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Mindestens einmal jährlich ist in einer Wohnungseigentümergemeinschaft die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen. Dadurch erhalten die Eigentümer die Möglichkeit, Beschlüsse zu den verschiedenen Angelegenheiten des gemeinschaftlichen Eigentums zu fassen. Das betrifft neben der Verwaltung, dem Gebrauch, der Erhaltung, den Kosten und den baulichen Veränderungen des Gemeinschaftseigentums auch die Bestellung und Abberufung eines Verwalters sowie eines Verwaltungsbeirats. Einberufen wird die Eigentümerversammlung durch den Verwalter, 24 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Wie aber wird die Eigentümerversammlung einberufen, wenn kein Verwalter mehr vorhanden ist? Die Antwort darauf erfahren Sie hier.

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1. Verwalter nicht vorhanden: Wer die Eigentümerversammlung einberufen darf

Aus den unterschiedlichsten Gründen kann für eine Wohnungseigentümergemeinschaft plötzlich kein Verwalter mehr tätig sein. So kann der Verwalter etwa längerfristig schwer erkranken und keine Vertretung haben, kurzfristig sein Amt niederlegen oder im ungünstigsten Fall verschwunden und unauffindbar sein. Für die Wohnungseigentümer stellt sich dann die Frage, wie eine Eigentümerversammlung einberufen werden kann. Diese ist anzuberaumen, wenn

• die jährliche Versammlung (ordentliche Eigentümerversammlung) ansteht, § 24 Abs. 1 WEG
• mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt (außerordentliche Eigentümerversammlung), § 24 Abs. 2 WEG
• eine ordnungsgemäße Verwaltung das erfordert oder bestimmte Fälle in der Gemeinschaftsordnung vereinbart sein sollten

Ist kein Verwalter vorhanden, kann eine Eigentümerversammlung einberufen werden durch

• den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter, 24 Abs. 3 WEG
• einen dazu durch Beschluss der anderen Eigentümer ermächtigten Wohnungseigentümer, § 24 Abs. 3 WEG
• eine allseits einvernehmliche Verabredung sämtlicher im Grundbuch eingetragener Eigentümer zu einer Vollversammlung(Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 19.06.2011, Az.: V ZR 222/10). Nehmen alle Eigentümer an der Vollversammlung teil oder sind sie vertreten, kann die Einberufung sogar durch einen Nichtberechtigten wie etwa einen nicht bestellten Verwalter erfolgen. Denn dieser Mangel der Einberufung wird durch die Teilnahme sämtlicher Wohnungseigentümer an der Eigentümerversammlung und der Abstimmung geheilt. Die in der Versammlung gefassten Beschlüsse sind daher wegen des Mangels der Einberufung durch einen Nichtberechtigten nicht anfechtbar (BGH, Urteil vom 11.3.2022, Az.: V ZR 77/21)

Diese Möglichkeiten der Einberufung einer Eigentümerversammlung bestehen ebenfalls, wenn sich ein vorhandener Verwalter pflichtwidrig weigert, eine Eigentümerversammlung anzuberaumen. Das gilt ebenso, wenn auch der Beirat pflichtwidrig die Einberufung verweigert.

2. Einberufung einer Eigentümerversammlung: Darauf ist zu achten

Während es für einen Verwalter zu seinen üblichen Tätigkeiten gehört, eine Eigentümerversammlung einzuberufen, ist das für den Verwaltungsbeirat oder den bevollmächtigten Wohnungseigentümer eher ein unbekannter Bereich. Werden hier Fehler gemacht, kann das dazu führen, dass die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar sind.

2.1. Form der Einberufung

Die Einberufung erfolgt durch die Einladung zur Eigentümerversammlung. Für die Einladung ist Textform vorgeschrieben, § 24 Abs. 4 Satz 1 WEG. Die Textform wird in § 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) definiert. Diese erfordert einen lesbaren Text, in dem die Person des Erklärenden genannt ist und der auf einem dauerhaften

Datenträger (etwa Papier, E-Mail, Fax) abgegeben wird. Eine Unterschrift ist nicht notwendig, was gerade für eine Einladung per E-Mail oder per Fax wichtig ist.

In der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung kann eine strengere Regelung (etwa Schriftform, also mit Unterschrift) vorgesehen sein, was in diesem Fall vorrangig ist.

2.2. Inhalt der Einberufung

In der Einladung sind der Versammlungsort und der Versammlungsbeginn anzugeben. Dabei ist darauf zu achten, dass möglichst alle Wohnungseigentümer teilnehmen können. Versammlungsanberaumungen an Sonn- und Feiertagen sowie während der Schulferien sollten daher unterbleiben. Der Versammlungsort sollte in der Nähe der Liegenschaft sein und muss die erforderliche Nichtöffentlichkeit der Versammlung ermöglichen (etwa kein allgemein zugänglicher, sondern ein geschlossener Raum in einer Gaststätte). Mit Rücksicht auf berufstätige und auswärts wohnende Eigentümer empfiehlt sich ein Versammlungsbeginn in den frühen Abendstunden.

Der Einladung beizufügen ist die Tagesordnung, in der der Gegenstand der Einberufung zu bezeichnen ist, § 23 Abs. 2 WEG, und für die ebenfalls die Textform gilt. In der Tagesordnung werden in den einzelnen Tagesordnungspunkten (TOPs) die Angelegenheiten genannt, über die beschlossen werden soll. Dabei ist eine stichwortartige Bezeichnung der zu beschließenden Angelegenheiten ausreichend. Allerdings sollte die Beschreibung der Angelegenheiten umso detaillierter erfolgen, je komplizierter und teurer diese sind.

