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In Eigentümergemeinschaften erfolgen Beschlussfassungen regelmäßig in der Eigentümerversammlung. Es ist aber auch möglich, Beschlüsse im schriftlichen Verfahren außerhalb einer Versammlung zu fassen. Für dieses Umlaufverfahren braucht lediglich ein Beschlussantrag an alle Wohnungseigentümer in Textform (etwa per E-Mail) geschickt zu werden. Stimmen sämtliche Eigentümer zu, ist der Beschluss (Umlaufbeschluss) gültig. So können auf einfache Weise Beschlüsse ohne aufwändig einzuberufende Eigentümerversammlung mit oft hitzigen Diskussionen herbeigeführt werden. Das gilt auch für die Abberufung des Verwalters und der Kündigung des Verwaltervertrags. Wie das im Einzelnen funktioniert, erfahren Sie hier.

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1. Umlaufbeschluss: Darum handelt es sich

Nach § 23 Abs. 3 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist ein Beschluss auch ohne Eigentümerversammlung gültig, wenn alle Wohnungseigentümer diesem Beschluss im schriftlichen Verfahren zustimmen (Umlaufverfahren). Für das Verfahren und zur Gültigkeit des Umlaufbeschlusses genügt die Textform.

Durch § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG wird das Umlaufverfahren vereinfacht. Danach können die Wohnungseigentümer in einer Eigentümerversammlung beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand auch die Mehrheit der abgegebenen Stimmen zur Gültigkeit eines Umlaufbeschlusses ausreicht, der zu einem späteren Zeitpunkt gesondert gefasst wird.

2. Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG: Alle müssen zustimmen

Im „normalen“ Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG müssen sämtliche im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer dem Beschluss zustimmen. Ohne diese Allstimmigkeit kommt der Umlaufbeschluss nicht zustande. Es ist daher stets eine Frage des Einzelfalls, ob eine Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren sinnvoll ist oder nicht.

Handelt es sich um eine kleinere Eigentümergemeinschaft, bei der die Eigentümer im Objekt wohnen und in Kontakt stehen, lässt sich ein allstimmiger Umlaufbeschluss häufig herbeiführen. Das kann auch bei Ferienhausanlagen oder zur Kapitalanlage genutzten Gemeinschaften der Fall sein. Umgekehrt wird sich dagegen bei einer zerstrittenen Eigentümergemeinschaft oder verschiedenen Meinungen zum konkreten Beschlussgegenstand keine allstimmige Abstimmung erzielen lassen, so dass das Umlaufverfahren von vornherein scheitern dürfte.

Soll ein Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG durchgeführt werden, ist folgendes zu beachten:

2.1. Wer das Umlaufverfahren initiieren darf

Die Initiative zur Beschlussfassung im Umlaufverfahren kann von jedem einzelnen Wohnungseigentümer, aber auch vom Verwalter ausgehen.

2.2. Einleitung des Umlaufverfahrens: Zwei Möglichkeiten

Zur Einleitung des schriftlichen Verfahrens nimmt der Initiator in einem Schreiben den Beschlussantrag einschließlich der Gründe auf und sendet

• jeweils ein gesondertes Schreiben in Papier- oder Textform an jeden einzelnen Wohnungseigentümer mit der Bitte, zum Beschlussantrag im Schreiben die Zustimmung, Ablehnung oder Enthaltung zu erklären und diese Erklärung zurückzusenden (Umlaufverfahren im weiteren Sinne, auch Einzelzustimmung genannt). Häufig wird dazu eine E-Mail verschickt, die vom Empfänger ebenfalls per E-Mail beantwortet wird
• das einzige verfasste Schreiben an den ersten Wohnungseigentümer mit der Bitte, zum Beschlussantrag im Schreiben seine Zustimmung zu erklären und das Schreiben unterzeichnet an den nächsten Eigentümer weiterzureichen, wobei dieser das Schreiben nach Zustimmung und Unterzeichnung an den übernächsten Eigentümer weiterreichen bzw. der letzte Eigentümer das Schreiben nach Zustimmung und Unterzeichnung zurückreichen soll (Umlaufverfahren im engeren Sinne). Regelmäßig geschieht das in Papierform.

