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Begrüßungsschreiben: „Neue WEG-Verwaltung“ an Eigentümer (Vorlage für Verwalter)
In Wohnungseigentümergemeinschaften wird regelmäßig auf der Eigentümerversammlung ein Verwalter bestellt,
Handelt es sich um einen neuen Verwalter, ist zu Beginn seiner Tätigkeit das Misstrauen der Eigentümer meistens groß. Denn noch ist unbekannt, wie gut der Verwalter arbeiten wird und ob die Eigentümer mit ihm zufrieden sein werden. Um auf die Eigentümer zuzugehen, sollte der Verwalter daher ein Begrüßungsschreiben an diese richten. Zudem bietet ein solches Schreiben den Vorteil, dass der Verwalter den Eigentümern alle wesentlichen Daten mitteilen kann. Wie ein solches Schreiben aussehen kann, erfahren Sie hier.
Da das Begrüßungsschreiben – nach den Bewerbungs- bzw. Angebotsunterlagen – das erste „offizielle“ Schreiben der Hausverwaltung ist, versteht es sich von selber, dass Formalien und Rechtschreibung einwandfrei sein sollten.
Aufzunehmen ist in das Begrüßungsschreiben neben der Bankverbindung für dasHausgeld bzw. der Beifügung eines von den einzelnen Eigentümern zu unterzeichnenden SEPA-Lastschriftmandats eine Auflistung der wesentlichen Kontaktdaten der unterschiedlichsten Ansprechpartner. Diese Daten reichen von einzelnen für bestimmte Bereiche zuständigen Mitarbeitern der Hausverwaltung sowie den Hausmeister über die Rufnummern von Handwerksfirmen in Notfällen (etwa defekte Heizung) bis hin zu den Beiratsmitgliedern. Auch können die Eigentümer über die ersten Tätigkeiten der Hausverwaltung informiert werden, damit sie wissen, dass die Verwaltung „am Ball“ ist.
Ein Begrüßungsschreiben sollte auch an neue Eigentümer, die eine Eigentumswohnung erworben haben, gesendet werden. Diesen sollte darin mitgeteilt werden, dass sie nicht nur Sondereigentum an der Wohnung, sondern auch Miteigentum am gesamten Gemeinschaftseigentum wie etwa dem Grundstück, dem Gebäude und der Instandhaltungsrücklage erworben haben.
2. Muster: Begrüßungsschreiben der neuen WEG-Verwaltung an die Eigentümer
Das Begrüßungsschreiben der neuen WEG-Verwaltung an die Eigentümer kann wie folgt lauten (Fehlende Angaben bitte ergänzen):
(Name und Adresse des einzelnen Wohnungseigentümers)
Beginn der Verwaltertätigkeit / Hausgeld / Kontaktdaten
Sehr geehrte Frau ______________ (Name),
sehr geehrter Herr ______________ (Name),
bekanntlich sind wir auf der letzten Wohnungseigentumsverwaltung zum neuen Verwalter für Ihre Liegenschaft bestellt worden. Wir möchten Sie daher zunächst bitten, das monatliche Hausgeld ab sofort auf folgendes WEG-Eigenkonto anzuweisen:
WEG __________________________________________________ (Name, Anschrift)
Schließlich möchten wir Sie noch kurz davon in Kenntnis setzen, dass wir inzwischen gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat eine Begehung durchgeführt sowie wir uns bei der früheren Hausverwaltung die Unterlagen der Eigentümergemeinschaft abgeholt haben. Über weitere Schritte werden wir Sie zeitnah informieren.
Auf eine gute Zusammenarbeit und mit freundlichen Grüßen
______________________________________
(Ort, Datum)
______________________________________
(Unterschrift WEG-Verwaltung)
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