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Bei Wohnungseigentümergemeinschaften erfolgt die Betreuung der Liegenschaft regelmäßig durch einen Verwalter. Dessen Aufgaben und Befugnisse sind zwar zum Teil im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgelegt. Allerdings betrifft das lediglich bestimmte Pflichten, für die stellenweise auch nur ein rechtlicher Rahmen vorgegeben ist. Daher werden in der Praxis die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters im Verwaltervertrag näher konkretisiert, insbesondere durch detaillierte Regelungen zu Vergütung, Zusatzaufgaben und Haftung des Verwalters. Was für die Gestaltung des Verwaltervertrags bei Form, Inhalt und Laufzeit besonders wichtig ist, haben wir für Sie in diesem Artikel zusammengefasst.

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1. Verwaltervertrag: Darum handelt es sich

Im Wohnungseigentumsrecht ist zwischen der Bestellung des Verwalters und dem Verwaltervertrag zu unterscheiden (sogenannte Trennungstheorie). Während durch die Bestellung des Verwalters dessen organschaftliche Stellung begründet wird, ist der Verwaltervertrag schuldrechtlicher Natur und regelt die rechtliche Beziehung zwischen den Wohnungseigentümern der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter. Wichtig dabei ist, dass der Verwaltervertrag stets mit der Eigentümergemeinschaft geschlossen wird, nicht aber mit den einzelnen Wohnungseigentümern. Diese können Ansprüche aus dem Verwaltervertrag daher grundsätzlich nur gegen die Eigentümergemeinschaft geltend machen.

Die Bestellung des Verwalters und der Abschluss des Verwaltervertrags sind eigenständige Rechtsakte, für deren Zustandekommen regelmäßig ein Beschluss der Eigentümer erforderlich ist. Das gilt umgekehrt auch für die Abberufung des Verwalters und der Kündigung oder der einvernehmlichen Aufhebung des Verwaltervertrags. Dabei endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate nach der jederzeit möglichen Abberufung des Verwalters, § 26 Abs. 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG).

Rechtlich betrachtet ist der Verwaltervertrag mit einem gegen Vergütung tätigen Verwalter ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag, wobei der Vertrag dienst- und teils werkvertragliche Elemente gemäß §§ 675, 611, 631 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) enthält (Bundesgerichtshof (BGH) Urteile vom 18.02.2011, Az.: V ZR 197/10; vom 26.02.2021, Az.: V ZR 290/19). So können etwa bei der allgemeinen Verwaltung des Gemeinschaftseigentums Dienstvertragsrecht und bei der Erstellung der Jahresabrechnung, des Wirtschaftsplans sowie des Vermögensberichts Werkvertragsrecht heranzuziehen sein.

2. Form des Verwaltervertrags: Stets schriftlich

Eine bestimmte Form für den Abschluss des Verwaltervertrags ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Jedoch sollte der Vertrag stets schriftlich zustande kommen. Denn nur so herrscht sowohl für die Wohnungseigentümer als auch für den Verwalter Klarheit darüber, welche Pflichten und Rechte im Einzelnen konkret vereinbart wurden. Ebenso ist eindeutig festgelegt, ob und für welche Leistungen der Verwalter eine Sondervergütung beanspruchen kann. Auch weitere Inhalte des Verwaltervertrags wie etwa dessen Laufzeit können einer schriftlichen Vereinbarung zweifelsfrei entnommen werden.

Ein schriftlicher Verwaltervertrag vermeidet daher mögliche Auseinandersetzungen und schlimmstenfalls gerichtliche Streitigkeiten über den Inhalt der getroffenen Vereinbarungen. Aus Beweisgründen sollte folglich zumindest die Textform nach § 126b BGB (etwa E-Mail oder Fax) für den Verwaltervertrag eingehalten werden.

Wegen der Beweisbarkeit der getroffenen Vereinbarungen sollte darauf geachtet werden, dass die einzelnen Rechte und Pflichten des Verwalters sowie die (Sonder)Vergütungen genau und detailliert im Verwaltervertrag wiedergegeben werden.

3. Das gilt für den Inhalt des Verwaltervertrags, insbesondere die Laufzeit

Da der Verwaltervertrag die rechtliche Beziehung zwischen den Wohnungseigentümern der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter regelt, sollten bestimmte in der Praxis bedeutsame Punkte stets vertraglich festlegt werden. Dabei unterliegen die entsprechenden Klauseln regelmäßig der Inhaltskontrolle nach den Bestimmungen über Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) gemäß §§ 305 ff. BGB. Denn der üblicherweise vom Verwalter vorgelegte Verwaltervertrag ist grundsätzlich für eine Vielzahl von Verwendungen bestimmt, dessen mehrfache Verwendung auch beabsichtigt ist.

