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###Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, § 18 Abs. 4 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dieser Anspruch besteht gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft und richtet sich gegen den amtierenden Verwalter als Ausführungsorgan der Eigentümergemeinschaft. Dabei ist das Recht zur Einsicht in die Beschluss-Sammlung in § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG besonders erwähnt. § Wo und wie die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen ausgeübt werden kann, was zu diesen Unterlagen gehört und ob der Verwalter die Einsicht verweigern darf, erfahren Sie in diesem Artikel.

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1. So weit reicht das Recht zur Einsicht in die Verwaltungsunterlagen

Jeder Wohnungseigentümer hat ein individuelles Einsichtsrecht in sämtliche Verwaltungsunterlagen (BGH, Urteil vom 11.02.2011, Az.: V ZR 66/10). Dazu gehören auch die Abrechnungsunterlagen für die Jahresabrechnung. Vom Einsichtsrecht umfasst sind auch die Jahreseinzelabrechnungen der anderen Wohnungseigentümer (OLG München, Beschluss vom 09.03.2007, Az.: 32 Wx 177/06). Weder ist für das Einsichtsrecht ein besonderes rechtliches Interesse erforderlich noch spielt es eine Rolle, ob mögliche Ansprüche verjährt sind (LG Frankfurt am Main, Beschluss vom 18.07.2016, Az.: 2-13 S 13/14).

Auch für ausgeschiedene Eigentümer besteht das Einsichtsrecht (KG Berlin, Beschluss vom 31.01.2000, Az.: 24 W 601/99). Sind die Unterlagen noch beim früheren Verwalter, muss der amtierende Verwalter die Unterlagen beschaffen, wobei der ehemalige Verwalter zur Herausgabe verpflichtet ist.

Eine Beschaffungspflicht des derzeitigen Verwalters besteht ebenfalls, wenn die zur Einsicht gewünschten Unterlagen beim Steuerberater sind (LG Frankfurt am Main, Beschluss vom 13.01.2025, Az. 2-13 S 615/23).

Verlangt werden kann die Einsichtnahme in die Originalbelege. Sind diese nicht (mehr) vorhanden, beschränkt sich das Recht zur Einsicht auf die digitalen Daten (LG Frankfurt am Main, Urteil vom 16.02.2023, Az.: 2-13 S 39/22).

Der zur Einsicht berechtigte Eigentümer darf auf seine Kosten Kopien von den Verwaltungsunterlagen anfertigen. Dazu kann er diese vom Verwalter gegen Kostenerstattung fordern (BGH, Urteil vom 11.02.2011, Az.: V ZR 66/10).

Allerdings kann der Eigentümer mangels eines vorhandenen Kopierers darauf verwiesen werden bzw. hat alternativ die Möglichkeit, die benötigten Unterlagen zu fotografieren, etwa mit seinem Smartphone (so für die Abrechnungsbelege der Nebenkostenabrechnung eines Mieters: AG Berlin-Charlottenburg, Beschluss vom 06.08.2010, Az.: 216 C 111/10).

Um sein Einsichtsrecht geltend zu machen, muss der Eigentümer die Verwaltungsunterlagen genau bezeichnen, die er einsehen möchte. Erforderlich ist zudem, dass die Unterlagen ohne größeren Vorbereitungsaufwand und ohne Störungen des Betriebsablaufs der Hausverwaltung eingesehen und ggf. fotokopiert bzw. fotografiert werden können (LG Frankfurt am Main, Urteil vom 11.05.2023, Az.: 2-13 S 90/22).

Begrenzt wird das Einsichtsrecht des Eigentümers durch das Verbot des Rechtsmissbrauchs nach § 242 BGB und das Schikaneverbot nach § 226 BGB. Danach ist die Ausübung von Rechten als Wohnungseigentümer unzulässig, wenn das lediglich bezweckt, anderen zu schaden. Das ist etwa der Fall, wenn ein Eigentümer mehrfach und grundlos Einsicht in dieselben Unterlagen verlangt.

