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Vor jeder Eigentümerversammlung, in der über die Jahresabrechnung beschlossen wird, steht die Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat. Das Gesetz verlangt sie als Soll-Vorschrift, die Praxis zeigt, dass sie in vielen Gemeinschaften ausfällt oder sich auf einen Blick in die eigene Einzelabrechnung beschränkt. Dabei ist die Prüfung mit einer festen Reihenfolge und wenigen gezielten Kontrollen in ein bis zwei Stunden erledigt.

Dieser Beitrag beschreibt, wie der Verwaltungsbeirat die Rechnungsprüfung im Büro der Hausverwaltung vorbereitet, in welcher Reihenfolge er prüft, welche acht Fragen vorab an die Verwaltung gehen, mit welchen fünf Griffen die Prüfung in einer Stunde plausibel wird und wie das Prüfprotokoll für die Versammlung aussieht. Was in der Hausgeldabrechnung selbst stecken muss, steht im Artikel Hausgeldabrechnung prüfen; hier geht es um den Termin, die Methode und das Papier, das am Ende herauskommt.

1. Warum der Beirat vor der Versammlung prüft

Das Gesetz ist an dieser Stelle knapp. § 29 Abs. 2 WEG sagt, dass der Verwaltungsbeirat den Verwalter unterstützt und überwacht, und dass Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vom Beirat geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden sollen, bevor die Eigentümer darüber beschließen. Eine Soll-Vorschrift: Fehlt die Prüfung, bleibt der Beschluss wirksam. Die Versammlung entscheidet dann aber über Zahlen, die niemand außer der Verwaltung gesehen hat.

Geprüft wird nicht jede Buchung. Der Beirat ist kein Wirtschaftsprüfer; seine Aufgabe ist die Plausibilität: Stimmen die Kontostände, sind Belege vorhanden, passen die Zahlen zu Vorjahr und Wirtschaftsplan, ist nichts in der Abrechnung gelandet, was dort nicht hingehört. Wer das in zwei Stunden mit System macht, erfüllt die Aufgabe besser als jemand, der 400 Buchungen nachrechnet und die Rücklage vergisst.

Die Haftungsfrage schreckt manche ab, zu Unrecht. Unentgeltlich tätige Beiräte haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, und ohne Schaden haftet niemand. Wer prüft, Fragen stellt und das Ergebnis dokumentiert, bewegt sich weit davon entfernt; die Unterschrift unter dem Protokoll ist keine Garantie, dass jede Buchung stimmt, sondern die Bestätigung, dass stichprobenartig geprüft wurde. Was dagegen nicht hilft: die Prüfung an zwei Eigentümer außerhalb des Beirats delegieren und keinen Bericht schreiben. Die Verantwortung bleibt beim Beirat, nur die Prüfung fehlt. Mehr dazu im Beitrag zur Haftung des Beirats.

Seit der WEG-Reform 2020 beschließt die Versammlung nicht mehr über das Zahlenwerk der Abrechnung, sondern über die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse, also über die Abrechnungsspitzen. Die Prüfung des Beirats zielt deshalb am Ende auf eine Frage: Kommen bei jedem Eigentümer die richtigen Beträge heraus?

2. Unterlagen und Fragen, die der Beirat vorab schickt

Der Termin steht idealerweise sechs bis acht Wochen vor der Versammlung, damit die Verwaltung Rückfragen noch vor dem Versand der Einladung klären kann. Eine Woche vor dem Termin sollten die Unterlagen digital vorliegen; dann kennt der Beirat die Zahlen schon, wenn er das Büro betritt, und der Termin dient den Belegen und den Fragen.

Die Anforderungsliste, die sich bewährt hat:

• Gesamtabrechnung und alle Einzelabrechnungen (geprüft werden später nur einige, aber die Auswahl trifft der Beirat, nicht die Verwaltung)
• Vermögensbericht zum 31.12. (seit der Reform 2020 Pflicht)
• Kontoauszüge von Girokonto und Rücklagenkonto zum Jahresanfang und zum Jahresende
• Saldenliste der Hausgeldkonten je Eigentümer
• Buchungsjournal oder Kontenblätter je Kostenart
• Zugriff auf den Rechnungsordner oder das Belegarchiv
• Vorjahresabrechnung und der Wirtschaftsplan des geprüften Jahres
• Verwaltervertrag und die Beschlüsse des Jahres mit Kostenfolge

