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In den letzten Jahren ist es für viele Hausverwaltungen immer schwieriger geworden, kostendeckend und profitabel zu arbeiten. Die Gründe: steigende Gehaltskosten, zunehmende Bürokratie, Digitalisierungspflichten und ein leergefegter Arbeitsmarkt. Gleichzeitig ist die Bereitschaft vieler Eigentümergemeinschaften gering, für professionelle Verwaltungsleistungen mehr zu bezahlen. Doch gerade hier setzt ein Umdenken ein – und Hausverwaltungen nutzen neue Strategien, um ihre Vergütung schrittweise an ein nachhaltiges Niveau anzupassen.

Was die Preiserhöhungen für Eigentümer und Hausverwaltungen bedeuten, wie alle Beteiligten schlauch reagieren und warum eine Einigung oftmals eine sinnvolle Lösung ist, erfahre Sie in diesem Artikel.

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1. Automatische Staffel-Erhöhungen im Verwaltervertrag

Eine zentrale Strategie ist die Vereinbarung automatischer Staffel-Erhöhungen im Verwaltervertrag. Dabei wird schon bei Vertragsschluss geregelt, dass die Verwaltungsvergütung in festgelegten Intervallen – meist alle zwei oder drei Jahre – um einen bestimmten Euro-Betrag ansteigt. Anders als bei einer Indexierung wird hier mit konkreten Zahlen gearbeitet, was die Kalkulation vereinfacht und für beide Seiten gut nachvollziehbar ist.

Beispielhafte Staffelung in einem Verwaltervertrag:

• Jahr 1–2: 26 € pro Einheit und Monat
• Jahr 3–4: 28 € pro Einheit und Monat
• Jahr 5: 30 € pro Einheit und Monat

Diese Art der Staffelung ist besonders hilfreich für Partnerschaften zwischen Eigentümergemeinschaften und Hausverwaltungen, die über viele Jahre bestehen bleiben. Sie sorgt für eine faire Anpassung der Vergütung, ohne dass jedes Mal ein formaler Beschluss notwendig ist oder die Verwaltung mit der Sorge arbeiten muss, auf unveränderten Vergütungen „sitzenzubleiben“.

Warum Gemeinschaften davon profitieren können:

• Klare Preisstruktur über mehrere Jahre. Verwalter bleiben motiviert und Eigentümer können planen.
• Keine ständigen Preisdiskussion.
• Die wirtschaftliche Grundlage für die Verwaltung ist insbesondere bei kleinen Objekten ohnehin dünn – eine regelmäßige, moderate Erhöhung schafft Sicherheit.

Flexibilität für einfache und komplexe Objekte:
In der Praxis zeigt sich, dass manche Gemeinschaften mit sehr wenig Verwaltungsaufwand auskommen – z. B. weil sie keine Instandhaltungsrückstände, keine Sonderprojekte und wenig Eigentümerwechsel haben. Hier können Basisstaffeln ausreichend sein.

Andere Gemeinschaften hingegen haben intensive Diskussionen, schwierige Eigentümerstrukturen, umfangreiche Bauprojekte oder wechselhafte Beiratsbesetzungen. Für solche Fälle lässt sich die Staffel so gestalten, dass zusätzliche Arbeit auch wirtschaftlich abgedeckt wird – z. B. durch Kombination mit Paketmodellen (siehe Punkt 4).

Vorteile für Eigentümer:

• Planungssicherheit über mehrere Jahre hinweg
• Keine jährlichen Diskussionen über neue Vergütungsmodelle
• Moderate Erhöhungen mit klarer, vorhersehbarer Struktur

Vorteile für Verwalter:

• Wirtschaftliche Kalkulierbarkeit über die Vertragslaufzeit
• Vermeidung unangenehmer Preisverhandlungen
• Stärkung der Geschäftsbeziehung durch transparente, faire Vereinbarungen

Tipp für die Vertragsgestaltung:

Die Staffelung sollte klar terminiert und als Bestandteil der Grundvergütung definiert werden. So entsteht kein Raum für Interpretationen oder Unsicherheit.