Das bedeutet aber nicht, dass das Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen grundsätzlich auf eine nur einmalige Einsichtnahme beschränkt ist. Maßgeblich ist jeweils der Einzelfall. So ist etwa eine erneute Einsichtnahme möglich, wenn sich zwischenzeitlich die Verhältnisse geändert haben können (LG Frankfurt am Main, Urteil vom 12.01.2017, Az.: 2-13 S 48/16). Ebenso muss dem Informationsbedürfnis eines Eigentümers nicht vollständig entsprochen sein, wenn dieser bereits in der Vergangenheit mehrfach die Verwaltungsunterlagen eingesehen hat (LG Frankfurt am Main, Beschluss vom 18.07.2016, Az.: 2-13 S 13/14).

Diese Grundsätze gelten ebenfalls für das in § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG geregelte Einsichtsrecht in die Beschluss-Sammlung.

2. Verwaltungsunterlagen: Was alles dazu gehört

Zu den Verwaltungsunterlagen, die jeder Wohnungseigentümer einsehen darf, gehören insbesondere die

Unterlagen zum Grundstück und Gebäude:

• Teilungserklärung nebst Gemeinschaftsordnung
• Baugenehmigung, Bauverträge, Grundrisspläne und Statikpläne
• Unterlagen im Zusammenhang mit baulichen Arbeiten und Mängelgewährleistung wie etwa Abnahmeprotokolle, etwaige Baumängellisten und ggf. Schriftverkehr über Mängelrügen
• Instandhaltungs- und Instandsetzungsplan
• Bestandszeichnungen von Strom-, Wasser-, Gas- und Heizungsleitungen
• Energieausweise
• Hausordnung in der aktuellen Fassung
• Schließplan für Schließanlage nebst Generalschlüssel, sonstige Schlüssel und etwaige Schlüsselkarte für Nachbestellungen
• Betriebs- und Bedienungsanleitungen für gemeinschaftliche Anlagen und Einrichtungen

Unterlagen zu Abrechnungen, Zahlungen und Vermögen:

• Sämtliche Bankauszüge und Buchungsbelege sowie Rechnungen und etwaige Mahnungen
• Jahresabrechnungen nebst der Einzelabrechnungen sowie alte Wirtschaftspläne und die Wirtschaftspläne für das laufende Jahr
• Unterlagen zu den Betriebskostenabrechnungen, insbesondere Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung
• Vermögensberichte
• Verzeichnis über sämtliche Gegenstände, die im Eigentum der WEG stehen

Unterlagen über die Verträge der WEG:

• Versicherungsverträge der gemeinschaftlichen Versicherungen und etwaige Schadensakten
• Wartungsverträge für die Wartung der gemeinschaftlichen Anlagen und Einrichtungen
• Versorgungs-, Lieferungs- und Dienstleistungsverträge für die Eigentümergemeinschaft
• Arbeitsverträge nebst Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen von Beschäftigten der Eigentümergemeinschaft (etwa Hausmeister, Gärtner, Reinigungskräfte)
• Mietverträge über vermietetes Gemeinschaftseigentum
• Verwalterkorrespondenz mit Versicherungen, Handwerkern, Versorgern, Lieferanten, Dienstleistern, Beschäftigten und Mietern der Eigentümergemeinschaft

Sonstige Unterlagen der WEG:

• Eigentümerliste mit Namen und etwaigen Anschriften (auch E-Mail-Adressen dürfen eingesehen werden, LG Düsseldorf, Urteil vom 04.10.2018, Az.: 25 S 22/18)
• Originale der Protokolle aller bisherigen Eigentümerversammlungen (Versammlungsprotokolle) nebst Anwesenheitslisten und etwaigen Vollmachten
• Beschluss-Sammlung
• Protokolle des Verwaltungsbeirats (LG Frankfurt am Main, Beschluss vom 13.01.2025, Az. 2-13 S 615/23)
• E-Mail-Verkehr zwischen dem Verwaltungsbeirat und dem Verwalter (AG Berlin-Mitte, Urteil vom 08.04.2025, Az.: 22 C 5003/25 EVWEG)
• Verwalterkorrespondenz mit Wohnungseigentümern
• Verwaltervollmacht nebst erloschenen Vollmachten von Vorverwaltern
• Unterlagen über anhängige und beendete Gerichtsverfahren‍

3. Wer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen darf

Einsichtsberechtigt ist jeder Wohnungseigentümer, § 18 Abs. 4 WEG. Das gilt auch für einen ausgeschiedenen Eigentümer, soweit nachwirkende Rechte und Pflichten bestehen können (Kammergericht (KG) Berlin, Beschluss vom 31.01.2000, Az.: 24 W 601/99). Bei der Einsichtnahme darf der Eigentümer einen weiteren Eigentümer aus der Gemeinschaft und / oder einen Rechtsanwalt hinzuziehen (LG Frankfurt am Main, Beschluss vom 20.06.2016, Az.: 2-13 S 13/14).

