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Suchen Wohnungseigentümer nach einem neuen WEG-Verwalter, ist es angesichts der zahlreichen Hausverwaltungen auf dem Markt schwierig, einen guten Verwalter zu finden. Zwar hat die seit dem 01.08.2018 geltende Berufszulassungsregelung für gewerbliche Wohnimmobilienverwalter zumindest dafür gesorgt, dass nicht jede x-beliebige, möglicherweise auch noch vollkommen unkundige Person eine Hausverwaltung gründen kann. Allerdings sind aufgrund der bloßen Berufszulassung keine Rückschlüsseauf die Kompetenz und Fähigkeiten des Verwalters möglich. Mit den folgenden Fragen können Sie daher den Kandidaten für das Verwalteramt an der richtigen Stelle „kitzeln“und herausfinden, ob er gut ist.

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Wo Eigentümer den Kandidaten Fragen stellen können

Bei weitem nicht jeder einzelne Wohnungseigentümer kennt oder hat einen WEG-Verwalter, den er vorschlagen möchte, oder gehört dem Verwaltungsbeirat an, der eine Vorauswahl unter den Kandidaten für das Verwalteramt trifft. Für den einzelnen Eigentümer stellt sich daher das Problem, wo er den Kandidaten überhaupt Fragen stellen kann.

In der Praxis ist es üblich, dass sich die vom Beirat „vorausgewählten“ Kandidaten für das Verwalteramt auf der Wohnungseigentümerversammlung der Eigentümergemeinschaft kurz vorstellen und auch Fragen der einzelnen Eigentümer zulassen. Dies ist für die meisten Eigentümer die Gelegenheit, sich anhand einiger präziser Fragen ein Bild davon zu machen, ob der künftige Verwalter tatsächlich gut ist.

Frage 1: Haben Sie sich vor Abgabe Ihres Angebots das Objekt und die Unterlagen angesehen?

Die Antwort eines guten WEG-Verwalters, der sich mit einem Angebot für die Verwaltung eines Objekts bewirbt, sollte „Ja“ lauten. Sowohl das Objekt selber als auch die zugehörigen Unterlagen wie die Teilungserklärung und die Beschluss-Sammlung können für den Verwalter allerlei unliebsame Überraschungen enthalten. So kann das Objekt mit einem Reparaturstau behaftet, erheblich sanierungsbedürftig oder mit sonstigen instand zu setzenden Mängeln belastet sein. Aus der Teilungserklärung und / oder der Beschluss-Sammlung können sich besondere Bestimmungen ergeben, die der Verwalter beachten muss. All das kann zu einem für den Verwalter deutlich höheren Zeitaufwand führen als die Betreuung eines vergleichbaren einwandfreien Objekts ohne besonders zu berücksichtigende Bestimmungen.

Einseriöses Angebot mit einer entsprechenden Gewinnmarge kann der Verwalter daher nur kalkulieren, wenn er das Objekt und die zugehörigen Unterlagen zuvor gesichtet hat. Ist das nicht geschehen und der Verwalter wird bestellt, arbeitet er womöglich ohne Gewinn oder muss sogar „draufzahlen“. Das kann dazu führen, dass der Verwalter nach einer vereinbarten Probezeit von beispielsweise sechs Monaten nur dann zu einer weiteren Tätigkeit bereit ist, wenn seine Vergütung deutlich erhöht wird. Oder der Verwalter legt sein Amt mit der Begründung nieder, dass seine Vergütung nicht kostendeckend sei.

Frage 2: Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie und wie viele Einheiten verwalten diese?

Diese Frage lässt zwei Rückschlüsse zu. Zum einen bewegt es sich im normalen Bereich, wenn ein Mitarbeiter einer ca. 300 bis 500 Einheiten betreut.Sind es deutlich mehr Einheiten, besteht die Gefahr, dass keine gute Verwaltung der Wohnanlage erfolgen wird. Denn den Mitarbeitern der Hausverwaltung fehlt offensichtlich die Zeit dafür. Werden umgekehrt erheblich weniger Einheiten betreut, mag zwar genug Zeit die Objektverwaltung zur Verfügung stehen. Die Hausverwaltung muss aber wirtschaftlich arbeiten, um ihre Mitarbeiter zu entlohnen. Ist die Anzahl der Mitarbeiter eher hoch und Anzahl der von diesen betreuten Einheiten eher gering, steht die Hausverwaltung allem Anschein nach nicht auf finanziell gesunden Füßen.

