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Viele Eigentümer von Mietshäusern beauftragen mit der Betreuung ihrer Objekte eine Hausverwaltung. Dabei ergibt sich der Umfang der geschuldeten Tätigkeit bei der Mietverwaltung – anderes als bei der Verwaltung von Wohnungseigentum – allein aus dem Verwaltervertrag, der durch die gegenüber dem Mietverwalter erteilte Vollmacht weiter konkretisiert werden kann. Darüber hinaus erfüllt die Vollmacht weitere Funktionen, die für den Eigentümer und den Verwalter von erheblicher Bedeutung sind. Warum das so ist und was Sie als Eigentümer dazu wissen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

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1. Vollmacht für den Mietverwalter: Wichtiges zu Grundlagen, Formalien und Inhalt

Über die Vollmacht des Mietverwalters sollten Eigentümer folgendes wissen: 

1.1.Vollmacht: Handeln für den Eigentümer

Für den Eigentümer und den Verwalter ist die Vollmacht für den Mietverwalter deswegen von erheblicher Bedeutung, weil sie den Verwalter in die Lage versetzt, sich gegenüber dritten Firmen und Personen nach außen als Vertreter des Eigentümers zu legitimieren. Möchte also der Eigentümer etwa eine Firma mit einer Reparatur am Objekt beauftragen, müsste er das selber erledigen. Delegiert er nun die Auftragsvergabe auf den Verwalter bzw. ist der Verwalter dazu nach dem Vertrag berechtigt, kann dieser den Auftrag erteilen. Der Verwalter möchte den Auftrag aber nicht in eigenem Namen, sondern im Namen des Eigentümers vergeben, da nur der Eigentümer aus der Auftragsvergabe berechtigt und verpflichtet werden soll. Sagt die Firma jedoch zum Verwalter: „Weisen Sie mir bitte nach, dass der Auftrag nicht für Sie ist“, muss der Verwalter sich als Vertreter des Eigentümers legitimieren können. Das ist dem Verwalter durch die (schriftliche) Vollmacht möglich. Für den Eigentümer ist die Vollmacht für den Mietverwalters also vorteilhaft, weil er als Eigentümer sich nicht selber um die Auftragsvergabe kümmern muss.

Darüber hinaus sind die Aufgaben und Befugnisse des Mietverwalters zwar regelmäßig in einem schriftlichen Verwaltervertrag geregelt. Denkbar sind allerdings auch Fälle, in denen die Verwalterpflichten im schriftlichen Vertrag nur rudimentär umschrieben sind oder nur ein mündlicher Verwaltervertrag besteht. Hier kann eine schriftliche Vollmacht die genauen Aufgaben und Befugnisse des Verwalters konkretisieren, wobei gerade dann in der Vollmacht eine möglichst genaue Beschreibung der Verwalteraufgaben erfolgen sollte.

1.2. Diese Rechtsgrundlagen gelten für die Vollmacht

Die Erteilung der Vollmacht an den Mietverwalter richtet sich nach dem Stellvertretungsrecht, das in §§ 164 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt ist. Dabei gilt das Offenkundigkeitsprinzip, wonach für den Vertragspartner (des Mietverwalters) erkennbar sein muss, dass der Stellvertreter (Mietverwalter) die Wirkung seiner Willenserklärung nicht für sich, sondern für einen anderen (den Eigentümer) herbeiführen möchte. Der Verwalter erhält dazu regelmäßig eine Vollmacht, also gemäß § 167 Abs. 1, 1. Alt. BGB eine Erklärung, dass er zur Vertretung bevollmächtigt ist. Die Vollmacht wird meistens schriftlich in einer Vollmachtsurkunde gemäß § 172 BGB erteilt.

Bestehen bleibt die Vollmacht solange, bis sie vom Bevollmächtigten zurückgegeben oder vom Vollmachtgeber für kraftlos erklärt wird. Grundsätzlich kann der Vollmachtgeber (Eigentümer) die Vollmacht jederzeit widerrufen, §§ 168, 172 Abs. 2 BGB.

Untervollmacht kann der Mietverwalter für bestimmte Aufgabengrundsätzlich erteilen, nicht aber für die gesamte Verwalterstellung. Denn der Verwalter muss die Gesamtheit seiner Tätigkeit persönlich leisten.

Legt der Mietverwalter etwa einem Mieterhöhungsverlangen keine Vollmacht oder lediglich eine Vollmacht in Kopie bei, kann der Mieter die Erhöhung aus diesem Grund zurückweisen, sofern dies unverzüglich (innerhalb weniger Tage) geschieht, § 174 BGB. Das gilt jedenfalls dann, wenn bei Abschluss des Mietvertrages oder ansonsten nicht klar ist, dass der Vermieter von einem Mietverwalter vertreten wird. Der Verwalter muss dann die Vollmacht im Original vorlegen, um die Erhöhung durchzusetzen (so zuletzt noch: Amtsgericht (AG) Berlin Tempelhof-Kreuzberg, Urteil vom 02.05.2016. Az.: 20 C 385/15). Diese Zurückweisungsmöglichkeit für den Mieter besteht auch in anderen Fällen, etwa im Falle einer Vermieterkündigung. Besonders ärgerlich für den Verwalter bzw. Vermieter ist es, wenn durch die Zurückweisung des Mieters Fristen versäumt werden.

