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Nicht jede der Hausverwaltung unterlaufende Unzulänglichkeit oder Bagatelle stellt eine relevante Pflichtverletzung dar. Vielmehr liegt eine solche erst dann vor, wenn die Hausverwaltung ihre vertraglich oder gesetzlich festgelegten Aufgaben nicht oder fehlerhaft erfüllt. Für die Verwaltung von Gemeinschaftseigentum bestehen dabei – anders als bei der Verwaltung von Mietshäusern und Sondereigentum – zusätzlich die im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelten Pflichten.

Wann eine Pflichtverletzung relevant oder sogar schwerwiegend ist und welche Rechte den Eigentümern bei einer Pflichtverletzung zustehen, haben wir für Sie in diesem Artikel zusammengestellt.

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1. Wohnungseigentumsrecht: Das gilt für Pflichtverletzungen der Hausverwaltung

Die Hausverwaltung hat gegenüber der Eigentümergemeinschaft und den Wohnungseigentümern bestimmte Pflichten. Je nachdem, ob und auf welche Weise diese verletzt werden, können die Eigentümergemeinschaft –

in manchen Fällen auch die Eigentümer – gegenüber der Hausverwaltung verschiedene Rechte geltend machen.

1.1. Woraus sich die Pflichten bei der Wohnungseigentumsverwaltung ergeben

Der Verwaltervertrag ist ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag, wobei er dienst- und teils werkvertragliche Elemente gemäß §§ 675, 611, 631 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) enthält (Bundesgerichtshof (BGH) Urteile vom 18.02.2011, Az.: V ZR 197/10; vom 26.02.2021, Az.: V ZR 290/19). Damit ergeben sich aus dem BGB für die Hausverwaltung die allgemeinen Pflichten eines Beauftragten wie etwa Auskunft und Rechenschaft, insbesondere die Rechnungslegung, die Herausgabe des zur Ausführung des Verwalteramts und aus der Geschäftsbesorgung Erlangten sowie die Verzinsung erhaltener Gelder.

Weiterhin bestehen bei der Wohnungseigentumsverwaltung für die Hausverwaltung die im WEG aufgeführten Pflichten, insbesondere die Vornahme von Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung gemäß § 27 WEG, aber auch die Organisation von Eigentümerversammlungen, die Umsetzung von gefassten Beschlüssen und die Finanzverwaltung durch das Einnehmen der Hausgelder sowie die Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans.

Schließlich können zusätzliche Pflichten der Hausverwaltung in der Gemeinschaftsordnung und im Verwaltervertrag geregelt sein. Pflichten können sich auch aus den Beschlüssen der Wohnungseigentümer ergeben.

1.2. Hier liegen relevante Pflichtverletzungen vor

Relevante Pflichtverletzungen sind regelmäßig „einfache“ Pflichtverletzungen. Diese sind gegeben, wenn die Hausverwaltung ihre vertraglich oder gesetzlich festgelegten Aufgaben nicht oder fehlerhaft erfüllt.

Relevante Pflichtverletzungen sind vor allem:

1.2.1. Verspätete Einberufung der Eigentümerversammlungen

Die Hausverwaltung muss einmal jährlich die ordentliche Eigentümerversammlung einberufen, § 24 Abs. 1 WEG. Geschieht das erst im Folgejahr, ist die Einberufung verspätet. Kürzere Zeiträume für die Einberufung der ordentlichen Versammlung können sich aus dem Verwaltervertrag ergeben. Zudem ist die Eigentümerversammlung zeitnah anzuberaumen, wenn dringende Entscheidungen erforderlich sind und ferner, wenn das mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer unter Angabe der Gründe verlangt, § 24 Abs. 2 Halbsatz 2 WEG.

1.2.2. Missachtung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft

Weiterhin ist die Hausverwaltung verpflichtet, die Beschlüsse der Eigentümerversammlung vollständig und zeitnah umzusetzen. Insbesondere darf sie nicht eigenmächtig entgegen der Beschlusslage handeln.