In beiden Fällen muss der Initiator für den Rücklauf eine Frist setzen, da andernfalls unklar bleibt, wann eine Verkündung des Ergebnisses erfolgen wird. Die Frist hat in entsprechender Anwendung des § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG (Einladungsfrist für Eigentümerversammlungen) mindestens drei Wochen zu betragen.

Eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren erfordert eine unmissverständliche Initiative, so dass die Wohnungseigentümer sich einer verbindlichen Entscheidung über den Beschluss bewusst sind und nicht nur eine unverbindliche Meinungsäußerung kundgeben wollen (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 27.02.2015, Az.: V ZR 128/14; Oberlandesgericht (OLG) Celle, Beschluss vom 08.06.2006, Az.: 4 W 82/06). Das versendete Schreiben hat also klar und eindeutig die Absicht über eine Beschlussfassung zum Ausdruck zu bringen.

2.3. Umlaufbeschluss erfordert Allstimmigkeit

Die Zustimmung zum Umlaufbeschluss muss von sämtlichen im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümern erklärt werden. Gehört eine Eigentumswohnung mehreren Personen, müssen alle (Bruchsteils)Eigentümer zustimmen (etwa beide Ehegatten) oder der Unterzeichner sollte eine Originalvollmacht der anderen Miteigentümer beifügen.

Nach § 25 Abs. 4 WEG besteht für einen Wohnungseigentümer ein Stimmrechtsverbot, sofern die Beschlussfassung die Vornahme eines Rechtsgeschäfts bezüglich des Gemeinschaftseigentums mit ihm betrifft, es sich um die Einleitung bzw. Erledigung eines Rechtsstreits gegen ihn handelt oder ihm vom Gericht rechtskräftig das Wohnungseigentum entzogen wurde. Beim Umlaufbeschluss sind solche Stimmrechtsverbote jedoch grundsätzlich unbeachtlich. Die Eigentümer, die ansonsten von einem Stimmrechtsverbot betroffen wären, müssen also dem schriftlichen Beschluss ebenfalls zustimmen.

Bei einer Eigentümerversammlung kann ein Eigentümer seine Zustimmung nicht mehr widerrufen, wenn diese beim Versammlungsleiter zugegangen ist (BGH, Urteil vom 13.07.2012, Az.: V ZR 254/11), also die Stimme abgegeben wurde. Beim Umlaufverfahren ist dagegen ein Widerruf der Stimmabgabe bis zum Zeitpunkt der Verkündung noch möglich (OLG Celle, Beschluss vom 08.06.2006, Az.: 4 W 82/06; Landgericht (LG) Hamburg, Urteil vom 12.07.2017, Az.: 318 S 31/16).

Verweigert ein Wohnungseigentümer die Zustimmung zum Beschluss im schriftlichen Verfahren, ist dieses gescheitert. Einen Anspruch auf Abgabe einer Stimme im Umlaufverfahren haben die Wohnungseigentümer untereinander nicht (LG München I, Urteil vom 20.04.2015, Az.: 1 S 12462/14 WEG). Das gilt auch, wenn sich ein Eigentümer der Stimme enthält. Der nicht zustimmende Wohnungseigentümer kann daher von einem anderen Eigentümer auf Erteilung der Zustimmung zum Umlaufbeschluss nicht erfolgreich verklagt werden.

2.4. Textform im Umlaufverfahren genügt

Nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG ist die Zustimmung zum Umlaufbeschluss in Textform zu erklären. Was Textform bedeutet, ergibt sich aus § 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Danach muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium,

• mit dem der Empfänger eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufbewahren oder speichern kann, dass diese ihm während angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und
• zur unveränderten Wiedergabe der Erklärung geeignet ist

Die Textform ist also dadurch gekennzeichnet, dass die Person des Erklärenden feststeht und seine Erklärung mindestens in elektronischer Form erfolgt, wobei es keiner Unterschrift bedarf. Der Textform entsprechen folglich E-Mails oder elektronische Dokumente wie etwa Pdf- oder Bilddateien, ebenso Telefaxe, Kopien oder Mitteilungen über spezielle Apps.