Im Übrigen kommt die geschilderte Problematik auch dann zum Tragen, wenn der Mietverwalter Dienst-, Werk-, Versicherungs-, Wartungs- und Liefer- bzw. Versorgungsverträge kündigen soll und das betroffene Unternehmen die Kündigung mangels vorgelegter Original-Vollmacht zurückweist.

1.3. So muss die Vollmacht für den Mietverwalter aussehen

Die Vollmacht sollte stets schriftlicherteilt werden, also in Form einer Vollmachtsurkundegemäß § 172 BGB. Eine Beglaubigung durch einen Notar ist dabei nicht erforderlich. Enthalten sollte die Vollmachtsurkunde folgende Angaben:

• Name und Adresse des Eigentümers
• Betreffendes Objekt mit dessen Adresse
• Bezeichnung der Hausverwaltung einschließlich der Ansprechpartner
• Konkrete Bezeichnung der Aufgaben und Tätigkeiten, zu denen der Verwalter bevollmächtigt ist (ggf. als Ergänzung zum Verwaltervertrag)
• etwaige Beschränkungen des Verwalters (etwa bei der Höhe des Geldbetrags für Auftragsvergaben)
• Aufgaben und Tätigkeiten, zu denen der Verwalter nicht bevollmächtigt ist
• Möglichkeit zum Widerruf und Herausgabe der Vollmachtsurkunde nach Beendigung der Verwaltertätigkeit, sofern nicht bereits im Verwaltervertrag enthalten
• eigenhändige Unterschrift des Eigentümers

Die eigenhändige Unterschrift des Eigentümers am Ende der Vollmacht ist besonders wichtig. Denn ohne diese ist die Vollmacht unwirksam.

Bei den in der Vollmacht genannten Aufgaben und Tätigkeitendes Mietverwalters sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass sowohl diese als auch etwaige Beschränkungen des Verwalters nicht im Widerspruch zum Inhalt des Verwaltervertrags stehen. Andernfalls besteht die Gefahr von unnötigen Streitigkeiten.

2. Dafür braucht der Mietverwalter die Vollmacht

Der Eigentümer kann den Mietverwalter mit zahlreichen Tätigkeitenbeauftragen. Diese Aufgaben, die in der Vollmacht zu Legitimationszweckenaufgeführt werden sollten, sind insbesondere:

2.1. Abschluss und Kündigung von Miet- sowie sonstigen laufenden Verträgen 

Viele Eigentümer von Mietshäusern wollen mit der Vermietung nichts zu schaffen haben und sind letztlich nur an der Rendite interessiert. Daher werden mit der Vermietung und der Regelung der damit zusammenhängenden Angelegenheiten häufig Hausverwaltungen beauftragt. Diese haben dann im Wesentlichen folgende Aufgaben: 

• Mietersuche
• Prüfung der Bonität der Mieter
• Mietvertragserstellung
• Mietvertragsabschluss
• Kautionsabwicklung
• Mieterhöhungen unter Berücksichtigung des Mietspiegels bzw. der ortsüblichen Vergleichsmiete
• Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlungen
• Entgegennahme von Mietminderungen
• Abmahnung des Mieters bei vertragswidrigem Verhalten
• Kündigung des Mieters, insbesondere bei dessen vertragswidrigem Verhalten
• Durchsetzung von Räumungsansprüchen
• Entgegennahme von Mieterkündigungen
• Wohnungsabnahmen und Wohnungsübergaben nebst Protokollerstellung über den Wohnungszustand
• Zwischenablesungen bei Mieterwechsel

Um all diese Aufgaben mit Wirkung für und gegen den Eigentümer wahrnehmen zu können, benötigt der damit beauftragte Mietverwalter eine schriftliche Vollmacht.

Ebenso ist eine schriftliche Vollmacht erforderlich, wenn der Mietverwalter Dienst-, Werk-, Versicherungs-, Wartungs- und Liefer- bzw. Versorgungsverträge abschließen und / oder kündigen soll.

2.2. Erteilung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsaufträgen

Soll der Mietverwalter auch Aufträge zur Instandhaltung und Instandsetzung am Verwaltungsobjekt vergeben, benötigt er zwecks  Legitimationgegenüber Firmen und Handwerkern eine schriftliche Vollmacht. Die Bevollmächtigung zur Auftragsvergabe kann auf bestimmte Höchstbeträge beschränkt werden, was in der Vollmacht zum Ausdruck kommen sollte. 