3.1. Leistungsverzeichnis

Das Leistungsverzeichnis über die vom Verwalter zu erbringenden Tätigkeiten ist in der Regel nach Leistungskategorien oder -bereichen gegliedert und enthält detaillierte Beschreibungen der einzelnen Aufgaben. Dazu gehören insbesondere wirtschaftliche, technische, administrative und organisatorische sowie rechtliche und vertragliche Aufgaben.

3.2. Verwaltervergütung

Es ist regelmäßig Sache des Verwalters, der Eigentümergemeinschaft einen Verwaltervertrag mit einer Pauschalvergütung anzubieten oder mit einer in Teilentgelte aufgespaltenen Vergütung (BGH, Urteil vom 05.07.2019, Az.: V ZR 278/17). Eine aufgespaltene Vergütung ist aber nur rechtens, wenn vertraglich

• eine klare und transparente Abgrenzung derjenigen Grundleistungen, die von einer vorgesehenen Grundvergütung erfasst sein sollen, von den besonderen Leistungen bzw. Sonderleistungen erfolgt, die gesondert zu vergüten sind
• der tatsächliche Gesamtumfang der Vergütung erkennbar ist, der für die in jeder Eigentümergemeinschaft laufend anfallenden Aufgaben zu zahlen ist

Verlangt der Verwalter also eine Vergütung, mit der alle seine gesetzlichen Aufgaben abgegolten sein sollen, handelt es sich um eine Pauschalvergütung. Dann dürfen daneben grundsätzlich keine Sondervergütungen vereinbart werden (Amtsgericht (AG) Buxtehude, Urteil vom 13.10.2022, Az.: 31 C 389/21).

Anders ist es jedoch, wenn der Verwalter vertraglich eine Grundvergütung für stets wiederkehrende Aufgaben verlangt und diese Aufgaben klar benennt, etwa das Erstellen von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, das Aufstellen des Vermögensberichts, die Einberufung der ordentlichen jährlichen Eigentümerversammlung, das Anfertigen des zugehörigen Versammlungsprotokolls einschließlich des Führens der Beschluss-Sammlung, das Abwickeln des Zahlungsverkehrs sowie das Veranlassen der laufenden üblichen Erhaltungsmaßnahmen.

In diesem Fall kann der Verwalter auch Sondervergütungen im Verwaltervertrag vereinbaren, die er zwar der Eigentümergemeinschaft ebenfalls schuldet, die aber nicht stets und laufend anfallen und eben gerade mit der Grundvergütung nicht abgegolten sind. Das betrifft etwa die Einberufung außerordentlicher Eigentümerversammlungen, das Versenden von Mahnungen, das Führen und Begleiten von Rechtsstreitigkeiten sowie die Bauüberwachung oder Geltendmachung von Baumängeln, ferner beispielsweise die Bescheinigung haushaltsnaher Dienstleistungen, die Zustimmung zur Veräußerung eines Wohnungseigentums nach § 12 WEG und die Abwicklung von Versicherungsschäden. Auch ein Aufwendungs- und Auslagenersatz fällt regelmäßig hier hinein.

Anspruch auf Erhalt der Umsatzsteuer zuzüglich zu der vereinbarten Verwaltervergütung hat der Verwalter nur, wenn das im Verwaltervertrag vereinbart ist.

Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) und der Eigentümerverband Haus & Grund Deutschland geben seit einigen Jahren gemeinsam einen Mustervertrag für die Wohnungseigentumsverwaltung heraus. In dessen aktuellen Version werden im Leistungsverzeichnis die Grundleistungen und besonderen Leistungen exakt aufgeführt. Dementsprechend kann für die Grundleistungen des Verwalters eine Festvergütung und für die besonderen Leistungen eine gesonderte variable Vergütung nur für tatsächlich anfallende Sonderleistungen vereinbart werden.

3.3. Erhaltung des Gemeinschaftseigentums

Nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG ist der Verwalter berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung von untergeordneter Bedeutung zu treffen, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen für die Eigentümergemeinschaft führen. Dazu hat er im Außenverhältnis auch die erforderliche Vertretungsmacht als Vertreter und Organ der Eigentümergemeinschaft, § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG.