Zum anderen sollte die Größe der Hausverwaltung zur Größe des Verwaltungsobjekts „passen“. Sind zahlreiche Mitarbeiter beschäftigt und handelt es sich um eine größere Hausverwaltung mit einem Bestand von vielen größeren Objekten, kann es sein, dass die Betreuung einer kleineren Liegenschaft „hinten runter fällt“. Verfügt die Hausverwaltung dagegen über keine Mitarbeiter und arbeitet allenfalls noch der Ehepartner mit, ist die Verwaltung möglicherweise mit der Betreuung eines Objekts mit mehreren 100 Einheiten überfordert.

Frage 3: Welcher Mitarbeiter soll das Objekt betreuen und wie ist er qualifiziert?

Ein guter Verwalter wird – wenn er nicht sogar selber Ansprechpartner ist – den Eigentümern einen festen Mitarbeiter benennen, der für die Objektbetreuung zuständig ist und über eine einschlägige Ausbildung in der Immobilienbranche verfügt.

Fachbezogene Ausbildungen sind in vielfältiger Form möglich. So kann der Mitarbeiter etwa als Immobilienkauffrau/-mann ausgebildet sein oder über eine zusätzliche Qualifikation als Immobilienassistent/in verfügen. Möglich sind auch sonstige kaufmännische Ausbildungen oder Studiengänge mit demAbschluss Dipl. Kauffrau/ -mann oder eine Teilnahme an einem zertifizierten Lehrgang „Geprüfte/-r Immobilienfachwirt/-in und Wohnungsfachwirt/-in“ der Industrie- und Handelskammern (IHK).

Im Übrigen müssen die unmittelbar an der Verwaltung beteiligten Mitarbeiter aufgrund der Berufszulassungsregelung für gewerbliche Wohnimmobilienverwalter regelmäßig an Weiterbildungsmaßnahmen teilnehmen.

Frage 4: Bis wann im Jahr findet die ordentliche Eigentümerversammlung statt?

Die Antwort eines guten Verwalters lautet: „Im zweiten Quartal nach Ablauf des Wirtschaftsjahres“. Das hat folgenden Hintergrund:

Wann die Hausgeldabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr (Jahresabrechnung) erstellt werden muss, ist gesetzlich nicht geregelt. Nach der Rechtsprechung ist diese in angemessener Frist anzufertigen, also innerhalb von drei Monaten nach Beendigung des Wirtschaftsjahres, wobei ein Zeitraum von bis zu sechs Monaten bei einem erhöhten Arbeitsaufwand bei größeren Eigentümergemeinschaften oder aus sonstigen triftigen Gründen noch als hinnehmbar gilt (Oberlandesgericht (OLG) Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06; OLG Celle, Beschluss vom 08.06.2005, Az.: 4 W 107/05). Längere Fristen kommen nur dann in Betracht, wenn der Verwalter diese nicht zu verantworten hat, etwa weil Abrechnungsunterlagen eines Versorgers fehlen. Für den vom Verwalter zu erstellenden Wirtschaftsplan gilt sinngemäß dasselbe wie für die Jahresabrechnung.

Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan werden dann mit der Einladung zur jährlichen (ordentlichen) Eigentümerversammlung versendet, damit darüber beschlossen werden kann.

Da für die Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung auch noch die Ladungsfrist von mindestens zwei Wochen zu berücksichtigen ist, § 24 Abs. 4 Satz 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG), kann die jährliche Eigentümerversammlung aus zeitlichen Erwägungen letztlich erst imzweiten Quartal nach Ablauf des Wirtschaftsjahres stattfinden. Im Übrigen soll es dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen, wenn der Verwalter innerhalb von sechs Monaten die Hausgeldabrechnung erstellt und spätestens bis zum Ablauf von neun Monaten die Eigentümerversammlung durchführt (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 07.10.1999, Az.: 2 Z BR 76/99). Gute Verwalter sind aber schneller.

Frage 5: Wo finden die Eigentümerversammlungen statt?

Der gute Verwalter wird sagen: „In einem für die Öffentlichkeit nicht zugänglichen Raum in der Nähe des Verwaltungsobjekts“.

Dazu sollten Wohnungseigentümer folgendes wissen:Die Eigentümerversammlung ist nicht öffentlich. Die zu nutzenden Räume müssen daher die Nichtöffentlichkeit der Versammlung gewährleisten. Das ist nicht gegeben, wenn die Versammlung etwa in einer Gaststätte abgehalten wird, in der der Versammlungsraum nicht von den übrigen Räumen abgetrennt ist. Ist keine Nichtöffentlichkeit sichergestellt, sind allein aus diesem Grund die auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar.

