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Kann eine Gemeinschaft ihre Verwaltung zum 1. Juli wechseln, oder geht das nur zum Jahreswechsel? Es geht, und es kommt häufiger vor, als viele Eigentümer denken, allerdings selten freiwillig. Meist steht ein Anlass dahinter, auf den die Gemeinschaft wenig Einfluss hat: eine Kündigung, ein Vertrag mit krummem Ende, eine Verwaltung, die nicht mehr erreichbar ist, oder ein Neubau, der im Mai übergeben wird. Dieser Artikel erklärt, in welchen Fällen es zum unterjährigen Verwalterwechsel kommt, was dann mehr Arbeit macht als beim Wechsel zum 1. Januar, und welchen Vorteil die Gemeinschaft daraus ziehen kann.

Was beim Wechsel selbst zu tun ist, von der Beschlussfassung bis zur Übergabe am Stichtag, folgt im zweiten Teil.

1. Warum fast alle zum 1. Januar wechseln

Das Wirtschaftsjahr der meisten Gemeinschaften ist das Kalenderjahr. Am 31. Dezember endet der Abrechnungszeitraum, am 1. Januar beginnt der neue Wirtschaftsplan. Wer zu diesem Datum wechselt, übergibt ein abgeschlossenes Jahr: Die alte Verwaltung bucht bis zum letzten Tag, die neue fängt mit einem leeren Buchungsjahr an, und die Jahresabrechnung für das alte Jahr ist eine klar abgegrenzte Aufgabe. Deshalb planen Verwaltungen ihre Übernahmen auf den Jahreswechsel, und deshalb suchen die meisten Gemeinschaften im Herbst.

Das hat einen Nebeneffekt, den die wenigsten einrechnen: Der Herbst ist Hochsaison. Die Versammlungen laufen bis in den November, die Verwaltungen stecken in Abrechnungen und Wirtschaftsplänen, und gleichzeitig kommen die meisten Anfragen von Gemeinschaften, die zum 1. Januar wechseln wollen. Eine Verwaltung, die zum Jahreswechsel fünf oder zehn neue Objekte übernimmt, arbeitet die ersten Januarwochen parallel an allen. Wenn dann noch die Bankverbindung nicht rechtzeitig kommuniziert wurde, laufen Daueraufträge ins Leere, und der erste Kontakt zwischen Eigentümern und neuer Verwaltung ist eine Rückfrage zum Hausgeld.

2. Gründe für einen Wechsel mitten im Jahr

Der Wechsel mitten im Jahr hat andere Anlässe als der zum 1. Januar. Sie lassen sich grob in fünf Gruppen sortieren, und nur die erste liegt ganz in der Hand der Eigentümer.

2.1. Die Eigentümer trennen sich

Seit der WEG-Reform können die Eigentümer ihre Verwaltung jederzeit abberufen, ohne wichtigen Grund (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Diese Regel ist der häufigste Grund, warum ein Wechsel plötzlich mitten im Jahr liegt: Eine Gemeinschaft beschließt in der Versammlung im Mai die Abberufung und stellt im Sommer fest, dass der Vertrag im November ausläuft und noch niemand eine neue Verwaltung gesucht hat.

In der Praxis läuft die Reihenfolge oft falsch herum: Der Frust liefert den Impuls, also wird erst abgewählt und dann gesucht. Wer stattdessen zuerst Angebote einholt, die Neuwahl auf dieselbe Tagesordnung setzt wie die Abberufung und den Beginn der neuen Verwaltung auf das Vertragsende der alten legt, hat einen geordneten Wechsel zum 1. Oktober oder 1. Dezember.

Wer die alte Verwaltung abberuft, bevor eine neue bereitsteht, zahlt im schlechtesten Fall doppelt. Die Vergütung der abberufenen Verwaltung läuft bis zum Vertragsende weiter, also bis zu sechs Monate, auch wenn die neue längst arbeitet. Wie der Beschluss aussehen muss, steht im Artikel zur Abberufung des Verwalters.

Dazu kommt die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund, etwa bei veruntreuten Geldern oder einer Verwaltung, die über Monate keine Abrechnung vorlegt. Die fällt immer auf ein Datum, das sich niemand aussuchen kann. Umso wichtiger ist, dass die Gemeinschaft beim Ausspruch der Kündigung schon weiß, wer übernimmt.

