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Wird eine Hausverwaltung eingesetzt – egal, ob eine WEG-Verwaltung oder eine Mietverwaltung – reicht es nicht aus, die Ausübung des Verwalteramts mit einem „Handschlag unter Ehrenmännern“ zu besiegeln. Zu komplex sind die möglichen Tätigkeitsfelder des Verwalters, über die später Streit entstehen kann. Liegt dann kein schriftlicher Verwaltervertrag vor, entstehen erhebliche Beweisschwierigkeiten, die unter Umständen zu kostenträchtigen Gerichtsprozessen führen. Hinzu kommen speziell bei der WEG-Verwaltung weitere Fallstricke, die sich vermeiden lassen, wenn ein schriftlicher Verwaltervertrag vorliegt. Warum das so ist, erfahren Sie hier.

1. Verwaltervertrag: Das sind die Grundlagen

Regelmäßig ist der Verwaltervertrag ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen gemäß § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Daher hat der Verwalter die Stellung eines Beauftragten gemäß §§ 665 bis 670 BGB, woraus sich unter anderem die Verpflichtung zur Auskunft und Rechenschaft sowie zur Weisungsgebundenheit des Verwalters ergeben.

Da Formfreiheit besteht, kann ein solcher Vertrag auch mündlich abgeschlossen werden. Ein nur mündlicher Vertragsabschluss ist allerdings aus Beweisgründen nicht zu empfehlen, so der Vertrag immer schriftlich sein sollte. Das dient sowohl der Sicherheit der Eigentümer als auch des Verwalters.

Hinzu kommen die Besonderheiten der WEG-Verwaltung und der Mietverwaltung. Während sich die WEG-Verwaltung auf die Betreuung des gemeinschaftlichen Eigentums erstreckt, bezieht sich die Mietverwaltung letztlich auf das „Alleineigentum“, also entweder auf eine Eigentumswohnung in einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern oder auf ein Mietshaus.

Daraus ergeben sich – je nach zu verwaltendem Bereich – unterschiedliche Regelungsinhalte. So sind bei der WEG-Verwaltung die wesentlichen Rechte und Pflichten des Verwalters ausdrücklich im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt, die im Verwaltervertrag näher ausgestaltet und ergänzt werden können bzw. sollten, aber nicht unbedingt müssen. Demgegenüber ist eine Mietverwaltung ohne nähere Vereinbarung zwischen Verwalter und Eigentümer kaum denkbar.

Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass in Verwalterverträgen seitens der Hausverwaltungen oftmals allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) zugrundegelegt werden. Zwar sind die Verwaltungen für deren Einbeziehung in den Verwaltervertrag darlegungs- und beweispflichtig. Aber ohne einen (insoweit eindeutigen) schriftlichen Vertrag kann es auch hier zu Meinungsverschiedenheiten kommen.

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2. WEG-Verwaltung: Aus diesen Gründen sollte der Vertrag immer schriftlich sein

Gerade über den Umfang der vom WEG-Verwalter zu erbringenden Leistungen entsteht schnell Streit. Das lässt sich verhindern, in dem im schriftlichen Vertrag genau festgelegt wird,

• welche Tätigkeiten zu den Grundleistungen des Verwalters gehören (etwa Erstellen der Jahresabrechnung nebst Einzelabrechnungen und des Wirtschaftsplans sowie Abhalten der ordentlichen Eigentümerversammlung),
• welche Tätigkeiten als Zusatzleistungen des Verwalters gelten (etwa Abhalten von außerordentlichen Eigentümerversammlung oder Erbringung von Betreuungsleistungen bei Bau- und Sanierungsmaßnahmen)
• wie das Sonderhonorar für die jeweilige Zusatzleistung des Verwalters konkret aussieht, wobei die Grundleistungen durch die reguläre Verwaltervergütung als abgegolten zu bezeichnen sind
• welche Aufwendungen dem Verwalter im Einzelnen zu erstatten sind (etwa Porto, Kopierkosten, Umsatzsteuer)

Allerdings darf im WEG-Verwaltervertrag nicht von zwingenden Vorschriften in der Teilungserklärung oder im Wohnungseigentumsgesetz, insbesondere § 27 WEG (Aufgaben und Befugnisse des Verwalters), abgewichen wird. So wäre es etwa unzulässig, Pflichten und Lasten der Wohnungseigentümer neu im Verwaltervertrag festzulegen. Ebenso kann für gesetzlich geschuldete Grundleistungen des Verwalters kein Sonderhonorar vereinbart werden.

Darauf zu achten ist, dass der WEG-Verwaltervertrag – neben der davon zu trennenden Bestellung des WEG-Verwalters – ebenfalls von der Eigentümerversammlung beschlossen werden muss. Nach der sogenannten Trennungstheorie handelt es sich bei der Verwalterbestellung und dem Vertragsschluss um zwei selbstständige Rechtsakte.

3. Mietverwaltung: Warum gerade hier ein schriftlicher Verwaltervertrag so wichtig ist

Anders als bei der WEG-Verwaltung existiert bei der Mietverwaltung keine gesetzliche Vorschrift, die die Aufgaben und Befugnisse des Mietverwalters regelt. Ebenso findet sich kaum einschlägige Rechtsprechung, die bei der WEG-Verwaltung sehr umfangreich, um nicht zu sagen kaum noch überschaubar ist.

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Daher ist es bei der Mietverwaltung umso wichtiger, dass die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters im schriftlichen Verwaltervertrag konkret festgeschrieben werden. Späterer Streit lässt sich daher letztlich nur vermeiden, wenn eindeutig und klar formuliert wird,

• welche Aufgaben der Mietverwalter übernimmt
• welche Aufgaben nicht übernommen werden
• was Gegenstand der Grundleistungen und was Gegenstand der Zusatzleistungen ist
• wie die Grundleistungen und die Zusatzleistungen vergütet werden
• welche Aufwendungen zu erstatten sind

Da im Gegensatz zur WEG-Verwaltung die Aufgaben und Befugnisse des Mietverwalters nicht gesetzlich geregelt sind, kann der Gegenstand der Grundleistungen sowie der Zusatzleistungen hier frei vereinbart und daher auch frei vergütet werden. Tätigkeiten, die bei der WEG-Verwaltung zu den Grundleistungen gehören, dürfen also bei der Mietverwaltung zu den Zusatzleistungen gehören und gesondert honoriert werden.

Im Vergleich zur WEG-Verwaltung entfällt bei der Mietverwaltung auch die rechtliche Trennung zwischen Bestellung des Verwalters und Abschluss des Verwaltervertrags. Vielmehr ist bei der Mietverwaltung nur der Abschluss des Verwaltervertrags erforderlich, damit der Verwalter sein Amt ausüben kann.

4. Schriftlicher Verwaltervertrag: Musterverträge sind zwar zu empfehlen, aber anzupassen

Bei der Frage, wie der Verwaltervertrag schriftlich zu gestalten ist, kann sich an Muster-Verwalterverträgen orientiert werden, wobei zwischen der WEG-Verwaltung, der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung zu unterscheiden ist. Generell sind sowohl aktuelle als auch geprüfte Verträge zu verwenden, wie sie etwa beim Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV) oder im Fachhandel erhältlich sind.

Dabei sind die Verträge auf den jeweiligen individuellen Sachverhalt anzupassen. Gemeint ist damit aber nicht, dass die geprüften Vertragsklauseln nach eigenem Ermessen gravierend verändert werden, da dies zu unwirksamen Vertragsinhalten und damit zu Rechtsstreitigkeiten führen kann. Ggf. sollte für die Vertragsanpassung ein Rechtsanwalt hinzugezogen werden.