Die Saldenliste ist der Posten, den Beiräte am seltensten anfordern und der am meisten verrät. Sie zeigt für jede Einheit, was der Eigentümer im Jahr schuldete (Vorschüsse, Nachschüsse, Sonderumlagen), was er gezahlt hat und welcher Saldo zum Stichtag bleibt; in der Software heißt sie auch Offene-Posten-Liste oder Eigentümerkontenübersicht. Die Summe der offenen Salden muss sich im Vermögensbericht als Forderung wiederfinden; ein Rückstand, der dort fehlt oder seit zwei Jahren unverändert steht, ist eine Frage für den Termin. Und sie zeigt als Einzige, ob die Gemeinschaft ein Liquiditätsproblem hat, das in der Gesamtabrechnung nicht auffällt.

Mit der Unterlagenliste gehen acht kurze Fragen an die Verwaltung, am einfachsten in derselben E-Mail, mit der Bitte um schriftliche Antwort vor dem Termin. Die Buchhaltung beantwortet sie aus der Software heraus in einer halben Stunde; der Beirat müsste dafür lange im Ordner suchen. Die Fragen ersetzen die Prüfung nicht, sie verkürzen den Termin: Die Verwaltung arbeitet vor, der Beirat prüft beim Termin die Antworten an den Belegen, statt die Zahlen erst zusammenzusuchen.

1. Wie hoch waren die Kontostände von Girokonto und Rücklagenkonto am 01.01. und am 31.12.? Bitte die Auszüge beilegen.
2. Wurde die Rücklagenzuführung laut Wirtschaftsplan vollständig überwiesen, und gab es Entnahmen aus der Rücklage?
3. Welche Kostenarten weichen um mehr als 15 Prozent vom Wirtschaftsplan oder vom Vorjahr ab, und warum?
4. Welche Rechnungen über 2.500 Euro wurden bezahlt, und lag dazu jeweils ein Beschluss und ein Angebot vor?
5. Gab es Kosten, die dem Sondereigentum einzelner Eigentümer zuzuordnen waren, und wie wurden sie behandelt?
6. Welche Hausgeldrückstände bestehen zum 31.12., seit wann, und was wurde unternommen?
7. Welche Verträge wurden neu geschlossen, verlängert oder gekündigt, und stehen Erstattungen aus Versicherungsschäden noch aus?
8. Welche Beschlüsse des Vorjahres sind noch nicht umgesetzt, und welche Kosten stehen daraus noch aus?

Die Betragsgrenze in Frage 4 richtet sich nach der Anlage: 1.000 Euro bei einer kleinen Gemeinschaft, 5.000 Euro bei einer großen. Die Antworten kommen als Anlage zum Protokoll. Dass einige Fragen später als Griffe wieder auftauchen, ist Absicht: Die Verwaltung nennt die Zahl, der Beirat prüft sie.

Ob die Prüfung im Büro oder am eigenen Rechner stattfindet, hängt von der Verwaltung ab. Wo ein Eigentümerportal die Belege bereithält, kann der Beirat zu Hause sichten und braucht den Termin nur noch für die offenen Punkte. Wo die Belege in Ordnern stehen, bleibt es beim Besuch im Büro. Beides funktioniert, solange der Beirat die Originalbelege sehen kann und nicht nur die Buchungsliste. Bei Portalen lohnt ein zweiter Blick: Eingescannte Belege sind oft beschnitten, Buchungstexte in der Software abgekürzt, und was von Hand übertragen wurde, kann falsch übertragen sein. Für die Stichprobe die Originale verlangen; das Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen hat jeder Eigentümer, der Beirat muss es nicht einmal begründen. Fotografieren ist erlaubt, Kopiergebühren und Fotoverbot sind kein gutes Zeichen.

Den Termin schlägt der Beirat vor, nicht die Verwaltung, und zwar früh: drei Vorschläge, abends oder samstags, mindestens vier Wochen vor dem Versand der Einladung. Wer das der Verwaltung überlässt, bekommt gelegentlich den Anruf „morgen um zehn“ oder die Kiste Belege am Versammlungstag selbst, wenn die ungeprüfte Abrechnung längst verschickt ist. Beides ist zulässig; geprüft wird dann nicht.

