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Die „richtige“ Hausverwaltung zu finden, ist für Immobilieneigentümer nicht einfach. Das betrifft sowohl die WEG-Verwaltung als auch die Mietverwaltung. Daran hat auch die seit dem 01.08.2018 geltende Berufszulassungsregelung für gewerbliche Wohnimmobilienverwalter nicht viel geändert. Denn eine erfolgreiche Berufszulassung sagt nichts darüber aus, ob es sich um eine gute Hausverwaltung handelt. Es gibt aber einige Punkte, an denen Eigentümer eine gute Hausverwaltung erkennen können. Welche Punkte das sind und worauf Sie bei der Verwaltersuche sonst noch achten sollten, haben wir für Sie hier einschließlich einer Checkliste zusammengestellt.

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1. Berufsausübung der Hausverwaltung: Je professioneller, desto besser

Eine gute Hausverwaltung zeichnet sich durch hohe Professionalität aus. Dazu gehört zunächst, dass die Verwaltungstätigkeit hauptberuflich, ganztags und gewerblich ausgeübt wird. Zudem sollte der Inhaber der Hausverwaltung über eine einschlägige Ausbildung im Immobilienbereich verfügen und die Verwaltungstätigkeit möglichst von „Grund auf“ erlernt haben.

Die seit dem 01.08.2018 geltende Berufszulassungsregelung für gewerbliche Wohnimmobilienverwalter hilft hier nicht weiter. Denn für die Berufszulassung wird kein Sachkundenachweis gefordert, sondern lediglich die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen, und zwar an insgesamt 20 Stunden innerhalb von drei Jahren, wobei für bestehende gewerbliche Hausverwaltungen eine Übergangsfrist bis zum 01.03.2019 eingeräumt wird.

Demgegenüber führt ein typischer Wegzum Wohnimmobilienverwalter über eine Ausbildung zur Immobilienkauffrau/-mann oder über eine zusätzliche Qualifikation als Immobilienassistent/in. Auch die Industrie- und Handelskammern (IHK) bieten einen Einstieg in den Verwalterberuf an, und zwar den zertifizierten Lehrgang „Geprüfte/-r Immobilienfachwirt/-in und Wohnungsfachwirt/-in“. Möglich ist ferner ein Werdegang über sonstige kaufmännische Ausbildungen oder Studiengänge mit dem Abschluss Dipl. Kauffrau/ -mann. Außerdem haben manche Hochschulen die Studiengänge Immobilienwirtschaft oder Immobilienmanagement im Programm, wobei auch auf Wohnungseigentums- und Mietrecht spezialisierte Juristen oder Betriebswirte Eingang in den Verwalterberuf gefunden haben.

Der Inhaber einer guten Hausverwaltung verfügt aufgrund  einer solch einschlägigen Ausbildung über ein hohes Fachwissen. Nach der seit dem 01.08.2018 geltenden Berufszulassungsregelung muss auch er sich allerdings fortbilden, wobei das durchaus mehr als die gesetzlich geforderten 20 Stunden in drei Jahren sein können.

Eine gute Hausverwaltung ist weiterhin in aller Regel Mitglied eines Berufs- oder Fachverbands. Dazu zählen etwa:

• Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V. (BVI)
• Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV), dem zahlreiche rechtlich selbstständige Regionalorganisation der Immobilienverwalter angeschlossen sind (etwa VDIV Berlin-Brandenburg e.V, Verband der nordrhein-westfälischen Immobilienverwalter e.V. – VNWI – usw.)
• Immobilienverband Deutschland (IVD), Bundesverband der Immobilienberater, Makler, Verwalter und Sachverständigen e.V.

Zudem wird eine gute Hausverwaltung über Referenzen verfügen. Eigentümer sollten danach fragen.

2. Auch das sollte stimmen: Administration, Organisation und Koordination der Hausverwaltung

Nicht nur der Inhaber der Hausverwaltung, sondern auch das „Gesamtpaket“ aus Administration, Organisation und Koordination sollte professionell sein. Neben adäquat eingerichteten Büroräumen sollte die Hausverwaltung daher so besetzt sein, dass zu geregelten Bürozeiten jemand vor Ort ist. Sollte der Inhaber bzw. zuständige Verwalter nicht erreichbar sein, dürfen Eigentümer eine zeitnahe Rückmeldung erwarten. Ist der zuständige Verwalter (etwa wegen Urlaub, Krankheit) verhindert, sollte eine kundige und ausreichend bevollmächtigte Vertretung vorhanden sein.