2.2. Die Verwaltung trennt sich

Dieser Fall erwischt Gemeinschaften meist unvorbereitet. Die Verwaltung kündigt den Vertrag außerordentlich oder legt das Amt nieder, und die Eigentümer erfahren es per Brief. Die Gründe sind auf Verwaltungsseite meist dieselben: Ein Sachbearbeiter hat gekündigt und ist nicht zu ersetzen, das Objekt gilt intern als zu klein oder zu konfliktreich für den Aufwand, oder die Verwaltung bereinigt ihren Bestand und gibt die Objekte ab, die am wenigsten einbringen. Im Branchenbarometer des Verwalterverbands VDIV von 2026 gab mehr als die Hälfte der befragten Verwaltungen an, sich von zeitaufwendigen Objekten trennen zu wollen; das Thema wird also eher größer.

Das Amt niederlegen kann eine Verwaltung jederzeit, ohne Versammlung und ohne besonderen Grund; die Erklärung gegenüber einem Eigentümer genügt. Legt sie das Amt zur Unzeit nieder und entsteht der Gemeinschaft dadurch ein Schaden, etwa weil die Nachfolgerin teurer ist, kann die Gemeinschaft den Schaden ersetzt verlangen. Durchsetzen lässt sich das allerdings nur, wenn die Gemeinschaft belegen kann, dass sie mehrere Angebote eingeholt und das günstigste vertretbare genommen hat. Personalmangel zählt dabei als unternehmerisches Risiko der Verwaltung und nicht als wichtiger Grund.

Für die Gemeinschaft ist die Frist das Problem. Eine ordentliche Kündigung durch die Verwaltung läuft meist zum Vertragsende oder mit drei bis sechs Monaten Frist, eine Amtsniederlegung aus wichtigem Grund kann deutlich kürzer wirken. In beiden Fällen bestimmt die Verwaltung den Termin, nicht die Eigentümer, und der liegt selten am 31. Dezember. Die Gemeinschaft muss in dieser Zeit Angebote einholen, eine Versammlung einberufen und wählen, bei kleinen und schwierigen Objekten gegen einen Markt, der genau diese Objekte ungern nimmt.

Eine gebündelte Anfrage an mehrere Verwaltungen spart hier Wochen, weil nicht jede Verwaltung einzeln angeschrieben werden muss. Was in dieser Lage zu tun ist, beschreibt der Artikel Verwalter hat gekündigt: Was tun als WEG?

Trifft eine Kündigung zum Jahresende erst im Herbst ein, ist das formal ein Wechsel zum 1. Januar, praktisch oft ein unterjähriger: Die Zeit für die Suche fehlt, und der Beginn der neuen Verwaltung rutscht auf den 1. Februar oder 1. März.

2.3. Der Vertrag läuft mitten im Jahr aus

Verwalterverträge, die am 30. Juni oder 30. September enden, sind unüblich und ungünstig, aber es gibt sie. Das kommt bei alten Verträgen mit krummem Beginn vor, bei Bestellungen „ab Übergabe des Objekts“ und vor allem bei der ersten Bestellung nach der Begründung des Wohnungseigentums, die höchstens drei Jahre laufen darf (§ 26 Abs. 2 WEG).

Die Frist beginnt nach herrschender Auffassung nicht mit der Fertigstellung und nicht am 1. Januar, sondern mit der Entstehung der werdenden Gemeinschaft, also meist mit der Übergabe der ersten Wohnung an einen Käufer. Das ist irgendwann im Frühjahr oder Sommer, und drei Jahre später endet die Bestellung am selben Datum, auch wenn im Beschluss ein späteres steht. Es gab schon Fälle, in denen eine Verwaltung einen Hausgeldprozess verlor, weil sie zu dem Zeitpunkt nach dieser Rechnung gar nicht mehr im Amt war.

Viele Gemeinschaften merken das erst, wenn die Verwaltung die Verlängerung auf die Tagesordnung setzt. Dann gibt es zwei Wege: verlängern und dabei das Vertragsende auf einen 31. Dezember legen, oder das krumme Datum für den Wechsel nutzen, wenn ohnehin keine Zufriedenheit herrscht. Schlecht ist nur, den Termin verstreichen zu lassen. Ohne Beschluss endet die Bestellung, und ob der Vertrag stillschweigend weiterläuft, hängt von seinen Klauseln ab. Für den nächsten Vertrag heißt das: Laufzeit so wählen, dass sie zum 31. Dezember endet, auch wenn die erste Periode dadurch ein paar Monate kürzer oder länger wird.