1.2.3. Mangelnde Finanzverwaltung

Zur Finanzverwaltung gehören insbesondere die rechtzeitige Erstellung des Wirtschaftsplans nach § 24 Abs. 1 WEG, der Jahresabrechnung über die Hausgeldvorauszahlungen bzw. über die Betriebs- und Heizkosten nach § 24 Abs. 2 WEG sowie des jährlichen Vermögensberichts nach § 24 Abs. 4 WEG, ebenso die ordnungsmäßige Verwaltung und Verwendung der Instandhaltungsrücklage.

Speziell für die Jahresabrechnung gilt, dass diese innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres bzw. Wirtschaftsjahres zu erstellen und an die Wohnungseigentümer zu versenden ist (BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17; LG Dresden, Urteil vom 05.07.2019, Az.: 2 S 101/19). Im Verwaltervertrag oder in einer Vereinbarung der Wohnungseigentümer kann das anderes geregelt sein.

Zudem sind Mahnungen an säumige Eigentümer wegen rückständiger Hausgeld- und sonstiger Zahlungen tatsächlich und rechtzeitig zu erteilen sowie Fristen zur Geltendmachung von Leistungen aus Versicherungen, Verträgen oder Gewährleistungen einzuhalten.

1.2.4. Verspätete Erhaltungsmaßnahmen (Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen)

Die Hausverwaltung hat rechtzeitig für die laufende Pflege, die notwendige Wartung und die erforderlichen Reparaturen des Gemeinschaftseigentums zu sorgen. Insbesondere um dringende Schäden muss sie sich schnellstmöglich kümmern sowie angezeigten Mängeln nachgehen. Die Hausverwaltung ist ferner verpflichtet,

Schäden zu begutachten, Handwerker zu beauftragen und gegebenenfalls Angebote einzuholen und zu vergleichen.

1.2.5. Nichteinhaltung von Verkehrssicherungspflichten

Der Hausverwaltung obliegt die Verkehrssicherung. Sie muss daher dafür Sorge tragen, dass keine Gefahr von Gemeinschaftsflächen ausgeht und Gefahrenquellen beseitigt werden (etwa Beleuchtung reparieren, Geländer Instand halten, Winterdienst bei Glätte und Schnellfall).

1.2.6. Nichtbeachtung von Informations- und Auskunftspflichten

Die Aufgaben der Hausverwaltung erstrecken sich auch auf die Information der Wohnungseigentümer über wichtige Vorgänge, etwa abzusehende Schäden oder gegen die Eigentümergemeinschaft gerichtete Schadensersatzansprüche. Von der Hausverwaltung erteilte Auskünfte müssen richtig und vollständig sein. Zudem hat die Verwaltung als Vertretungsorgan der Eigentümergemeinschaft den einzelnen Eigentümern auf deren Verlangen Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu gewähren, § 18 Abs. 4 WEG.

1.3. Mehr als relevant: Schwerwiegende Pflichtverletzungen

Ob eine Pflichtverletzung nicht nur relevant, sondern sogar schwerwiegend ist, spielt für die außerordentliche fristlose Kündigung des Verwaltervertrages eine Rolle. Denn nur eine Pflichtverletzung mit diesem Gewicht kann einen wichtigen Grund bilden, der Voraussetzung für eine sofortige Beendigung des Verwaltervertrages ist. Schwerwiegend sind dabei Pflichtverletzungen, die so gravierend sind, dass eine Fortsetzung der Zusammenarbeit für die Eigentümergemeinschaft unzumutbar ist.

Beispiele dazu sind

1.3.1. gegen die Eigentümergemeinschaft begangene Straftaten

Dazu zählen in erster Linie Vermögensdelikte wie die Veruntreuung von Gemeinschaftsgeldern nach § 266 Strafgesetzbuch (StGB), aber auch der Diebstahl oder die Unterschlagung von Gemeinschaftseigentum nach §§ 242, 246 StGB sowie das Nichtabführen von Sozialversicherungsbeiträgen nach § 266a StGB für die von der Eigentümergemeinschaft beschäftigten versicherungspflichtige Arbeitnehmer oder Minijobber.