Beispielklausel:

„Die monatliche Grundvergütung beträgt im ersten und zweiten Vertragsjahr 26,00 € pro Einheit. Ab dem dritten Vertragsjahr erhöht sich die Vergütung automatisch auf 28,00 € pro Einheit und Monat. Ab dem fünften Vertragsjahr beträgt die Vergütung 30,00 € pro Einheit und Monat. Eine gesonderte Beschlussfassung ist nicht erforderlich.“

Rechtlicher Hinweis:

Verwalterverträge können bei Erstbestellung gemäß § 26 Abs. 1 WEG für maximal drei Jahre geschlossen werden. Folge-Verträge dürfen eine maximale Laufzeit von fünf Jahren nicht überschreiten. Staffelvereinbarungen innerhalb dieser Laufzeit sind zulässig und empfehlenswert.

In Kombination mit optionalen Zusatzleistungen (siehe Paketsystem) lassen sich so faire, transparente und nachhaltige Vergütungsmodelle entwickeln, die sowohl den Verwaltungen als auch den Eigentümern langfristige Sicherheit bieten. (siehe Paketsystem) lassen sich so faire, transparente und nachhaltige Vergütungsmodelle entwickeln, die sowohl den Verwaltungen als auch den Eigentümern langfristige Sicherheit bieten.

Beispiel:

• Jahr 1–2: 26 € pro Einheit und Monat
• Jahr 3–4: 28 € pro Einheit und Monat
• Jahr 5: 30 € pro Einheit und Monat

Vorteile:

• Klare Planungssicherheit für beide Seiten
• Kein zusätzlicher Beschluss in der Eigentümerversammlung nötig
• Die Verwaltung kann langfristiger kalkulieren und bleibt wirtschaftlich handlungsfähig

Für Eigentümer ist diese Vorgehensweise ebenfalls vorteilhaft, da es sich um moderate und im Voraus transparente Anpassungen handelt. Gerade kleinere Erhöhungen von 1 bis 2 € pro Einheit und Monat wirken sich auf das Haushaltsbudget kaum aus – können für die Verwaltung aber über viele Einheiten hinweg den Unterschied zwischen Verlust und Rentabilität bedeuten.

2. Vergütung an den Verbraucherpreisindex koppeln (Wertsicherungsklausel)

Neben festen Staffelungen im Vertrag ist auch die Indexierung der Vergütung eine gängige und rechtlich saubere Methode zur automatischen Anpassung. Die Vergütung wird dabei jährlich an die Inflationsrate gekoppelt – konkret an den Verbraucherpreisindex (VPI) des Statistischen Bundesamtes.

Beispielhafte Formulierung:

„Die jährliche Grundvergütung erhöht sich jeweils zum 1. Januar eines Jahres in dem Maße, wie sich der Verbraucherpreisindex gegenüber dem Vorjahr verändert hat. Maßgeblich ist der vom Statistischen Bundesamt veröffentlichte Indexwert.“

Konkrete Auswirkung:

Wenn beispielsweise die Vergütung im Jahr 2022 bei 24,00 € pro Einheit und Monat lag und die Inflation 6,9 % betrug (tatsächlicher Wert für 2022 laut VPI), erhöht sich die Vergütung ab 1. Januar 2023 auf:

24,00 € × 1,069 = 25,66 € pro Einheit und Monat

Dieser Mechanismus ermöglicht eine kontinuierliche, objektive Anpassung ohne jährliche Verhandlungen mit der Eigentümergemeinschaft. Gleichzeitig bleibt die Transparenz gewahrt, denn die Entwicklung des VPI ist öffentlich einsehbar.

3. Vergütungserhöhung per Beschluss in der Eigentümerversammlung (Standard-Variante)

Falls der aktuelle Vertrag keine automatische Anpassung vorsieht oder eine deutlichere Erhöhung notwendig ist, können Verwalter eine Anpassung über einen Beschlussvorschlag in der Eigentümerversammlung anstreben.