Idealerweise verfügen auch die Mitarbeiter des Inhabers über eine Ausbildung in der Immobilienbranche und bilden sich regelmäßig fort, sofern nicht dazu gesetzlich verpflichtet.

Weiterhin  sollten Eigentümer die Entfernung von ihrem Objekt zum Sitz der Hausverwaltung berücksichtigen. Die beste Hausverwaltung nützt nichts, wenn der zuständige Verwalter im Notfall Dutzende von Kilometern entfernt ist. Dabei verfügen vor Ort eingeschaltete Hilfspersonen der Hausverwaltung wie etwa Notdienste von Firmen oder ein Hausmeister nicht immer über die insgesamt erforderlichen Kenntnisse.

Im Übrigen können besonders engagierte Hausverwaltungen eine Zertifizierung oder eine ähnliche Qualifikation vorweisen, wobei die betreffende Urkunde regelmäßig in den Büroräumen der Verwaltung aushängt.

3. Ausreichender Versicherungsschutz der Hausverwaltung ist Pflicht

Seit dem 01.08.2018 müssen neu gegründete gewerbliche Hausverwaltungen das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung nachweisen, um die Erlaubnis zur Ausübung einer Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter zu erhalten. Für bestehende gewerbliche Hausverwaltungen gilt eine Übergangsfrist bis zum 01.03.2019.

DieBerufshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenhaftpflichtversicherung) deckt Vermögensschäden ab, die mit der treuhänderischen Verwaltung des Eigentümer-Vermögens zusammenhängen, also vom Verwalter verursachte Vermögensschaden durch Fahrlässigkeit oder Überschreitung der ihm eingeräumten Eigentümer-Vollmachten. Eigentümer sollten nicht nur darauf achten, dass eine solche Versicherung besteht, sondern auch darauf, bis zu welcher Höhe Schäden abgesichert sind.

 Von der Berufshaftpflichtversicherung nicht umfasst ist der Ersatz von Sach- und Personenschadens im Betrieb des Verwalters und innerhalb des verwalteten Objekts. Dazu dient eine gesetzlich nicht vorgeschriebene Betriebshaftpflichtversicherung. Diese deckt auch Vermögensschäden ab, die als Folge von Personen- und Sachschäden entstehen.

Schließlich bezweckt die Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung (Vertrauensschadenversicherung) den Schutz des Inhabers der Hausverwaltung vor Veruntreuungen von Eigentümer-Vermögen durch seine Mitarbeiter. Inwieweit die Versicherung auch vorsätzliches Handeln des Verwalters absichert, ist mit dem jeweiligen Versicherer zu klären. Letztendlich kommt diese Versicherung den Eigentümern zugute, da diese vor Veruntreuungen im Bereich der Hausverwaltung geschützt werden. 

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4. Verwaltervertrag, Abrechnungen, Unterlagen: Die Visitenkarte einer guten Hausverwaltung

Die Schriftstücke einer Hausverwaltung stellen quasi deren Visitenkarte dar. Aus unterschiedlichen Schriftarten „zusammengewürfelte“ Verwalterverträge und / oder Abrechnungen sind keine Empfehlung. Vielmehr sollten Schriftstücke „aus einem Guss“ sein und eine korrekte Firmierung der Verwaltung enthalten. Auch zahlreiche Rechtschreibfehler werfen kein gutes Bild auf die Verwaltung ab.

In den Verwalterverträgen (WEG-Verwaltung und Miet- bzw. Sondereigentumsverwaltung) sind die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sowie die Pflichten und Rechte der Eigentümer aufzuführen. Das gilt auch für die Höhe der Grundvergütung(Regelsatz) einschließlich der darin enthaltenen Leistungen. Ebenso sind die zusätzlich vereinbarten Leistungen nebst den dafür jeweils anfallenden Sondervergütungen darzustellen. Weiterhin sind Aussagen zur Haftung des Verwalters zu treffen. Soll eine meist sechsmonatige Probezeit oder eine weitere Möglichkeit zur ordentlichen (fristgemäßen) Kündigung vereinbart werden, ist das im Verwaltervertrag zu regeln.