2.3. Frist der Einberufung

Die Wohnungseigentümerversammlung muss mindestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin einberufen werden, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, § 24 Absatz 4 Satz 2 WEG. Es empfiehlt sich aber, eine größere Vorlaufzeit zu wählen. Dadurch können ggf. noch TOPs von einzelnen Wohnungseigentümern berücksichtigt werden, die diese erst nach Erhalt der Einladung vorschlagen.

Fälle besonderer Dringlichkeit liegen vor, wenn zur Vermeidung von Nachteilen und Schäden für Wohnungseigentümer die Ladungsfrist nicht eingehalten werden kann. Das ist etwa bei Rohrbrüchen, einem Heizungsausfall oder Einsturzgefahr von Teilen des Gemeinschaftseigentums gegeben. Je dringlicher der Handlungsbedarf ist, desto kürzer darf die Frist sein. Die Gründe für die Dringlichkeit sollten in der Einladung angegeben werden.

Auch hier können sich aus der Gemeinschaftsordnung vorrangig zu beachtende andere Ladungsfristen ergeben. 

2.4. Einzuladende Eigentümer

Einzuladen zur Eigentümerversammlung sind alle derzeit im Grundbuch eingetragene Wohnungseigentümer. Das gilt auch, wenn ein Eigentümer nach § 25 Absatz 4 WEG kein Stimmrecht hat, weil ein Beschluss über die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits der anderen Wohnungseigentümer gegen ihn gefasst werden soll oder aber er zur Veräußerung seines Wohnungseigentums (Entziehung des Wohnungseigentums) nach § 17 WEG verurteilt ist.

3. Durchführung der Eigentümerversammlung: Auch hier drohen Stolpersteine

Auch bei der Durchführung der einberufenen Eigentümerversammlung sind einige Dinge zu berücksichtigen, da

Fehler hier ebenfalls zu einer Anfechtung der gefassten Beschlüsse führen können.

3.1. Vorsitz, Vollmachten, Beschlussfähigkeit, Verkündung von Beschlüssen

Da kein Verwalter vorhanden ist, der den Vorsitz führen könnte, beschließen die Wohnungseigentümer in der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit, wer den Vorsitz führt, § 24 Absatz 5 WEG.

Der Vorsitzende stellt dann die Anwesenheit fest und prüft die eingereichten Vollmachten der vertretenen Eigentümer. Für die Vollmachten genügt Textform, sofern die Gemeinschaftsordnung keine andere Regelung enthält, § 25 Abs. 3 WEG. Vertreten lassen darf sich ein Eigentümer grundsätzlich von jeder beliebigen Person, wenn diese wirksam bevollmächtigt ist. Dieser Grundsatz wird aber häufig durch eine sogenannte Vertreterklausel eingeschränkt, wonach eine Vertretung nur durch einen bestimmten Personenkreis (etwa Ehegatte, Verwalter, andere Eigentümer) zulässig ist.

Beschlussfähig ist die Eigentümerversammlung, wenn mindestens ein Eigentümer anwesend oder vertreten ist.

Sollen Beschlüsse gefasst werden, muss der Vorsitzende zuvor den Inhalt des Beschlussantrags sowie die erforderliche Mehrheit für das Zustandekommen des Beschlusses bekannt geben. Wurde über den Beschlussantrag abgestimmt, hat der Vorsitzende das Abstimmungsergebnis mitzuteilen und bei Vorliegen der erforderlichen Mehrheit das Zustandekommen des Beschlusses zu verkünden.

Unter dem Tagesordnungspunkt (TOP) „Sonstiges“ dürfen keine Beschlüsse gefasst werden. Denn dieser TOP enthält keine konkrete Bezeichnung des Beschlussgegenstandes. Das ist aber Voraussetzung dafür, dass ein Beschluss gültig ist, § 23 Abs. 2 WEG. Unter dem TOP „Sonstiges“ können daher nur Angelegenheit von untergeordneter Bedeutung oder Informatorisches besprochen werden.

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3.2. Versammlungsprotokoll

Über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich ein Protokoll (Niederschrift) aufzunehmen, § 24 Abs. 6 WEG. Damit wird der konkrete Inhalt der Beschlüsse dokumentiert. Zudem können die bei der Versammlung nicht anwesenden Eigentümer mit dem Protokoll über die Beschlüsse informiert werden. Angefertigt wird das Protokoll vom Versammlungsleiter oder einen dazu bestimmten und gewillten Eigentümer.

Das Protokoll ist vom Vorsitzenden, einem Eigentümer und ggf. vom Vorsitzendem des Beirats oder dessen Vertreter zu unterzeichnen. Die unterschreibenden Personen müssen an der Versammlung teilgenommen haben.

3.3. Beschluss-Sammlung

Es ist eine Beschluss-Sammlung zu führen, in der sämtliche Beschlüsse und rechtskräftigen Urteile gesammelt werden, die die Wohnungseigentümergemeinschaft betreffen, § 24 Absatz 7 WEG, Damit wird eine jederzeitige und einfache Übersicht über die Rechts- und Beschlusslage für alle Wohnungseigentümer, Rechtsnachfolger und sonstige Interessierte bezweckt.

An sich ist das Führen der Beschluss-Sammlung die Aufgabe des Verwalters. Fehlt ein solcher, ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung dazu verpflichtet. Die Wohnungseigentümer können in diesem Fall aber auch mit einfacher Stimmenmehrheit einen anderen Eigentümer für diese Aufgabe bestimmen, § 24 Absatz 8 WEG.