2.4. Die Verwaltung fällt aus

Hier geht es zuerst um Handlungsfähigkeit, der Stichtag kommt später. Die Verwaltung meldet sich nicht mehr, Mails bleiben unbeantwortet, die Jahresabrechnung kommt nicht. Ein Einzelverwalter erkrankt schwer oder verstirbt, und niemand führt die Konten weiter. Die Verwaltung ist insolvent, oder sie wurde verkauft und der Käufer übernimmt das Objekt nicht in seinen Bestand.

Nur in einem dieser Fälle endet die Bestellung von allein: beim Tod eines Einzelverwalters, denn das Amt ist höchstpersönlich und geht nicht auf die Erben über, die lediglich die Unterlagen herausgeben müssen. In allen anderen Fällen bleibt die Verwaltung formal im Amt. Eine insolvente Verwaltung ist weiterhin bestellt, bis die Gemeinschaft sie abberuft; über den Vertrag entscheidet der Insolvenzverwalter (§ 103 InsO).

Was dann mit Konten und Unterlagen passiert und welche Fristen laufen, steht im Artikel Hausverwaltung insolvent: So gehen Eigentümer vor. Eine Verwaltung, die nicht mehr reagiert, ist ebenfalls noch im Amt. Die Gemeinschaft muss also selbst aktiv werden, und das Gesetz gibt ihr dafür die Mittel:

• Einberufung: Fehlt die Verwaltung oder weigert sie sich, lädt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats zur Versammlung ein, hilfsweise sein Vertreter oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer (§ 24 Abs. 3 WEG). Eine Gemeinschaft ohne Beirat braucht dafür zuerst einen Beschluss, der einen Eigentümer ermächtigt, und das wird ohne Versammlung schwierig; in der Praxis hilft ein Umlaufbeschluss oder die Einigung aller Eigentümer.
• Vertretung: Ohne Verwaltung wird die Gemeinschaft durch alle Eigentümer gemeinschaftlich vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG). Für jede Unterschrift gegenüber Bank oder Handwerker braucht es dann alle Eigentümer, es sei denn, die Versammlung ermächtigt einzelne.
• Konten und Unterlagen: Lauten die Konten auf die Gemeinschaft, kann sie der Bank mit dem Beschluss die neue Verfügungsberechtigung nachweisen. Lauten sie auf die Verwaltung, wird es bei Insolvenz oder Funkstille aufwendig, deshalb ist die Kontobezeichnung das Erste, was ein Beirat in solchen Lagen prüft. Unterlagen und Daten gehören der Gemeinschaft, ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung gibt es nicht; die Herausgabe muss notfalls gerichtlich durchgesetzt werden, was dauert.
• Zeitfenster: Wer sich fristlos trennen will, sollte nach Kenntnis der Gründe nicht länger als etwa zwei Monate warten, sonst gilt das Recht dazu leicht als verwirkt.

Auf das Gericht sollte sich dabei niemand verlassen. Eine Verwalterbestellung per einstweiliger Verfügung gibt es zwar, aber nur mit einem benannten Kandidaten, der das Amt annehmen will, und nur bei echter Dringlichkeit; wer monatelang gewartet hat, bekommt sie nicht mehr (LG Karlsruhe, Urteil vom 01.12.2023, 11 S 12/23).

Die Gemeinschaft schließt die Lücke am schnellsten, wenn sie parallel arbeitet: Beirat beruft ein, Angebote werden eingeholt, die Versammlung wählt und beschließt Abberufung, Neubestellung und Vertrag in einem Termin. Dabei hilft eine Entscheidung des Landgerichts Landau (Beschluss vom 18.10.2021, 5 T 75/21): Hat die Gemeinschaft nachweislich mindestens drei Verwaltungen angefragt und antwortet nur eine, genügt dieses eine Angebot als Grundlage für die Wahl. Die neue Verwaltung holt die Unterlagen dann selbst bei der alten oder beim Insolvenzverwalter ab; das ist Teil ihrer Übernahme, nicht Aufgabe des Beirats.

