Hausverwalter-Angebote.de

Wenn eine Gemeinschaft zum ersten Mal seit vielen Jahren eine neue Verwaltung wählt, ist der Ablauf für die meisten Beteiligten neu. Die Verwaltungen kennen ihn, sie machen das regelmäßig. Die Eigentümer im Raum und oft auch der Beirat machen es zum ersten Mal. Dieser Artikel beschreibt, wie die Vorstellung von Verwalter-Kandidaten in der Eigentümerversammlung üblicherweise organisiert wird: wie viele Kandidaten eingeladen werden, was vorher an die Eigentümer geht, wie der Abend abläuft und was nach der Abstimmung noch zu beschließen ist.

Wer noch einen Schritt früher steht und erst Angebote einholt, findet den Weg bis zur Tagesordnung im Artikel zur Vorbereitung der Eigentümerversammlung durch den Beirat.

1. Wer die Kandidaten einlädt und wie viele es sein sollten

Die Kandidaten lädt ein, wer den Wechsel betreibt. In der Regel ist das der Beirat oder eine kleine Arbeitsgruppe aus zwei, drei Eigentümern. Die amtierende Verwaltung lädt zwar zur Versammlung ein und setzt den Tagesordnungspunkt, ihre eigene Nachfolge organisiert sie aber nicht. Eine Verwaltung, die gekündigt hat oder abgewählt werden soll, hat an der Auswahl kein Interesse mehr, und wenn sie weitermachen möchte, ist sie befangen.

Wie viele Angebote eingeholt werden, hängt vom Objekt ab. Kleinere Anfragen bekommen über eine gebündelte Anfrage häufig zwei bis vier Angebote zurück, größere regelmäßig mehr. Zur Versammlung eingeladen werden davon fast immer nur zwei oder drei. Mehr lassen sich an einem Abend kaum vergleichen, und die Versammlung wird mit jedem weiteren Kandidaten eine halbe Stunde länger. Am Ende fällt die Entscheidung ohnehin meist zwischen zweien.

Üblich ist dieser Weg:

• Angebote sammeln: einholen und auf einer Seite nebeneinanderlegen (Grundgebühr je Einheit, Sonderhonorare, Laufzeit, Kündigungsfrist).
• Favoriten kennenlernen: telefonieren oder einen Ortstermin machen. Spätestens dabei klärt sich, wer das Objekt später betreuen würde.
• Kandidaten festlegen: zwei, höchstens drei für die Versammlung und ihnen Termin, Uhrzeit und Zeitrahmen für die Vorstellung nennen.

Bei sehr kleinen Gemeinschaften bleibt manchmal nur ein Kandidat übrig, weil niemand sonst angeboten hat. Die Bestellung ist dann trotzdem möglich; ein Gericht hat eine Gemeinschaft sogar dazu verpflichtet, den einzigen Bewerber zu annehmbaren Konditionen zu nehmen. Die Vorstellung sollte in dem Fall aber stattfinden, damit die Eigentümer dem einen Kandidaten wenigstens Fragen stellen können. Wer dagegen mehrere Angebote hat und sie den Eigentümern vorenthält, riskiert die Anfechtung; mehr dazu im Artikel zur Verwalterwahl ohne drei Angebote. Bei einer Wiederbestellung der bisherigen Verwaltung müssen keine Vergleichsangebote eingeholt werden.

2. Was die Eigentümer vorab bekommen müssen

Ein häufiger Fehler liegt schon einige Wochen vor der Versammlung. Die Angebote liegen beim Beirat, die Einladung geht nur mit dem Tagesordnungspunkt raus, und in der Versammlung werden dann Kopien herumgereicht. Der BGH hat einen solchen Fall entschieden (Urteil vom 24.01.2020, V ZR 110/19). Die Eigentümer müssen innerhalb der Einladungsfrist wissen, wer sich bewirbt und zu welchen Eckdaten, also mindestens Name, Laufzeit und Vergütung. Wer nur die Eckdaten verschickt, muss auf Wunsch Einsicht in die vollständigen Angebote geben. Fehlt das, entspricht die Bestellung nicht ordnungsmäßiger Verwaltung, und ein einzelner Eigentümer kann den Beschluss anfechten.