Der Eigentümer kann für sich auch durch einen von ihm dazu ermächtigten Dritten Einsicht nehmen lassen. Das setzt voraus, dass der Eigentümer ein nachvollziehbares und berechtigtes Interesse daran hat, dass die Einsichtnahme durch den Dritten erfolgt. Ein berechtigtes Interesse kommt bei fehlender Sachkunde des Eigentümers, aber auch durch die Stellung des Bevollmächtigten als Vertrauter sowie bei Mietern des Eigentümers in Betracht (LG Hamburg, Urteil vom 15.01.2020, Az.: 318 S 59/19; LG Saarbrücken, Urteil vom 26.04.2019, Az.: 5 S 31/18 36 C 29/18 (12), AG Siegen, Urteil vom 27.01.2023, Az.: 17 C 8/22).

Parteien kraft Amtes, die aus unterschiedlichen Gründen an die Stelle eines Eigentümers treten können (Insolvenzverwalter, Zwangsverwalter, Testamentsvollstrecker), haben ebenfalls ein Einsichtsrecht.

Auch für den Vorverwalter besteht ein Einsichtsrecht. Soweit der frühere Verwalter beim Ausscheiden aus dem Amt zur Erstellung der Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr verpflichtet ist, kann er die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen und Belege einsehen. Das gilt auch für die benötigten Unterlagen, die bei seinem Ausscheiden noch nicht vorhanden waren und später dem neuen Verwalter zugegangen sind (BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17).

4. Wo die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen ist

Die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen hat grundsätzlich am Ort der Wohnanlage zu erfolgen, § 269 Abs.1 und 2 BGB. Da der Verwalter jedoch gesetzlicher Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft und deren Ausführungsorgan ist, besteht das Recht auf Einsichtnahme in den Geschäftsräumen des Verwalters (BGH, Urteil vom 11.02.2011, Az.: V ZR 66/10; AG Heidelberg, Urteil vom 19.04.2023, Az.: 45 C 103/22). Auf einen anderen Ort wie etwa bei einem Beiratsmitglied braucht sich ein Wohnungseigentümer nicht verweisen zu lassen (LG Itzehoe, Urteil vom 17.09.2013, Az.:11 S 93/12). Umgekehrt können die Eigentümer aber auch nicht verlangen, dass die Verwaltungsunterlagen an einem „neutralen“ Ort außerhalb der Geschäftsräume eingesehen werden können (OLG Köln, Beschluss vom 07.06.2006, Az.: 16 Wx 241/05).

Ausnahmsweise kommt eine Einsicht außerhalb der Geschäftsräume des Verwalters in Betracht, wenn

• ein Wohnungseigentümer bei Einsicht in den Geschäftsräumen um seine körperliche Unversehrtheit fürchten muss, etwa durch einen tätlichen Angriff des Verwalters (OLG Hamm Beschluss vom 12.02.1998, Az.: 15 W 319/97). Bloße diffamierende Äußerungen in der Vergangenheit reichen dazu jedoch nicht aus (OLG Köln Beschluss vom 07.06.2006, Az.:16 Wx 241/05)
• die Geschäftsräume des Verwalters 700 km entfernt vom Ort der Wohnungseigentumsanlage sind. Dabei ist aber zu beachten, dass die Bereitstellung der Verwaltungsunterlagen am Tag der Eigentümerversammlung zur Einsicht genügt und insoweit eine zusätzliche Einsichtsmöglichkeit außerhalb Geschäftsräume nicht angeboten werden muss. Lediglich dann, wenn der Eigentümer an der Versammlungsteilnahme verhindert ist (etwa wegen Krankheit), ist der Verwalter verpflichtet, am Ort der Liegenschaft zusätzlich Gelegenheit zur Einsicht zu geben (OLG Köln, Beschluss vom 07.06.2006, Az.: 16 Wx 241/05).