Daneben muss die Eigentümerversammlung in der Wohnungsanlage oder in deren unmittelbarer Nähe stattfinden und verkehrsüblich zu erreichen sein. Jeder Wohnungseigentümer soll in zumutbarer Weise an allen Versammlungen teilnehmen können. Dabei haben auswärtige Eigentümer eine längere  Anreise von vornherein zu akzeptieren. Das gilt aber nicht für die im Objekt oder in der Gemeinde lebenden Eigentümer, wobei auch zu berücksichtigen ist, dass solche Eigentümer in ihrer Mobilität eingeschränkt sein können. Das Interesse dieser Eigentümer ist gegenüber den auswärts wohnenden Eigentümern als bloße Kapitalanleger regelmäßig stärker zu berücksichtigen. Das gilt auch dann, wenn die Mehrheit der Eigentümer einen auswärtigen Wohnsitz hat (OLG Köln, Beschluss vom 06.01.2006, Az.: 16 Wx 188/05).

Nicht erforderlich ist allerdings, dass die Eigentümerversammlung im gleichen Stadtteil stattfindet, in dem das Objekt liegt (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 07.03.2002, Az.: V ZB 24/01).

Für eine Eigentümerversammlung geeignete Räumlichkeiten sind:

• Abgeschlossene Räume in Gaststätten
• Tagungsräume in Hotels
• Gemeinschaftsräume in der Wohnanlage
• Besprechungsräume in der Hausverwaltung, sofern in entsprechender Größe vorhanden
• Wohnung eines Eigentümers der Eigentümergemeinschaft (Amtsgericht (AG) Oberhausen, Urteil vom 03.05.2011, Az.: 34 C 1/11)

Zu beachten ist aber, dass eine Eigentümerversammlung nicht in der Wohnung des Ehemannes der Verwalterin stattfinden sollte, wenn ein Eigentümer und die Verwaltung im Streit stehen. Reklamiert der betreffende Eigentümer zuvor diesen Versammlungsort und findet die Versammlung trotzdem dort statt, sind die dort gefassten Beschlüsse alle anfechtbar (AG Büdingen, Urteil vom 07.04.2014, Az.: 2 C 359/12). Das dürfte ebenso gelten, wenn in einem solchen Fall die Versammlung in den Räumen der Hausverwaltung oder – wenn Wohnungseigentümer untereinander zerstritten sind – in der Wohnung eines Eigentümers abgehalten wird.

Frage 6: Bis wann werden die Protokolle der Eigentümerversammlungen versendet?

Ein guter Verwalter wird antworten: „Spätestens innerhalb von drei Wochen nach der Versammlung ist das Protokoll den Eigentümern zugegangen“.

Wichtig sind dabei zwei Dinge: Zum einen ist über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse eine Niederschrift (Protokoll) aufzunehmen, § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG. Zu einer Versendung des Protokolls an die Wohnungseigentümer ist der Verwalter aber gesetzlich nicht verpflichtet. Daher ist in vielen Gemeinschaftsordnungen und insbesondere in den Verwalterverträgen bestimmt, dass der Verwalter Abschriften der Protokolle an die Eigentümer zu senden hat. Gute Verwalter schicken den Eigentümern aber auch ohne solche Regelungen Protokollabschriften zu.

Zum anderen muss das Protokoll so rechtzeitig erstellt werden, dass die Wohnungseigentümer davon eine Wochevor Ablauf der einmonatigen Frist für die Erhebung einer Anfechtungsklage Kenntnis nehmen können (u. a. OLG Frankfurt am Main, Beschluss vom 23.08.1990, Az.: 20 W 165/90). Die zur Überprüfung der Gültigkeit von Beschlüssen dienende Anfechtungsklage ist in § 46 WEG geregelt. Daher sollte das Protokoll spätestens drei Wochen nach der Versammlung den Eigentümern vorliegen.

Frage 7: Verfügen Sie auch über technisch ausgebildete Mitarbeiter?

Der Verwalter muss imstande sein, technische Störungen und Schäden zu erkennen sowie deren kostengünstige Beseitigung unter Berücksichtigung der Gemeinschaftsinteressen zu veranlassen. Das setzt voraus, dass er

• selbst technisch ausgebildet ist oder
• eine langjährige Erfahrung als Verwalter hat oder
• übertechnisch ausgebildete oder langjährig erfahrene Mitarbeiter verfügt

Ein solcher Mitarbeiter kann auch ein praxiserprobter Hausmeister sein.Das Hinzuziehen von Fachfirmen mag zwar hilfreich sein, bietet aber keine Gewähr für preisgünstige Maßnahmen.