Bei Maßnahmen der Erhaltung, also der Instandhaltung und Instandsetzung, ist der Verwalter daher eigenverantwortlich berechtigt, laufende Reparaturen und gewöhnliche Instandsetzungen im kleineren Maße an Handwerker zu vergeben. Dabei spielt für die Beurteilung, ob eine Erhaltungsmaßnahme noch untergeordnet und nicht kostenintensiv ist, die Größe der Eigentümergemeinschaft und der Wohneigentumsanlage eine erhebliche Rolle.

Ob der Verwalter nun zu einer konkreten Erhaltungsmaßnahme berechtigt ist, kann daher im Einzelfall fraglich sein. Um hier Klarheit zu schaffen und dem Verwalter ein zügiges Handeln zu ermöglichen, sollte eine Erweiterung der Rechte des Verwalters nach § 27 Abs. 2 WEG beschlossen werden, wonach der Verwalter Erhaltungsmaßnahmen bis zu einem bestimmten Kostenvolumen eigenverantwortlich und ohne Beschluss der Wohnungseigentümer in Auftrag geben darf. Dazu bietet sich ein Instandhaltungs-Budget an. Das kann auch bereits im Verwaltervertrag vereinbart werden.

Ein Instandhaltungs-Budget ist allerdings nicht ohne jede Beschränkung, Budgetierung oder Begrenzung der Höhe zulässig, da andernfalls für den einzelnen Eigentümer ein unüberschaubares Kostenrisiko besteht. Wegen dieses unangemessenen Nachteils verstieße eine entsprechende Klausel gegen das Gebot von Treu und Glauben, so dass die Klausel nach § 307 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Nr. 1 BGB unwirksam wäre. Darüber hinaus widerspricht ein unbegrenztes Budget dem Grundsatz ordnungsmäßiger Verwaltung (Oberlandesgericht (OLG) München, Beschluss vom 20.03.2008; Az.: 34 Wx 46/07).

Wie hoch das Instandhaltungs-Budget bemessen sein sollte, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab, insbesondere der Größe der Wohneigentumsanlage. Ein jährliches Budget von 2.000 Euro, über das der der Verwalter frei und Eigentümerbeschluss verfügen darf, entspricht jedenfalls ordnungsmäßiger Verwaltung (Landgericht (LG) Dortmund, Beschluss vom 22.05.2015, Az.: 1 S 13/15). Bei größeren Wohneigentumsanlagen ist auch ein höheres Budget zulässig.

Ein Sachverständigen-Budget, das ebenfalls durch einen Erweiterungsbeschluss oder eine Vereinbarung im Verwaltervertrag eingeräumt wird, ermöglicht es dem Verwalter, die Ursache für Schäden am Gemeinschaftseigentum durch Hinzuziehung eines Sachverständigen kurzfristig klären zu lassen. Gerade das schnelle Auffinden der Schadensursache speziell bei Feuchtigkeitsschäden verhindert weitere Beeinträchtigungen.

Zwar ist an sich die Hinzuziehung eines Sachverständigen eine nicht kostenintensive Maßnahme von untergeordneter Bedeutung. Jedoch sorgt eine Regelung für Klarheit und vermeidet etwaige Streitigkeiten, wobei ein jährlicher Höchstbetrag von 2.500 Euro ordnungsmäßiger Verwaltung genügen dürfte.

3.4. Hausgeldverfahren

Das Anfordern und gerichtliche Beitreiben von Hausgeldforderungen zählt zur ordnungsgemäßen Verwaltung nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG, und zwar als Maßnahme von untergeordneter Bedeutung, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen für die Eigentümergemeinschaft führt. Zwar bleibt es grundsätzlich der Eigentümergemeinschaft überlassen, Regeln zu beschließen, ab welchen Hausgeldrückständen der Verwalter tätig werden und erforderlichenfalls anwaltliche sowie gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen soll. Hat die Eigentümergemeinschaft aber dazu keinen Beschluss gefasst, darf der Verwalter die Rückstände geltend machen (LG Dortmund, Beschluss vom 19.03.2021, Az.: 1 S 263/20).

Es ist also Sache der Eigentümerschaft, die Befugnisse des Verwalters bei der Geltendmachung von offenen Hausgeldern zu regeln, soweit das im Verwaltervertrag nicht festgelegt ist. Geschieht das nicht, ist der Verwalter zur Beitreibung unbeschränkt berechtigt.