2.3. Insichgeschäft

Ein Insichgeschäft besagt, dass ein Vertreter (Mietverwalter) im Namen des Vertretenen (Eigentümer) grundsätzlich nicht mit sich selberoder als Vertreter eines anderen Dritten ein Rechtsgeschäft schließenkann, § 181 BGB. Betreibt etwa eine dem Mietverwalter gehörende GmbH ein Gewerbe, darf der Verwalter nicht als Vertreter des Eigentümers mit sich als Gesellschafter-Geschäftsführer der GmbH einen Vertrag über Arbeiten am Mietshaus abschließen.

Im Verwaltervertrag kann jedoch eine Befreiung von den Beschränkungen des Insichgeschäfts vereinbart werden. Ist das der Fall, sollte das in die Vollmacht mit aufgenommen werden.

3. Scheinverwalter und Vollmachtüberschreitung: Hier droht Ungemach

Ist der Mietverwalter nicht bevollmächtigt– etwa weil seine Amtszeit abgelaufen ist und keiner das bemerkt hat – und handelt ertrotzdem für den Eigentümer, wird er als sogenannter Scheinverwaltertätig. Nach den Grundsätzen der Anscheins- oder Duldungsvollmacht muss der Eigentümer das Verwalterhandeln gegen sich gelten lassen. Duldungsvollmacht heißt, dass der Vertretene (der Eigentümer) es duldet, dass der Vertreter (der Verwalter) ohne Vertretungsmacht für den Vertretenen auftritt. Anders ist es bei der Anscheinsvollmacht: Hier weiß der Vertretene bei der Anscheinsvollmacht nicht, dass für ihn der Vertreter ohne Vertretungsmacht auftritt. Aber der Vertretene hätte das wissen müssen und verhindern können.

Persönlich haftet der Verwalter für sein vollmachtloses Handeln dem Vertragspartner nach dessen Wahl auf Erfüllung oder Schadensersatz, § 179 BGB. Das gilt ebenso, wenn der Verwalter seine Befugnisse überschreitet, also etwa teurere Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten vergibt als nach seiner Befugnis vorgesehen.

Zur Vermeidung von Haftungsproblemen sollte der Verwalter sich das vollmachtlose Handeln oder die Überschreitung seiner Vollmacht durch eine schriftliche Genehmigung des Eigentümers nachträglich gestatten lassen, sofern dieser speziell bei einer Vollmachtüberschreitung dazu bereit ist.

4. Entzug der Vollmacht gleich Abberufung des Mietverwalters?

Für den WEG-Verwalterist anerkannt, dass der Entzug der Vollmacht aus wichtigem Grundzugleich die Abberufung aus dem Verwalteramt beinhaltet (Landgericht (LG) Frankfurt am Main, Beschluss vom 09.06.2016, Az.: 2-09 S 6/14). Ob das beim Mietverwalter genauso ist, wurde von den Gerichten nicht entschieden. Daher sollte in einem solchen Fall dem Verwalter auch gekündigtwerden.

5. Früherer Mietverwalter muss Vollmachtsurkunde herausgeben

Scheidet ein Mietverwalter aus seinem Amt aus, muss er die schriftliche Vollmacht bzw. Vollmachtsurkunde herausgeben. Soweit das nicht vertraglich oder in der Vollmacht geregelt ist, folgt dies aus § 675 in Verbindung mit § 667 BGB. Der Verwalter hat also neben den Original-Unterlagen auch die schriftliche Vollmacht auszuhändigen. Verweigert der Verwalter die Herausgabe, kann darauf geklagt werden, und zwar notfalls auch im Wege einer einstweiligen Verfügung. Ob der Eigentümer oder der neue Mietverwalter diesen Anspruch gegen den ehemaligen Amtsinhaber geltend machen, ist Vereinbarungssache.

Gibt der frühere Mietverwalter die schriftliche Vollmacht nicht heraus, kann es sein, dass Missbrauchsgefahr besteht. In diesem Fall sollten die Geschäftspartner (etwa Banken) gewarnt und davon unterrichtet werden, dass der ehemalige Verwalter nicht mehr im Amt ist.

6. Muster: Vollmacht für den Mietverwalter

Der Inhalt der Vollmacht für den Mietverwalter richtet sich nach dem zugrundeliegenden Verwaltervertrag. Sind darin die Verwalterpflichten nur rudimentärumschrieben oder besteht nur ein mündlicher Verwaltervertrag, kann die schriftliche Vollmacht bzw. Vollmachtsurkunde die genauen Aufgaben und Befugnisse des Verwalters konkretisieren. In diesem Sinn ist die folgende Vollmacht für den Mietverwalter anzupassenund im Zweifel ggf. anwaltliche Hilfe zu bemühen.