Praxisbeispiel:

„Die Eigentümerversammlung beschließt, die Vergütung der Verwaltung ab dem 1. Januar des kommenden Jahres von 24,00 € pro Einheit auf 30,00 € pro Einheit und Monat zu erhöhen.“

Begründungspflicht:

Die Verwaltung sollte nachvollziehbar darlegen:

• Wie stark die Lohnkosten seit Vertragsbeginn gestiegen sind (z. B. durchschnittliche Gehaltserhöhungen von 15 % seit 2020)
• Welche zusätzlichen Aufgaben hinzugekommen sind (z. B. EED-Vorgaben, Fernablesung, Datenschutzanforderungen, Umsetzung der Heizkostenverordnung)
• Ob die bisherige Vergütung unterhalb des Marktniveaus lag

Beispielhafte Rechnung:

Eine Gemeinschaft mit 24 Einheiten zahlte bislang:

24 × 24,00 € = 576 € monatlich (6.912 € jährlich)

Nach Anpassung auf 30,00 € pro Einheit:

24 × 30,00 € = 720 € monatlich (8.640 € jährlich)

Mehrkosten für die Gemeinschaft: 1.728 € pro Jahr, also 72 € pro Einheit und Jahr – rund 6 € im Monat. Für diese geringe Mehrbelastung kann die Verwaltung ihr Personal halten und ordentliche Leistungen erbringen.

4. Neuer Vertrag oder Änderungskündigung mit Angebot zur Neuvergabe

In besonders gravierenden Fällen – etwa wenn ein Altvertrag aus Zeiten mit extrem niedrigen Preisen fortbesteht – ist eine Änderungskündigung manchmal der einzige Weg. Dabei kündigt die Verwaltung den bestehenden Vertrag fristgerecht und unterbreitet gleichzeitig ein neues Vertragsangebot zu marktgerechten Konditionen.

Hintergrund:

Manche Verwaltungen betreuen Altverträge mit Sätzen unter 20,00 € pro Einheit – wirtschaftlich nicht mehr tragbar, wenn qualifiziertes Personal bis zu 60.000 € Jahresgehalt kostet und die Personalkosten 70 % der Betriebsausgaben ausmachen.

Rechenbeispiel:

Ein Objekt mit 36 Einheiten wird für 18,00 € je Einheit betreut:

36 × 18,00 € = 648 € monatlich (7.776 € jährlich)

Selbst wenn das Objekt 15 Stunden pro Jahr bindet (inkl. Versammlungen, Abrechnung, E-Mails etc.), beträgt der rechnerische Stundensatz:

7.776 € ÷ 15 Stunden = 518,40 € pro Stunde – klingt viel, aber nur, wenn kein weiterer Verwaltungsaufwand durch Digitalisierung, Sonderprojekte oder Konfliktmanagement entsteht. Wenn realistisch 40 Stunden pro Jahr nötig sind, liegt der echte Stundensatz bei nur 194,40 €. Das deckt kaum die tatsächlichen Personalkosten und Overhead.

Vorteile:

• Die Verwaltung kann ihre Rentabilität durch marktgerechte Preise wiederherstellen
• Eigentümer erhalten ein realistisches Bild der Kostenlage und können fundiert entscheiden

Nachteile bzw. Risiken:

• Das Vertrauensverhältnis zur Eigentümergemeinschaft kann leiden
• Es entsteht Unsicherheit, wenn der Vertrag endet und keine Einigung erzielt wird
• Eigentümer fühlen sich ggf. unter Druck gesetzt und reagieren mit Ablehnung

Tipp:

Diese Variante sollte immer gut vorbereitet und sachlich kommuniziert werden – mit einer detaillierten Darstellung der bisherigen Leistung, der veränderten Marktbedingungen und der wirtschaftlichen Notwendigkeit. Transparenz ist entscheidend.

Ein ergänzender Hinweis auf das aktuelle Marktumfeld (z. B. dass bei einer Neuausschreibung häufig ohnehin höhere Preise aufgerufen werden) kann dabei helfen, die Situation realistisch einzuordnen.

Alternative:

Wer frühzeitig Staffel- oder Indexierungsmodelle in seine Verträge aufnimmt, kann solche harten Maßnahmen wie Änderungskündigungen oft vermeiden.