Gerade in diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, ob der Verwalter den Wohnungseigentümern auf ihren Wunsch Kopien bestimmter Verwaltungsunterlagen anfertigen und zusenden muss. Eine solche Verpflichtung des Verwalters hat der BGH grundsätzlich abgelehnt (Urteil vom 11.02.2011, Az.: V ZR 66/10). Allerdings kann sich im Einzelfall aus Treu und Glauben eine solche Pflicht ergeben. Das trifft etwa zu, wenn der betreffende Eigentümer

• andernfalls die gewünschten Unterlagen nicht rechtzeitig (beispielsweise vor einer Eigentümerversammlung) erhalten kann
• so hoch betagt, so sehbehindert oder längere Zeit so erkrankt ist, dass für ihn ein Aufsuchen der Räume des Verwalters unmöglich oder unzumutbar ist
• vom Einsichtsort weit entfernt wohnt und ihm eine Anreise unzumutbar ist. Gerade hier kommt es aber auf dem konkreten Fall an. Denn einem reisefähigen, zu 80% schwerbehindertem und 500 km von der Wohnanlage entfernt wohnenden Eigentümer ist regelmäßig zuzumuten, dass er am Vortag der Eigentümerversammlung anreist und beim am Ort der Liegenschaft ansässigen Verwalter Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nimmt (LG Itzehoe, Beschluss vom 09.03.2016, Az.; 11 S 79/15)

‍Soweit gegen den Verwalter ein Anspruch auf Kopien und Zusendung von hinreichend genau bezeichneten Belegen gegen Kostenerstattung besteht, kann das im Einzelfall gegen das Schikane- und Missbrauchsverbot verstoßen (bei allen Belegen eines Wirtschaftsjahres: OLG München, Beschluss vom 29.05.2006, Az.: 34 Wx 027/06).

5. Das gilt für Zeitpunkt und Durchführung der Einsicht in die Verwaltungsunterlagen

Der Wohnungseigentümer muss die gewünschte Einsicht in die Verwaltungsunterlagen unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorbereitungszeit für den Verwalter ankündigen. Dabei sind dessen Bürozeiten zu berücksichtigen (OLG Köln, Beschluss vom 07.06.2006, Az.:16 Wx 241/05), Jedoch ist das Einsichtsrecht nicht auf die üblichen Bürozeiten des Verwalters begrenzt (AG Siegen, Urteil vom 27.01.2023, Az.: 17 C 8/22).

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Wird die Einsicht für eine bestimmte Dauer ermöglicht und hat der Eigentümer die Einsichtnahme noch nicht beendet, darf der Verwalter diese abbrechen. Der Eigentümer hat dann die Möglichkeit, mit dem Verwalter einen Fortsetzungstermin zu vereinbaren (OLG Rostock, Beschluss vom 03.11.2008, Az.: 3 W 5/08).

Kommt der Verwalter einem Einsichtsgesuch nicht nach, kann der Eigentümer nach Vorankündigung die Geschäftsräume des Verwalters zu dessen üblichen Bürozeiten besuchen und um Einsicht bitten (LG Berlin, Urteil vom 06.06.2014, Az.: 63 S 238/13).

Der Verwalter hat die Unterlagen in geordneter Form zur Einsicht bereitzustellen, wobei das jeweilige System ihm überlassen bleibt. Vom Eigentümer zur Einsicht gewünschte genau bezeichnete Unterlagen braucht sich dieser nicht aus mehreren ihm überlassenen Ordnern herauszusuchen.

Im Übrigen braucht der Verwalter persönlich weder bei der Einsicht anwesend zu sein noch ist der Eigentümer zur unbeaufsichtigten Einsicht berechtigt.

6. Diese Kosten können für die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen entstehen

Es gehört zu den Pflichten des Verwalters, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen ohne Kostenerhebung zu gewähren. Kosten für eine Einsichtnahme kann der Verwalter nur fordern, wenn das als Sonderhonorar mit der Eigentümergemeinschaft vereinbart ist.

