Checkliste Verwalterwechsel

Woran Eigentümer eine passende Hausverwaltung erkennen

Mit unserem Portal Hausverwalter-Angebote.de unterstützen wir Eigentümer seit 2016 dabei, passende Angebote von Hausverwaltungen einzuholen. Aus diesen Erfahrungen heraus haben wir diese Checkliste für Eigentümer entwickelt.

Die nachstehende Checkliste hilft Eigentümern dabei, Angebote von Hausverwaltungen besser einzuordnen und bei einem geplanten Verwalterwechsel die wichtigsten Punkte im Blick zu behalten.

Der Schwerpunkt liegt auf der WEG-Verwaltung. Einzelne Punkte sind auch für die Mietverwaltung relevant.

Nicht jeder Punkt muss bereits aus dem Angebot selbst hervorgehen. Manche Fragen lassen sich erst im Gespräch mit der Hausverwaltung klären.

Gerade kleinere und mittlere Objekte sollten dabei mit Augenmaß vorgehen und potenzielle neue Verwaltungen nicht mit zu vielen Detailfragen belasten.

Größere oder komplexere Objekte können einzelne Punkte vertiefen und zusätzliche Rückfragen stellen.

Zum Download der Checkliste als PDF (zum Ausdrucken)

Prüfen Sie die nachstehenden Punkte möglichst sorgfältig und nutzen Sie die zusätzlichen Rückfragen nur gezielt und mit Augenmaß.