3. So läuft der Termin im Büro ab

Eine feste Reihenfolge verhindert, dass man sich in einem Ordner festliest und nach zwei Stunden erst bei den Versicherungen ist. Bewährt hat sich der Weg vom Groben zum Feinen:

1. Gesamtabrechnung lesen: Summe der Einnahmen, Summe der Ausgaben, Ergebnis des Jahres, Stand der Rücklage. Das ist das Bild, in das sich alles Weitere einfügen muss. Die schriftlichen Antworten der Verwaltung auf die acht Vorabfragen liegen daneben.
2. Konten abstimmen: Anfangs- und Endbestände mit den Kontoauszügen vergleichen (Griff 1 in Kapitel 4).
3. Rücklage nachverfolgen: Zuführungen und Entnahmen gegen Wirtschaftsplan und Beschlüsse (Griff 2).
4. Kostenarten durchgehen: jede Position gegen Vorjahr und Plan, Auffälliges notieren (Griff 4).
5. Belege ziehen: zu den notierten Auffälligkeiten und zu den größten Rechnungen die Originale ansehen (Griffe 3 und 5).
6. Hausgeldkonten prüfen: Saldenliste, Summe der Rückstände, laufende Mahnungen oder Verfahren.
7. Einzelabrechnungen stichprobenartig nachvollziehen: in einer kleinen Gemeinschaft zwei oder drei, in einer großen Anlage je eine pro Einheitentyp: Wohnung ohne Stellplatz, Wohnung mit Stellplatz, Gewerbeeinheit, eine Einheit mit Eigentümerwechsel im Jahr. Die Verteilerschlüssel sind für alle gleich, Fehler zeigen sich beim ersten abweichenden Zuschnitt.

Jede Frage und jede Antwort der Verwaltung wird während des Termins notiert; daraus entsteht das Protokoll. Wie lange das dauert, schwankt: Bei einer kleinen Gemeinschaft ohne Besonderheiten ist man nach einer halben Stunde durch, bei Sanierungen, Verwalterwechsel im Abrechnungsjahr oder Streit über Kosten werden es mehrere Stunden. Eine gut vorbereitete Verwaltung hat Kontoauszüge, Saldenliste und die größten Rechnungen bereits herausgelegt; dann ist auch eine mittlere Anlage in 90 Minuten geprüft. Zwei Dinge sparen am meisten Zeit: Bei wiederkehrenden Buchungen (Versicherung, Hausmeister, Wartung) einen Beleg prüfen und dann nur noch zählen, ob es zwölf Zahlungen waren. Und bei drei Beiräten die Sachgebiete aufteilen, einer die Konten, einer die Belege, einer die Einzelabrechnungen, statt zu dritt denselben Ordner zu lesen. Die Ordner nach dem Termin acht Wochen zu Hause zu behalten, ist dagegen kein Zeichen von Gründlichkeit; die Abrechnung wartet dann auf den Beirat.

4. Fünf Griffe, mit denen die Prüfung plausibel wird

Niemand prüft alle Buchungen eines Jahres, und niemand muss das. Die folgenden fünf Griffe sind das Mindestmaß: Sie decken die Fehler auf, die in Abrechnungen am häufigsten vorkommen. Jeder Griff funktioniert für sich; wer die Antworten auf die acht Vorabfragen in der Hand hat, braucht für alle fünf zusammen etwa eine Stunde, die Minutenangaben sind Richtwerte für eine mittlere Anlage.

Griff 1: Der Kontoabgleich (10 Minuten). Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss den Endbestand ergeben, getrennt für Girokonto und Rücklagenkonto. Die Kontostände hat die Verwaltung auf Frage 1 genannt; der Beirat rechnet nach und hält den Endbestand gegen den Kontoauszug zum 31.12., auf den Cent. Weicht die Rechnung ab, läuft Geld an den Konten vorbei: über eine Barkasse, ein Verrechnungskonto der Verwaltung oder eine Buchung ins falsche Jahr. Jede Abweichung braucht eine Erklärung, die der Beirat versteht. Dazu gehören die Kontoauszüge der letzten Dezember- und ersten Januartage: Verschiebungen zwischen den Konten der Gemeinschaft und, bei Verwaltungen mit vielen Objekten, Zahlungen von oder an ein anderes Objekt stehen fast immer dort.

Griff 2: Die Rücklage nachverfolgen (10 Minuten). Die im Wirtschaftsplan beschlossene Zuführung muss im Jahr tatsächlich auf das Rücklagenkonto geflossen sein, nicht nur in der Abrechnung als Zuführung stehen. Die Antwort auf Frage 2 sagt, ob; die Kontoauszüge des Rücklagenkontos zeigen, wann und in welcher Höhe. Entnahmen brauchen einen Beschluss oder eine Position im Wirtschaftsplan. Das Rücklagenkonto läuft auf den Namen der Gemeinschaft und ist vom Girokonto getrennt. Wie die Rücklage im Plan geprüft wird, steht im Beitrag Wirtschaftsplan prüfen.