2.5. Die erste Verwaltung überhaupt

Der letzte Fall ist genau genommen kein Wechsel, aber er beginnt fast immer unterjährig. Ein Bauträger sucht für sein Objekt die erste Verwaltung, weil die Teilungserklärung ihn dazu verpflichtet oder die ersten Käufer einziehen. Eine Gemeinschaft entsteht durch die Aufteilung eines Mietshauses, und die neuen Eigentümer brauchen jemanden, der Konten eröffnet, einen Wirtschaftsplan aufstellt und die erste Versammlung einberuft. Oder die Eigentümer eines Neubaus lösen nach den ersten Jahren die Verwaltung ab, die der Bauträger eingesetzt hatte.

Der Start hängt hier an der Übergabe oder an der Eintragung im Grundbuch. Dafür fehlt der schwierigste Teil des Wechsels: Es gibt kein altes Jahr, das jemand nachbuchen oder abrechnen müsste. Stattdessen baut die Verwaltung alles von null auf, vom Eröffnungskonto über die Eigentümerliste bis zur ersten Hausgeldvorauszahlung.

Bei Neubauten kommen die Gewährleistungsthemen gegenüber dem Bauträger dazu. Löst die Gemeinschaft nach drei Jahren die vom Bauträger eingesetzte Verwaltung ab, ist von der fünfjährigen Gewährleistung schon mehr als die Hälfte verbraucht; Abnahmeprotokolle und Verjährungsfristen gehören dann ganz oben auf die Liste der neuen Verwaltung. Verwaltungen kalkulieren das unterschiedlich; manche berechnen eine Einrichtungspauschale, andere ein höheres Honorar im ersten Jahr. Wer hier anfragt, sollte den Zustand sagen, wie er ist: wie viele Einheiten bezogen sind, ob die Teilungserklärung vorliegt, ob es schon Beschlüsse gibt.

3. Warum ein Wechsel mitten im Jahr komplizierter ist

So unterschiedlich die Auslöser sind, die Folgen für die Gemeinschaft ähneln sich. Ein unterjähriger Wechsel ist nicht riskanter als einer zum 1. Januar, er macht aber an einigen Stellen mehr Arbeit, und die sollte man kennen, bevor man in die Versammlung geht.

Zwei Buchungsjahre statt einem: Zum Jahreswechsel bekommt die neue Verwaltung ein leeres Jahr. Mitten im Jahr muss sie die Monate seit dem 1. Januar nachbuchen, weil sie am Ende das ganze Jahr abrechnet, auch den Teil, den die alte Verwaltung geführt hat. Ist das Vorjahr bis zum Wechsel noch nicht abgerechnet, kommt diese Abrechnung dazu.

Zusätzliche Kosten: Das Nachbuchen und eine Abrechnung für ein Jahr, das sie nicht geführt hat, lassen sich viele Verwaltungen gesondert vergüten, meist nach Stunden. Wer abberuft, bevor eine neue Verwaltung bereitsteht, kann außerdem bis zu sechs Monate doppelt zahlen.

Mehr laufende Vorgänge: Mitten im Jahr sind Aufträge vergeben, Schäden in Bearbeitung und Beschlüsse in der Umsetzung. Die müssen sauber übergeben werden, sonst tauchen sie erst auf, wenn ein Handwerker anruft.

Zahlungsverkehr: Neue Bankverbindung, geänderte Daueraufträge und Lastschriften, dazu das alte Konto, auf dem noch Wochen später Zahlungen eingehen. Das ist zum 1. Januar genauso, fällt mitten im Jahr aber in einen laufenden Zahlungsrhythmus.

Erfahrungsgemäß geht bei einem Wechsel zum 1. Juli trotzdem nichts schief, was nicht auch zum 1. Januar schiefgehen könnte. Und es gibt einen Vorteil: Ein Objekt, das mitten im Jahr startet, ist für die neue Verwaltung oft das einzige in diesem Monat, während sie zum Jahreswechsel mehrere gleichzeitig übernimmt. Einarbeitung und erster Rundgang bekommen dann mehr Aufmerksamkeit.

Wie die Gemeinschaft den Stichtag festlegt, wer welches Jahr bucht, was die Übernahme kostet und was mit Konten, laufenden Vorgängen und Unterlagen passiert, beschreibt der zweite Teil: Hausverwaltung unterjährig wechseln: Was müssen Eigentümer beachten? Wie die Übergabe der Unterlagen grundsätzlich abläuft, steht im Artikel zur Objektübergabe an die neue Hausverwaltung.