3.5. Haftungsbeschränkung für den Verwalter

Speziell Wohnungseigentumsverwalter benötigen für die Ausübung ihrer Tätigkeit eine Gewerbeerlaubnis, die den Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung voraussetzt, § 34c Abs. 2 Nr. 3 Gewerbeordnung (GewO).

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Der Umfang der Versicherungspflicht ergibt sich aus § 15 Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV), wonach die bei einem in Deutschland zugelassenen Versicherungsunternehmen abzuschließende Versicherung bestimmte Mindestdeckungssummen enthalten muss. Zudem ist es erforderlich, dass die sich aus der gewerblichen Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter ergebenden Haftpflichtgefahren für Vermögensschäden abgedeckt werden.

Regelmäßig wird die Haftung des Verwalters und seiner Gehilfen im Verwaltervertrag der Höhe nach auf die Versicherungssumme begrenzt, soweit kein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten vorliegt oder der Verwalter die Verletzungen von Leben, Körper oder Gesundheit zu vertreten hat. Auch für die Erfüllung seiner sogenannten Kardinalpflichten haftet der Verwalter unbeschränkt (etwa Erstellung und Vorlage des Wirtschaftsplans und der Abrechnung).

3.6. Laufzeit des Verwaltervertrages

Der Zeitraum der Bestellung des Verwalters ist zeitlich begrenzt. Nach der Begründung von Wohnungseigentum beträgt der Bestellungszeitraum für den Erstverwalter drei Jahre. Für den darauffolgenden Verwalter ist dann der Bestellungszeitraum jeweils auf fünf Jahre beschränkt, § 26 Abs. 2 WEG. Der Verwaltervertrag ist insoweit mit der Bestellung verwoben, als dass er spätestens sechs Monate nach der Abberufung des Verwalters endet, § 26 Abs. 3 Satz 2 BGB.

Die Abberufung des Verwalters kann jederzeit und ohne Grund durch Beschluss der Wohnungseigentümer erfolgen, § 26 Abs. 3 Satz 1 BGB. Wird der Verwalter abberufen und liegt kein wichtiger Grund für eine außerordentliche fristlose Kündigung des Verwaltervertrags vor, behält der Verwalter noch für bis zu sechs Monate seinen Vergütungsanspruch aus dem Verwaltervertrag, jedoch gekürzt um die ersparten Aufwendungen (ca. 20%). Um das zu vermeiden, wird in manchen Verwalterverträgen die Vertragslaufzeit an die Dauer der Verwalterbestellung gekoppelt, so dass der Vergütungsanspruch des Verwalters mit der Abberufung endet.

Für einen Verwalter, der sich nichts vorzuwerfen hat und der plötzlich abberufen wird, ist der Verlust des Vergütungsanspruches nachteilig. Überwiegend wird daher im Verwaltervertrag für dessen Laufzeit ein festes Datum vereinbart, wobei eine vorzeitige außerordentliche fristlose Kündigung des Verwaltervertrages nur aus wichtigem Grund möglich ist. Dadurch behält der Verwalter bei einer überraschenden Abberufung seinen Vergütungsanspruch noch für bis zu sechs Monate, es sei denn, ein Fehlhalten bildet einen wichtigen Grund für eine fristlose Kündigung des Verwaltervertrags. Kündigungen des Verwaltervertrages bedürfen ebenfalls eines Beschlusses der Eigentümer.

Ist für die Laufzeit des Verwaltervertrags ein festes Datum bestimmt, kommt bei der Neubestellung eines Verwalters eine Probezeit in Betracht. Im Rahmen der Probezeit wird vereinbart, dass eine oder beide Seiten das Bestellungsrechtsverhältnis vorzeitig kündigen können und im Falle der Kündigung der Verwalter keine Fortzahlung der Vergütung für sechs Monate nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG erhält.

Die Eigentümergemeinschaft hat auch die Möglichkeit, den Verwaltervertrag zu verlängern. Dazu ist ein Beschluss der Eigentümer über die Wiederbestellung des Verwalters erforderlich. Zugleich ist über eine Anpassung bzw. Erneuerung des Verwaltervertrags zu beschließen.

Soweit im Verwaltervertrag eine Laufzeit von drei bzw. fünf Jahren vereinbart wird, liegt kein Verstoß gegen § 309 Nr. 9a BGB vor, wonach die Laufzeit von Dauerschuldverhältnissen in Formularverträgen höchstens zwei Jahre betragen darf. Die Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts gehen dieser AGB-Regelung vor (so noch vor dem Inkrafttreten der WEG-Reform am 01.12.2020: BGH, Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01).