Griff 3: Sondereigentum herausfiltern (15 Minuten). Im Belegordner unter Instandhaltung nach Rechnungen suchen, auf denen eine Wohnungsnummer, der Name eines Eigentümers oder eine Leistung innerhalb einer Wohnung steht: Thermenwartung, Armaturen, Innenseite der Fenster, Rohrbruch hinter dem Absperrventil. Solche Kosten gehören zum Sondereigentum und zahlt der jeweilige Eigentümer, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt. In der Praxis landen sie regelmäßig in der Gemeinschaftsabrechnung, weil der Handwerker die Rechnung an die Verwaltung schickt und niemand die Zuordnung prüft. Der Blick geht auch in die andere Richtung: Kosten am Gemeinschaftseigentum, die einem einzelnen Eigentümer belastet wurden.

Griff 4: Abweichungen nachhalten (10 Minuten). Die Verwaltung hat auf Frage 3 die Kostenarten mit mehr als 15 Prozent Abweichung erklärt. Der Beirat legt die Gesamtabrechnung daneben und prüft zweierlei: Fehlt eine Kostenart, die ebenfalls ausreißt, in der Antwort? Und ist die Erklärung belegt, etwa durch einen Beschluss oder einen neuen Vertrag? Zu einer oder zwei Erklärungen den Beleg ziehen. Hat die Verwaltung die Frage nicht beantwortet, macht der Beirat den Vergleich selbst: je Kostenart Wirtschaftsplan, Vorjahr und Ist nebeneinander. So liest sich das:

• Hausmeister: 9.600 / 9.800 / 14.200 Euro: neuer Vertrag, Sonderleistung oder eine doppelt gebuchte Rechnung?
• Gebäudeversicherung: 6.100 / 6.300 / 6.400 Euro: unauffällig.
• Rechts- und Beratungskosten: 0 / 0 / 2.800 Euro: welches Verfahren, wer hat es beauftragt, gibt es einen Beschluss?
• Allgemeinstrom: 2.200 / 2.400 / 1.100 Euro: Guthaben aus der Vorjahresabrechnung oder fehlt eine Abschlagszahlung?

Auch Werte, die nach unten ausreißen, gehören auf die Liste. Eine fehlende Rechnung drückt die Kosten in diesem Jahr und holt sie im nächsten doppelt nach.

Griff 5: Die größten Rechnungen und die Verwaltervergütung (15 Minuten). Aus der Liste, die die Verwaltung auf Frage 4 geliefert hat, die fünf höchsten Rechnungen im Ordner aufschlagen: Steht der Rechnungsempfänger richtig, passt der Betrag zum Angebot, ist die Leistung abgenommen, ging das Geld an den Rechnungssteller und nicht an ein Konto mit anderem Inhaber? Steht der Handwerker auf der Liste derer, die die Versammlung ausgeschlossen hat? Danach die Verwaltervergütung: Zahl der Einheiten mal Satz laut Verwaltervertrag muss die gebuchte Grundvergütung ergeben. Sondervergütungen, etwa für eine zusätzliche Versammlung oder die Begleitung einer Sanierung, sind nur in Ordnung, wenn der Vertrag sie vorsieht oder ein Beschluss sie trägt.

Wer diese fünf Griffe durchgeht und zu jedem eine Zeile ins Protokoll schreibt, hat die Abrechnung in dem Sinn geprüft, den das Gesetz meint.

5. Das Prüfprotokoll: Muster zum Übernehmen

Das Protokoll ist der Teil der Prüfung, der bleibt. Es zeigt den Eigentümern, was geprüft wurde, und es schützt den Beirat, weil es belegt, wie er vorgegangen ist. Eine Seite reicht in den meisten Fällen.

Ein Punkt gehört in jedes Protokoll: der Vermerk, dass stichprobenartig geprüft wurde. Der Beirat sieht nie jede Buchung, auch dann nicht, wenn er einen ganzen Nachmittag im Büro verbracht hat. Wer das im Protokoll festhält und unterschreibt, sagt der Versammlung, was die Prüfung leisten konnte, und nimmt sich aus der Schusslinie, falls später ein Fehler auftaucht, den keine Stichprobe finden konnte. Auch nach einer ausführlichen Prüfung ist der Vermerk richtig.