Damals galt noch eine Ladungsfrist von zwei Wochen. Seit der WEG-Reform soll sie mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG), und so lange vorher müssen heute auch die Angebote bei den Eigentümern sein. Die Angebotsübersicht geht deshalb als Anlage mit der Einladung. Der Beirat muss seine Übersicht also fertig haben, bevor die Verwaltung die Einladung verschickt, und Verwaltungen verschicken gern ein paar Tage vor Fristbeginn, weil sie die drei Wochen nicht reißen wollen. Wer der Verwaltung die Unterlagen erst in der Woche des Versands schickt, hat ein Problem.

Als Anlage reicht eine Seite. Die Diskussion über Details gehört in die Versammlung.

Der Beirat darf dabei vorsortieren, aber er darf nichts zurückhalten. Von sechs Angeboten drei zur Versammlung einzuladen, ist in Ordnung, solange alle sechs in der Übersicht stehen und jeder Eigentümer einen weiteren Kandidaten vorschlagen kann. Nur den eigenen Favoriten vorstellen zu lassen und die anderen Angebote im Ordner zu behalten, hat vor Gericht schon Beschlüsse gekostet. Kennt jemand im Beirat eine der Verwaltungen persönlich, sollte er das vorher sagen.

3. Vorstellung in der Versammlung oder Bestellung ohne Vorstellung?

Bis vor wenigen Jahren war die persönliche Vorstellung selbstverständlich. Jede Verwaltung, die ein Objekt wollte, schickte jemanden zur Versammlung, oft die Geschäftsführung. Inzwischen können sich Verwaltungen ihre Aufträge aussuchen, und ein Nachmittags- oder Abendtermin für ein mittleres Objekt, das man vielleicht gar nicht bekommt, lohnt sich für viele nicht mehr. Eigentümer akzeptieren deshalb heute auch Bestellungen, bei denen niemand von der neuen Verwaltung im Raum war. Beirat oder Arbeitsgruppe sprechen dann eine Empfehlung aus, weil sie die Kandidaten aus Telefonaten und Ortsterminen kennen, und die Versammlung folgt dieser Empfehlung meistens. Die Empfehlung des Beirats trägt die Wahl übrigens auch dort, wo die Kandidaten kommen.

Ob sich eine Verwaltung persönlich vorstellt, hängt vor allem an ihrem eigenen Interesse. Bei einem großen Objekt überlässt kaum ein Bewerber die Entscheidung dem Zufall, da kommt jemand. Bei mittleren und kleinen Objekten wird man häufiger nicht vorstellig, und dann kommt es auf die Vorarbeit von Beirat oder Arbeitsgruppe an. Das Kennenlernen vorher läuft in beiden Fällen ähnlich, nur eben nicht vor der ganzen Gemeinschaft: Die Verwaltung schickt ihre Bewerbung mit Angebot und Unternehmensdarstellung, der Beirat telefoniert, es gibt einen Ortstermin am Objekt oder einen Besuch im Büro der Verwaltung. Einen eigenen Kennenlernabend für alle Eigentümer gibt es praktisch nicht. Wenn sich eine Verwaltung der Gemeinschaft vorstellt, dann in der Versammlung.

Wenn Kandidaten kommen, läuft es meist so:

• Zeitpunkt: Die Vorstellung wird an den Anfang der Versammlung gelegt oder direkt an den Tagesordnungspunkt Verwalterbestellung gehängt, damit die Kandidaten nicht eine Stunde im Flur warten.
• Zeitfenster: Jeder Kandidat bekommt ein festes Zeitfenster, üblich sind etwa 15 Minuten für eine kurze Vorstellung und Fragen aus dem Raum. Die Uhrzeiten werden vorher mitgeteilt. Bei größeren Objekten darf das Zeitfenster länger sein, weil es dort mehr zu besprechen gibt.
• Wer kommt: Von der Verwaltung kommt je nach Unternehmensgröße die Geschäftsführung, vielleicht ein Prokurist, manchmal beide zusammen oder die Geschäftsführung mit dem vorgesehenen Sachbearbeiter. Ein Sachbearbeiter allein wäre ungewöhnlich.
• Zulassung: Die Versammlung ist nicht öffentlich. Gäste dürfen nur teilnehmen, wenn die Eigentümer einverstanden sind. Üblich ist ein kurzer Geschäftsordnungsbeschluss zu Beginn, dass die Kandidaten für ihre Vorstellung zugelassen werden und den Raum vor Aussprache und Abstimmung verlassen.
• Amtierende Verwaltung: Sie geht während der Vorstellungen in aller Regel ebenfalls aus dem Raum, auch wenn sie selbst gekündigt hat.
• Begrüßung: Wer die Suche gesteuert hat, meist der Beiratsvorsitzende, begrüßt die Kandidaten im Vorraum und bittet sie zur vereinbarten Uhrzeit herein. Er ist für die Verwaltung der bekannte Ansprechpartner aus den Telefonaten und vom Ortstermin. Die Reihenfolge legt er fest.
• Empfehlung und Abstimmung: Nach dem letzten Kandidaten sind die Eigentümer unter sich. Der Beirat spricht seine Empfehlung aus und begründet sie, danach wird abgestimmt.
• Rückmeldung: Die Kandidaten warten nicht auf das Ergebnis, sonst stünde der erste bis zum Ende der Abstimmung im Flur. Der Beirat meldet sich noch am Abend kurz per Nachricht oder ruft am nächsten Tag an, und zwar bei allen Kandidaten.

Die Gemeinschaft wird an diesem Abend auch selbst beurteilt. Die Verwaltung, die gewählt wird, arbeitet danach mehrere Jahre mit diesen Eigentümern zusammen und hat sich das Objekt ebenfalls ausgesucht. Getränke für die Kandidaten auf Gemeinschaftskosten, eine Begrüßung durch den bekannten Ansprechpartner und ein pünktlicher Ablauf kosten wenig und bleiben in Erinnerung.

4. Welche Fragen in 15 Minuten etwas bringen

Vieles, was in Versammlungen gefragt wird, steht schon im Angebot, etwa Grundgebühr, Sonderhonorare und Laufzeit. Die Viertelstunde im Raum ist für das, was auf Papier nicht steht. Vier, fünf Fragen reichen:

• Wer betreut unser Objekt konkret? In der Versammlung stellt sich meist die Geschäftsführung vor, betreut wird das Objekt danach von einem Sachbearbeiter. Kann der Kandidat einen Namen nennen und sagen, warum diese Person Kapazität hat, zum Beispiel durch eine Neueinstellung oder die Abgabe anderer Objekte, ist die Kapazität vorhanden. „Das entscheiden wir dann“ ist eine schwache Antwort.
• Wie oft sind Sie planmäßig am Objekt? Viele Verwaltungen kalkulieren ein bis zwei Begehungen im Jahr. Wer mehr erwartet, sollte das jetzt hören und nicht erst im zweiten Jahr.
• Wie gehen Sie mit unseren offenen Themen um? Jedes Objekt hat Altlasten, ob Rückstände beim Hausgeld oder ein Sanierungsbeschluss, der liegen geblieben ist. Ein Kandidat, der sich vorbereitet hat, kennt sie vom Beirat.
• Wann könnten Sie übernehmen und was brauchen Sie dafür von uns? An der Antwort merkt man, ob der Kandidat eine Übergabe schon öfter gemacht hat.

Nach Softwarenamen, Zertifikaten oder der Mitarbeiterzahl muss man nicht fragen, das lässt sich in der Versammlung ohnehin nicht einordnen. Stellt der Kandidat selbst Fragen, etwa warum die Gemeinschaft wechselt oder wie die Rücklage aussieht, prüft er, ob er das Objekt nehmen will. Das spricht eher für ihn.

5. Abstimmung, Vertrag und der Zeitplan rückwärts

Sind die Kandidaten draußen, wird abgestimmt, offen per Handzeichen oder nach Miteigentumsanteilen, je nachdem, was Gemeinschaftsordnung und Gesetz vorsehen. Bei zwei Kandidaten ist das unkompliziert. Der Beirat empfiehlt, die Versammlung stimmt über die Bestellung dieser Verwaltung ab, die Mehrheit der abgegebenen Stimmen entscheidet, Enthaltungen zählen nicht mit (§ 25 Abs. 1 WEG). Fällt der Antrag durch, folgt der zweite Kandidat.