‍Anders ist es jedoch mit den Kosten für das Anfertigen und Versenden von Kopien der Verwaltungsunterlagen, die ein Wohnungseigentümer verlangt. Keine Bedenken bestehen gegen eine Kostenerhebung wie im Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), wonach für die ersten 50 Kopien jeweils 0,50 Euro und für jede weitere Kopie 0,15 Euro anfallen. Zulässig ist aber auch eine Pauschale von 0,30 Euro pro Kopie (OLG München Beschluss vom 09.03.2007, Az.: 32 Wx 177/06).

Grundsätzlich kann beschlossen werden, dass das Anfertigen und Versenden von Kopien aus den Verwaltungsunterlagen nur gegen Vorkasse geschieht (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 20.11.2003, Az.: 2Z BR 168/03).

7. Verwalter verweigert pflichtwidrig Einsicht: So gehen Eigentümer vor

Verstößt die gewünschte Einsicht des Wohnungseigentümers nicht gegen das Verbot des Rechtsmissbrauchs sowie das Schikaneverbot und verweigert der Verwalter die Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen, verletzt der Verwalter seine Pflichten. Der Eigentümer kann sein Recht auf Einsicht nach § 18 Abs. 4 WEG dann klageweise gegen die Eigentümergemeinschaft durchsetzen. Zuständig für die wohnungseigentumsrechtliche Klage ist das Gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt, § 43 Abs. 2 Nr. 2 WEG.

Im Klageantrag sind die Unterlagen, in die Einsicht gewünscht wird, möglichst genau zu bezeichnen, damit später eine etwaige Zwangsvollstreckung durch den Gerichtsvollzieher möglich ist (LG Frankfurt am Main, Urteil vom 16.02.2023, Az.: 2-13 S 39/22). Wird die Eigentümergemeinschaft zur Einsichtsgewährung verurteilt, kann sie wegen der von ihr zu zahlenden Verfahrenskosten regelmäßig den Verwalter in Regress nehmen.

Eine Beschlussfassung ohne Einsicht widerspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung und ist daher ungültig (LG Frankfurt am Main, Urteil vom 12.01.2017, Az.: 2-13 S 48/16). Das gilt ebenso, wenn einem an der Eigentümerversammlung teilnehmenden Wohnungseigentümer die Einsicht in die Versammlungsvollmachten verwehrt wird (LG Frankfurt am Main, Urteil vom 08.04.2015, Az.: 2-13 S 35/13).

8. Wie Einsichtsrecht und Auskunftsrecht zu unterscheiden sind

Das Recht auf Einsicht des Wohnungseigentümers in die Verwaltungsunterlagen und sein Recht auf Auskunft sind zu differenzieren. Während das Einsichtsrecht ein individueller Anspruch des einzelnen Eigentümers ist, handelt es sich beim Auskunftsrecht um einen Anspruch der Eigentümergemeinschaft gegen den Verwalter. Diese macht den Auskunftsanspruch regelmäßig in der Eigentümerversammlung geltend. Nur dann, wenn das nicht geschieht, kann der einzelne Eigentümer vom Verwalter Auskunft verlangen. Dabei ist in beiden Fällen der Anspruchsgegner des einzelnen Eigentümers die Eigentümergemeinschaft, gegen die der jeweilige Anspruch zu richten ist.

Gewährt der Verwalter einem Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, ist er regelmäßig nicht zur Auskunft verpflichtet (BGH, Urteil vom 11.02.2011, Az.: V ZR 66/10).

Stößt also ein Eigentümer bei der Einsicht etwa auf Rechnungsunterlagen, die anschließend zu den in der Jahresabrechnung dargestellten Gemeinschaftsausgaben gehören, steht allen Eigentümern gemeinschaftlich im Rahmen der Eigentümerversammlung ein Auskunftsanspruch über diese Rechnungsunterlagen zu. Der Eigentümer, der die Unterlagen eingesehen hatte, kann dann den Verwalter in der Versammlung um Auskunft ersuchen.

Daneben besteht ein Auskunftsanspruch als Individualanspruch eines jeden Wohnungseigentümers, soweit das Auskunftsersuchen sich ausschließlich auf ihn betreffende Angelegenheiten erstreckt (BGH, Urteil vom 11.02.2011, Az.: V ZR 66/10).