2.5. Umlaufbeschluss muss verkündet werden

Wie jeder Beschluss wird auch der Umlaufbeschluss erst mit der Verkündung des Beschlussergebnisses wirksam. Ohne Verkündung läge lediglich ein bedeutungslosen „Nichtbeschluss“ ohne Rechtswirkung vor. Die Verkündung kann – sobald die letzte Zustimmung vorliegt – durch jede Form der Unterrichtung erfolgen, die den internen Geschäftsbereich des Initiators verlassen hat, und bei der mit einer Kenntnisnahme durch die Wohnungseigentümer zu rechnen ist. Dazu genügt ein Rundschreiben an alle Wohnungseigentümer oder ein Aushang etwa im Treppenhaus der Wohnanlage (BGH, Beschluss vom 23.08.2001, Az.: V ZB 10/01). Möglich ist auch eine Verkündung der schriftlichen Beschlüsse in den Geschäftsräumen des Verwalters, sofern er die Eigentümer darauf hingewiesen hat (OLG Düsseldorf, Urteil vom 02.07.2019, Az.: 23 U 205/18).

2.6. Verwalter im Umlaufverfahren abwählen: Diese Besonderheiten gelten

Häufig bleiben Verwalter untätig, wenn sie eine Eigentümerversammlung einberufen sollen, in denen durch Beschluss über ihre Abberufung entschieden werden soll. Hier bietet das Umlaufverfahren eine probate Möglichkeit, eine schnelle Trennung vom Verwalter herbeizuführen. Dabei ist auch an den von der Abberufung zu trennenden Verwaltervertrag zu denken.

2.6.1. Abberufung und automatisches Ende des Verwaltervertrags nach sechs Monaten

Die Abwahl bzw. Abberufung des Verwalters kann nach § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG ohne Begründung „jederzeit“ erfolgen, also auch im Umlaufverfahren. Es reicht aber nicht ein Mehrheitsbeschluss, sondern aufgrund des schriftlichen Verfahrens ist die Allstimmigkeit des Abberufungsbeschlusses erforderlich.

Der von der Abberufung zu trennende Verwaltervertrag endet gemäß § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung des Verwalters, auch wenn im Verwaltervertrag eine längere Laufzeit vereinbart ist. Wird der Verwalter also durch Umlaufbeschluss abberufen, endet der Verwaltervertrag automatisch spätestens sechs Monate nach dem Abberufungsbeschluss. Dabei steht dem abberufenen Verwalter bis zum Ende des Vertrags weiterhin seine Vergütung zu, jedoch gekürzt um seine ersparten Aufwendungen (rund 20%). Möglich ist auch, dass der Verwaltervertrag und damit der Vergütungsanspruch zu einem früheren Zeitpunkt als nach sechs Monaten endet, weil der Vertrag vorher ausläuft.

2.6.2. Abberufung und Kündigung des Verwaltervertrags

Es gibt aber auch Fälle, in denen der Verwaltervertrag und damit der Vergütungsanspruch durch Kündigung zu einem früheren Zeitpunkt als sechs Monate nach der Abberufung enden kann. Hier ist im Umlaufverfahren neben der Abberufung des Verwalters auch über die (fristgemäße oder fristlose) Kündigung des Verwaltervertrags zu beschließen.

Das betrifft zum einen den Fall, in dem im Zeitpunkt der Abberufung unter Einhaltung der Kündigungsfrist eine fristgemäße Kündigung möglich ist und dadurch der Verwaltervertrag zu einem früheren Zeitpunkt als sechs Monate nach der Abberufung endet (etwa bei einer Kündigungsfrist von drei Monaten). Im Umlaufverfahren ist dann auch ein Beschluss über die fristgemäße Kündigung des Verwaltervertrags zu fassen.

Zum anderen kann beim Vorliegen eines wichtigen Grundes eine außerordentliche fristlose Kündigung des

Verwaltervertrags in Betracht kommen. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller – nicht notwendig vom Verwalter verschuldeten – Umstände die weitere Zusammenarbeit nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, insbesondere weil durch die Umstände das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (BGH, Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Das ist der Fall bei erheblichen Pflichtverletzungen des Verwalters und / oder Straftaten gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft, nicht aber bei kleineren Verstößen gegen die Verwalterpflichten. Ist ein solcher Grund gegeben, ist auch ein Umlaufbeschluss über die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags herbeizuführen.