Das Protokoll geht zusammen mit der Einladung an alle Eigentümer oder wird der Abrechnung beigelegt. Die Stellungnahme am Ende ist der Satz, auf den es in der Versammlung ankommt: Empfehlung ohne Einschränkung, Empfehlung mit Vorbehalt oder keine Empfehlung. Alles andere im Protokoll begründet diesen Satz.

6. Rückfragen, Beanstandungen und die Stellungnahme in der Versammlung

Drei Ausgänge sind möglich. Im besten Fall bleiben keine Fragen offen, und der Beirat empfiehlt die Beschlussfassung. Häufiger bleiben ein paar Rückfragen, die die Verwaltung bis zum Versand der Einladung beantwortet; das Protokoll hält die Antwort fest, die Empfehlung steht. Der dritte Fall ist die Beanstandung: ein Fehler, der die Abrechnungsspitzen verändert, etwa eine falsch zugeordnete Rechnung oder ein falscher Verteilerschlüssel. Dann korrigiert die Verwaltung vor der Versammlung. Reicht die Zeit nicht, wird der Beschluss verschoben oder mit Vorbehalt gefasst; wegen 189 Euro Thermenwartung verschiebt niemand eine Versammlung.

Der Beirat empfiehlt, er entscheidet nicht. Die Versammlung kann seiner Stellungnahme folgen oder nicht. Deshalb gehört die Stellungnahme schriftlich ins Protokoll und nicht nur als Wortmeldung in die Versammlung: Wer später fragt, was der Beirat geprüft hat, findet es dort.

Ein Wort zu dem Fall, dass der Termin gar nicht zustande kommt. Drei Anfragen ohne Antwort, Unterlagen, die erst mit der Einladung kommen, eine Abrechnung, die zwei Jahre nachhängt: Dann ist das Problem größer als die Abrechnung. In den Anfragen, die uns erreichen, nennen Beiräte die ausgebliebene Belegprüfung auffallend oft als das erste Anzeichen, lange bevor Versammlungen ausfallen oder Beschlüsse liegen bleiben. Wer an diesem Punkt steht, sollte sich nicht nur um die Abrechnung kümmern, sondern wissen, was andere Verwaltungen für die Gemeinschaft anbieten würden. Das verpflichtet zu nichts und gibt der nächsten Versammlung eine Grundlage.

7. Fehler, die Beiräte bei der Prüfung machen

Die meisten Prüfungen scheitern nicht an fehlendem Fachwissen, sondern an der Methode:

• Alles nachrechnen wollen. Die Abrechnung kommt aus der Verwaltungssoftware; Rechenfehler sind selten, falsche Zuordnungen und falsche Stammdaten häufig. Die Griffe aus Kapitel 4 setzen dort an.
• Ohne Vorjahr prüfen. Erst der Vergleich macht Ausreißer sichtbar.
• Nur die eigene Einzelabrechnung ansehen. Fehler im Verteilerschlüssel zeigen sich bei Einheiten mit anderem Zuschnitt, nicht bei der eigenen. Umgekehrt gilt: alle Einzelabrechnungen prüfen zu wollen, ist in großen Anlagen der sichere Weg, nach zwei Stunden ohne Ergebnis aufzugeben.
• Keine Notizen während des Termins. Ohne Notizen kein Protokoll, ohne Protokoll keine Prüfung, die in der Versammlung etwas gilt.
• Zu spät prüfen. Nach dem Versand der Einladung lässt sich eine Beanstandung kaum noch vor der Versammlung beheben.
• Beanstandungen nur mündlich melden. Was nicht schriftlich mit Frist festgehalten ist, versandet.
• Aus Haftungsangst gar nicht prüfen. Der unentgeltliche Beirat haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit; das größere Risiko für die Gemeinschaft ist die ungeprüfte Abrechnung.
• Ein Vetorecht erwarten. Der Beirat empfiehlt; beschließen tut die Versammlung. Wer mit einer Beanstandung in die Versammlung geht, muss sie dort erklären können, nicht durchsetzen.

Welche Rolle der Beirat über die Rechnungsprüfung hinaus hat, beschreibt der Beitrag zum Verwaltungsbeirat nach der WEG-Reform 2020. Für die Prüfung selbst reicht, was hier steht: ein Termin mit Vorlauf, eine feste Reihenfolge, fünf Griffe und eine Seite Protokoll.