5. Leistungspakete einführen: Von Basic bis Premium

Ein differenziertes Vergütungsmodell kann nicht nur für mehr Fairness, sondern auch für mehr Wirtschaftlichkeit sorgen. Verwaltungen bieten zunehmend Leistungspakete an, zwischen denen Eigentümergemeinschaften wählen können.

Typische Staffelung:

• Basic (z. B. 26 €/Einheit): klassische WEG-Leistungen wie Buchhaltung, Versammlung, Jahresabrechnung, einfache Kommunikation
• Standard (z. B. 30 €/Einheit): zusätzlich: schnellerer Support, digitale Dokumentenzustellung, feste Ansprechpartner
• Premium (z. B. 36 €/Einheit): inkl. Begleitung von Modernisierungen, digitale Eigentümer-App, direkter Zugang zum Verwaltungsportal, juristische Erstberatung

Nutzen:

• Eigentümer können je nach Bedarf und Budget entscheiden
• Zusatzleistungen werden nicht mehr „verschenkt“
• Die Zahlungsbereitschaft steigt, wenn Leistungen sichtbar sind

6. Kürzere Vertragslaufzeiten mit Revisionsmöglichkeit

Statt starrer 5-Jahresverträge setzen moderne Verwaltungen auf flexiblere Vertragsmodelle mit 2 bis 3 Jahren Laufzeit und optionaler Anpassung der Vergütung. Das ermöglicht frühzeitigere Reaktionen auf Marktveränderungen.

Formulierungsvorschlag:

„Der Verwaltervertrag läuft über drei Jahre. Zum Ende des zweiten Jahres können beide Seiten eine Anpassung der Vergütung auf Basis der Entwicklung des Verbraucherpreisindex vorschlagen.“

Vorteile:

• Marktveränderungen können berücksichtigt werden
• Verwaltung kann schneller auf Kostensteigerungen reagieren
• Eigentümer haben regelmäßig Gelegenheit zur Neubewertung der Zusammenarbeit

7. Digitale Zusatzservices als eigene Gebührenposition

Die fortschreitende Digitalisierung verursacht Mehrkosten – sowohl in Software als auch in Betreuung und Support. Diese sollten separat ausgewiesen werden, wenn sie über die Grundverwaltung hinausgehen.

Mögliche Zusatzgebühren:

• Nutzung eines digitalen Eigentümerportals: z. B. 0,50 €/Einheit/Monat
• Bereitstellung einer Service-App mit Schadensmeldesystem: z. B. 1,00 €/Einheit/Monat
• Digitale Belegprüfung über Webzugang: z. B. 0,25 €/Einheit/Monat

Beispielrechnung:

Für ein Objekt mit 40 Einheiten und drei digitalen Zusatzservices:

40 × (0,50 + 1,00 + 0,25) € = 70,00 € monatlich (840,00 € jährlich)

Das deckt nicht nur Kosten für Lizenzen, sondern auch Aufwand für Einrichtung, Updates, Datenschutz und Nutzerunterstützung.

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8. Abrechnung von Sonderleistungen per Stundenhonorar

Viele Hausverwalter haben bereits in ihren Verwalterverträgen eine Regelung zur Abrechnung von Sonderleistungen auf Stundenbasis integriert. Gemeint sind damit Leistungen, die nicht zum klassischen Umfang der WEG-Verwaltung gehören – etwa aufwendige Eigentümerkommunikation, Behördenkontakte, Sonderauswertungen oder spezielle Zusatzarbeiten auf Wunsch des Beirats.

Warum wurden diese Leistungen früher selten abgerechnet?

• Mangel an geeigneter Zeiterfassungs- oder Abrechnungstechnologie
• Hoher Aufwand für die interne Dokumentation
• Scheu vor Konflikten mit Eigentümern oder dem Verwaltungsbeirat

Heute: Professionalisierung durch Preisdruck und digitale Tools

Mit steigender wirtschaftlicher Belastung und verfügbarer Spezialsoftware (z. B. Facil.io, Casavi, ETG24, Domus Performance) dokumentieren viele Verwaltungen ihren Zusatzaufwand nun strukturiert – und rechnen diesen auch ab. Dadurch wird endlich genutzt, was rechtlich schon lange möglich ist.