Die Jahresabrechnungen (Hausgeldabrechnung bei der WEG-Verwaltung, Betriebskostenabrechnung bei der Miet- bzw. Sondereigentumsverwaltung) müssen klar, übersichtlich, vollständig und verständlich sein. Auch juristisch und betriebswirtschaftlich nicht gebildeten Eigentümern muss es möglich sein, die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen.

5. Kaufmännische Tätigkeitsfelder: Das alles hat eine gute Hausverwaltung im Griff 

Eine Hausverwaltung muss die ihr anvertrauten Fremdgelder von ihrem eigenen Vermögen getrennt halten. Zudem sind für die WEG-Verwaltung offene Fremdkonten (WEG-Eigenkonten) und für die Miet- bzw. Sondereigentumsverwaltung offene Treuhandkonten anzulegen. Buchungswesen und Rechnungsunterlagen sind mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu führen, zudem dürfen Eigentümer jederzeit Einsicht in die Rechnungsunterlagen nehmen.

Weiterhin kümmert sich die Hausverwaltung um die Beitreibung von offenen Hausgeldern, Sonderumlagen und Nachzahlungen auf die jährliche Hausgeldabrechnung bei der WEG-Verwaltung, von rückständigen Mieten und Nachzahlungen auf die jährliche Betriebskostenabrechnung sowie von sonstigen offenen Geldern (etwa Schadenserstattungen von Versicherern).

Eine gute Hausverwaltung prüft ferner, inwieweit speziell bei laufenden Verträgen Einsparmöglichkeiten bestehen, etwa weil die Verwaltung als Großkunde günstigere Konditionen verschaffen kann. Zudem werden Fragen von Eigentümern im Zusammenhang mit der WEG- oder Miet- bzw. Sondereigentumsverwaltung kompetent und zeitnah beantwortet.

Bei der WEG-Verwaltung ist die Instandhaltungsrücklage auf einem  gesonderten Konto verzinslich anzulegen. Weiterhin sind die besonderen Aufgaben im Wohnungseigentumsrecht zuverlässig wahrzunehmen (etwa Anberaumung und Durchführung der Eigentümerversammlung, Protokollerstellung, Führen der Beschluss-Sammlung usw.).

6. Technische Tätigkeitsfelder: Worauf eine gute Hausverwaltung achtet

Eine gute Hausverwaltung überprüft den Zustand des Objekts und der vorhandenen Einrichtungen durch regelmäßige Begehungen. Dabei erfolgenden die Kontrollen anhand standardisierter Checklisten, wobei über die Ergebnisse der Begehungen durch Protokolle festgehalten werden.

Weiterhin verfügt eine gute Hausverwaltung über eigene technische Beschäftigte wie etwa bei Bedarf einsetzbare Hausmeister und über einen Pool von fachkundigen, zügig erscheinenden und sauber arbeitenden Handwerkern aus unterschiedlichen Branchen. Dadurch stellt eine gute Hausverwaltung sicher, dass notwendige Arbeiten am Objekt und dessen Einrichtungen zuverlässig erfolgen.

7. Preisvergleich, Kleingedrucktes, zwischenmenschliches Verständnis: Was sonst noch wichtig ist 

Eine gute Hausverwaltung muss zwar nicht die preisgünstigste sein. Aber Eigentümer sollten die verlangten Grundvergütungen bzw. Regelsätzemit denen anderer Verwaltungen nicht nur einem Preisvergleich unterziehen. Vielmehr ist auch anhand eines Leistungsvergleichs zu prüfen, welche Leistungen in der Grundvergütung enthalten sind, da hier erhebliche Unterschiede bestehen können.

Auch einPreisvergleich der Sondervergütungen für zusätzliche Leistungen sollte stattfinden. Manche Hausverwaltung bietet zwar eine preiswerte Grundvergütung an. Dafür sind aber die Sondervergütungen sehr teuer. Darüber hinaus sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Hausverwaltungen auf Nachteile für Eigentümer zu untersuchen.

Schließlich sollte zwischenmenschliche Verständnis so stimmen, dass eine längerfristige vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung möglich ist.

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8. Checkliste: An diesen 7 Punkten erkennen Sie eine gute Hausverwaltung

Fazit: Können Sie nahezu alle Punkte mit Ja beantworten, haben Sie eine gute Hausverwaltung erkannt. Mussten Sie dagegen öfters Nein ankreuzen, sollten Sie weiterhin nach einer passenden Verwaltung suchen.