, bleibt als letztes Mittel die fristgemäße ordentliche Kündigung.

2. Gespräch

Sind die Eigentümer mit der Hausverwaltung unzufrieden, ist zuerst – nach Vereinbarung eines Termins –

ein sachliches Gespräch mit der Verwaltung zu führen. Möglicherweise ist der Verwaltung gar nicht bewusst, dass trotz ordnungsgemäßer Vertragserfüllung mehr Einsatz erwartet wird.

Dabei ist ein persönliches Gespräch wesentlich effektiver als ein Telefonat. Am Gespräch sollten bis zu zwei, maximal drei Eigentümer teilnehmen. Handelt es sich um eine Wohnungseigentümergemeinschaft, kann auch der Verwaltungsbeirat gebeten werden, das persönliche Gespräch zu führen. Es sollte betont werden, dass mehrere Wohnungseigentümer unzufrieden sind, damit die Hausverwaltung sich über die Situation im Klaren ist.

3. Anschreiben

Zeigt die Hausverwaltung keinen vermehrten Einsatz, so dass die Eigentümer weiterhin unzufrieden sind, sollte sie angeschrieben werden. Im Anschreiben ist die Verwaltung nochmals auf die Situation hinzuweisen und um Abhilfe zu bitten.

Bei der WEG-Verwaltung darf jeder Eigentümer ein solches Schreiben an den Verwalter schicken. Auch hier ist es sinnvoll, dass das Schreiben vom Beirat oder von mehreren Eigentümern erstellt wird.

4. Einholung von Alternativangeboten

Ein gewisser Druck kann auf die Hausverwaltung ausgeübt werden, wenn sie mit von der Konkurrenz eingeholten Angeboten konfrontiert wird. Das gilt speziell dann, wenn die Angebote einen größeren Leistungsumfang oder günstigere Preise beinhalten. Spätestens jetzt müsste der Hausverwaltung klar werden, dass die Eigentümer mehr Einsatz erwarten.

Bei der WEG-Verwaltung kommen auch hier Besonderheiten zum Tragen. Liegen mehrere Angebote vor, müssen sie mit der Einladung zur Eigentümerversammlung verschickt werden, in der ein anderer, neuer Verwalter bestellt werden oder eine Wahl zwischen dem amtierenden Verwalter und anderen Bewerbern erfolgen soll. Dazu sind die Angebote an den amtierenden Verwalter weiterzuleiten mit der Bitte, diese an alle anderen Eigentümer mit der Einladung zur der Eigentümerversammlung zu versenden, in der es sich um die Bestellung des Verwalters geht. Dieses Vorgehen macht aber nur Sinn, wenn tatsächlich eine (Wieder)Bestellung des WEG-Verwalters anliegt.

Soll lediglich „Druck“ auf den WEG-Verwalter ausgeübt werden, können Wohnungseigentümer auf der Versammlung unter dem Tagesordnungspunkt (TOP) „Verschiedenes“ die Leistungen und Preise der Konkurrenz aufgrund der eingeholten Alternativangebote ansprechen. Auch dadurch dürfte dem Verwalter klar werden, dass er aktiver sein muss.

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II. Fristgemäße ordentliche Kündigung

Bleibt trotz aller gegen die Hausverwaltung eingesetzten Mittel die Unzufriedenheit der Eigentümer weiter bestehen, ist an eine fristlose ordentliche Kündigung des Verwaltervertrags zu denken. Bei der Miet-Verwaltung ist dies problemlos unter Einhaltung der Kündigungsfrist möglich.

Dagegen ist eine fristgemäße ordentliche Kündigung bei der WEG-Verwaltung häufig nicht möglich bzw. nicht sinnvoll. Denn im Verwaltervertrag kann die Abberufung des Verwalters auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt sein. Liegt kein wichtiger Grund vor (wovon bei einer ordnungsgemäßen Verwaltung auszugehen ist), kann der Verwalter nicht abberufen werden. Dann macht aber eine fristgemäße ordentliche Kündigung des Vertragsvertrags keinen Sinn. Selbst wenn dies möglich wäre, würde der Verwalter seinen Honoraranspruch bis zum Ende der Bestellung behalten.

Ist dagegen im WEG-Verwaltervertrag die Kündigung nicht ausschließlich auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt und der Verwalter nicht für einen bestimmten Zeitraum bestellt, kann der Verwalter jederzeit durch Beschluss der Eigentümerversammlung abberufen werden. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass Abberufung und die einzuhaltende Kündigungsfrist in engen zeitlichem Zusammenhang stehen. Denn solange der Verwaltervertrag noch besteht, hat der Verwalter auch hier Anspruch auf sein Honorar.

III. Unzufriedenheit wegen vertragsbrüchiger Verwaltung: Diese Mittel stehen bereit

Sind die Eigentümer unzufrieden, weil die Hausverwaltung sich nicht mehr an den Verwaltervertrag hält, also vertragsbrüchig wird, kommen als abgestufte Mittel gegen die Verwaltung das Gespräch, das Aufforderungsschreiben mit Fristsetzung, die Abmahnung und die Kündigung in Betracht. Bei der Kündigung ist zwischen der fristgemäßen ordentlichen Kündigung und die fristlosen außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund zu differenzieren.

Im Einzelnen gilt Folgendes:

1. Gespräch

Handelt es sich um leichtere Vertragsbrüche, sollte zuerst ein persönliches, sachliches Gespräch mit der Hausverwaltung geführt werden, wobei daran bis zu zwei, maximal drei Eigentümer teilnehmen sollten. Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft kann auch der Verwaltungsbeirat um die Gesprächsführung gebeten werden.

2. Aufforderungsschreiben mit Fristsetzung

Erfolgt auf das Gespräch keine Reaktion der Hausverwaltung, kann sie mit einer Frist von 14 Tagen schriftlich zur Vornahme aufgefordert werden, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen.

3. Abmahnung

Ist auch das Aufforderungsschreiben ergebnislos, sollte die Hausverwaltung innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis des vertragswidrigen Verhaltens (also dem Fristablauf) schriftlich abgemahnt werden.

4. Kündigung

Anders als bei der fristgemäßen ordentlichen Kündigung, bei der nur die im Verwaltervertrag vereinbarte Kündigungsfrist einzuhalten ist, setzt die fristlose außerordentliche Kündigung das Vorliegen eines wichtigen Grundes voraus. Solche Gründe liegen vor, wenn der Vertragsbruch von einigem Gewicht ist, wie etwa bei gegen die Eigentümer gerichteten Straftaten (Veruntreuung der Eigentümer-Gelder).

Bei der Miet-Verwaltung muss dem Verwalter die fristlose außerordentliche Kündigung innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis des Kündigungsgrundes zugehen, § 626 Abs. 2 Satz 1 und 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Demgegenüber muss bei WEG-Verwaltung erst eine Eigentümerversammlung einberufen werden, auf der die Abberufung des Verwalters und die fristlose außerordentliche Kündigung zu beschließen ist. Daher gilt hier eine Kündigungsfrist von maximal zwei Monaten ab Kenntnis des Kündigungsgrundes.

5. Zusätzlich bei WEG-Verwaltung: Klage

Handelt es sich um eine WEG-Verwaltung und führt der Verwalter die Beschlüsse der Wohnungseigentümer nicht aus, kann er zu deren Durchführung vom Gericht verurteilt werden. Daneben kann jeder einzelne Eigentümer die Abberufung eines untauglichen und die Bestellung eines tauglichen Verwalters vom Gericht verlangen.