1.3.2. Verstöße gegen die Neutralitätspflicht

Die Hausverwaltung unterliegt einer strengen Neutralitätspflicht und muss daher die Interessen aller Eigentümer objektiv und gleichberechtigt vertreten. Sie darf daher nicht einseitig Partei ergreifen oder einzelne Eigentümer ignorieren. Ebenso ist die Verwaltung nicht berechtigt, bei einer Interessenkollision eigene wirtschaftliche Interessen über die der Eigentümergemeinschaft zu stellen (etwa bei der Auftragsvergabe an mit der Hausverwaltung verflochtene Dienstleister oder Handwerksbetriebe).

1.3.3. Vorteilsannahme

Eine Vorteilsannahme ist gegeben, wenn die Hausverwaltung im Rahmen ihrer eigenverantwortlich zu vergebenden Aufträge für Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten Provisionen, Geschenke oder sonstige Vorteile annimmt, um bestimmten Dienstleistern oder Handwerkern diese Aufträge zukommen zu lassen.

1.3.4. Eigenmächtige größere Auftragsvergabe

Vergibt die Hausverwaltung eigenmächtig ohne Beschluss der Eigentümerversammlung den Auftrag für umfangreiche und nicht dringende Sanierungsmaßnahmen, ist das ein besonders grobes Fehlverhalten.

1.3.5. Unterlassene dringend erforderliche Reparaturen

Unterbleiben dringend notwendige Reparaturen, etwa an Rohrleitungen oder der Bedachung, kann das zu erheblichen Schäden bis hin zu Beeinträchtigungen der Bausubstanz führen. Das gilt auch für die unterlassene Beseitigung und Ursachenklärung von Wasserschäden.

1.3.6. Wiederholte relevante Pflichtverletzungen nach vorheriger Abmahnung

Eine relevante Pflichtverletzung wird schwerwiegend, wenn nach erfolgter Abmahnung das abgemahnte Fehlverhalten wiederholt wird oder bei der Abmahnung die gesetzte Frist zur Vornahme einer unterlassenen Handlung ergebnislos bleibt. Denn lässt die Hausverwaltung die gesetzte Frist ohne Reaktion verstreichen, liegt darin eine erneute Pflichtverletzung. Das gilt für zahlreiche relevante Pflichtverletzungen, so etwa die jeweils wiederholt verspätete oder unterbliebene Einberufung der Eigentümerversammlung, Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft, Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung, Veranlassung von Erhaltungsmaßnahmen, Beachtung von Verkehrssicherungspflichten, Gewährung des Einsichtsrecht in Verwaltungsunterlagen nach §§ 18 Abs. 4, 24 Abs. 7 Satz 8 WEG sowie sonstige Untätigkeit.

1.4. Unzulänglichkeiten und Bagatellen: Was keine Pflichtverletzungen sind

Unterlaufen der Hausverwaltung bei ihrer Tätigkeit Unzulänglichkeiten und Bagatellen, ist das keine relevante oder gar schwerwiegende Pflichtverletzung. Das ist der Fall bei

1.4.1. Unhöflichkeit oder schlechte Kommunikation

Typische Fälle, über die sich viele Wohnungseigentümer beschweren, sind ein unfreundlicher oder nüchterner Tonfall, zu „langsame“ Rückmeldungen bzw. Antworten oder eine bürokratische und wenig serviceorientierte Arbeitsweise.

Hier liegt keine Pflichtverletzung vor, insbesondere wenn die Rückmeldung bzw. Antwort zwar subjektiv als verzögert empfunden wird, objektiv aber in angemessener Zeit erfolgt. Denn der Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung beinhaltet keinen Anspruch auf Freundlichkeit, gefühlte Schnelligkeit oder Engagement.

1.4.2. Ärger über Ermessensentscheidungen

Manchmal ärgern sich Eigentümer über den von der Hausverwaltung ausgewählten Dienstleister bzw. Handwerker, über die von der Verwaltung gewählte Priorisierung von Maßnahmen innerhalb eines Budgets oder die praktische Umsetzung in einem vorgegebenen Rahmen.

Welchen Dienstleister bzw. Handwerker die Hausverwaltung innerhalb ihrer Befugnisse wählt, welche Maßnahmen sie priorisiert oder wie sie Dinge im vorgegebenen Rahmen umsetzt, unterliegt jedoch ihrem Ermessen. Solange das sachgerecht, vertretbar und ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechend ist, kann der Hausverwaltung keine Pflichtverletzung vorgeworfen werden.