1) K.-o.-Kriterien: Diese Punkte sollten erfüllt sein
Liegt eine Erlaubnis nach § 34c GewO vor? Ja Nein
Besteht eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für die Verwaltertätigkeit? Ja Nein
Ist erkennbar, dass Eigentümergelder und Verwaltungsvermögen getrennt geführt werden? Ja Nein
Sind die angebotenen Leistungen und das Verwalterhonorar grundsätzlich nachvollziehbar dargestellt? Ja Nein
Sind zusätzliche Vergütungen oder Sonderhonorare erkennbar ausgewiesen oder zumindest angesprochen? Ja Nein
Zusätzlich bei der WEG-Verwaltung: Ist erkennbar, ob ein zertifizierter Verwalter tätig ist oder eine gleichgestellte Qualifikation vorliegt? Ja Nein
2) Größe, Standort und Organisation: Passt die Verwaltung zur Immobilie?
Wirkt die Hausverwaltung von Größe und Aufbau her passend für die zu verwaltende Immobilie? Ja Nein
Ist erkennbar, dass die Verwaltung nicht nur aus einer einzelnen Person ohne erkennbare Unterstützung besteht? Ja Nein
Gibt es feste Kontaktdaten, geregelte Erreichbarkeit oder erkennbare Zuständigkeiten? Ja Nein
Liegt der Standort der Hausverwaltung so, dass die Immobilie bei Bedarf in angemessener Zeit erreichbar ist? Ja Nein
Passen Anfahrtswege und Standort zur Art der Betreuung oder wird die Entfernung erkennbar durch strukturierte digitale Arbeitsweise ausgeglichen? Ja Nein
Wirkt die Verwaltung organisatorisch stabil und professionell aufgestellt? Ja Nein
Sind Referenzen oder Erfahrungen mit vergleichbaren Objekten erkennbar? Ja Nein
3) Digitalisierung und Transparenz: Wie strukturiert arbeitet die Verwaltung?
Ist erkennbar, dass die Hausverwaltung digital arbeitet und Unterlagen strukturiert verwalten kann? Ja Nein
Können wichtige Unterlagen wie Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Protokolle oder Belege digital bereitgestellt werden? Ja Nein
Wirkt die Kommunikation mit der Hausverwaltung geordnet, nachvollziehbar und zeitgemäß? Ja Nein
Ist erkennbar, dass Anliegen, Schäden oder Rückfragen strukturiert bearbeitet werden? Ja Nein
4) Kaufmännische Betreuung: Sind Zahlen, Abläufe und Software stimmig?
Stehen eine Musterabrechnung oder ein Muster-Wirtschaftsplan zur Verfügung? Ja Nein
Wirken Abrechnung und Wirtschaftsplan verständlich und nachvollziehbar? Ja Nein
Ist erkennbar, dass Rechnungsunterlagen geordnet geführt werden? Ja Nein
Kann grundsätzlich Einsicht in relevante Unterlagen ermöglicht werden? Ja Nein
Wirkt es so, als setze die Hausverwaltung professionelle Verwaltungssoftware für Buchhaltung, Abrechnung und Dokumentation ein? Ja Nein
Wirkt die kaufmännische Betreuung insgesamt strukturiert und plausibel? Ja Nein
5) Technische Betreuung: Werden Schäden und Maßnahmen aktiv gesteuert?
Ist erkennbar, dass regelmäßige Objektbegehungen oder Objektkontrollen vorgesehen sind? Ja Nein
Wirkt der Umgang mit Instandhaltungen, Schäden und laufenden Maßnahmen strukturiert? Ja Nein
Kann die Hausverwaltung auf Handwerker oder Dienstleister für unterschiedliche Aufgaben zurückgreifen? Ja Nein
Ist zu erkennen, dass technische Vorgänge nicht nur weitergeleitet, sondern aktiv begleitet werden? Ja Nein
6) WEG-spezifische Leistungen: Ist die Verwaltung im WEG-Alltag gut aufgestellt?
Wirkt die Hausverwaltung erfahren in der Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen? Ja Nein
Können Muster für Einladungen, Protokolle oder Beschlussvorlagen eingesehen werden? Ja Nein
Ist zu erkennen, dass Beschlüsse, Fristen und laufende Maßnahmen ordentlich dokumentiert werden? Ja Nein
Wirkt die Zusammenarbeit mit Verwaltungsbeirat und Eigentümern strukturiert und professionell? Ja Nein
Ist erkennbar, dass die Hausverwaltung gefasste Beschlüsse auch konsequent umsetzt und nachverfolgt? Ja Nein
7) Warnsignale: Hier sollten Eigentümer besonders kritisch werden
Ist das Honorar auffällig niedrig, ohne dass die Leistungen klar beschrieben sind? Ja Nein
Bleiben Zusatzkosten oder Sonderhonorare unklar? Ja Nein
Wirkt die Hausverwaltung bereits im Erstkontakt schwer erreichbar oder unstrukturiert? Ja Nein
Werden kaum Unterlagen, Referenzen oder Muster zur Verfügung gestellt? Ja Nein
Entsteht der Eindruck, dass alles an einer Person hängt? Ja Nein
Bleiben Antworten auf einfache organisatorische oder kaufmännische Fragen vage? Ja Nein
Wirkt die Darstellung moderner und professioneller, als es die tatsächliche Organisation vermuten lässt? Ja Nein
8) Sinnvolle Rückfragen: Diese Punkte können gezielt angesprochen werden
Ist die Vertretung bei Urlaub, Krankheit oder personellen Ausfällen geregelt? Ja Nein
Gibt es einen festen Ansprechpartner oder ein festes Team für das Objekt? Ja Nein
Kann die Hausverwaltung kurz und klar erklären, wie Anliegen, Schäden oder Rückfragen bearbeitet werden? Ja Nein
Kann die Hausverwaltung erklären, wie Belege oder Abrechnungsunterlagen für Eigentümer oder Beirat zugänglich gemacht werden? Ja Nein
Kann die Hausverwaltung die wesentlichen Sonderhonorare verständlich erläutern? Ja Nein
9) Vertiefende Rückfragen: Eher für größere oder anspruchsvollere Objekte
Kann die Hausverwaltung erläutern, wie sie offene Vorgänge, Fristen und laufende Maßnahmen intern nachhält? Ja Nein
Kann die Hausverwaltung erklären, wie Rechnungsprüfung und Freigabe organisatorisch ablaufen? Ja Nein
Ist eine strukturierte digitale Bearbeitung von Anliegen, Schäden oder Maßnahmen vorhanden? Ja Nein
Kann die Hausverwaltung darstellen, wie sie bei Konflikten in der Gemeinschaft oder bei Hausgeldrückständen vorgeht? Ja Nein
Kann die Hausverwaltung erklären, wie Beschlüsse nach der Versammlung intern weiterverfolgt und umgesetzt werden? Ja Nein
10) Mietverwaltung zusätzlich: Diese Punkte sind ebenfalls wichtig
Ist Erfahrung im Umgang mit Mietrückständen, Nebenkostenabrechnungen und Instandhaltungen im Mietverhältnis erkennbar? Ja Nein
Wirkt die Kommunikation mit Mietern professionell und strukturiert? Ja Nein
Kann die Hausverwaltung Vermietung, Mieterwechsel und laufende Betreuung nachvollziehbar organisieren? Ja Nein

Zum Download der Checkliste als PDF (zum Ausdrucken)

Eine Checkliste ist eine essenzielle Hilfe, ersetzt aber nicht den Gesamteindruck. Gerade bei Hausverwaltungen zählen neben Unterlagen und Preisen auch Erreichbarkeit, Klarheit, Verlässlichkeit und die Frage, ob die Verwaltung wirklich zur Immobilie passt.

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