Typische Beispiele für Stundenhonorarleistungen:

• Schriftwechsel mit Anwälten, Behörden oder Versorgern: 90 €/h
• Aufarbeitung alter Unterlagen nach Verwalterwechsel: 95 €/h
• Individuelle Rückfragen von Eigentümern zu Abrechnungen: 80 €/h
• Beiratssitzungen außerhalb des Standardumfangs: 90 €/h

Vorteile für Verwaltungen:

• Wirtschaftliche Entlastung bei hohem Mehraufwand
• Motivation, Sonderanfragen kompetent und zügig zu bearbeiten

Vorteile für Eigentümer:

• Klare Trennung zwischen Grund- und Zusatzleistung
• Bessere Nachvollziehbarkeit durch Leistungstransparenz

Hinweis:

Wichtig ist, dass solche Leistungen nachvollziehbar erfasst und kommuniziert werden. Eine Kombination aus klarer Vertragsgrundlage, sauberer Zeiterfassung und sachlicher Kommunikation verhindert Missverständnisse – und trägt zu einer langfristig professionellen Zusammenarbeit bei.

9. Beteiligung bei Sanierungen und Versicherungsfällen: z. B. 2 % der Kosten

Ein weiterer Aspekt, der zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Abrechnung von Sonderleistungen nach Stundenhonorar. Viele Verwalter haben bereits in ihren Verträgen die Möglichkeit vorgesehen, zusätzliche Leistungen außerhalb des normalen Verwaltertätigkeitsumfangs separat auf Stundenbasis abzurechnen – etwa für aufwendige Kommunikation mit Behörden, Beiratsabstimmungen, Versicherungsschäden oder Eigentümerwechsel mit hoher Komplexität.

Früher oft nicht genutzt: In der Vergangenheit wurden diese Positionen selten abgerechnet. Gründe waren unter anderem:

• keine geeignete Zeiterfassungssoftware
• hoher Aufwand für Dokumentation und Rechnungserstellung
• Angst vor Diskussionen mit Beirat oder Eigentümern

Heute ändert sich das Bild: Mit steigendem wirtschaftlichen Druck und verbesserten digitalen Tools (z. B. Zeiterfassung per Casavi, Facil.io oder ETG24) dokumentieren Verwaltungen Sonderaufwand zunehmend professionell – und rechnen diesen auch ab.

Typische Beispiele für Sonderleistungen:

• Beiratskommunikation außerhalb regulärer Themen: 90 €/h
• Erstellung von Sonderauswertungen auf Wunsch einzelner Eigentümer: 80 €/h
• Aufarbeitung fehlender Unterlagen nach Verwalterwechsel: 95 €/h
• Begleitung von Kleinsanierungen unterhalb der Schwelle für Pauschalvergütung: 85 €/h

Vorteile für Verwaltungen:

• Transparente und faire Abrechnung
• Wirtschaftliche Absicherung von Mehraufwand

Vorteile für Eigentümer:

• Nachvollziehbarkeit durch klare Leistungserfassung
• Professionalisierung der Verwaltungsleistung ohne versteckte Quersubventionierung

Tipp: Diese Leistungen sollten nicht nur im Vertrag geregelt sein, sondern aktiv kommuniziert und nachvollziehbar aufbereitet werden. Idealerweise mit Zeiterfassung und Leistungsprotokoll – das schafft Vertrauen.

Neben der laufenden Grundvergütung sind viele Maßnahmen in einer Eigentümergemeinschaft mit erheblichem Zusatzaufwand für die Verwaltung verbunden. Dazu zählen z. B. die Koordination von Sanierungen, die Betreuung von Versicherungsschäden oder die Abwicklung öffentlich geförderter Maßnahmen. Diese Tätigkeiten gehen weit über die klassische WEG-Verwaltung hinaus – und sollten gesondert vergütet werden.