1.4.3. Geringfügige Verzögerungen und Bagatellfehler ohne Schäden

Manchmal dauert etwa die Auftragsvergabe für nicht dringende Reparaturen wenige Tage länger, ohne dass dadurch Schäden entstehen bzw. ein Risiko droht. Oder die Jahresabrechnung enthält Zahlendreher und kleine Rechenfehler, die aber keine finanziellen Auswirkungen haben. Hier kann der Hausverwaltung zwar mangelnde Sorgfalt und Genauigkeit vorgeworden werden. Aufgrund der Geringfügigkeit rechtfertigt das aber nicht die Annahme einer relevanten Pflichtverletzung.

1.5. Ab wann eine relevante Pflichtverletzung vorliegt – und ab wann nicht

Eine relevante Pflichtverletzung ist ab dem Zeitpunkt gegeben,

• ab dem die Hausverwaltung eine ihr obliegende tatsächlich vorhandene Pflicht verletzt und
• der Pflichtverstoß auch objektiv verwirklicht wurde

Fehlt es an einer dieser Voraussetzungen, weil die entsprechende Pflicht nicht existiert oder der Verstoß lediglich subjektiv von den Wohnungseigentümern empfunden wird, besteht keine relevante Pflichtverletzung.

Schwerwiegend ist die Pflichtverletzung ab dem Zeitpunkt, ab dem sie so gravierend ist, dass eine Fortsetzung der Zusammenarbeit für die Eigentümergemeinschaft unzumutbar ist. Bei einer Abmahnung der relevanten Pflichtverletzung zeigt sich das besondere Gewicht des Pflichtverstoßes darin, dass die Hausverwaltung aufgrund des wiederholten Fehlverhaltens oder der ergebnislosen Fristsetzung offensichtlich nicht gewillt ist, sich rechtstreu zu verhalten und dadurch die Zusammenarbeit mit ihr nicht länger zumutbar ist.

1.6. Pflichtverletzungen: Diese Rechte haben Eigentümer gegenüber der Hausverwaltung

Zu beachten ist, dass seit dem Inkrafttreten der WEG-Reform am 01.12.2020 die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums nach 18 Abs. 1 WEG ausschließlich der Eigentümergemeinschaft obliegt. Die Hausverwaltung ist als Ausführungsorgan der Gemeinschaft nach § 27 Abs. 1 WEG nur dieser gegenüber berechtigt und verpflichtet. Insbesondere entfacht der Verwaltervertrag keine drittschützende Wirkung zugunsten der einzelnen Wohnungseigentümer (BAG, Urteil vom 05.07.2024, Az.: V ZR 34/24).

Folge daraus ist, dass sich der einzelne Eigentümer wegen seiner Rechte aus Pflichtverletzungen der Hausverwaltung grundsätzlich an die Eigentümergemeinschaft wenden muss. Diese kann dann ihrerseits gegen die Hausverwaltung vorgehen.

Dem einzelnen Eigentümer bleibt daher regelmäßig nur, mit der Hausverwaltung ein Gespräch zu suchen oder diese – allerdings rechtlich folgenlos – unter Fristsetzung zum Tätigwerden aufzufordern und / oder eine Abmahnung zu erteilen. Ansonsten sollte er sich möglichst mit anderen Eigentümern der Gemeinschaft zusammenschließen und für das Vorgehen gegen die Hausverwaltung einen Beschluss herbeiführen.

Folgende Beschlussfassungen kommen in Betracht:

1.6.1. Aufforderung unter Fristsetzung

Die Wohnungseigentümer können beschließen, die Hausverwaltung unter Fristsetzung auffordern, ihre geschuldeten Pflichten zu erfüllen.

1.6.2. Abmahnung

Möglich ist auch, die Hausverwaltung wegen der relevanten Pflichtverletzung abzumahnen. Das wird häufig mit einer Aufforderung unter Fristsetzung kombiniert. Durch den Beschluss der Eigentümergemeinschaft zur Erteilung der Abmahnung bildet diese bei relevanten Pflichtverletzungen die Vorstufe zu einer außerordentlichen fristlosen Kündigung des Verwaltervertrages.