Bei drei Kandidaten wird es unübersichtlicher. Der BGH hat dazu entschieden (Urteil vom 18.01.2019, V ZR 324/17), dass über jeden Kandidaten abzustimmen ist und erst abgebrochen werden darf, wenn einer die absolute Mehrheit hat. Wer nach dem ersten Wahlgang aufhört, weil der Favorit die meisten Stimmen hatte, bekommt einen anfechtbaren Beschluss. In der Praxis hat sich ein zweistufiges Vorgehen bewährt, das auch bei anderen Beschlüssen mit drei Angeboten funktioniert:

1. Stimmungsbild: unverbindlich je Kandidat. Wer kann sich Verwaltung A vorstellen, wer B, wer C? Jeder darf mehrfach die Hand heben. So sieht man, wer vorn liegt und wer aus dem Rennen ist.
2. Zweite Runde: Liegen zwei nahe beieinander, noch einmal nur zwischen diesen beiden.
3. Bestellungsbeschluss: förmlich für den, der vorn lag, mit Laufzeit, Vergütung und Beginn. Dieser Beschluss braucht die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Die Versammlungsleitung sagt den Modus vorher an. Ins Protokoll kommt das ganze Verfahren, in die Beschluss-Sammlung nur der Bestellungsbeschluss.

Bestellung und Vertrag sind zwei verschiedene Beschlüsse, das geht häufig durcheinander. Die Versammlung bestellt die Verwaltung für höchstens fünf Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG) und beschließt getrennt davon den Abschluss des Verwaltervertrags zu den Konditionen des Angebots, mit Laufzeit, Vergütung, Beginn und der Ermächtigung des Beiratsvorsitzenden zur Unterschrift. Steht nur die Bestellung im Protokoll, fehlt der Vertrag, und die neue Verwaltung verlangt vor dem Start einen Nachbeschluss. Läuft die Bestellung der bisherigen Verwaltung noch, muss sie außerdem abberufen werden; der Vertrag mit ihr endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG). Hat sie selbst gekündigt, entfällt dieser Punkt.

Vorher geklärt sein sollte auch, wer die Versammlung leitet. Den Vorsitz führt die Verwaltung, solange die Versammlung nichts anderes beschließt. Soll die amtierende Verwaltung abgewählt werden, übernimmt für diesen Tagesordnungspunkt üblicherweise der Beiratsvorsitzende, ebenfalls per Geschäftsordnungsbeschluss. Dann muss die Verwaltung nicht über ihre eigene Abwahl abstimmen lassen und das Protokoll dazu schreiben.

Nach der Abstimmung ist für die Gemeinschaft der schwierige Teil erledigt. Übergabe, Kontoumstellung und Unterlagen regeln die beiden Verwaltungen untereinander, meist zum Jahreswechsel; was dabei wohin geht, steht im Artikel zur Objektübergabe an die neue Hausverwaltung. Der Beirat bleibt Ansprechpartner für das, was in keiner Akte steht.

Rückwärts gerechnet sieht der Zeitplan ungefähr so aus. Die Rechnung ist eine Untergrenze, kein Standard:

• Versammlung: Tag X.
• Einladung mit Angebotsübersicht: mindestens drei Wochen vorher zugegangen; die Verwaltung verschickt meist noch ein paar Tage früher.
• Kandidaten festgelegt, Übersicht an die Verwaltung: eine Woche vor dem Versand, also etwa fünf Wochen vor der Versammlung.
• Angebote einholen, Rückfragen, Ortstermine: zwei bis vier Wochen, bei kleinen Objekten eher länger, weil weniger Verwaltungen antworten.
• Abstimmung im Beirat und mit der Gemeinschaft: dauert erfahrungsgemäß am längsten, weil es von der Zeit ehrenamtlicher Eigentümer abhängt.

Wer so rechnet, landet bei zwei bis drei Monaten Vorlauf. Gemeinschaften, die im Herbst starten und zum Jahreswechsel wechseln wollen, brauchen deshalb oft eine außerordentliche Versammlung oder verschieben den Beginn auf das Frühjahr. Beides ist immer noch besser, als mit einem einzigen Kandidaten und ohne verschickte Angebote in die Abstimmung zu gehen.