Typische Fälle für Sonderhonorare:

• Dach-, Fassaden- oder Balkonsanierungen
• Austausch der Heizungsanlage oder der Fenster
• Großschäden durch Leitungswasser oder Sturm
• Koordination von Förderprogrammen (z. B. KfW, BEG, kommunale Programme)

Begründung: Solche Maßnahmen erfordern deutlich mehr Zeitaufwand, Fachkenntnis, Projektkoordination, Risikoabschätzung und Kommunikation – intern wie extern. Sie binden Verwaltungskapazität über Wochen oder Monate. Oft müssen auch Eigentümerbesprechungen, baubegleitende Prüfungen oder Fördermittelabwicklungen übernommen werden.

Vergütungsmodelle:

• Pauschale (z. B. 1.200 €) für definierte Maßnahmen wie Heizungsmodernisierung
• Stundensatz (z. B. 90 €/h) bei nicht kalkulierbarem Aufwand
• Prozentsatz der Maßnahmensumme, z. B. 2 % der Baukosten

Beispielrechnung:

Sanierungskosten: 120.000 € → Verwaltungshonorar bei 2 %: 2.400 € netto

Leistung der Verwaltung:

• Vorbereitung der Eigentümerbeschlüsse
• Ausschreibung und Angebotsvergleich
• Koordination mit Architekt/Fachplaner/Baufirma
• Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe
• Information der Eigentümer während der Bauzeit

Vorteile für Eigentümer:

• Klare Zuständigkeiten
• Professionelle Umsetzung
• Weniger Risiko durch strukturierte Begleitung

Vorteile für Verwalter:

• Faire Vergütung für tatsächlichen Aufwand
• Motivation, Projekte aktiv zu begleiten

Hinweis: Diese Vergütung muss vertraglich geregelt oder per Beschluss genehmigt werden. Für Eigentümer empfiehlt es sich, solche Positionen offen und nachvollziehbar zu vereinbaren – das schafft Vertrauen und fördert die Qualität.

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10. FAQ: Typische Fragen von Eigentümern – und wie Verwaltungen überzeugend argumentieren können

Ein häufiger Grund für Spannungen bei Vergütungserhöhungen liegt in der fehlenden Information. Eigentümer haben oft berechtigte Fragen – und wenn diese unbeantwortet bleiben, entstehen Ablehnung und Misstrauen. Deshalb ist es wichtig, dass Verwaltungen vorbereitet sind und schlüssige, sachliche Antworten geben können.

Warum soll plötzlich mehr bezahlt werden?

→ Die Verwaltungskosten sind in den letzten Jahren stark gestiegen – Löhne, Software, Versicherungen, Datenschutz, Energieberichte, Fernablesung etc. Gleichzeitig ist die ursprüngliche Vergütung oft zehn Jahre alt und bildet die Realität nicht mehr ab.

Warum trifft das auch unsere kleine Gemeinschaft?

→ Gerade kleine Gemeinschaften verursachen überdurchschnittlich viel Aufwand pro Einheit, da Fixkosten (z. B. Versammlungen, Kommunikation, Abrechnung) auf weniger Einheiten verteilt werden. Für Verwaltungen ist das nur tragbar, wenn die Vergütung angepasst wird.

Was passiert, wenn wir nicht zustimmen?

→ Je nach Vertragslage bleibt es beim alten Preis – oder die Verwaltung kündigt. In vielen Fällen findet sich für den alten Preis keine neue Verwaltung. Eigentümer sollten realistisch abwägen, was sie verlieren, wenn die Zusammenarbeit endet.

Wir haben doch kaum Aufwand – warum trotzdem mehr zahlen?

→ Selbst in ruhigen Objekten steigen die gesetzlichen Anforderungen. Zudem ist es betriebswirtschaftlich unvertretbar, ein Objekt dauerhaft unter Marktpreis zu führen – allein aus Fairness gegenüber anderen Objekten im Bestand.

Können wir uns eine günstigere Verwaltung suchen?

→ Das ist möglich, aber der Markt ist angespannt. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass neue Angebote gleich hoch oder sogar teurer sind – und viele Verwaltungen lehnen kleine oder unprofitable Objekte mittlerweile ab.

Ist eine automatische Staffel nicht unfair?

→ Nein. Eine Staffelung ist ein vertraglich transparenter Mechanismus, der Preisdiskussionen erspart. Beide Seiten wissen, woran sie sind. Es geht um Planbarkeit, nicht um Willkür.