2.6.3. Abberufung und Kündigung dem Verwalter mitteilen

Im Umlaufverfahren sollte der Beirat bzw. ein Wohnungseigentümer durch Beschluss ermächtigt werden, den Verwalter im Namen der Eigentümergemeinschaft von seiner sofortigen Abberufung zu informieren und diesem ggf. die Kündigung des Verwaltervertrags zuzustellen. Zwar vertritt der Vorsitzende eines etwaig vorhandenen Beirats oder ein dazu durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer die Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter, § 9b Abs. 2 WEG, aber dieser ist inzwischen abberufen.

2.6.4. Wie neuen Verwalter bestellen?

Im Umlaufverfahren lassen sich zwar die Abberufung des Verwalters und ggf. die Kündigung des Verwaltervertrags auf einfache Weise durchsetzen. Die zeitgleiche Bestellung eines neuen Verwalters auf diesem Weg ist jedoch schwierig, weil dazu unter anderem grundsätzlich drei Vergleichsangebote vorliegen müssen (BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10; LG Dortmund, Urteil vom 14.06.2016, Az.: 1 S 455/15). Zudem ist auch noch zugunsten eines Verwalters ein allstimmiger Bestellungsbeschluss erforderlich.

Daher sollte nach der Abberufung des Verwalters der Verwaltungsbeirat bzw. ein dazu durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer nach § 24 Abs. 3 WEG eine Eigentümerversammlung einberufen, in der über die Bestellung eines neuen Verwalters beschlossen wird.

3. Vereinfachtes Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG: Mehrheitliche Zustimmung reicht

Mit dem vereinfachten Umlaufverfahren besteht die Möglichkeit, einen Beschluss mit einfacher Mehrheit außerhalb einer Eigentümerversammlung zu fassen. Dies setzt voraus, dass der betreffende Beschlussgegenstand auf der Tagesordnung einer Versammlung stand, aber darüber kein Beschluss zustande kam. Warum es zu keinem Beschluss kam, spielt keine Rolle.

Ist diese Voraussetzung gegeben, können die Wohnungseigentümer in dieser Eigentümerversammlung nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG durch einen sogenannten Absenkungsbeschlusses beschließen, dass der Beschluss für den besagten einzelnen Gegenstand im Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit außerhalb einer Versammlung gefasst werden kann. Das bietet sich regelmäßig an, wenn für einen Versammlungsbeschluss keine ausreichende Informationsgrundlage existiert.

So kann es etwa sein, dass gegen einen Verwalter Vorwürfe erhoben werden. Der damit konfrontierte Verwalter erklärt in der Eigentümerversammlung, er werde die Vorwürfe nach der Versammlung durch ein Rundschreiben aufklären. Die Wohnungseigentümer sind zwar mit der Tätigkeit des Verwalters zufrieden, würden diesen aber abberufen, wenn die Vorwürfe zutreffen sollten. Daher können die Eigentümer jetzt beschließen, nach Aufklärung durch den Verwalter diesen bei zutreffenden Vorwürfen mittels vereinfachtem Umlaufbeschluss abzuberufen.

Der Mehrheitsbeschluss im erleichterten Umlaufverfahren nach 23 Abs. 3 Satz 2 WEG kann also nur erfolgen, wenn das für einen konkreten Gegenstand beschlossen wurde. Liegt ein solcher Beschluss nicht vor, bleibt eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren nach 23 Abs. 3 Satz 1 WEG möglich, die jedoch Allstimmigkeit erfordert.

Soweit in der Eigentümerversammlung bereits im Vorfeld beabsichtigt ist, darüber beschließen zu lassen, dass über einen Beschlussgegenstand später im vereinfachten Umlaufverfahren nach 23 Abs. 3 Satz 2 WEG entschieden werden soll, ist das bereits in der Tagesordnung der Versammlung aufzunehmen.

Im Übrigen wird auch hier der Umlaufbeschluss erst mit der Verkündung des Beschlussergebnisses wirksam.

4. Umlaufbeschlüsse sind in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen

Zwar sind über Beschlüsse im schriftlichen Verfahren keine Niederschrift gemäß § 24 Abs. 6 WEG zu erstellen.

Die Umlaufbeschlüsse sind aber in die Beschluss-Sammlung mit ihrem Wortlaut sowie dem Ort und Datum der Verkündung aufzunehmen, § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 2 WEG.