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1.6.3. Abberufung der Hausverwaltung und Kündigung des Verwaltervertrags

Die Abberufung der Hausverwaltung und die Kündigung des Verwaltervertrags sind eigenständige Rechtsakte, über die jeweils zu beschließen ist. Während die Abberufung jederzeit möglich ist, endet der Verwaltervertrag automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung des Verwalters, § 26 WEG.

Soll der Verwaltervertrag dagegen außerordentlich fristlos gekündigt werden, ist dazu ein wichtiger Grund erforderlich. Dieser liegt vor, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller – nicht notwendig vom Verwalter verschuldeten – Umstände die weitere Zusammenarbeit nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, insbesondere weil durch die Umstände das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (BGH, Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Das ist der Fall bei den hier im Artikel oben aufgeführten schwerwiegenden Pflichtverletzungen.

1.6.4. Schadensersatz

Der Schadensersatzanspruch gegen die Hausverwaltung setzt voraus, dass deren relevante Pflichtverletzung schuldhaft erfolgt und dadurch am Gemeinschaftseigentum oder am Sondereigentum ein Schaden entstanden ist.

Schuldhaft bedeutet, dass die Pflichtverletzung vorsätzlich oder fahrlässig begangen wurde. Während Vorsatz das absichtliche Herbeiführen der Pflichtverletzung beinhaltet, liegt Fahrlässigkeit vor, wenn die gebotene Sorgfalt außer Acht gelassen wird, § 276 Abs. 2 BGB. Der Sorgfalts- bzw. Verschuldensmaßstab bei der Fahrlässigkeit richtet sich also danach, was von einem ordentlichen und gewissenhaften Durchschnittsverwalter verlangt werden kann (Landgericht (LG) Hamburg Beschluss vom 07.06.2010, Az.: 318 T 12/08). Ebenso muss der Verwalter regelmäßig für das Verschulden seiner Mitarbeiter einstehen. Diese gelten als seine Erfüllungsgehilfen nach § 278 BGB.

Ist am Gemeinschaftseigentum ein Schaden entstanden, hat der einzelne Eigentümer gegen die Eigentümergemeinschaft keinen Anspruch. Die Gemeinschaft kann aber gegen die Hausverwaltung ihren Schadensersatzanspruch aus dem Schuldverhältnis nach § 280 Abs. 1 BGB geltend machen. Daneben kommt ein Schadensersatzanspruch aus Delikt nach § 823 Abs. 1 BGB in Betracht, sofern dessen Schutzgüter Leben, Körper, Gesundheit, Freiheit, Eigentum oder ein sonstiges Recht widerrechtlich verletzt wurden.

Wurde dagegen Sondereigentum beschädigt, entsteht der Schadensersatzanspruch der Eigentümergemeinschaft gegen die Hausverwaltung erst dann, wenn der betroffene Eigentümer die Gemeinschaft in Anspruch nimmt. Die Gemeinschaft kann dann die Verwaltung nach § 280 Abs. 1 BGB in Regress nehmen. Daneben hat der Eigentümer selbst einen Anspruch gegen die Verwaltung, sofern ein Delikt vorliegt. Dem Eigentümer haften dann die Verwaltung und die Eigentümergemeinschaft als Gesamtschuldner.

2. Mietshaus- und Sondereigentumsverwaltung: Was bei Pflichtverletzungen zu beachten ist

Bei der Mietshaus- und Sondereigentumsverwaltung entfallen die Besonderheiten des Wohnungseigentumsrecht. Die Pflichten der Hausverwaltung ergeben sich in erster Linie aus dem Verwaltervertrag und etwaigen Zusatzvereinbarungen.

Hinsichtlich der relevanten und schwerwiegenden Pflichtverletzungen sowie Unzulänglichkeiten und Bagatellen gelten sinngemäß die Ausführungen zum Wohnungseigentumsrecht.

Seine Rechte kann der Eigentümer mangels einer Eigentümergemeinschaft hier unmittelbar gegenüber der Hausverwaltung ausüben. Auch insoweit kann sinngemäß auf die Darstellung zum Wohnungseigentumsrecht verwiesen werden.