Warum soll bei einer Sanierung zusätzlich gezahlt werden?

→ Großprojekte wie Fassaden- oder Heizungssanierungen binden enorm viel Arbeitszeit und Haftungsrisiko. Die Verwaltung übernimmt Projektmanagement, Ausschreibung, Kontrolle – das kann nicht mit der Basisvergütung abgedeckt werden.

11. Checkliste: So argumentieren Verwaltungen erfolgreich für Preiserhöhungen

Diese Checkliste hilft Verwaltern, eine geplante Vergütungserhöhung gut vorzubereiten und strukturiert zu kommunizieren:

• Vertrag prüfen: Gibt es eine Staffel oder Indexierung? Wenn nein: Woher stammt der aktuelle Preis?
• Marktanalyse durchführen: Welche Preise verlangen andere Verwaltungen für vergleichbare Objekte? Regionale Unterschiede beachten.
• Objektkategorie einordnen: Ruhige Gemeinschaft mit wenig Aufwand? Oder konfliktbelastet, sanierungsbedürftig, komplex? Das beeinflusst den Preis erheblich.
• Personal- und Sachkostenentwicklung darstellen: Zeige nachvollziehbar, wie sich Gehälter, Software, Versicherung, Energiepreise, Porto etc. entwickelt haben.
• Veränderungen im gesetzlichen Rahmen ansprechen: Datenschutz, EED, CO₂-Kosten, Online-Versammlungen, neue Protokollpflichten usw.
• Vergleich Altvertrag vs. heutige Realität: Was hat sich seit Vertragsbeginn verändert? Welche Leistungen werden heute zusätzlich erbracht?
• Klare Preiserhöhung beziffern: Z. B. von 24 € auf 30 € pro Einheit. In Summe und pro Eigentümer erklären.
• Positiv formulieren: Keine Drohungen, sondern ehrliche Wirtschaftlichkeitskommunikation: „Nur so können wir die Qualität aufrechterhalten.“
• Alternativen aufzeigen: Etwa Staffelung anbieten oder optionale Leistungspakete.
• Beirat frühzeitig einbinden: Je besser informiert, desto größer die Zustimmung in der Versammlung.
• Unterlagen schriftlich und visuell aufbereiten: Rechenbeispiele, Vergleichstabellen, Entwicklungskurven. Das wirkt professionell.
• Eigene Grenzen definieren: Was passiert, wenn die Erhöhung abgelehnt wird? Bleibt die Verwaltung? Nur noch mit Minimalleistungen? Kündigung?
• Timing beachten: Idealerweise mehrere Monate vor Vertragsverlängerung oder Eigentümerversammlung vorbereiten.
• Kommunikation planen: Wer informiert wann? Per E-Mail? Im Vorfeld der Versammlung? Persönliches Gespräch?
• Ergebnis dokumentieren: Wird die Erhöhung beschlossen, sollte sie klar protokolliert und in die neue Vertragsfassung übernommen werden.

12. Fazit: Mehr Klarheit, mehr Leistung – und mehr Akzeptanz für gute Vergütung

Die Zeit der Verwalterverträge mit Dumpingpreisen geht zu Ende. Wer als Hausverwalter professionelle Leistung bietet, muss diese auch wirtschaftlich abbilden. Durch transparente Modelle, nachvollziehbare Erhöhungen und zusätzliche Leistungen lässt sich die Akzeptanz bei Eigentümern deutlich steigern – und die eigene Rentabilität sichern.

Tipp für Eigentümer:

Wer eine verlässliche, engagierte Hausverwaltung behalten möchte, sollte nicht nur auf den Preis schauen. Schon eine Erhöhung von 5 bis 10 € pro Einheit kann entscheidend sein, ob eine Verwaltung weiterhin motiviert arbeitet – oder das Objekt abgibt.

Tipp für Hausverwalter:

Nutzen Sie den aktuellen Marktdruck nicht nur für Preisanpassungen, sondern auch zur Positionierung als moderner Dienstleister. Wer jetzt handelt, hat die besten Karten für eine rentable Zukunft.